Вопрос: Сотрудник организации направляется в служебную командировку за границу. Должна организация выдать ему аванс на командировочные расходы в валюте или в рублях? Каков порядок возмещения сотруднику расходов, связанных со служебной командировкой? ("Новое в бухгалтерском учете и отчетности", N 9, май 2004 г.)

Сотрудник организации направляется в служебную командировку за границу. Должна организация выдать ему аванс на командировочные расходы в валюте или в рублях? Каков порядок возмещения сотруднику расходов, связанных со служебной командировкой?

Направляя сотрудника в служебную командировку за рубеж, организация может выдать в виде аванса на командировочные расходы как наличную иностранную валюту, так и рубли.

Порядок проведения операции с иностранной валютой регулируется Законом РФ "О валютном регулировании и валютном контроле" от 9 октября 1992 г. N 3615-I (далее - Закон о валютном регулировании).

В соответствии с подп. "г" п. 9 cт. 1 указанного Закона оплата расходов, связанных с командированием работников за рубеж, признается текущей валютной операцией. Согласно п. 1 ст. 6 Закона резиденты осуществляют текущие валютные операции без ограничений.

Пункт 1 ст. 4 Закона предоставляет резидентам право покупать иностранную валюту на внутреннем валютном рынке Российской Федерации в порядке и на цели, определяемые Центральным банком Российской Федерации.

Порядок приобретения наличной иностранной валюты организациями регламентирован Положением о порядке покупки и выдаче иностранной валюты для оплаты командировочных расходов, утвержденным Банком России 25 июня 1997 г. N 62.

Физическое лицо - резидент приобретает наличную иностранную валюту только через уполномоченные банки.

Таким образом, наличная иностранная валюта может быть приобретена командированным сотрудником за рубли в обменном пункте в том случае, если он получил аванс на загранкомандировку в рублях. Обменный пункт выдаст ему справку по форме N 0406007, которая послужит подтверждением правомерности совершенной операции покупки валюты и станет разрешением на вывоз иностранной валюты за границу.

Если аванс на командировочные расходы на загранкомандировку выдан из кассы организации в рублях, то порядок совершения операций с наличными рублями должен регулироваться Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета Директоров Банка России от 22 сентября 1999 г. N 40 (письмо Банка России от 4 октября 1993 г. N 18).

В соответствии с п. 11 данного Порядка лицо, получившее наличные деньги под отчет, обязано не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который эти деньги выданы, или со дня возвращения лица из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет.

Если аванс на командировочные расходы на загранкомандировку выдан из кассы организации наличной иностранной валютой, то порядок совершения кассовых операций регулируется Положением о порядке покупки и выдаче иностранной валюты для оплаты командировочных расходов.

В силу п. 6.1 данного Положения по окончании служебной командировки за пределы Российской Федерации командируемое лицо обязано представить в бухгалтерию организации авансовый отчет в течение 10 календарных дней с даты окончания служебной командировки за пределы Российской Федерации.

Таким образом, основанием для отражения в бухгалтерском учете организации фактически произведенных расходов по загранкомандировке независимо от вида денежных средств, выданных на командировочные расходы, является представленный командированным лицом авансовый отчет.

Согласно п. 6.6 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. N 33н, пересчет в рубли расходов, произведенных командированным лицом в иностранной валюте, осуществляется по курсу Банка России на дату представления авансового отчета.

Порядок возмещения расходов, связанных со служебной командировкой, установлен ст. 168 ТК РФ. Работодатель обязан возмещать командированному работнику:

расходы на проезд;

расходы на найм жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Расходы по возмещению сотруднику дополнительных расходов, связанных с приобретением наличной иностранной валюты, также может компенсировать работодатель.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

В подтверждение фактически произведенных расходов к авансовому отчету должны быть приложены первичные документы:

проездные документы, квитанции сборов, квитанции за пользование постельными принадлежностями;

счета гостиницы;

документы, подтверждающие расходы на оформление загранпаспорта, визы, приглашений и других аналогичных документов.

Суточные, подлежащие компенсации командированному лицу, должны рассчитываться по курсу Банка России также на дату представления авансового отчета.

Отметим, что приложение к авансовому отчету справки обменного пункта или банка страны, в которой командированное лицо приобрело наличную иностранную валюту, является обязательным, так как данный документ подтверждает законность совершенных командированным лицом валютных операций.

Для целей налогового учета согласно подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, относятся расходы на командировки, в частности:

расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

расходы на наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов на пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

суточные и (или) полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ;

расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Комиссия банка за приобретение наличной иностранной валюты командированным лицом этим перечнем не предусмотрена, следовательно, для целей налогового учета данные расходы не принимаются.

Н.С. Минеева,

старший эксперт компании "ФБК"

1 мая 2004 г.

"Новое в бухгалтерском учете и отчетности", N 9, май 2004 г.