Вопрос: Общество заключило договор с другой организацией на подписание документов электронной цифровой подписью согласно ФЗ N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи". Согласно п. 7 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" Общество обязано предоставить копии документов на бумажных носителях органам, осуществляющим контроль в соответствии с законодательством, в суд и прокуратуру. Каким образом должны быть оформлены документы, подписанные электронной подписью, для предоставления в вышеназванные органы? (ООО "Аудит-новые технологии", июль, 2006 г.)

Общество заключило договор с другой организацией на подписание документов электронной цифровой подписью согласно ФЗ N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи".

Согласно п. 7 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" Общество обязано предоставить копии документов на бумажных носителях органам, осуществляющим контроль в соответствии с законодательством, в суд и прокуратуру.

Каким образом должны быть оформлены документы, подписанные электронной подписью, для предоставления в вышеназванные органы?

Порядок применения электронной цифровой подписи регулируется Федеральным законом "Об электронной цифровой подписи" от 10.01.2002 г. N 1-ФЗ.

В соответствии с указанным законом электронной цифровой подписью является реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе (ст. 3 Закона).

Электронная цифровая подпись в электронном документе является эквивалентом собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Действующее законодательство позволяет участникам правоотношений использовать в своей деятельности электронные документы с использованием электронной цифровой подписи, которая позволяет идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ, и защищает документ от подделки.

Однако за лицом, составляющим и хранящим документы на машинных носителях информации, закреплена обязанность изготавливать копии с электронных документов. Так, в соответствии с Федеральным законом "О бухгалтерском учете" от 21.11.1996г. N 129-ФЗ организация, составляющая документы на машинных носителях, обязана изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Однако ни закон "О бухгалтерском учете" ни закон "Об электронной цифровой подписи" не говорят о том, как должна быть сделана бумажная копия с электронного документа, и какие реквизиты она должна содержать.

Понятие копии документа установлено Государственным стандартом РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 г. N 28.

Так, под копией документа понимается документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Заверение копии документа придает копии юридическую силу.

Необходимо отметить, что в соответствии с нормами арбитражного и гражданского процесса сторона обязана представить в суд только надлежащим образом заверенные копии документов (ст. 77 АПК РФ, ст. 71 ГПК РФ).

Федеральный закон "О прокуратуре Российской Федерации" от 17.01.1992 г. N 2202-1 такого требования не содержит, но считаем, что скорей всего предоставляемые копии документов по требованию прокурора необходимо будет заверять.

На сегодняшний день порядок заверения копий документов установлен Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 г. N 9779-Х "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан".

Из-за отсутствия иного нормативного акта, указанный акт можно применять по аналогии. Кроме того, существует судебная практика о том, что нормы Указа Президиума ВС СССР распространяются и на взаимоотношения между юридическими лицами, мотивируя это тем, что поскольку в соответствии со ст. 49 Гражданского кодекса Российской Федерации юридическое лицо может иметь гражданские права, соответствующие целям деятельности, предусмотренным в его учредительных документах, и нести связанные с этой деятельностью обязанности, нормы приведенного Указа распространяются и на юридических лиц.*(1)

В соответствии с Указом Президиума ВС СССР верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

В некоторых государственных органах уже действует порядок изготовления копий электронных документов. Так, налоговые органы в случае необходимости изготовления копии электронного документа на бумажном носителе на копии указывают реквизиты документа-оригинала, а также дату и время изготовления копии.

Бумажные копии электронных документов заверяются уполномоченным должностным лицом налогового органа.*(2)

На сегодняшний день существует проект Федерального закона N 159016-4 "Об электронном документе", который призван регулировать особенности использования электронных документов гражданами Российской Федерации или зарегистрированными в соответствии с законодательством Российской Федерации юридическими лицами, определяет основные требования, предъявляемые к электронным документам, а также устанавливает правовое положение электронных документов в системе документооборота.

В соответствии с нормами указанного Проекта закона бумажной копией электронного документа является надлежащим образом, удостоверенная внешняя форма представления электронного документа на бумажном носителе.

Бумажные копии должны содержать указание на то, что они являются копиями электронного документа.

Удостоверение внешней формы электронного документа, зафиксированной на бумажном носителе, может осуществляться нотариусом или иным лицом, имеющим право совершать нотариальные действия. (ст. 11 Проекта закона)

Надеемся, что при принятии указанного закона в него внесут норму о заверении копии электронного документа не только нотариусом или иным лицом, имеющим право совершать нотариальные действия, но и уполномоченным организацией лицом.

Таким образом, учитывая вышеперечисленные нормы закона, надлежащим образом заверенной копией документа будет являться копия электронного документа, воспроизводящая информацию подлинного документа, заверенная нотариусом либо директором организации или уполномоченным организацией лицом и печатью организации. По нашему мнению, на бумажной копии электронного документа следует указать, что она является копией именно электронного документа.

Вывод

На сегодняшний день нет четкого законодательного регулирования изготовления бумажных копий электронного документа. Но, руководствуясь перечисленными нормативными актами, считаем, что бумажная копия электронного документа должна отражать информацию, содержащуюся в электронном документе, и должна быть заверена директором или уполномоченным организацией лицом и печатью организации.

15 июля 2006 г.

ООО "Аудит-новые технологии", июль, 2006 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Постановление ФАС Центрального округа от 20.07.2004 г. N А68-АП-122/Я-04.

*(2) Приказ МНС РФ от 10.12.2002 г. N БГ-3-32/705@ "Об организации и функционировании системы представлении налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи".