Вопрос: Обязательно ли при составлении номенклатуры дел первыми размещать заголовки дел с распорядительными документами вышестоящих органов, затем заголовки распорядительных документов предприятия и структурного подразделения? Можно ли составлять номенклатуру дел в произвольном порядке? ("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 9, сентябрь 2006 г.)

Обязательно ли при составлении номенклатуры дел первыми размещать заголовки дел с распорядительными документами вышестоящих органов, затем заголовки распорядительных документов предприятия и структурного подразделения? Можно ли составлять номенклатуру дел в произвольном порядке?

Порядок составления номенклатуры дел предприятия указан в ряде нормативных документов по делопроизводству. Обратимся к Основным правилам работы архивов организаций (утверждены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г., далее по тексту - Основные правила). В частности, в них написано, что вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Это общее требование к систематизации заголовков дел в номенклатуре. Соответственно, если, например, отдельные распорядительные документы разрабатываются в рамках какого-либо структурного подразделения предприятия, то такие документы располагаются в номенклатуре после распорядительных документов всего предприятия в целом. Аналогичен и порядок расположения дел с перепиской. Иначе говоря, после отчетов, которые обычно содержат обширную информацию о показателях работы предприятия в целом либо по каким-то отдельным направлениям его работы за год или иной период, идут отчеты отдельных структурных единиц.

Таким образом, составлять номенклатуру дел в произвольном порядке будет нарушением приведенных требований Основных правил. Так как, согласно пункту 3.4.1, номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации с указанием сроков их хранения по установленной форме.

В.В. Краснов,

заведующий архивом Росжелдорснаба -

филиала ОАО "Российские железные дороги":

1 сентября 2006 г.

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 9, сентябрь 2006 г.