Комментарий к письму Минфина РФ от 25 июля 2006 г. N 03-05-01-04/219 (О.В. Жиманова, "Нормативные акты для бухгалтера", N 17, сентябрь 2006 г.)

Комментарий к письму Минфина РФ от 25 июля 2006 г. N 03-05-01-04/219

Сегодня многие фирмы компенсируют расходы, оплаченные их сотрудниками для нужд организации. Это могут быть затраты на оплату услуг автостоянок, канцтоваров, представительских расходов и т.п. Причем работник фирмы не всегда может представить в бухгалтерию все необходимые документы. Поэтому бухгалтер не может отразить такие траты ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете. В то же время организация возмещает данные расходы сотруднику. Естественно, возникает вопрос: нужно ли начислять и удерживать НДФЛ с суммы возмещения? В опубликованном письме финансисты разъяснили, что в таком случае для подтверждения расходов достаточно документа об оплате. Главное, чтобы в нем были указаны реквизиты поставщика, название и стоимость товара. Если эти условия соблюдаются, затраты, которые возмещают сотруднику, не будут признаны его доходом. И соответственно оснований для начисления и удержания налога на доходы физлиц не возникнет. А вот если таких документов нет или в них отсутствуют необходимые реквизиты, а фирма все-таки возместила расходы, то возмещение будет признано доходом работника и бухгалтер должен удержать НДФЛ.

Пример

А.Н. Слонов купил для нужд ООО "Плюс" канцтовары на сумму 590 руб. и приложил все необходимые документы. Фирма возместила расходы. Кроме того, Слонов предъявил чеки об оплате услуг автостоянки на 100 руб. Данные чеки невозможно было прочитать, поэтому их не приняли к бухгалтерскому учету. Однако руководитель распорядился возместить расходы сотруднику.

Бухгалтер "Плюса" сделал проводки:

Дебет 10 Кредит 71

- 500 руб. - оприходованы канцтовары;

Дебет 19 Кредит 71

- 90 руб. - отражен НДС по канцтоварам;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- 90 руб. - НДС принят к вычету;

Дебет 71 Кредит 50

- 590 руб. - возмещены расходы на канцтовары сотруднику;

Дебет 91-2 Кредит 76

- 100 руб. - начислено возмещение расходов на оплату услуг автостоянки (без уменьшения облагаемой прибыли);

Дебет 76 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ"

- 13 руб. (100 руб. х 13%) - удержан НДФЛ с суммы возмещения;

Дебет 70 Кредит 50

- 87 руб. (100 - 13) - сотруднику фирмы выдана сумма возмещения за вычетом НДФЛ.

Добавим, что НДС по возмещаемым расходам можно принять к вычету, если ценности, купленные "подотчетником":

- оприходованы фирмой;

- предполагается использовать в деятельности, облагаемой НДС;

- на них есть счет-фактура поставщика.

Если хоть одно из этих условий не выполнено, сумму налога нужно включить либо в первоначальную стоимость имущества, либо в состав расходов фирмы без уменьшения облагаемой прибыли.

О.В. Жиманова,

аудитор

"Нормативные акты для бухгалтера", N 17, сентябрь 2006 г.