Документальное оформление поступления товаров в организации торговли (И.В. Барсукова, "Новое в бухгалтерском учете и отчетности", N 13, июль 2004 г.)

Документальное оформление поступления товаров в организации торговли

В Федеральном законе от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" большое значение придается правилам оформления первичных документов.

Основными хозяйственными процессами в торговле являются приобретение товаров и их дальнейшая реализация.

Порядок получения товаров организациями торговли предусматривается сторонами, заключившими договор. Приемка товаров может осуществляться на складе поставщика, а доставка - транспортом персонала организации-покупателя. Также приемка может быть на складе поставщика (при условии доставки товаров транспортной организацией); на станции железной дороги (пристани); порта назначения; на складе покупателя. Приемку товаров производит представитель организации-покупателя, являющийся материально ответственным лицом. Статья 244 ТК РФ предусматривает возможность заключения письменного договора о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности с работниками, достигшими возраста восемнадцати лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество. Перечни должностей и работ, при которых может вводиться материальная ответственность, а также типовой договор о полной индивидуальной материальной ответственности и типовой договор о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности утверждены Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 31 декабря 2002 г. N 85. При правильной организации материальной ответственности усиливается контроль за движением товарно-материальных ценностей, так как работник, получивший ценности под отчет и осуществляющий их прием, хранение и отпуск, отчитывается за них перед бухгалтерией. Согласно ст. 245 ТК РФ коллективная (бригадная) материальная ответственность может вводиться при совместном выполнении работниками отдельных видов работ, связанных с хранением, продажей (отпуском), перевозкой, применением или иным использованием переданных им ценностей, когда невозможно разграничить ответственность каждого работника. Типовым договором предусмотрена обязанность членов бригады в установленном порядке вести учет, составлять и своевременно представлять отчеты о движении и остатках ценностей.

Представитель организации-поставщика, производящий отпуск товаров со склада, должен убедиться в наличии доверенности на получение товара.

Согласно ст. 185-189 ГК РФ доверенностью признается уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации. Срок действия доверенности не может превышать трех лет. Если срок действия в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.

Лицо, которому выдана доверенность, должно лично совершать те действия, на которые оно уполномочено. Доверенность оформляется на бланках типовых форм. Доверенности как бланки строгой отчетности учитываются по корешку доверенности, который хранится в бухгалтерии с отметкой о ее получении и использовании или в журнале учета выданных доверенностей. Кроме обязательных доверенность содержит следующие реквизиты: срок действия (возможный срок получения и вывоза товара); номер и дату документа, являющегося основанием для отпуска товаров. В доверенности также приводятся наименование и краткое описание товаров, подлежащих получению с указанием единиц измерения и количества (прописью). Подпись получателя в доверенности должна быть удостоверена руководителем торговой организации и главным бухгалтером и заверена печатью организации. После получения товара в бухгалтерию организации представляются документы, подтверждающие совершение торговой операции, а в журнале учета выданных доверенностей проставляются номер и дата сопроводительных документов. Доверенность остается у поставщика.

При приемке товаров проверяется соответствие количественных и качественных характеристик данным сопроводительных документов. Приемка товаров производится по массе брутто и количеству мест, поставляемых в таре, а если товары не имеют тары, то - по массе нетто путем пересчета или взвешивания. Если товар принимается по массе брутто, то об этом делается надпись на сопроводительном документе и ставятся подписи материально ответственного лица, получившего товар, и лица, сдавшего его.

Момент расписки в товарном документе является моментом возникновения материальной ответственности лица, а также может быть моментом перехода права собственности к покупателю.

В качестве сопроводительных документов могут использоваться накладные и счета-фактуры.

В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. N 914 "Об утверждении правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг-продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость" отгрузка товаров, выполнение работ, оказание услуг оформляется составлением счета-фактуры. Для регистрации счетов-фактур, представляемых поставщиками, покупатель товаров ведет книгу покупок. Итоговые цифры по определенным графам книги используются при расчете сумм НДС, подлежащих зачету.

Формы первичных документов организации устанавливают в соответствии с Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций".

Форма N ТОРГ-12 "Товарная накладная" составляется в двух экземплярах: один остается у поставщика, другой передается покупателю. Налог на добавленную стоимость в ней выделяется отдельной строкой. Форма N ТОРГ-12 подписывается материально ответственными лицами, одно из которых отпустило товар, а другое - приняло, и заверяется печатями поставщика и получателя.

Форма N ТОРГ-10 "Спецификация" применяется, когда партия товара упаковывается в ящики, бочки и т.п. В спецификации перечисляется каждое отдельное место с указанием наименования группы товара, номера упаковочного ярлыка, вида упаковки, количества мест, штук, указывается масса брутто, масса тары. Упакованный товар передается покупателю по количеству мест или массе брутто под расписку на спецификации. Один экземпляр спецификации прилагается к счету-фактуре, направляемому покупателю, второй остается у поставщика.

Форма N ТОРГ-9 "Упаковочный ярлык" применяется при упаковке товара. Выписывается в трех экземплярах на каждое отдельное место, подписывается упаковщиком. Один экземпляр из трех вкладывается вместе с товаром в ящик, второй - с указанием массы каждого места - прилагается к счету-фактуре (если он не подлежит поящичной спецификации), третий - остается на складе.

Форма N ТОРГ-19 "Расходный отвес (спецификация)" применяется при отпуске всех видов товаров как приложение к накладной. Получателю передается один из двух экземпляров.

Сертификат о качестве удостоверяет качество фактически поставляемого товара и его соответствие условиям договора. В нем дается характеристика товара, либо подтверждается соответствие определенным стандартам или техническим условиям. Техническая документация (паспорта, схемы, инструкции и т.п.) представляется при поставке товаров длительного использования. К документам, удостоверяющим качество товара, относятся также протоколы испытаний, справки лабораторного анализа и т.д.

Приемка на складе поставщика может осуществляться и транспортной организацией, с которой покупатель заключил договор на автомобильные перевозки. Перевозка автомобильным транспортом оформляется товарно-транспортной накладной, которая может быть выписана в четырех или пяти экземплярах. Один экземпляр остается у поставщика, второй - предназначен покупателю, третий - используется в качестве пропуска на вывоз товаров от поставщика и передается в бюро пропусков, четвертый и пятый - сдают автотранспортной организации для расчетов за транспорт и как приложение к путевому листу.

Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов: товарного и транспортного. Товарный раздел заполняет поставщик. Этот раздел содержит сведения о поставщике и плательщике (наименования, адреса и банковские реквизиты); сведения о товаре и таре (артикул, наименование и краткое описание товара, количество мест, масса брутто, количество (масса нетто), цена, сумма, вид упаковки). Здесь же указывается сумма налога на добавленную стоимость в зависимости от ставки налога и суммы поставки; фиксируются подписи лиц, разрешивших отпуск товара, и подписи лиц, отпустивших и принявших товар.

Транспортный раздел указанного документа заполняется в ходе доставки товара. Он содержит следующие данные: дату; номер автомобиля и путевого листа; наименования и адреса заказчика (плательщика) товара, грузоотправителя и грузополучателя; пункт отгрузки и разгрузки (при необходимости); сведения о грузе, в частности: артикул, наименование и краткое описание товара, единицы измерения, количество единиц, цена за единицу, сумма поставки товара с учетом налога на добавленную стоимость. Кроме того, в накладной указываются сопровождающие груз документы, вид упаковки, количество мест.

После получения сопроводительных документов, проверки исправности тары материально ответственное лицо должно в присутствии представителя поставщика принять товар по количеству мест, массе брутто или количеству единиц и массе нетто по трафарету. Водитель-экспедитор ставит в товарно-транспортной накладной подпись о том, что груз к перевозке принял, заверяя штампом грузополучателя. Впоследствии водитель сдает груз материально ответственному лицу торговой организации. Сдача груза торговой организации должна быть оформлена распиской водителя-экспедитора, распиской получателя в товарно-транспортной накладной и штампом грузополучателя.

Если тара окажется неисправной, то груз проверяют в поврежденных местах. Составляется акт, о чем делают отметку в товарно-транспортной накладной.

Приемка товаров на станции железной дороги (пристани); порта назначения проводится материально ответственным лицом получателя (кладовщиками, экспедиторами и т.д.) при предъявлении доверенности, грузовой квитанции, паспорта. Получатель проверяет, обеспечена ли сохранность груза при перевозке. В частности, проверяются:

наличие на транспортных средствах (вагоне, цистерне, автофургоне и т.д.) или на контейнере пломб отправителя или пункта отправления (станции, пристани, порта), исправность пломб, оттиски на них, состояние вагона, иных транспортных средств или контейнера, наличие защитной маркировки груза и исправность тары;

соответствие наименования груза и транспортной маркировки на нем данным, указанным в транспортном документе;

соблюдение установленных правил перевозки и сроков доставки.

Оптовые торговые организации обязательно проверяют наличие груза по количеству мест или массе во всех случаях, когда такая обязанность возложена на них правилами, действующими на транспорте, и другими нормативными актами. В случае получения от транспортных органов груза без проверки количества мест, массы и состояния груза получатель обязан потребовать от транспортных органов отметки об этом на транспортном документе. В случае обнаружения недостачи товаров при приемке составляется коммерческий акт.

Если товары принимает кладовщик (заведующий складом), являющийся материально ответственным лицом, то он расписывается в получении товаров в сопроводительных документах. В случае поступления товаров без сопроводительных документов поставщика для оформления приемки полученных ценностей по фактическому наличию применяется форма N ТОРГ-4 "Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика". Такой акт составляют члены комиссии при участии материально ответственного лица. В форме акта указывается организация, дата, адрес, поставщик, грузоотправитель, место приемки товара, номер, наименование товара, потребительские признаки товара, единица измерения, количество мест, штук, масса брутто, масса нетто, цена, стоимость. Акт составляется в трех экземплярах. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается у материально ответственного лица.

На складе оптовых организаций товары принимаются при доставке поставщиком по массе брутто и количеству мест, а при необходимости и по массе нетто и количеству товарных единиц в каждом тарном листе. Оптовые организации, переотправляющие товары в таре или упаковке первоначального отправителя (изготовления), должны производить приемку товаров по количеству внутритарных мест в случаях, предусмотренных договорами, а также при несоответствии массы брутто фактической массе брутто, указанной в сопроводительных документах, либо в поврежденной, открытой или немаркированной таре, а также при наличии признаков порчи. Порядок приемки товаров на оптовых складах, а также сроки проведения приемки устанавливаются в договорах на поставку товаров.

Приемка на складе покупателя товаров по количеству и качеству производится согласно транспортным и сопроводительным документам отправителя (изготовителя), удостоверяющим количество, качество товаров, а также комплектность (технический паспорт, сертификат и др.). Обязательной сертификации подлежат, например, детская одежда, парфюмерия, косметика, товары народного потребления, имеющие контакты с незащищенными частями тела. В случае определения качества по образцу продавец предоставляет покупателю образцы товара, который его подтверждает.

Согласно Методическим указаниям по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденным приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. N 119н, оформление приемки материалов сопровождается выпиской приходного ордера (типовая межотраслевая форма N М-4, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а).

Для оформления приемки товаров по количеству, качеству, массе и комплектности может применяться форма N ТОРГ-1 "Акт о приемке товаров".

Если количество и качество товара соответствует данным, указанным в товаросопроводительных документах поставщика, то на документ поставщика (накладная, товарно-транспортная накладная и т.д.) накладывается штамп организации, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительном документе.

Такая возможность оформления приемки товарно-материальных ценностей предусмотрена в письме Минфина России от 29 октября 2002 г. N 16-00-14/414.

Образец штампа может выглядеть следующим образом.

Организация ЗАО "Символ"                             Приходный ордер N 15

            -----------                              от 28 апреля 2004 г.

Структурное подразделение       склад

                               ---------

Принял  зав.складом     Иванов           Иванов И.И.

       -------------   --------          ------------------

        должность       подпись          расшифровка подписи

Сдал    менеджер        Петров           Петров И.П.

       -------------   --------          ------------------

        должность       подпись          расшифровка подписи

Порядок оформления документов по приемке и оприходованию материалов должен быть закреплен в учетной политике организации.

Если в процессе приемки будут обнаружены недостача товара, несоответствия качества, маркировки поступивших товаров, тары или упаковки требованиям стандартов, технических условий, чертежам, образцам, договору либо данным, указанным в сопроводительных документах, то дальнейшая приемка товара приостанавливается. Покупатель должен принять меры к сохранности товара, не допуская смешения с другой однородной продукцией, и вызвать представителя поставщика (грузоотправителя) для составления двустороннего акта. Уведомление о вызове представителя отправителя (поставщика) должно быть направлено (передано) ему не позднее 24 часов, а при наличии скоропортящейся продукции - немедленно после обнаружения недостачи.

Если по каким-либо уважительным причинам работа по приемке прерывалась, причины, условия хранения и перерывы фиксируются в акте (время прибытия товара, время начала приемки, приостановления, возобновления, окончания).

Для составления двустороннего акта установлены: форма N ТОРГ-2 "Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей" - составляется на отечественные товары; форма N ТОРГ-3 "Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров" - составляется на импортные товары. В этих актах фиксируются наименования товаров, по которым установлены расхождения о количестве, качестве, комплектности по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика, а также в случаях несоответствия требованиям к качеству товаров, предусмотренным в договоре.

Акты составляются по результатам приемки, выполненной членами комиссии и экспертом организации, на которую возложено проведение экспертизы, с участием представителей поставщика и получателя, а также компетентного представителя незаинтересованной организации.

Акты составляются отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу.

Товары, по которым не установлены расхождения, в актах не перечисляются. Об этом делается отметка в конце акта следующего содержания: "По остальным товарно-материальным ценностям, перечисленным в сопроводительных документах поставщика, расхождений в количестве и качестве нет".

Акты являются основанием для предъявления претензии поставщику или транспортной организации, доставившей груз.

Для учета расчетов по претензиям, предъявляемым различным организациям, в том числе и поставщиками, а также по штрафам, пеням, неустойкам за несоблюдение организациями договорных обязательств служит субсчет 2 "Расчеты по претензиям" счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами". Аналитический учет на данном субсчете ведут по каждому дебитору и отдельным претензиям.

Бухгалтерская запись: Д 76, субсчет 2 - К 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" составляется при предъявлении поставщиками, транспортным и другим организациям претензий в следующих случаях:

при несоответствии цен и тарифов, указанных в счетах (после акцепта) и обусловленных договорами;

выявлении арифметических ошибок;

обнаружении несоответствия качества стандартам, техническим условиям, заказу;

по претензиям за недостачу груза в пути сверх величин, предусмотренных в договоре.

Если ошибки были обнаружены после того как записи по счету 41 "Товары" или счетам затрат были совершены исходя из цен и подсчетов, отфактурованных поставщиками, то запись в дебет субсчета 76-2 кредитуется с дебетованием:

счета 51 "Расчетные счета" и других счетов по учету денежных средств - на суммы поступивших платежей в размере удовлетворенных претензий к дебиторам;

счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" - при отказе суда во взыскании сумм потерь с поставщиков, транспортных и других организаций, ранее отнесенных в дебет субсчета 76-2.

По субсчету 76-2 возможны и другие записи.

Имеется ряд особенностей документального оформления поступления товаров в организации розничной торговли. Поступающие товары, в том числе импортные, приходуются по фактическому количеству и сумме. В связи с этим форма N ТОРГ-5 "Акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика" применяется для оформления приемки тары, а также упаковочных материалов, полученных при распаковке товаров в том случае, когда эти материалы не показываются отдельно в счетах поставщика, и их стоимость включена в цену товара. Первый экземпляр этого акта передается в бухгалтерию, второй - остается у материально ответственного лица.

Форма N ТОРГ-6 "Акт о завесе тары" применяется для оформления приемки и списания завеса тары. Завес тары - это разница между фактической массой тары и условной (по трафарету). Акт о завесе тары составляется членами комиссии с участием представителя заинтересованной организации. Если масса тары превышает массу, указанную в сопроводительных документах поставщика, один экземпляр акта с рекламацией направляется поставщику для возмещения. По некоторым товарам поставщики предоставляют скидки на завес тары. Если акт завеса тары составлен несвоевременно или неверно оформлен, то потери рассматриваются как потери сверх норм с установлением виновного лица. Данные о завесе тары регистрируются в журнале регистрации товарно-материальных ценностей, требующих завеса тары (форма N ТОРГ-7) на основании приемных товарных документов.

В магазинах, приобретших ткани, по всем или отдельным группам тканей в необходимых случаях до выпуска их в продажу производится перемеривание. Перемеривание производится членами комиссии. Выявленные излишки тканей приходуются на основании акта о перемеривании тканей (форма N ТОРГ-24).

При приемке яиц производится их контрольная (выборочная) проверка, о чем составляется акт. Акт о контрольной (выборочной) проверке яиц (форма N ТОРГ-22) составляется в одном экземпляре членами комиссии с участием специалиста по контролю за качеством и прикладывается к приемному акту. Если необходимо предъявить акт поставщику, то он составляется в двух экземплярах.

Кроме перечисленных документов в розничной торговле применяются и другие. Например, форма N ТОРГ-13 "Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары", форма N ТОРГ-14 "Расходно-приходная накладная (для мелкорозничной торговли)".

Форма N ТОРГ-13 применяется для учета движения товарно-материальных ценностей (товаров, тары) внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами. Этот документ составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Первый экземпляр служит сдающему подразделению основанием для списания ценностей, а второй - принимающему подразделению для их оприходования. Документ подписывается материально ответственными лицами, отпустившими и получившими ценности.

Форма N ТОРГ-14 применяется для оформления отпуска товаров на лотки, продавцам с тележек, разносов и т.п., на которые не составляются товарные отчеты. Накладная выписывается в двух экземплярах материально ответственным лицом, отпускающим товар: один - передается продавцу товара, а второй - остается в магазине. По окончании рабочего дня в накладной производится запись о сдаче продавцом выручки за проданные товары в кассу организации (магазина).

Кроме форм по учету торговых операций в Постановлении Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132 выделены в отдельные блоки унифицированные формы первичной учетной документации по учету:

торговых операций в комиссионной торговле;

операций в общественном питании;

торговых операций при продаже товаров в кредит;

денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин.

В случае необходимости организации имеют возможность использовать форму документа, разработанную самостоятельно с учетом требований, предъявляемых к первичным документам, и наличием всех необходимых реквизитов, и заявленную в учебной политике организации.

И.В. Барсукова,

доцент РЭА им. Г.В. Плеханова,

канд. экон. наук

"Новое в бухгалтерском учете и отчетности", N 13, июль 2004 г.