Эффективное обучение тайм-менеджменту: формы и технологии (М.А. Лукашенко, "Управление персоналом", N 17, сентябрь 2006 г.)

Эффективное обучение тайм-менеджменту: формы и технологии

Умение эффективно организовывать свое время, умение искусно согласовывать свои действия с действиями окружающих для выполнения поставленных рабочих задач в наши дни - одна из основополагающих компетенций современного профессионала, менеджера, руководителя. К сожалению, в России тайм-менеджменту не учат ни в школе, ни в вузе. Один из самых важных социальных и профессиональных навыков людям приходится осваивать либо "по наитию", адаптируя свой жизненный и социальный опыт к задачам бизнес-среды, либо просто работать, не владея базовыми инструментами самоорганизации.

В последние годы ситуация значительно изменилась к лучшему благодаря широкому распространению и востребованности семинаров и тренингов по тайм-менеджменту в корпоративной среде. На рубеже ХХ-ХХI веков сформировалась отечественная школа тайм-менеджмента впитавшая лучшие классические западные подходы и предложившая ряд аутентичных российских разработок, адаптированных к современным реалиям нашей жизни. На данный момент мы можем уверенно говорить о разработанной и апробированной методологии преподавания тайм, менеджмента в рамках широко известных форматов бизнес-тренинга и/или бизнес-семинара, а также сравнительно новых, но прекрасно себя зарекомендовавших форм бизнес-консалтинга по вопросам управления временем.

В чем главная особенность обучения практическим навыкам тайм-менеджмента? В первую очередь эта особенность заключается в том, что искусство успевать относится к наиболее медленно осваиваемым навыкам, требующим кропотливой ежедневной системной работы. В режиме реального времени, прямо на семинаре или на тренинге, очень сложно, практически невозможно добиться отработки навыка, в отличие от тренингов по presentation skills (умению выступать публично), negotiations skills (умению вести переговоры) и даже selling skills (умению продавать), где это частично возможно.

Другая особенность заключается в том, что у большинства взрослых людей с определенным жизненным и профессиональным опытом и образованием существует не, которая иллюзия насчет того, что о тайм-менеджменте они уже довольно много знают, кроме того (что еще более осложняет ситуацию), что все, что им необходимо, они уже применяют в своей практике. Иллюзия совершенно естественная, так как большинству корпоративных служащих прекрасно известны прописные истины: нужно планировать свой рабочий день, вести ежедневник, структурировать различную информацию; более того, они действительно уже применяют те или иные приемы самоорганизации. Только профессиональному взгляду специалиста по управлению временем очевидно, что зачастую методы, приемы, инструменты тайм-менеджмента используются бессистемно, их комбинация может быть неработоспособной или просто неоптимальной, наконец, что декларации участников тренинга об использовании тех или иных тайм-менеджерских технологий и реальность далеко не всегда совпадают.

Означает ли это, что тренинг или семинар по тайм-менеджменту могут носить только обще-ознакомительный характер и никогда не дадут сформированного навыка? И да, и нет одновременно. Для того чтобы тренинговые мероприятия по тайм-менеджменту были максимально эффективны, необходимо следующее:

1) четко понимать цели и задачи тренинга и руководствоваться принципом реалистичности в их постановке;

2) грамотно выбирать форму обучения тайм-менеджменту, исходя из целей и задач тренинга;

3) согласовывать с ведущим тренинга специфику и потребности группы для того, чтобы были использованы наиболее подходящие приемы преподнесения и закрепления материала;

4) не ограничиваться только одной формой обучения тайм-менеджменту, проводить обучение системно.

Рассмотрим основные формы тренингов по тайм-менеджменту. Первый выбор, который предстоит сделать ответственному за обучение в компании, - это решить, что предпочесть: отправить сотрудников на открытый тренинг, где будут присутствовать представители разных компаний, или заказать корпоративный семинар, в котором будут участвовать только сотрудники компании.

Если позволяет время, наиболее удобно использовать следующую схему: отобрать двух-трех наиболее мотивированных сотрудников, у которых потребность в освоении и усовершенствовании своих тайм-менеджерских навыков отчетливо выражена, и отправить их на открытый семинар хорошо зарекомендовавшей себя компании или известного тренера. Таким образом, решаются сразу две задачи: первая - проводится тестирование, исследование того, насколько данный семинар и его ведущий подходят для "широкого" употребления в корпоративном формате для вас; вторая - те люди, которые прошли обучение по тайм менеджменту первыми, являются своеобразными носителями "ТМ-бациллы" (образное определение российского тайм менеджерского сообщества, обозначающее мягкое, постепенное распространение идей и принципов эффективного использования времени в той или иной социальной или профессиональной группе). Эти люди начинают применять в своей практике те приемы, о которых они узнали на тренинге, и рассказывать о них своим коллегам. Таким образом, очень ненавязчиво, эволюционно в компании посеяно "зерно эффективности". На открытом семинаре также работает фактор "перекрестного опыления" и "смены контекста". Благодаря тому, что в интерактивном режиме представители самых разных компаний и профессиональных сфер делятся опытом, возникает понимание того, что не существует неразрешимых проблем - все сталкиваются с определенными трудностями при внедрении тайм-менеджмента, и все способны их преодолеть.

После участия в открытых (сборных) семинарах имеет смысл заказать корпоративное обучение для тех групп сотрудников, которые наиболее в нем нуждаются. Главное на данном этапе, если вопрос выбора провайдера обучения уже решен с помощью участия в открытых семинарах или другим способом, - тщательно и вдумчиво обговорить с бизнес-тренером внутрикорпоративную специфику и особенности участников группы, в которой будет проходить тренинг. В зависимости от того, с каким типом сотрудников будет работать тренер, он подберет наиболее эффективную методику тренинга. Зачастую необходимо менять не только приемы и упражнения работы с группой, но и визуальную презентацию.

Например, руководители высшего звена, как правило, предпочитают деловой, "аскетичный" стиль оформления слайдов, подачу материала крупными блоками, акценты на стратегические вопросы развития культуры тайм-менеджмента в компании.

В то же время для менеджеров среднего звена нередко более эффективной бывает игровая методика подачи материала. Отсюда и более "веселое" оформление презентации слайдов, и рассмотрение деталей реализации тех или иных тайм-менеджерских техник на повседневных прикладных задачах менеджеров.

Корпоративные университеты крупных компаний, включившие курс тайм-менеджмента в программу обучения не только менеджеров среднего звена, но и специалистов тех или иных подразделений компании, как правило, просят проводить тренинг в соответствии с корпоративными стандартами, принятыми в корпорации. Так, в одной из крупных западных корпораций, работающих на российском рынке, существует жесткий стандарт на проведение первых 60 минут любого тренинга - все расписано буквально поминутно. Умение и готовность вписаться в корпоративный стандарт - свидетельство и профессионализма, и этики тренера.

В другой крупной компании обучение проводится для сотрудников подразделений, деятельность которых полностью зависит от внешних коммуникаций. Соответственно, в процессе тренинга у участников должен быть сформирован гибкий подход к планированию задач в целях оптимального и бесстрессового "встраивания" в предлагаемые обстоятельства.

При проведении тренингов в небольших компаниях, как правило, имеет место смешанный состав участников. Задача тренера в этом случае - подготовить такие задания, которые не только обеспечили бы формирование первичных тайм-менеджерских навыков на привычных бизнес-задачах, но и работали бы на улучшение взаимопонимания и повышение эффективности командного взаимодействия.

Для того чтобы результаты корпоративного тренинга, что называется, "не ушли в песок", не растворились после первых дней, когда новое знание воспринимается с воодушевлением и энтузиазмом, исключительно важно позаботиться о дизайне пост-тренинга, закрепляющего полученные знания и переводящего их в реальные навыки. Например, у компании "Организация Времени", ведущего отечественного провайдера тренинговых и консалтинговых услуг в данной сфере, есть уникальное пособие "Учебный органайзер". Краткий самоучитель, в котором в очень емкой и простой форме даются на каждый день небольшие задания, выполнение которых эффективно "прокачивает" тайм-менеджерские "мускулы" участников тренинга. Важным и необходимым аккордом в системе пост-тренинга будет закрепляющий тренинг-день, на котором прорабатываются итоги самостоятельной работы за период, прошедший со дня проведения корпоративного обучения тайм-менеджменту. Подобная система прекрасно зарекомендовала себя в системе корпоративных университетов крупных российских корпораций, впервые она была апробирована в компании "Вимм-Билль-Данн" и дала заметные результаты.

Системная, регулярная, осознанная работа по формированию и совершенствованию тайм-менеджерских навыков ведет к созданию совершенно особого климата эффективности в компании. Людям становится работать более комфортно, снижается давление пресса жестких дедлайнов, вся деятельность сотрудников становится более осознанной и предсказуемой, заметно вырастает мотивация персонала, значительно улучшается взаимодействие людей внутри команды и между различными подразделениями.

М.А. Лукашенко,

д.э.н., профессор, проректор

Московской финансово-промышленной академии, член рабочей группы

РСПП по реформированию системы образования

"Управление персоналом", N 17, сентябрь 2006 г.