Комментарий к письму Минфина РФ от 8 сентября 2006 г. N 03-03-04/1/660 (Е.О. Калинченко, "Нормативные акты для бухгалтера", N 19, октябрь 2006 г.)

Комментарий к письму Минфина РФ
от 8 сентября 2006 г. N 03-03-04/1/660

Фирмы, которые направляют сотрудников в командировки, должны возмещать им затраты, связанные со служебными поездками. Какими документами можно их подтвердить? Этот вопрос волнует многих бухгалтеров. В письме Минфина разъяснены некоторые особенности подтверждения расходов на загранкомандировку.

Подтверждаем загранкомандировку

При расчете налога на прибыль фирмы могут учитывать в полном объеме расходы на проезд сотрудника, затраты на проживание, оформление виз, паспортов, различные сборы. Главное, чтобы эти расходы были документально подтверждены и экономически обоснованны. Что же касается суточных, то они уменьшают прибыль в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 93.

Итак, какие же оправдательные документы должны быть? Во-первых, если возникла необходимость направить работника в командировку, руководитель подразделения должен составить служебное задание по форме N Т-10а. Этот документ, утвержденный директором, является основанием для издания приказа о направлении в командировку. Его нужно оформлять по форме N Т-9 или по форме N Т-9а. В приказе указывают, кто, куда, с какой целью и на какой срок направляется в командировку.

Кроме того, составляют командировочное удостоверение по форме N Т-10. Этот документ, а также форма приказа и служебного задания утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. На командировочном удостоверении в каждом пункте назначения должны быть проставлены отметки о дате прибытия и выбытия.

Однако, если сотрудник направляется за рубеж, оформлять командировочное удостоверение не нужно. Время нахождения в командировке будет определяться на основании отметок о пересечении границы в паспорте. В отношении сотрудников бюджетных учреждений такой порядок предусмотрен постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 N 812. Но и на командировки работников коммерческих фирм он распространяется в полной мере (письмо Минфина России от 17.05.2006 N 03-03-04/1/469).

После возращения сотрудник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет. Его форма N АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55. Также работнику необходимо сдать командировочное удостоверение и служебное задание с отчетом о выполнении. Ну и, конечно, к авансовому расчету командированный должен приложить документы, которые подтверждают его расходы (билеты, счета за проживание).

Казалось бы, все просто. Однако бухгалтер может столкнуться, например, с отсутствием билета в документарной форме или отметок в загранпаспорте о пересечении границ между европейскими государствами. Как подтвердить командировочные расходы в такой ситуации, пояснил Минфин в опубликованном письме.

Перелет по электронному авиабилету

В России предусмотрена продажа только бумажных билетов. Однако за рубежом есть возможность купить билет при помощи бездокументарной технологии E-tiket через Интернет или даже с помощью мобильного телефона. В таком случае у командированного не будет на руках никакого бумажного авиабилета. Но, как разъясняет Минфин, это вовсе не препятствие для учета расходов на проезд. Действительно, ведь для подтверждения расходов Налоговый кодекс позволяет использовать и документы, оформленные в соответствии с обычаями делового оборота. Таким образом, чтобы подтвердить затраты на проезд, к авансовому отчету нужно будет приложить лишь распечатку электронного билета и посадочный талон.

Служебный вояж по странам "шенгена"

Время, проведенное сотрудником в зарубежной командировке, определяют на основании отметок в загранпаспорте. Однако, например, на границе между государствами, входящими в Шенгенскую группу, такие отметки не ставят. Как в таком случае подтвердить период пребывания в той или иной стране и даты пересечения границы?

Решение этого вопроса имеет принципиальное значения для расчета суточных. Дело в том, что их выплачивают за каждый день командировки. При этом за день пересечения границы при выезде из нашей страны суточные нужно платить по нормам государства назначения, а при возвращении - по российским. Если же работник направлен сразу в несколько стран, суточные за дни пересечения границ между ними нужно рассчитывать по нормам, установленным для той страны, в которую направляется командированный (письмо Минтруда России и Минфина России от 17.05.96 N 1037-ИХ).

Как указал Минфин, если у сотрудника нет ни отметок в паспорте, ни командировочного удостоверения, основанием для расчета суточных могут служить приказ руководителя, билеты (в т.ч. распечатки электронных билетов), счета за проживание в гостиницах.

Пример

ООО "АльфаКомпани" в сентябре 2006 года направило менеджера Симонова Л.И. в командировку в Германию и Данию. По распоряжению руководителя суточные компенсируются за каждый день нахождения в командировке в Германии из расчета 65 долл. США, в Дании - 70 долл. США, а в России - 100 руб. Симонов пересек российскую границу при выезде в командировку 18 сентября, а при возвращении - 22 сентября. Отметок о пересечении границы при выезде из Германии в Данию в паспорте нет. Однако по данным авиабилета видно, что Симонов вылетел из Германии 21 сентября.

Авансовый отчет Симонова руководитель утвердил 25 сентября 2006 года. Курс доллара США в этот день составил 26,6712 руб./USD. Бухгалтер рассчитал суточные так:

(3 дн. х 65 USD + 1 дн. х 70 USD ) х 26,6712 руб./ USD + 1 дн. х 100 руб. = 7167,87 руб.

Е.О. Калинченко,

эксперт "НА"

"Нормативные акты для бухгалтера", N 19, октябрь 2006 г.