Отраслевые особенности систем электронного документооборота (О. Подолина, "Финансовая газета", N 37, сентябрь 2006 г.)

Отраслевые особенности систем электронного документооборота

Системы электронного документооборота являются основой современной технологии документационного обеспечения управления. Есть ли отличия в построении систем управления для различных отраслей и как они отражаются при построении систем электронного документооборота?

Основное влияние на различные решения оказывает не столько специфика отрасли, сколько особенности построения системы управления предприятием или организацией.

Сочетание больших объемов информации, с которыми приходится работать, и задач быстрого и качественного предоставления информации всем, кому она необходима, определяет специфику построения решений для органов государственной власти.

Для акционерных обществ важным элементом процесса управления является проведение собраний акционеров и других коллегиальных органов, что требует особого решения для построения документооборота.

Особенности построения процесса управления в холдинговых структурах (центр - дочерние компании) обусловливают схему решения для них - это территориально распределенные системы работы с документами.

Управление для промышленных предприятий, как правило, строится по принципу: центральный административный аппарат - производственные подразделения, поэтому для центрального аппарата разрабатывается вся схема электронного документооборота в соответствии со спецификой деятельности, которая дополняется документооборотом с производственными подразделениями.

Системы электронного документооборота (СЭД) строятся на нескольких базовых технологиях, которые применяются в отраслевых решениях построения систем управления в различных вариантах в зависимости от специфики деятельности.

Все чаще СЭД работают совместно с системами управления ресурсами и финансово-бухгалтерскими системами. И те, и другие называются системами управления предприятием. Где проходит граница между решаемыми ими задачами? Попробуем ответить на этот вопрос, проведя анализ процесса управления с помощью метода системного анализа.

Согласно данному методу деятельность любого предприятия представляет собой процесс, преобразующий "входы" (ресурсы - финансы, материалы, работу персонала и т.д.) в "выходы" (продукцию, работы, услуги). Управление предприятием осуществляется путем подачи прямого управляющего воздействия (например, распоряжение директора, начальника отдела) и обеспечения обратной связи. Под обратной связью в этом случае подразумеваются сравнение "выхода" (продукции, услуг, работ) с тем, как должно быть (критерием), и выработка управляющего сигнала, подаваемого "на вход" системы для изменения управления до нужного состояния.

Предметами анализа ERP-систем являются цепочка прибавления стоимости (для целей учета), расчет необходимых затрат и ресурсов для выпуска определенного объема продукции (для целей планирования). В свою очередь цепочка прибавления стоимости создает свой документооборот, обусловленный потребностями производственных подразделений в информации. Помимо него есть потоки информации и, следовательно, документов, определяемые функциями управления (передача управляющего воздействия, обеспечение обратной связи).

СЭД позволяет реализовать передачу управляющего воздействия и обратной связи, посредством систем управления ресурсами (ERP-систем) осуществляются сбор данных, их сравнение с критерием и передача лицу, принимающему решение. После выработки решения его передачу снова выполняет СЭД.

При построении конкретной информационной системы функции передачи части документов (в частности, финансово-бухгалтерских) могут осуществлять ERP-системы. В других случаях СЭД обеспечивает регистрацию и согласование платежных и иных финансовых документов с дальнейшим вводом в финансово-бухгалтерские системы, где они обрабатываются. Различия между системами основываются на методах обработки данных. В ERP-системах данные хранятся и обрабатываются как структурированные (условно - представляемые в виде связанных таблиц). СЭД работают с неструктурированными данными - текстами и разнообразными видами файлов, причем часть информации (реквизиты документов) может храниться в структурированном (подобном табличному) виде. Основное деление потоков информации происходит по признаку, какие именно данные нужны для бизнес-процесса - структурированные или неструктурированные. Работу со структурированными данными выполняют ERP-системы, с неструктурированными - СЭД.

Пример. Накладная на отгрузку товара - документ, который может участвовать в нескольких бизнес-процессах предприятия. Для передачи товара покупателю этот документ должен быть распечатан, подписан и согласован со всеми необходимыми инстанциями (например, с финансовой службой - оплачен ли данный товар, а если нет, возможен ли отпуск в кредит). На бумажном документе покупатель расписывается в получении, на нем ставятся печати, в дальнейшем он может понадобиться именно в таком виде - для предъявления судебного иска или в налоговую инспекцию.

В то же время данные о количестве и стоимости отгруженного товара и информация о покупателе нужны в структурированном виде - для определения складских остатков, объема продаж, расчетов с покупателями и т.д., поэтому документ (в данном случае накладная) может быть зарегистрирован в СЭД как электронный документ с хранением отсканированного образа и одновременно введен в ERP-систему в виде набора структурированных данных.

Их конкретное сочетание определяется отраслевой спецификой, а также индивидуальными особенностями бизнес-процессов и схем управления конкретного предприятия. При обработке неструктурированной информации в СЭД применяются базовые технологии в различных вариантах в зависимости от сферы деятельности предприятия. Основа любой СЭД - работа с документами/записями (рис. 1).

"Рис. 1"

Для бумажного документа создается его образ. Если документ изначально создавался как электронный, файл прикрепляется к "Регистрационной карточке" и в дальнейшем с ним можно работать, открывая его в "родном" приложении. Документ может проходить многоступенчатые процессы подготовки и согласования, а затем он регистрируется, т.е. становится официальным. На этой стадии СЭД обеспечивает его хранение и распределенный доступ - документ должен быть доступен только тем, кому он нужен по работе, и никому больше. Для всех видов документов определяются сроки их хранения.

Базы данных обеспечивают хранение большого количества документов. Для удобства работы - быстрого поиска документов - используются поисковые системы, которые позволяют найти документ по одному или нескольким признакам.

Другая технология, которая применяется при работе с документами, - создание "виртуальных папок" (рис. 2). Такая система дает возможность классифицировать документы по различным критериям. В каждой папке может храниться не сам документ, а ссылка на него, поэтому один и тот же документ можно одновременно помещать в любое количество папок, обеспечивая таким образом различные виды классификации документов.

"Рис. 2"

Для повышения качества управления используется и такая технология, как формирование заданий по документам (резолюции или поручения), для которых создается система контроля за исполнением заданий с дополнительными сервисными функциями - рассылка уведомлений о поступлении поручения и напоминаний о наступлении срока исполнения. По результатам деятельности ведутся сбор статистики и подготовка отчетов о состоянии исполнительской дисциплины.

Решения для органов власти

Особенности СЭД для органов власти обусловлены необходимостью обеспечения работы с большим количеством информации для всех тех, кому она необходима.

В деятельности любого органа власти присутствует работа по подготовке законодательных и нормативных актов. Технология СЭД по работе с записями позволяет экономить время на согласование документов и организовать совместную подготовку с хранением промежуточных версий. После утверждения документа путем его публикации на сайте обеспечивается оперативный ввод документа в действие, возможность для граждан и организаций работать с актуальными вариантами законов и нормативных актов. Важной частью работы органов власти является выдача лицензий и разрешений. Этот процесс состоит из приема комплекта документов, его рассмотрения и выдачи заключения. Благодаря применению Интернет-технологий процесс рассмотрения документов делается более "прозрачным". Технология "виртуальных папок" позволяет создать подборки документов в зависимости от поставленных задач. В результате контроля за исполнением заданий и поручений повышаются исполнительская дисциплина и качество работы органа власти.

Решения для организаций с коллегиальными органами управления

Если организация является акционерным обществом, важной составной частью управления является проведение собраний акционеров, других коллегиальных органов.

Использование СЭД позволяет организовать заблаговременное рассмотрение на правлении акционерного общества хода подготовки к общему годовому собранию и утверждения соответствующего плана мероприятий.

Работа по документационному обеспечению управления выполняется в полном соответствии с законом об акционерных обществах, в тесной взаимосвязи и в едином методологическом и понятийном пространстве с подразделениями органов управления главных акционеров - юридических лиц.

Текущая работа коллегиальных органов может быть организована на основании квартальных или месячных планов, составленных исходя из решений общего собрания акционеров, совета директоров, правления, его председателя, а также производственной ситуации.

Работа правления банка осуществляется на основании соответствующего положения и регламента работы. Регламент определяет:

порядок планирования работы правления;

порядок подготовки повестки дня заседаний правления;

требования к содержанию выносимых на правление материалов (документов);

порядок проведения заседаний правления;

порядок предоставления информации о решениях правления.

Заседания правления проводятся, как правило, еженедельно. Проект повестки дня очередного заседания формируется секретарем правления в течение предшествующей рабочей недели на основе:

утвержденного плана работы правления;

вопросов, выносимых на рассмотрение по решениям предыдущих заседаний;

вопросов, подлежащих предварительному рассмотрению перед их вынесением на общее собрание акционеров или совет директоров банка;

решений оперативных совещаний у председателя правления;

поручений председателя правления;

предложений членов правления и руководителей самостоятельных подразделений;

вопросов, выносимых по предложению комитетов банка.

Сформированный проект повестки дня очередного заседания согласуется с председателем правления за два рабочих дня до заседания.

Через СЭД организуются планирование работ, разработка и согласование повестки дня, приглашение участников заседания, подготовка всех необходимых документов, хранение протоколов заседаний, контроль за исполнением принятых решений.

Решения для банков

Принятие решений в банковской сфере строится на рассмотрении комплекта документов, как правило, очень разнородных - это могут быть правоустанавливающие документы, тестовые файлы, электронные таблицы с расчетами, фотографии и пр., поэтому так востребованы технологии работы с записями и "виртуальных папок". Кроме того, для принятия решения часто бывает нужна история вопроса, например кредитная.

СЭД позволяют ускорить обработку документов и принятие решений, повысить достоверность сбора исходной информации.

Доступность банковского обслуживания через Интернет является конкурентным преимуществом, поэтому в СЭД включают web-решения.

Для обеспечения работы с филиалами и отделениями банков используется технология построения территориально распределенных сетей.

Решения для промышленности

Современные промышленные предприятия, как правило, функционируют по централизованному принципу - административный аппарат и ряд производственных подразделений, поэтому рациональным решением для них является использование СЭД в целях обеспечения функций управления. Для хранения и обработки больших количеств документов применяются технологии "библиотек электронных документов". Такие задачи возникают при хранение стандартов, нормативно-справочной информации, разработке маркетинговых программ. Если на предприятии проводятся проектные и конструкторские работы, СЭД обеспечивает хранение, согласование документации, хранение всей необходимой переписки и разнородной информации совместно с использованием технологии "виртуальных папок".

На предприятиях может быть организована система регистрации инцидентов (сбоев в работе оборудования, появления брака и т.д.) в целях обеспечения скорейшего реагирования и сбора статистики о них.

Технологии работы с неструктурированной информацией, применяемые в СЭД, все более широко используются в различных областях деятельности не только для решения традиционных задач документационного обеспечения управления, но и, например, в торговле для разработки стратегии маркетинга. Так, по оценкам экспертов, 80% используемой в процессе деятельности информации неструктурированна, а следовательно, перспективы развития СЭД весьма обширны.

О. Подолина,

консультант Центра консалтинга и внедрений

Компания "ИнтерТраст"

"Финансовая газета", N 37, сентябрь 2006 г.