Автоматизация предприятий: проблемы и решения (В. Егорян, С. Башмаков, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 36, сентябрь 2006 г.)

Автоматизация предприятий: проблемы и решения*(1)

Поэтапное планирование проекта

Внедрение на предприятии автоматизированной информационной системы - ответственный шаг, и относиться к нему надо как к важному проекту. У каждого проекта должны быть цель (желательно достижимая и измеримая), сроки, ответственные, план и т.д., поэтому необходимо все тщательно спланировать.

После того как цели и задачи проекта определены, рабочая группа должна подготовить и утвердить календарный план проекта, распланировав и согласовав со всеми участниками подробный список всех событий и мероприятий - от проведения технических работ до учебных занятий для сотрудников. Ниже мы приводим ориентировочную структуру такого плана.

Основные разделы календарного плана проекта

Календарный план проекта должен предусматривать временные затраты на выполнение следующих задач:

1. Принятие решения о старте проекта, формирование рабочей группы проекта.

2. Предварительное обследование предприятия:

а) подготовка обследования (назначение ответственных, составление календарного графика обследования);

b) обследование предприятия, изучение его бизнес-процессов;

c) создание и утверждение документов с описанием требований к системе, включающим как уже реализованный, так и недостающий функционал системы;

d) создание и утверждение документов, описывающих, как именно требуемый функционал системы будет реализован и как это все будет работать;

e) завершение обследования, финальный отчет о результатах.

3. Написание технического задания (ТЗ) и технического проекта (ТП) при необходимости доработок.

4. Конфигурирование системы (при необходимости доработок).

5. Старт проекта по внедрению системы.

6. Установка программы на компьютерах предприятия.

7. Обучение участников рабочей группы проекта.

8. Настройка системы в соответствии с потребностями предприятия (справочники номенклатуры, контрагентов, персонала, статей расходов и пр.).

9. Обучение сотрудников предприятия работе с системой.

10. Опытная эксплуатация системы (при параллельном ведении учета уже существующими способами).

11. Ввод системы в промышленную эксплуатацию.

Сроки исполнения пп. 5-11 полностью зависят от результатов первых четырех этапов, поэтому всегда целесообразно выделять предварительные этапы как в организационном, так и в финансовом плане, детально расписывать все задачи по ним и дальше идти только по результатам. Конечно, некоторые из указанных этапов могут выполняться параллельно или со сдвигом, что позволит сократить сроки реализации проекта.

Следует обратить внимание на то, что проект по автоматизации предприятия практически невозможно спланировать заранее целиком. Он, как правило, планируется трижды: сначала составляется подробный план первого этапа (обследование), после его окончания создается подробный календарный план написания ТЗ и ТП, конфигурирования системы и лишь после того, как станут достоверно известны сроки сдачи конфигурации системы, можно приступать к планированию внедрения.

Однако недостаточно только спланировать: хороший план - выполненный план. Каждый этап и задача, предусмотренные в календарном плане, должны контролироваться по качеству исполнения и срокам. Очень помогают наглядные средства - настенные календарные графики и специализированные программы планирования. Висящий на стене график, на котором отмечается ход выполнения проекта и к которому прикреплены приказы о поощрениях и наказаниях ответственных, с одной стороны, отлично воздействует на персонал (все видят, что дело идет), а с другой - действительно помогает управлять проектом: находить "узкие места" и ставить реальные цели и сроки.

В. Егорян,

директор по развитию

С. Башмаков,

генеральный директор

Компания MiraxSoft

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 36, сентябрь 2006 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Продолжаем публикацию материалов из книги В. Егоряна и С. Башмакова "Как упорядочить хаос. Автоматизация предприятий: проблемы и решения".