Где взять 25-й час? (Т.В. Курдюмова, "Бюджетный учет", N 9, сентябрь 2006 г.)

Где взять 25-й час?

Часто от бухгалтеров приходится слышать: "У нас аврал! Какая уж личная жизнь?!" Наши балансы, как правило, "горят" и составляются в последний момент. Можно, конечно, искать причину только лишь в подготовленных в последний момент поправках в Инструкцию, а можно и попытаться что-то изменить в себе.

Есть такая русская национальная черта - откладывать все "на потом". И хоть помним русскую поговорку "готовь сани летом", все равно беремся за них, когда уже на телеге не проедешь, по необходимости. Оттого и делаем все в спешке, с надрывом, задерживаясь до ночи на работе. Все равно не успеваем, нервничаем, срываемся на коллегах. Основная тому причина - неправильное планирование рабочего дня.

В теории управления временем ("тайм-менеджмент" на западный манер) одним из основных инструментов считается матрица Эйзенхауэра. Горизонтальная ось в ней будет означать срочность каких-то дел, которыми вы заняты, вертикальная ось - их важность. Эти две оси разобьют плоскость на четыре квадранта: срочное и важное, не срочное, но важное, неважное, но срочное, неважное и несрочное.

А теперь сядьте и напишите перечень всех дел, которые вы сделали за вчерашний день. Внимательно проанализируйте каждое дело - было ли оно важным, было ли срочным? Теперь около каждого пункта поставьте цифру: к какому квадранту вы относите каждый пункт получившегося у вас списка.

Квадрант I. Важное

Если квадрант I намного больше остальных, значит, не вы управляете ситуацией, а, наоборот, ситуация управляет вами (это, правда, не относится к людям, которых называют "кризисными управляющими": специальный тип людей, которые лучше всего действуют в критических ситуациях). Скорее всего у вас проблемы со стратегическим подходом.

Вы пытаетесь устранить течь на корабле, который вот-вот уйдет под воду. Человек, попавший в такую ситуацию, постоянно балансирует на грани стресса. У вас нет ни времени, ни сил обдумать перспективные планы. Вы пытаетесь вычерпать все прибывающую и прибывающую воду и в один прекрасный момент можете упасть замертво от сердечного приступа.

Причина. Скорее всего вы взвалили на себя слишком много, не доверяя своим сотрудникам, или просто не умеете делегировать обязанности, неправильно расставляете приоритеты. Вы целиком заняты важными проблемами сегодняшнего дня.

Что делать? Научиться делегировать обязанности, воспитывать себе дублера, который сможет заменить вас при необходимости. Важно планировать свою жизнь на несколько месяцев вперед. Постарайтесь пересмотреть свой подход к жизни, перенести центр тяжести вашей деятельности в квадрант II.

Пример. Переместимся на некоторое время вперед. Главный распорядитель обязал вас сдать баланс за девять месяцев. Представьте, что сегодня 25 сентября, а вы еще не перешли на Инструкцию N 25н и даже не разносили первичку в программе. В этом случае сдача отчетности попадет для вас в квадрант I. Это будет очень важно и уже очень срочно. Вернемся в сегодняшний день. Переход на Инструкцию N 25н не стал для вас менее важным... Но он не срочен. Еще можно успеть очень много. Сегодня он стоит в квадранте II.

Начните грамотно управлять своим временем. Расставьте приоритеты иначе. Переходите на жизнь в квадранте II. Задайте себе вопрос: "Что мне мешает начать переход сегодня?"

Многие главные бухгалтеры не разносят первичку, опасаясь, что после модернизации программного продукта придется заново вбивать каждую хозяйственную операцию. Документы собираются в стопки и ждут того самого 25-го числа, когда вы в панике будете днями и ночами сидеть за компьютером и вносить информацию. Что вполне возможно - к сожалению, не все разработчики, обновляя свои продукты, переводят обороты со старых счетов на новые автоматически.

Матрица Эйзенхауэра

рис. на с. 41!

Но такие форс-мажоры не относятся к проблеме управления временем.

Скорее это проблемы вашей устойчивости к манипуляциям со стороны других людей. Вы имеете право требовать, чтобы программисты учли все ваши пожелания при написании программ.

Вывод. Плохо ли заниматься делами, относящимися к квадранту I? На самом деле - нет. Но помните, что "постоянная нехватка времени" - результат вашего пребывания в этом квадранте. Оказавшись в нем, всегда задавайте себе вопрос: зачем я нахожусь там в данный момент? Что доминирует в вашем квадранте I - срочность или важность? Если срочность, то по мере снижения важности вы неизбежно соскользнете в квадрант III (о нем - ниже). Но если вы находитесь в квадранте I из-за важности решаемых вопросов, то по мере снижения срочности вы окажетесь в квадранте II.

Квадрант II. Важно, но несрочно

Если большинство ваших дел оказалось именно здесь, то вас можно поздравить! Это квадрант качества. Здесь мы осуществляем долгосрочное планирование, расставляем приоритеты, расширяем свои знания. Увеличение времени, затрачиваемого на дела из этого квадранта, повышает нашу дееспособность, в том числе профессиональную. Люди, у которых доминирует квадрант II, не страдают от нехватки времени.

В итоге... Вы концентрируетесь на главном, поскольку у вас достаточно времени спокойно поразмыслить о текущих и будущих делах.

Причина. Ваша система установления приоритетов хорошо подходит для вашей конкретной деятельности. Вы умеете делегировать обязанности и не тратите время на решение чужих проблем.

Квадрант III. Неважно, однако срочно

Вы попали в этот квадрант? Здесь находятся дела, которые попросту крадут у вас время, порождая иллюзию важности, но на самом деле эти вопросы, если они вообще важны, важны для кого-то другого. Здесь телефонные звонки, просьбы сотрудников других отделов, которые не потрудились попросить вас заблаговременно, визиты случайных посетителей, неожиданные требования руководства (например, к 16.00 представить сведения о денежных поступлениях и т.д.). Квадрант III - это призрак квадранта I.

В итоге... У вас нет времени на ваше "важное". Вы вновь вынуждены задерживаться на работе и в панике "носить воду".

Причина. В силу каких-то обстоятельств вы из всех своих должностных обязанностей выбрали только неважные. У вас нет ни четких целей, ни планов как на ближайшее время, так и на долгосрочную перспективу.

Что делать? Перенесите центр тяжести ваших дел в квадрант II, станьте незаменимым и действительно нужным сотрудником. Для этого надо немедленно пересмотреть лист приоритетов, графики выполнения задач, освоить все техники экономии времени (об этом читайте в следующих номерах "Бюджетного учета"). Практически все дела из квадранта II можно кому-то поручить, так что учитесь делегировать полномочия. И не забывайте, что делать больше за меньшее время совсем не значит делать то, что действительно нужно.

Квадрант IV. Неважные и несрочные дела

Если большинство ваших дел оказалось в этом квадранте, то непонятно, за что вам платят зарплату. Хотя маловероятно, что кто-то из представителей бухгалтерской профессии окажется в квадранте III или IV.

Итак, вашей первой задачей должно быть расширение квадранта II. Поскольку, сами понимаете, в квадранте IV вы вообще не должны находиться, то время на расширение "важного, но не срочного" нужно черпать в квадранте III. Научитесь расставлять приоритеты в зависимости от ситуации. Ведь чашка чая, выпитая с сотрудницей из соседнего отдела, может оказаться "срочной", если у вас уже болят от компьютера глаза, а может быть и простой тратой времени из квадранта IV.

Т.В. Курдюмова,

бизнес-тренер, консультант, руководитель Тренингового проекта

"БУХТренинги" (www.buhtrening.ru)

"Бюджетный учет", N 9, сентябрь 2006 г.