Счет-фактура: от А до Я (М.А. Ташкова, "Московский бухгалтер", N 16, август 2006 г.)

Счет-фактура: от А до Я

Несмотря на то что оформлению счета-фактуры посвящено немало статей, разъяснений и даже книг, вопросов все равно остается много. А решать их приходится практически каждому бухгалтеру. Ведь нет правильно заполненного счета - нет вычета по НДС. О важных "мелочах" такого документа, как счет-фактура, и пойдет речь.

В пункте 5 статьи 169 Налогового кодекса перечислены все обязательные реквизиты, которые должны быть в счете-фактуре. Эти данные содержатся в строках и графах счета. Остальная информация не столь принципиальна при оформлении документа. Даже если ее нет, счет признают действительным.

По строке 1 записывают порядковый номер и дату счета-фактуры. Их нумеруют в порядке возрастания в целом по фирме. При этом не запрещено использовать в номерах буквенные обозначения (например, "234/А"). Как правило, "буквенную" нумерацию используют фирмы с "продающими" обособленными подразделениями.

Бухгалтеру нужно быть крайне осторожным при подшивке документа. Дело в том, что, используя дырокол, по неосторожности часто пробивают отверстие на месте номера или даты входящего счета-фактуры. А "уничтожение" этих реквизитов может привести к тому, что налоговые инспекторы расценят такой документ как недействительный. И подтверждать изначальное правильное оформление счета придется его заверенной копией.

В строки 2, 2а и 2б вписывают информацию о продавце:

- его полное или сокращенное наименование;

- местонахождение (юридический адрес);

- ИНН/КПП.

Заполняют строки строго на основании учредительных документов.

В строке 3 счета указывают полное или сокращенное название грузоотправителя. Причем если продавец и грузоотправитель - одно и то же лицо, то в этой строке пишется "он же". Заполнять строку 3 придется полностью, если товар доставляет покупателю сторонняя фирма (например, транспортная). Тогда в строке 3 счета-фактуры нужно указывать ее название и почтовый адрес.

А вот для строки 4 (здесь записывают данные грузополучателя) такой реквизит, как "он же", не подойдет. Даже если покупатель и грузополучатель - одно лицо, в строке 4 счета нужно полностью записать название фирмы и ее почтовый адрес. Здесь бухгалтеру, получившему счет-фактуру, следует быть предельно внимательным. Очень часто поставщик не вбивает эти реквизиты вовсе или допускает ошибки. Например, неверно указывает название фирмы или неточно записывает ее адрес. Все это может вызвать вопросы у инспекторов при проверке.

Из этих правил есть исключения. Организации, которые оказывают услуги или выполняют работы, могут строки 3 и 4 не заполнять вовсе. Ведь у таких фирм нет грузоотправителей и грузополучателей, а значит, можно вполне обоснованно вместо данных о них проставлять прочерки (письмо Минфина России от 24.04.2006 N 03-04-09/07).

По строке 5 должны быть указаны номер и дата оформления платежно-расчетного документа. Больше всего ошибок встречается при заполнении именно этой строки. Часто бухгалтеры указывают здесь вместо номера платежного документа номер накладной или счета. Это считается неправильным заполнением счета.

Строку 5 фирма-продавец заполняет только в одном случае: если она получила предоплату и в счет нее отгружает товар. Это прямо предусмотрено Налоговым кодексом. Как сказано в этом документе, "в счете-фактуре должны быть указаны... номер платежно-расчетного документа в случае получения авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг)". Во всех остальных случаях (например, когда фирма отгружает товар, а затем получает деньги) эту строку не заполняют. Если аванс получен по "безналу", в строку 5 вписывают дату и номер платежного поручения, если наличными - реквизиты приходно-кассового ордера или чека ККТ.

Что делать, если поставщик, получив аванс, отгрузив товар и выписав счет-фактуру, "забыл" заполнить эту строку? На помощь бухгалтеру придет смешанный способ оформления документа. Попросите продавца заполнить недостающие реквизиты от руки. Главное, чтобы не была нарушена последовательность оформления всех необходимых реквизитов. Тогда счет будет считаться действительным (письмо МНС России от 13.05.2004 N 03-1-08/1191/15).

Строки 6, 6а и 6б отведены для сведений о покупателе. В них записывают соответственно полное или сокращенное наименование, местонахождение, ИНН/КПП. Данные должны быть заполнены так же, как и в учредительных документах.

Табличная часть счета-фактуры предназначена для информации по проданному товару (работам, услугам). Обратим внимание на некоторые особенности ее заполнения. Графы 2-4 (единица измерения, количество, цена за единицу) заполняют, если фирма может указать эти параметры. Например, при оказании услуг в этих столбцах можно ставить прочерки. А в графы 10 и 11 (страна происхождения и номер таможенной декларации) вписывают данные только по иностранным товарам, а по российским в них также проставляют прочерки.

М.А. Ташкова,

аудитор

"Московский бухгалтер", N 16, август 2006 г.