Счет-фактура: от А до Я
Несмотря на то что оформлению счета-фактуры посвящено немало статей, разъяснений и даже книг, вопросов все равно остается много. А решать их приходится практически каждому бухгалтеру. Ведь нет правильно заполненного счета - нет вычета по НДС. О важных "мелочах" такого документа, как счет-фактура, и пойдет речь.
В пункте 5 статьи 169 Налогового кодекса перечислены все обязательные реквизиты, которые должны быть в счете-фактуре. Эти данные содержатся в строках и графах счета. Остальная информация не столь принципиальна при оформлении документа. Даже если ее нет, счет признают действительным.
По строке 1 записывают порядковый номер и дату счета-фактуры. Их нумеруют в порядке возрастания в целом по фирме. При этом не запрещено использовать в номерах буквенные обозначения (например, "234/А"). Как правило, "буквенную" нумерацию используют фирмы с "продающими" обособленными подразделениями.
Бухгалтеру нужно быть крайне осторожным при подшивке документа. Дело в том, что, используя дырокол, по неосторожности часто пробивают отверстие на месте номера или даты входящего счета-фактуры. А "уничтожение" этих реквизитов может привести к тому, что налоговые инспекторы расценят такой документ как недействительный. И подтверждать изначальное правильное оформление счета придется его заверенной копией.
В строки 2, 2а и 2б вписывают информацию о продавце:
- его полное или сокращенное наименование;
- местонахождение (юридический адрес);
- ИНН/КПП.
Заполняют строки строго на основании учредительных документов.
В строке 3 счета указывают полное или сокращенное название грузоотправителя. Причем если продавец и грузоотправитель - одно и то же лицо, то в этой строке пишется "он же". Заполнять строку 3 придется полностью, если товар доставляет покупателю сторонняя фирма (например, транспортная). Тогда в строке 3 счета-фактуры нужно указывать ее название и почтовый адрес.
А вот для строки 4 (здесь записывают данные грузополучателя) такой реквизит, как "он же", не подойдет. Даже если покупатель и грузополучатель - одно лицо, в строке 4 счета нужно полностью записать название фирмы и ее почтовый адрес. Здесь бухгалтеру, получившему счет-фактуру, следует быть предельно внимательным. Очень часто поставщик не вбивает эти реквизиты вовсе или допускает ошибки. Например, неверно указывает название фирмы или неточно записывает ее адрес. Все это может вызвать вопросы у инспекторов при проверке.
Из этих правил есть исключения. Организации, которые оказывают услуги или выполняют работы, могут строки 3 и 4 не заполнять вовсе. Ведь у таких фирм нет грузоотправителей и грузополучателей, а значит, можно вполне обоснованно вместо данных о них проставлять прочерки (письмо Минфина России от 24.04.2006 N 03-04-09/07).
По строке 5 должны быть указаны номер и дата оформления платежно-расчетного документа. Больше всего ошибок встречается при заполнении именно этой строки. Часто бухгалтеры указывают здесь вместо номера платежного документа номер накладной или счета. Это считается неправильным заполнением счета.
Строку 5 фирма-продавец заполняет только в одном случае: если она получила предоплату и в счет нее отгружает товар. Это прямо предусмотрено Налоговым кодексом. Как сказано в этом документе, "в счете-фактуре должны быть указаны... номер платежно-расчетного документа в случае получения авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг)". Во всех остальных случаях (например, когда фирма отгружает товар, а затем п
