Оформление дубликата трудовой книжки (А.В. Смолин, "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 9, сентябрь 2006 г.)

Оформление дубликата трудовой книжки

Нормативно-правовые акты, которыми следует руководствоваться

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечение ими работодателей установлен следующими нормативно-правовыми актами:

- Трудовым кодексом Российской Федерации;

- Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда Российской Федерации N 69 от 10.10.2003 года;

- Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации N 225 от 16.04.2003 года.

Случаи, в которых выдается дубликат

Дубликат трудовой книжки выдается организацией по месту последней работы в следующих случаях:

- при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной (может быть выдан по желанию работника);

- при утере трудовой книжки работником;

- при утрате трудовой книжки должностными лицами организации;

- если трудовая книжка пришла в негодность (замазана, обгорела, изорвана и т.д.).

Процедура оформления дубликата

Рассмотрим подробнее, как оформляется дубликат трудовой книжки и какие документы необходимы для его оформления.

При наличии записи, признанной недействительной, или если трудовая
книжка пришла в негодность

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в нее записи, признанной недействительной. Выдача дубликата трудовой книжки производится организацией по месту последней работы. Документы, подтверждающие стаж работы, предшествующий поступлению на данное предприятие, не требуются. При этом в правом верхнем углу первой страницы делается надпись "Дубликат". На первой странице прежней трудовой книжки пишется "Взамен выдан дубликат", и она возвращается владельцу для представления ее впоследствии в органы социального обеспечения для документального подтверждения трудового стажа до поступления на работу на предприятие, где выдан дубликат.

Если лицо потеряло трудовую книжку

Работник, потерявший трудовую книжку, должен сообщить об этом работодателю по последнему месту работы. Тот, в свою очередь, обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи им заявления. Если работник до поступления в данную организацию уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" в графу 3, прежде всего, вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организаций, периодов работы и должностей работника. После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записываются наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 указывается дата увольнения, а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающие стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются владельцу.

Кроме записи о работе в предпоследних организациях необходимо внести информацию и о работе и награждениях в организации, которая восстанавливает трудовую книжку.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

Образец трудовой книжки смотрите в Примере.

При массовой утрате работодателем трудовых книжек

При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъекта Российской Федерации.

В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций. Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы в данной организации осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия - на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности в одной организации или в одной системе. Если работник до поступления в данную организацию уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

Пример

Сведения о работе

ТК N 8604301

N записи ------ 1	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
	2			3	4
				Общий трудовой стаж до приема в Общество с
				ограниченной ответственностью "Совместный
				производственный кооператив" составляет 5 лет 8
				месяцев 18 дней
1	24	04	99	Принят в Общество с ограниченной ответственностью	Справка от 10.05.2006
				"Прометей" в административно-хозяйственную часть на	N 6
				должность инженера
2	31	07	01	Переведен в администрацию на должность заместителя	Справка от 10.05.2006
				директора по административно-хозяйственной части	N 6
3	01	06	03	Уволен по собственному желанию (пункт 3 статьи 77	Справка от 10.05.2006
				Трудового кодекса Российской Федерации)	N 6

Сведения о работе

ТК N 8604301

N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
4	07	06	03	Принят в Общество с ограниченной ответственностью	Справка от 11.05.2006
				"Гемма" в административно-хозяйственный отдел на	N 10
				должность заведующего хозяйством
5	18	01	05	Уволен по собственному желанию (пункт 3 статьи 77	Справка от 11.05.2006
				Трудового кодекса Российской Федерации)	N 10
6	12	05	06	Принят в Общество с ограниченной ответственностью	Приказ от 12.05.2006
				"Совместный производственный кооператив" в	N 17
				администрацию на должность коммерческого директора

А.В. Смолин,

заместитель директора по работе с персоналом

ООО "Светопрозрачные конструкции"

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 9, сентябрь 2006 г.