Автоматизация предприятий: проблемы и решения (В. Егорян, С. Башмаков, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 41, октябрь 2006 г.)

Автоматизация предприятий: проблемы и решения*(1)

Построение принципов учета и автоматизации

Установка любой системы автоматизации в компьютерной сети предприятия не представляет существенной сложности несмотря на то, что компьютеры и прочее оборудование необходимо проверить на соответствие техническим требованиям данной системы.

Более важными вопросами являются настройка системы и обучение конечных пользователей работе с ней. В понятие "настройка системы" в большинстве систем учета входят (на примере системы управление предприятием Business Control):

заполнение базовой информации о собственной компании - юридические лица и их структура, банковские счета и кассы, склады и их структура;

персонал компании - подразделения, должности, штатное расписание, заполнение справочника персонала;

номенклатура - заполнение справочника структуры товарно-материальных ценностей (в Business Control - "Группы номенклатуры"), а также заполнение (либо импорт) номенклатуры;

контрагенты - классификация контрагентов и заполнение категорий, заполнение справочника контрагентов;

финансы и бюджет - группы статей (направления расходов), справочник статей расходов и доходов, центры финансовой ответственности компании, группы периодов бюджетного планирования;

периоды бюджетного планирования;

управленческий учет - группы плана счетов (разделы баланса), группы счетов по назначению операций (разделы отчета о движении денежных средств), заполнение плана счетов, определение групп типовых хозяйственных операций по видам деятельности компании (группы ТХО), описание шаблонов типовых хозяйственных операций (задание корреспонденций счетов);

справочник "Проекты" для попроектного учета в системе;

настройка согласования документооборота - виды статусов документов ("предварительные", "к исполнению", "аннулированные" и пр.) для обеспечения документооборота, порядок согласования документа в системе и электронных подписей к ним (визирования).

Заполнение базовых справочников системы - важнейшая задача, от качества выполнения которой зависят все последующие аналитические возможности системы автоматизации предприятия. Отчасти эта задача решается на этапе его предварительного обследования, когда определяется точка "как должно быть" и закладывается основа будущего учета: какие доходы/расходы целесообразно разделять, как согласовывать документы между должностными лицами, какие отчеты необходимо регулярно видеть и пр. Именно здесь наступает момент, когда методика учета должна быть отработана для предприятия хотя бы на бумаге. Ее перенос в систему - дело минутное и несложное. Трудно определить, какой учет нужен предприятию, и построить его принципы так, чтобы в дальнейшем не пришлось их кардинально изменять. Главную роль в рабочей группе проекта будут играть те, кто составляет финансовую и организационную схемы, а также представляет, как функционирует бизнес в целом. это одна из причин того, что в рабочую группу проекта должны обязательно входить ведущие менеджеры компании.

Для разработки методики управленческого учета на предприятии необходимо, с одной стороны, знать предметную область (методики учета, товароведение, управление проектами и др.), а с другой - не отрываться от реальностей конкретного бизнеса, формулируя принципы учета именно так, как нужно предприятию. Business Control рекомендует включать в состав рабочей группы те ключевые фигуры из числа руководителей предприятия, которые способны и вправе:

разработать методику финансового учета;

организовывать управление данными о контрагентах;

строить товароведение и управление запасами;

формировать организационную структуру и принципы кадрового учета;

видоизменять бизнес-процессы и издавать соответствующие распоряжения.

Формирование учетной политики предприятия - самый трудно прогнозируемый по срокам этап проекта. Разброс в данном случае настолько огромен, что сказать что-либо определенное будет возможно только после окончания предварительного обследования. Есть компании, в которых этот этап занимает не более недели, причем вся работа сводится к заполнению справочников системы по образцам, предоставленным финансовым директором. Существуют предприятия, где начало постановки систем учета совпадает с началом внедрения и где этот этап может растянуться на многие месяцы.

Именно после того, как будут построены принципы учета и конфигурирования всех справочников системы, можно сказать, что выбранная система полностью адаптирована к потребностям предприятия и готова к использованию.

В. Егорян,

директор по развитию

С. Башмаков,

генеральный директор Компания MiraxSoft

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 41, октябрь 2006 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Продолжаем публикацию материалов из книги В. Егоряна и С. Башмакова "Как упорядочить хаос. Автоматизация предприятий: проблемы и решения".