Документооборот в банке: от управления документами к управлению процессами (Е. Еськова, "Банковское дело в Москве", N 9, сентябрь 2006 г.)

Документооборот в банке: от управления документами
к управлению процессами

Управлять современным предприятием значит организовать понятную, прозрачную и гибкую систему взаимодействия между подразделениями, уровнями менеджмента и сотрудниками. Специфика банка как объекта управления заключается в высокой степени формализации управленческих процедур. Система регламентов, инструкций, правил и других процедурных описаний четко и однозначно определяет сферы компетенций, права и обязанности сотрудников, а также маршруты движения информации и документов. Передача, обработка и хранение информации в виде документов определенного формата - один из краеугольных камней банковского бизнеса. Таким образом, стандартизация является следствием отраслевых исторических особенностей финансового сектора.

Банки находятся на передовых позициях автоматизации деловых процессов. Это вполне объяснимо, учитывая отраслевую специфику и широкие ресурсные возможности. Однако, с точки зрения IT, многие банки имеют достаточно консервативную структуру. До сих пор фундаментом IT-структуры российских банков остается АБС. Помимо модулей учета банковских операций, многие АБС обладают возможностями безбумажного документооборота: позволяют вести учет договоров, обмениваться документами с удаленными филиалами и т.п. Однако достаточно ли АБС для эффективного управления документами?

Современное корпоративное ПО позволяет управлять не только документами, но и бизнес-процессами. А это уже ближе к идее "умной организации", где IT становятся полноценным инструментом в руках менеджеров. Для этого корпоративное ПО должно соединять в себе возможности контроля над обменом информацией и документами с приложением, где реализованы функции проектирования, оптимизации, визуализации и совершенствования бизнес-процессов.

Бизнес-процесс можно рассматривать в качестве устойчивой совокупности взаимосвязанных видов деятельности. Их можно разделить на сквозные, проходящие через всю организацию (или несколько функциональных подразделений) и локальные - работающие в рамках одного подразделения. На этапе проектирования производится разделение бизнес-процессов по видам, владельцам, требуемым ресурсам, приоритетам (основные и вспомогательные) и т.п.

Проектирование бизнес-процессов уже давно перестало быть прерогативой консультантов по управлению. На рынке представлен целый класс решений, позволяющих системным аналитикам и менеджерам создавать бизнес-процессы самостоятельно. При этом современное ПО способно выполнять функции как собственно BPR (business process reingineering) или CPI (системы непрерывного совершенствования бизнес-процессов), так и устанавливать взаимосвязь приоритетных бизнес-процессов с системой сбалансированных показателей (Balanced Scorecard - BSC/KPI).

Проектирование бизнес-процессов обычно происходит с использованием специализированных программных продуктов - BPM (business process modeling), позволяющих визуализировать технологические и управленческие цепочки действий, событий, функций. Но спроектированные таким образом процессы необходимо интегрировать в другие бизнес-приложения, превратить из описаний в последовательность действий. Поэтому на рынке наблюдается процесс сращивания BPM-продуктов с другими видами корпоративного ПО, например, системами электронного документооборота (СЭД). Современные СЭД выполняют не только работу по перемещению и редактированию документов, а вполне могут претендовать на роль второго базового IT-элемента в современном банке.

Рынок СЭД сейчас один из самых динамично развивающихся сегментов корпоративного ПО. По информации международного консалтингового агентства Gartner, в мире более 70 млн. пользователей СЭД. Количество российских пользователей точно не известно, но эксперты оценивают емкость рынка в 160 млн. долл., а к концу 2007 г. он достигнет 300 млн. долл. По результатам опроса более пятисот участников выставки-конференции DOCFLOW-2006, представлявших в том числе и финансовые институты, - банки, страховые компании, аудиторские и консалтинговые фирмы: 42% организаций финансовой отрасли уже используют системы типа СЭД и workflow; 30% в течение ближайших двух лет планируют обновить или внедрить подобную систему. Во многих организациях запланировано внедрение систем, где тем или иным образом заложены функции управления документами и бизнес-процессами: 18% предполагают внедрить электронный архив, 21% - СУБД.

Основными причинами внедрения СЭД и workflow являются: стремление повысить качество работы сотрудников (44%), необходимость создать корпоративную базу знаний (37%) и сформировать общее информационное пространство (37%), желание снизить объемы "бумажного" документооборота (35%). Причем важно не просто снижение бумажного документооборота, но реализация управленческих возможностей, связанных с повышением эффективности работы организации в целом. А это возможно, когда СЭД обладает полноценными функциями BPM.

Программные продукты класса Workflow обеспечивают контроль над прохождением документопотока: выполняют функции хранения, учета и передачи информации. Естественно, что алгоритм работы с данными приходится адаптировать под потребности конкретной компании. Но адаптация будет более эффективной, если компания имеет в своем распоряжении библиотеку описаний типовых процессов на предприятиях отрасли. Это особенно актуально для финансовой сферы, ведь в банках значительная доля бизнес-процессов стандартизирована. Это позволяет производить автоматизацию, что называется "с колес", не прерывая работу.

Идея объединения сильных сторон СЭД и BPM на одной платформе может показаться парадоксальной. Останется ли в таком случае СЭД прежней? Наверное, нет. Фактически следует говорить о появлении нового семейства продуктов - систем процессной интеграции на основе workflow управления документооборотом, включающих инструменты моделирования и менеджмента бизнес-процессов - business process document management (BPDM).

К новому семейству продуктов можно отнести, например, OPTiMA-WorkFlow (разработчик - компания UpScale Soft (ГК "ОПТИМА")). Это комплексная платформа управления документами и бизнес-процессами с хорошо развитым функционалом и высокой адаптивностью. В системе реализованы функции автоматизации делопроизводства, учета документов, управления электронными архивами (DMS), административная регламентация деятельности и управление деловыми процессами, обеспечена защита информации от НСД и искажений, управление потоками документов (workflow) с жесткой и свободной маршрутизацией, интеграция в комплексную информационную систему предприятия (КИС) и АБС. Кроме того, в нее интегрированы система индексации и поиска ABBYY Retrieval & Morphology Engine, генератор отчетов Business Object Crystal Reports, MS Exchange Server, MS Office и другие офисные приложения, реализованы технологии ЭЦП и СКЗИ. Учет и регистрация документов производится в соответствии с государственным и ведомственным нормативам (ЕГС ДОУ и др.), что делает систему удобным решением для организаций с жесткой регламентацией документооборота. OPTiMA-WorkFlow обеспечивает защищенный документооборот, адаптированный под жесткие требования финансовых компаний. Российские и иностранные банки достаточно широко используют программные решения, выполненные на платформе OPTiMA-WorkFlow. Достаточно назвать успешные внедрения в Московском кредитном банке, Гран-банке (г. Екатеринбург), Национальном Банке Украины, Lateko Banka (Латвия), а также в ООО "Бухучет, Аудит, Консалт" и ЗАО "Скотт, Риггс и Флетчер (аудит)". По отзывам пользователей, система помогает интегрировать в рабочем процессе разные подразделения, в том числе и территориально удаленные друг от друга, информационные системы которые ранее были изолированы.

В то же время OPTiMA-WorkFlow постепенно эволюционирует в сторону расширения универсальности. В нее планируется интегрировать полноценный BPM-модуль, предоставляющий менеджерам точную топографию среды банка и делающий процесс управления прозрачным. Описание бизнес-процессов, полученное посредством BPM, может быть использовано для решения самых разных задач - от проектирования нового бизнеса до внедрения системы менеджмента качества или автоматизированной информационной системы.

Интеграция OPTiMA-WorkFlow и BPM - это способ убрать разрыв между требованиями к эффективной системе управления и сложившимся документооборотом. Ведь сегодня нередко автоматизируют документооборот, который уже не соответствует потребностям организации. А предварительное моделирование бизнес-процессов поможет спроектировать документооборот, который не будет повторять недостатки прежнего.

Таким образом, современная СЭД, подобная OPTiMA-WorkFlow, становится для банков центром автоматизации управленческих процессов, функционально дополняя АБС, и симбиоз двух платформ формирует по-настоящему развитую современную IT-инфраструктуру.

Е. Еськова,

менеджер по развитию продуктовой линии

"OPTiMA-WorkFlow" UpScale Soft

"Банковское дело в Москве", N 9, сентябрь 2006 г.