Автоматизация предприятий: проблемы и решения (В. Егорян, С. Башмаков, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 39, сентябрь 2006 г.)

Автоматизация предприятий: проблемы и решения*(1)

Обследование предприятия перед автоматизацией

После выполнения необходимых организационных процедур следует определить путь движения. Для этого нужно провести комплекс работ по изучению и описанию бизнес-процессов предприятия (обследование).

Бизнес-процесс - это регулярно повторяющаяся последовательность действий сотрудников компании, приводящая к достижению намеченного результата.

Как же происходят изучение бизнес-процессов и представление результатов обследования? Обычно рекомендуют начинать с определения миссии предприятия, постановки целей и задач. После этого на основании его стратегических целей устанавливаются приоритетные бизнес-процессы, строится их модель, которая анализируется и оптимизируется, формируется организационная структура, и все это внедряется с закреплением соответствующими регламентами и процедурами.

На практике при обследовании предприятия рабочая группа должна пройти следующие этапы:

подготовка к обследованию;

сбор информации;

обработка информации.

Рассмотрим каждый этап более подробно.

Подготовка к обследованию

На данном этапе исходя из направления деятельности предприятия определяются его ключевые бизнес-процессы, которые должны быть описаны. Для их выявления, как правило, помимо умозрительных заключений требуется встреча рабочей группы с руководством предприятия. Например, для компании, занимающейся оптовой торговлей, имеет смысл выделить следующие бизнес-процессы: прием и обработка заказов (на продажу и закупочных), ведение выставленных/полученных счетов и оплат по ним, учет отгрузок и реестра взаиморасчетов с контрагентами.

Для каждого бизнес-процесса необходимо определить, с чьей точки зрения будет производиться его описание. Так, работу отдела снабжения можно рассматривать с точки зрения менеджера по снабжению, экономиста отдела или начальника отдела. В этом случае очевидно, что только с позиции начальника отдела можно проследить все взаимосвязи между работниками отдела и работы, выполняемые ими. В некоторых ситуациях имеет смысл рассматривать процесс с точки зрения сотрудника, например, когда именно он выполняет наиболее важные действия и отвечает за результат процесса.

Далее следует решить, каким образом собирать информацию. Сбор информации - это:

чтение и анализ документов и образцов печатных форм;

наблюдение за выполняемыми операциями;

анкетирование экспертов и сотрудников предприятия;

личное общение и опрос одного или нескольких его ведущих сотрудников.

Лучшим источником информации обычно являются эксперты: руководители и наиболее профессиональные сотрудники, которым известны даже факты, не отраженные в документах или труднообъяснимые. Выявить все это можно только путем опроса, а чтобы к нему подготовиться, необходимо изучить другие источники информации.

Важный источник информации - документы: они чаще всего доступны, и с ними можно работать в удобном для себя режиме. Это прекрасный способ сформировать первоначальное видение ситуации и сформулировать вопросы к экспертам.

Наблюдение за работой сотрудников компании должно проводиться при любом удобном случае, что позволит получать информацию о выполняемых операциях. Во время наблюдения часто возникают вопросы, которые никогда бы не появились, если бы аналитик только читал документы или разговаривал с экспертами.

Анкетирование проводится в тех случаях, если необходимо опросить большое число экспертов в сжатые сроки. Его можно использовать, например, когда требуется быстро получить сведения о процессе с разных позиций. Однако на практике информация, собранная с помощью анкет, оказывается малодостоверной. Рекомендуется использовать анкеты только после предварительного ознакомления с бизнес-процессами предприятия: чем конкретнее сформулированы вопросы, тем проще получить на них точные ответы.

Результатом этапа подготовки к обследованию является таблица, в которой перечислено, какие бизнес-процессы нужно обследовать, какие методы использовать и с кем общаться. После этого можно переходить ко второму этапу.

Сбор информации

На данном этапе члены рабочей группы изучают документы, общаются с экспертами, наблюдают, как работают сотрудники предприятия, и записывают все, что увидели и услышали. В основном при этом используется словесное описание бизнес-процесса, которое позволяет ответить на вопросы "что?", "кто?", "где?", "как?", "зачем?", "когда?" и "почему?", а также "сколько времени и денег тратится на тот или иной бизнес-процесс?".

Обработка информации

Одновременно со сбором информации начинаются ее обобщение, структуризация и осмысление. Следует отметить, что обычно результатом обработки информации является многостраничный труд с множеством схем и диаграмм с аббревиатурами IDEF0, DFD, IDEF3, PFDD, OSTN и т.д. Чтобы вникнуть в такие документы, необходимо, как минимум, пройти курсы по методологии структурного анализа.

Графики и схемы удобны для того, чтобы быстро "окинуть взглядом" весь процесс и сделать правильные выводы. Более того, подчас таблица или схема заменяют несколько страниц текста, а информации дают больше. Поэтому составлять их можно и нужно.

Результатом обследования является документ, в котором даются ответы на следующие вопросы:

как организованы бизнес-процессы предприятия;

можно и нужно ли изменить существующие бизнес-процессы, чтобы повысить их эффективность (ускорить, сделать прибыльнее, уменьшить количество ошибок и т.д.);

какими функциональными возможностями должна обладать система автоматизации;

какие бизнес-процессы предприятия могут быть автоматизированы с использованием существующего функционала выбранной системы;

чем из требуемого функционала не обладает выбранная система и что из этого обязательно должно быть реализовано.

Возможно, возникнет вопрос, зачем рабочей группе проводить обследование предприятия и выяснять, подходит ли ему система на том этапе, когда ее внедрение уже фактически началось. Вопрос правомерен. Конечно, предварительное обследование надо проводить еще до постановки вопроса о выборе системы автоматизации. Но в жизни часто все происходит с точностью до наоборот. Предварительное обследование позволяет снизить финансовые и организационные риски внедрения, так как успех достижим, только если тот, кто делает дело, знает, что он делает, зачем и как. Следовательно, деятельность рабочей группы лучше начинать именно с этого этапа.

Все собранные рабочей группой данные и документы должны быть тщательным образом проанализированы, после чего обобщены в заключительных отчетах о предварительном обследовании предприятия. Именно в этих отчетах даются ответы на пять ключевых вопросов и определяется объем работы на весь период внедрения системы автоматизации.

После того как система автоматизации "примерена" на предприятие и определены необходимые доработки, наступает "момент истины" - принятие окончательного решения о внедрении конкретной системы автоматизации. Основными факторами (за исключением базовой цены) на этом этапе являются:

полнота функциональности системы (минимальное количество необходимых доработок с точки зрения цен и сроков);

удобство интерфейса (рекомендуется показать его элементы будущим пользователям);

"расширяемость" системы, ее возможности по наполнению дополнительной функциональностью.

Итак, результатами обследования являются взвешенное решение об автоматизации предприятия средствами определенной системы, принятое на основе изучения реальных фактов, и список необходимых доработок в ней с подробной информацией по сути каждой доработки.

В. Егорян,

директор по развитию

С. Башмаков,

генеральный директор

Компания MiraxSoft

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 39, сентябрь 2006 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Продолжаем публикацию материалов из книги В. Егоряна и С. Башмакова "Как упорядочить хаос. Автоматизация предприятий: проблемы и решения".