Вопрос: Наше предприятие находится на территории, на которой предусмотрена выплата "северной" надбавки. Работница, которую мы приняли в штат, в момент оформления на работу не предоставила сведений о том, что у нее имеется право на надбавку. Через некоторое время она предъявила документ, подтверждающий, что на прежнем месте работы ей выплачивалась надбавка в размере 30%. Должны ли мы вносить изменения в текст трудового договора? Какой приказ нужно издать в данном случае? В связи с тем, что справка о северных надбавках не является обязательным документом при поступлении на работу, как нам следует поступать в подобных ситуациях впредь? ("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 11, ноябрь 2005 г.)

Наше предприятие находится на территории, на которой предусмотрена выплата "северной" (процентной) надбавки. Работница, которую мы приняли в штат, в момент оформления на работу не предоставила сведений о том, что у нее имеется право на надбавку. Через некоторое время она предъявила документ, подтверждающий, что на прежнем месте работы ей выплачивалась надбавка в размере 30%. В связи с этим у нас, то есть у отдела кадров, возникли следующие вопросы:

- Должны ли мы вносить изменения в текст трудового договора?

- Какой приказ нужно издать в данном случае?

- В связи с тем, что справка о северных надбавках не является обязательным документом при поступлении на работу, как нам следует поступать в подобных ситуациях впредь?

Зачастую руководство организаций, расположенных в районах Крайнего Севера или приравненных к нему местностях, принимая на работу новых сотрудников на низкооплачиваемые должности, а также в случаях, когда у работника нет документов, подтверждающих его право на получение северных надбавок, устанавливает первоначально ему довольно высокий оклад, руководствуясь при этом благим намерением: "надо пойти человеку навстречу, иначе он практически ничего не заработает".

Далее, после издания приказа о зачислении, "облагодетельствованный" работник с ловкостью фокусника предъявляет справку о праве на "северную" надбавку и требует, чтобы ее выплачивали не только в будущих периодах, но и выдали за прошедшие месяцы работы тоже. Безусловно, если вы не пойдете в данном случае вашему сотруднику навстречу, он может обратиться в суд, и, естественно, выиграет спор.

Как в подобных случаях правильнее всего поступать организации? Прежде всего, при приеме на работу сотрудника следует предложить ему собственноручно заполнить форму Т-2. В ее третьем разделе указываются надбавки и основания, по которым они выплачиваются. Если работник напишет, что у него есть право на "северную" процентную надбавку и предоставит документы, подтверждающие это, то и Ваше предприятие вправе будет ее выплачивать. Если же подтверждающих справок вам предъявлено не будет, то при приеме на работу в числе прочих условий трудового договора можно прописать следующее:

Пример 1

2.3. Причитающаяся работнику процентная надбавка начисляется ему со дня зачисления в штат с отсрочкой выплаты. Надбавка будет выплачена работнику после предъявления документов, подтверждающих это право и накопленную величину процентной надбавки.

Подобная формулировка позволит не только решать вопросы, возникающие у кадровых служб, но и снимет сопутствующие им проблемы бухгалтерского и налогового учета. Так, начисленные надбавки предприятие изначально сможет включить в фонд оплаты труда и учтет в себестоимости продукции с первого дня работы сотрудника. Когда же он предоставит необходимые документы, то начисленная, но не выплаченная сумма будет легко скорректирована.

Выйти же из ситуации, описанной автором вопроса, не так просто. Ведь соответствующее условие не было прописано в тексте трудового договора при его заключении. Соответственно у предприятия возникла обязанность выплатить работнику надбавку за предыдущие месяцы работы, хотя она не была начислена изначально. Для того, чтобы выйти из данного положения, следует произвести следующие действия.

Во-первых, внести изменения в пункт о заработной плате трудового договора с работником, сделав дополнительное соглашение к нему. Условию о ежемесячном денежном вознаграждении будет необходимо придать обратную силу. Так, если датой приема на работу было 1 февраля 2005 года, то соответствующий фрагмент соглашения будет выглядеть так.

Пример 2

2.2. Внести изменения в пункт 2.2. трудового договора и изложить его в следующей редакции. Работнику устанавливается оклад с 1 февраля 2005 года в размере 5 000 рублей с применением надбавки в 30%.

Во-вторых, следует издать приказ о применении надбавок при расчете заработной платы работника и распространить действие приказа на весь период работы сотрудника, начиная с момента приема его в штат.

На основании этого приказа бухгалтерская служба обязана произвести:

- доначисление выплат, причитающихся работнику;

- перерасчет начисленного ранее ЕСН и НДФЛ;

- корректировку себестоимости и расчетов по налогу на прибыль.

Кроме того, ей следует в соответствии со статьей 54 НК РФ подать исправительные декларации (расчеты) по ЕСН и налогу на прибыль.

Безусловно, ситуация, в которую попала ваша организация, не из приятных. Если ваше предприятие крупное, то необходимость корректировок возникает непрерывно по разным основаниям и проведение дополнительной не составит особого труда бухгалтерским службам. Если же оно небольшое, то я бы посоветовал включить эти надбавки в показатели текущего периода (периода, в котором восстановлено право на надбавку) и не подавать исправительных деклараций (расчетов). В таком случае получится следующее. Сумму налога вы начислите и уплатите. Штрафные же санкции и пени вам могут грозить только по статье 120 НК РФ, причем вам придется уплатить их только в том случае, если налоговики будут проверять финансовые документы по незавершенному налоговому периоду, что бывает чрезвычайно редко. Если же налоговый период (год) завершится, то претензии к вам предъявить уже будет невозможно.

А.Б. Черняков,

генеральный директор ЗАО "Асон-Аудит",

член-корреспондент РАЕН

1 ноября 2005 г.

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 11, ноябрь 2005 г.