Передача дел главным бухгалтером (Б.Д. Дивинский, "Новое в бухгалтерском учете и отчетности", N 2, январь 2005 г.)

Передача дел главным бухгалтером

Налоговые и другие контролирующие органы при проведении проверок нередко сталкиваются с такой ситуацией: формальных претензий к проверяемой бухгалтерской отчетности нет, она составлена с соблюдением предъявляемых требований, подписана уполномоченными лицами, утверждена в установленном порядке собственниками, своевременно и в полном объеме представлена соответствующим государственным органам. Однако в ходе последующей проверки были выявлены существенные искажения отдельных показателей представленной отчетности, грубые нарушения в ведении бухгалтерского учета.

Кому предъявлять в этом случае претензии?

Статьями 6 и 7 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон о бухгалтерском учете) установлено, что ответственность за постановку бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций. Главный бухгалтер, подчиняясь непосредственно руководителю организации, несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. Статьей 18 Закона о бухгалтерском учете предусмотрено, что руководители организаций и другие лица, ответственные за организацию и ведение бухгалтерского учета, в случае уклонения от ведения бухгалтерского учета в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, искажения бухгалтерской отчетности и несоблюдения сроков ее представления привлекаются к административной или уголовной ответственности (в соответствии с главой 15 КоАП РФ и главами 21, 22, 23, 28 УК РФ).

Уточним, что согласно ст. 6 Закона о бухгалтерском учете руководители организации могут в зависимости от объема учетной работы учредить бухгалтерскую службу во главе с главным бухгалтером, ввести в штат должность бухгалтера или заключить с бухгалтером не трудовой договор, а договор подряда на выполнение определенных работ. Возможны и другие варианты: например, передача на договорных началах ведения бухгалтерского учета и составления отчетности специализированной организации или же ведение учета и составление отчетности лично руководителем организации.

Представим себе следующую ситуацию. Главный бухгалтер состоял в штате организации. С ним согласно ст. 58 ТК РФ был заключен трудовой договор на неопределенный срок, а 10 марта он подал заявление об увольнении.

Работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме за две недели (ст. 80 ТК РФ). По истечении срока предупреждения об уведомлении работник может прекратить работу, а в последний день работы работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним окончательный расчет.

Отметим, что, если должность главного бухгалтера введена в штат организации, его назначает и освобождает от должности руководящий орган (как правило, руководитель организации). В филиалах и дочерних организациях главный бухгалтер назначается на должность и освобождается от нее по согласованию с головной организацией или общим собранием акционеров.

Прием и сдача дел главными бухгалтерами происходят на основании приказа руководителя организации. В приказе указывается лицо, которому предстоит принять дела, и срок приема-сдачи дел бухгалтерии. Этот срок, как правило, не должен превышать семи дней (для централизованных бухгалтерий и крупных бюджетных учреждений) или пяти дней (для крупных коммерческих организаций).

Прием и сдача дел главными бухгалтерами при назначении, перемещении и увольнении оформляются соответствующими приемо-сдаточными актами. Акт составляется после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности.

В передаче дел должен участвовать представитель администрации организации, а для филиалов или дочерних организаций - представитель администрации головной организации, обладающий необходимыми знаниями. Однако неявка представителя администрации не приостанавливает прием и сдачу дел бухгалтерии.

Если же по каким-либо причинам участие прежнего главного бухгалтера организации невозможно, вновь назначенный главный бухгалтер или лицо, на которое временно возложены эти обязанности, и представитель администрации составляют акт приема дел бухгалтерии в том же порядке, как и обычный приемо-сдаточный акт.

Приемо-сдаточный акт составляется для разграничения ответственности принимающего и передающего дела бухгалтеров. Этот документ составляется для того, чтобы проиллюстрировать состояние дел на момент приема-сдачи.

Приемо-сдаточный акт составляется в двух экземплярах. Первый остается в бухгалтерии организации, второй - у передающего дела. Если их передает филиал или представительство организации, акт составляется в трех экземплярах, один из которых представляется в головную организацию.

Акт приема и сдачи дел бухгалтерии состоит из двух частей - общей (вводной) и основной. В его общей части приводится организационная и методологическая характеристика бухгалтерского учета. Она включает в себя:

описание формы ведения бухгалтерского учета (мемориально-ордерная, журнально-ордерная, автоматизированная);

состояние всех регистров синтетического и аналитического учета;

состояние первичной документации, применение утвержденных типовых и специализированных форм бланков;

состояние кассы и учета денежных средств (имеется ли должность кассира или денежные операции проводит подотчетное лицо, обеспечены ли надлежащие условия для хранения денежной наличности, состояние записей в кассовой книге и остаток наличных денег в кассе, какие другие ценности хранятся в кассе и т.п.);

состояние учета расчетных операций (реальность дебиторской и кредиторской задолженности, наличие просроченной и безнадежной дебиторской задолженности, наличие не перечисленных своевременно в бюджет сумм, наличие просроченной кредиторской задолженности, наличие актов сверки взаимных расчетов и т.п.);

состояние учета производства;

сведения о соблюдении отчетной дисциплины (установленные и фактические сроки представления отчетности в текущем году);

состояние учета основных средств, нематериальных активов (когда последний раз была проведена инвентаризация имущества, сведения о полноте и качестве инвентаризации, в каком виде и у кого хранятся инвентарные описи, книги, карточки, об ответственных хранителях ценностей и т.п.);

состояние материального учета (сведения о наличии актов выверки бухгалтерских записей с записями материально ответственных лиц, дата последней выверки, сведения об инвентаризации материальных ценностей);

правильность оформления и хранения документов (сведения о хранении и учете бланков строгой отчетности, имеются ли описания дел, подшиты и пронумерованы ли документы, правильно ли произведено последнее изъятие документов по причине истечения предельного срока их хранения и т.п.);

общее финансовое состояние организации, штаты и фонды заработной платы (сведения о наличии утвержденных штатных расписаний, отклонения фактических данных по должностям и окладам от утвержденного штатного расписания, фонд заработной платы штатного и нештатного персонала и его использование, наличие и качество заполнения лицевых и налоговых карточек);

сведения об аппарате и организации работы бухгалтерии (штат бухгалтерии, его укомплектованность, распределение обязанностей между сотрудниками, должностные инструкции, наличие основных инструктивных материалов по бухгалтерскому учету и отчетности, обеспеченность бухгалтерскими книгами и бланками учета и отчетности и т.п.).

Основная часть акта состоит из перечня передаваемых бухгалтерских и первичных документов, а также архива с указанием, за какой период они составлены. В соответствии с установленным порядком все первичные документы и регистры бухгалтерского учета должны быть сшиты в пачки за определенный период, а страницы пронумерованы. На каждой пачке указывается количество содержащихся в ней листов.

В акте приема-сдачи дел указывается наличие или отсутствие книг регистров бухгалтерского учета, а также какой-либо первичной документации.

Перед приемом и сдачей дел обычно проверяется состояние кассы. Результатом проверки должен стать отдельный акт проверки кассы, который подписывают как сдающий, так и принимающий дела бухгалтерии, а также кассир и представитель администрации. Этот акт прилагается к акту приема-сдачи дел бухгалтерии.

Дела бухгалтерии передаются на основе последнего представленного бухгалтерией баланса. В приемо-сдаточном акте указывается, на какую дату была проведена передача дел. Поэтому в акте необходимо отразить соответствие или расхождения между данными бухгалтерской отчетности и бухгалтерского учета по следующей форме.

N	Счет бухгалтерского учета	Наименование счета	Данные бухгалтерского баланса (на последнюю отчетную дату)	Данные регистров бухгалтерского учета (на последнюю отчетную дату		Выявленные расхождения (гр. 4 - гр. 6)
				наименование регистра	сумма
1	2	3	4	5	6	7

При приеме и сдаче дел полностью проверяются состояние материального и денежного учета, расчетных статей баланса, а также отчетности организации.

При проверке финансового состояния, постановки учета и отчетности и составлении приемо-сдаточного акта используются:

промежуточные и годовые бухгалтерские отчеты, а также решения руководящего органа (общего собрания акционеров) или головной организации по этим отчетам;

выписки из счетов в банке, договоры, акты сверки расчетов и другие документы расчетного характера;

финансовые планы, сметы, штатные расписания, титульные списки;

регистры синтетического и аналитического учета (книги, оборотные ведомости, карточки);

акты снятия натуральных остатков, сличительные ведомости и протоколы инвентаризационной комиссии;

акты ревизий и обследований;

материалы о недостачах, растратах и хищениях, переданных и не переданных в правоохранительные органы.

Акт должен быть документально обоснован, однако не следует проводить прием-передачу дел ревизионными методами. Если в процессе приема дел обнаруживаются факты злоупотреблений, лицо, принимающее дела бухгалтерии, вправе потребовать от администрации назначения документальной ревизии (аудита).

Подписывая акт, бухгалтер, который сдает дела, вправе сделать соответствующие мотивированные оговорки о своем несогласии с какими-либо положениями акта. Представитель администрации должен дать свое письменное заключение по указанному разногласию. Если у администрации организации есть к уходящему бухгалтеру вопросы или претензии, ему нужно предложить внести исправления в учет либо привлечь в установленном законодательством порядке к гражданской или уголовной ответственности.

Необходимо обратить внимание и на то обстоятельство, что главный бухгалтер зачастую является материально ответственным лицом. Поэтому перед тем, как его уволить, руководитель обязан провести инвентаризацию. Таково требование ст. 12 Закона о бухгалтерском учете. Результаты проведенной инвентаризации прилагаются к акту сдачи-приемки. Напомним, что документы, которые нужно оформить при инвентаризации, утверждены Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".

Итак, главный бухгалтер уволен (в нашем примере - 24 марта). Однако годовая бухгалтерская отчетность к этому времени им не была составлена.

В этой ситуации руководитель организации должен принять срочные меры по найму специалиста для составления и представления отчетности в установленный законодательством срок - до 30 марта.

Скорее всего в этом случае с бухгалтером-специалистом будет заключен разовый договор подряда (согласно главе 37 ГК РФ) на составление годовой бухгалтерской отчетности. При этом вновь назначенный бухгалтер, исполняя свои обязанности, должен будет соблюдать как условия заключенного договора, так и положения действующих нормативных актов Российской Федерации в области бухгалтерского учета и отчетности. В частности, в соответствии с абз. 2 п. 5 ст. 13 Закона о бухгалтерском учете бухгалтер-специалист, ведущий бухгалтерский учет, обязан подписывать бухгалтерскую отчетность организации.

Следовательно, он наряду с руководителем будет нести гражданскую, административную или уголовную ответственность за достоверность составленной отчетности.

Если договором предусмотрены определенные положения об ответственности, то бухгалтер, нарушивший условия, будет нести ответственность в соответствии с этими положениями. Например, в договоре может быть предусмотрено, что бухгалтер несет за причиненные убытки ограниченную ответственность в определенном размере либо отвечает в размере прямого действительного ущерба.

При отсутствии в договоре специальных положений об ответственности бухгалтер, нарушивший условия договора, также будет обязан возместить организации причиненные нарушением убытки в соответствии с п. 1 ст. 393 ГК РФ. Причем согласно п. 1 ст. 15 ГК РФ организация в результате нарушения бухгалтером-специалистом условий заключенного договора может требовать от нарушителя полного возмещения причиненных ей убытков, если законом не предусмотрено возмещение убытков в меньшем размере.

Б.Д. Дивинский,

доцент ВГНА, генеральный директор

аудиторской фирмы "Эверест-аудит"

"Новое в бухгалтерском учете и отчетности", N 2, январь 2005 г.