Трудовые книжки: оформление, учет, хранение (И.Э. Гущина, "Новое в бухгалтерском учете и отчетности", N 21, ноябрь 2006 г.)

Трудовые книжки: оформление, учет, хранение

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Изменения, внесенные в ТК РФ*(1), затронули и порядок ее оформления и ведения. Расширен круг работодателей, обязанных вносить записи в трудовую книжку, определены порядок действий работодателя при ее утрате работником и случаи, при которых работодатель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки на руки работнику.

Оформление трудовой книжки

При заключении трудового договора наряду с другими документами потенциальный работник представляет работодателю трудовую книжку (ст. 65 ТК РФ). Форма трудовой книжки, вкладыша в нее, а также Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила) утверждены Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках".

Работодатель не может требовать трудовую книжку у поступающего на работу лица, если трудовой договор заключается на условиях совместительства (трудовая книжка совместителей находится по основному месту работы)*(2).

Не исключена и ситуация, когда трудовая книжка работником утрачена (потеряна, повреждена и т.д.). По письменному заявлению работника, в котором должна быть указана причина ее отсутствия, работодатель обязан оформить новую трудовую книжку (ст. 65 ТК РФ).

На лиц, поступающих на работу впервые (если данное место работы является для работника основным), трудовая книжка оформляется работодателем в течение недели с момента приема (ст. 65,66 ТК РФ, п. 8 Правил).

К работодателям, в обязанности которых входит ведение трудовых книжек (в том числе и их оформление лицам, поступающим на работу впервые), относятся индивидуальные предприниматели; частные нотариусы; адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, и иные лица, чья профессиональная деятельность подлежит государственной регистрации и (или) лицензированию, вступившие в трудовые отношения с работниками (ст. 20, 66, 309 ТК РФ).

Согласно п. 9,10 Правил и ст. 66 ТК РФ в трудовую книжку вносятся:

- фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность работника;

- сведения о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу, увольнении, а также о награждениях.

Основания прекращения трудового договора указываются в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующую статью, ее часть и пункт. Сведения о взысканиях (кроме случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение) в трудовую книжку не заносятся.

Порядок заполнения трудовых книжек, а также вкладышей в них и дубликатов трудовых книжек установлен Инструкцией по заполнению трудовых книжек*(3) (далее - Инструкция).

При заполнении трудовых книжек должны соблюдаться следующие правила:

- даты во всех разделах трудовой книжки записываются арабскими цифрами: число и месяц - двузначным числом, год - четырехзначным (п. 1.1 Инструкции). Если работник принят на работу 10 октября 2006 г., в трудовой книжке делается запись: "10.10.2006";

- все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений (п. 1.1 Инструкции). Например: "Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации";

- по желанию работника в трудовую книжку по месту основной работы вносятся сведения о совместительстве на основании подтверждающих документов - трудового договора и приказа о приеме на работу по совместительству (ст. 66 ТК РФ, п. 3.1 Инструкции). Запись в трудовой книжке: "Принят на работу по совместительству в Общество с ограниченной ответственностью "Б" на должность бухгалтера";

- в случае изменения названия организации в трудовой книжке отдельной строкой в разделе "Сведения о работе" делается

соответствующая запись (п. 3.2 Инструкции). Например:

- графа 3: "Общество с ограниченной ответственностью "Учебный комбинат" с 1 октября 2006 г. переименовано в Общество с ограниченной ответственностью "Учебно-производственный комбинат"",

- графа 4 (основание): "Приказ от 20.09.2006 N 75".

Если в трудовой книжке уже заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш. Он оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка, но без трудовой книжки недействителен. При выдаче каждого вкладыша в трудовую книжку ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указываются его серия и номер.

Трудовые книжки хранятся у работодателя. Работнику его трудовая книжка выдается работодателем только в день увольнения, т.е. в день прекращения трудового договора (ст. 84.1 ТК РФ). Датой увольнения (прекращения трудового договора) считается последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником (п. 5.1 Инструкции).

Если выдать трудовую книжку работнику в день увольнения нет возможности (в связи с отсутствием его на работе или отказом от получения трудовой книжки на руки), работодатель отправляет работнику уведомление о необходимости прибыть за трудовой книжкой самому либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Согласно ст. 84.1 ТК РФ работодатель также не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки при несовпадении последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений, а именно в случаях:

- прогула работника;

- осуждения работника к наказанию, исключающему продолжение прежней работы;

- увольнения женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в соответствии со ст. 261 ТК РФ.

Работнику, не получившему после увольнения трудовую книжку, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня его письменного обращения (ст. 84.1 ТК РФ).

Учет бланков трудовых книжек

Приобретение и ведение трудовых книжек - обязанности работодателя, установленные ст. 65, 66 ТК РФ. При выдаче трудовой книжки или вкладыша в нее работнику работодатель взимает с него плату, которая определяется размером расходов на приобретение соответствующих бланков (п. 47 Правил). Таким образом работник компенсирует затраты работодателя. Исключениями из этого общего правила являются только три случая (п. 34, 48 Правил):

- массовая утрата работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства);

- неправильное первичное заполнение трудовой книжки или вкладыша в нее;

- порча бланка трудовой книжки или вкладыша в нее не по вине работника (например, пожар, авария)*(4).

При получении от работника денежных средств (при выдаче ему трудовой книжки или вкладыша в нее) в качестве компенсации расходов работодателя на приобретение соответствующих бланков обязанности по применению ККТ у организации не возникает.

По мнению автора, при взимании с работника платы за бланк трудовой книжки (вкладыша) не происходит реализации товара, поскольку бланки приобретаются работодателем не с целью дальнейшей передачи по договору купли-продажи*(5), а во исполнение обязанностей, установленных трудовым законодательством*(6). Однако ряд специалистов (в том числе и представляющих налоговые органы) полагают, что происходит передача права собственности за плату и соответственно реализация.

Автор рекомендует работодателю обеспечивать работников бланками трудовых книжек и вкладышей к ним за свой счет, не взимая платы. Такой порядок должен быть включен в коллективный договор и правила внутреннего распорядка.

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей в них (п. 44 Правил). Бланки приобретаются за плату по договору с Объединением "ГОЗНАК" или специальными распространителями (п. 46 Правил, п. 4 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку*(7)). Они хранятся как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. По окончании каждого месяца в бухгалтерию организации им представляется отчет о наличии бланков и о суммах компенсации, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них (с приложением приходного кассового ордера).

На основании п. 40 Правил с целью учета движения трудовых книжек, а также бланков трудовых книжек и вкладышей в них работодатель ведет:

- приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее*(8). Работники бухгалтерии вносят в нее сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладышей, с указанием серии и номера;

- книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них*(8). Кадровая служба регистрирует в ней все трудовые книжки вкладыши в них (с указанием серии номера), принятые от работников при поступлении на работу, а также выданные работникам вновь.

Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил).

Для обобщения информации о наличии и движении находящихся на хранении и выдаваемых под отчет бланков строгой отчетности в бухгалтерском учете предназначен забалансовый счет 006 "Бланки строгой отчетности". Аналитический учет по этому счету ведется по каждому виду бланков строгой отчетности и местам их хранения в условной оценке.

Для целей бухгалтерского учета приобретенные бланки могут быть классифицированы как активы, используемые для управленческих нужд (п. 2 ПБУ 5/01*(9)). По мнению автора, их следует учитывать в составе материально-производственных запасов (МПЗ) на счете 10 "Материалы", к которому открывается отдельный субсчет "Бланки трудовых книжек" (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций*(10)). Выдача бланков лицу, ответственному за ведение трудовых книжек (для оформления), учитывается как выбытие МПЗ. Стоимость выбывших бланков зачисляется на соответствующие счета учета затрат (п. 93 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов*(11)).

Если согласно коллективному договору работодатель оплачивает расходы на приобретение бланков трудовых книжек самостоятельно, то указанные затраты относятся на счет 26 "Общехозяйственные расходы". При условии последующего возмещения работником стоимости бланка эти расходы являются прочими операционными и учитываются на счете 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 2 "Прочие расходы".

НДС, предъявленный организацией-продавцом и уплаченный при приобретении бланков трудовых книжек, принимается к вычету на общих основаниях (ст. 171 и 172 НК РФ).

Для учета расчетов, связанных с компенсацией работником стоимости бланков трудовой книжки или вкладыша в нее, применяется счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" в корреспонденции со счетом 91. При получении с работника платы за бланк сумма денежных поступлений отражается по дебету счета 50 "Касса" и кредиту счета 73 на основании приходного кассового ордера. По заявлению работника стоимость бланка может быть удержана из его заработной платы, тогда в бухгалтерском учете делается запись по дебету счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и кредиту счета 73.

В налоговом учете стоимость выбывших бланков трудовых книжек и вкладышей к ним включается в состав материальных расходов (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). Сумма компенсации расходов на приобретение бланков трудовых книжек, полученная от работников, включается в состав внереализационных доходов на дату поступления денежных средств в кассу (на расчетный счет) работодателя, а также погашения задолженности иным способом (подп. 2 п. 4 ст. 271, п. 2 ст. 273 НК РФ).

Пример 1. В октябре 2006 г. предприятие приобрело у организации-распространителя 10 бланков трудовых книжек по цене 75 руб. каждый на общую сумму 750 руб. (в том числе НДС -114,4 руб.). Правилами внутреннего распорядка организации установлено, что работники компенсируют стоимость оформленных на них бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. В ноябре 2006 г. один бланк трудовой книжки был выдан инспектору отдела кадров для оформления на работу лица, принимаемого на работу впервые. Работник возместил стоимость бланка, заплатив деньги в кассу организации.

В бухгалтерском учете предприятия делаются следующие записи:

в октябре 2006 г.

Д 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" - К 51 "Расчетные счета" - 750 руб. - оплачены бланки трудовых книжек;

Д 10 - К 76 - 635,6 руб. (750 руб. - 114,4 руб.) - оприходованы бланки трудовых книжек;

Д 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" - К 76 - 114,4 руб. - отражена сумма НДС, предъявленная поставщиком;

Д 68 "Расчеты по налогам и сборам" - К 19 - 114,4 руб. - принята к вычету сумма НДС, указанная в счете-фактуре организации-распространителя;

Д 006 - 635,6 руб. - учтены бланки на забалансовом счете;

в ноябре 2006 г.

Д 91-2 - К 10 - 63,56 руб. - учтена в составе прочих расходов стоимость бланка, выданного инспектору отдела кадров;

Д 50 "Касса" - К 73 - 75 руб. - внесены работником денежные средства в кассу предприятия за бланк трудовой книжки (с учетом НДС);

Д 73 - К 91, субсчет 1 "Прочие доходы" - 63,56 руб. - учтена компенсация за бланк трудовой книжки, полученная от работника;

Д 91-2 - К 68 - 11,4 руб. - начислен НДС со стоимости выданного бланка;

К 006 - 63,56 руб. - снят с забалансового учета один бланк.

Пример 2. В октябре 2006 г. предприятие приобрело у организации-распространителя 5 бланков трудовых книжек по цене 75 руб. на общую сумму 375 руб. (в том числе НДС - 57,2 руб.). Коллективным договором и правилами внутреннего распорядка предприятия установлено, что работникам, принимаемым на работу впервые, трудовая книжка оформляется за счет работодателя. В ноябре 2006 г. один бланк трудовой книжки был выдан инспектору отдела кадров для оформления такому работнику.

В бухгалтерском учете предприятия делаются следующие записи:

в октябре 2006 г.

Д 76 - К 51 - 375 руб. (5 шт. х 75 руб./шт.) - оплачены бланки трудовых книжек;

Д 10 - К 76 - 317,8 руб. - оприходованы бланки трудовых книжек;

Д 19 - К 76 - 57,2 руб. - отражена сумма НДС, предъявленная поставщиком;

Д 68 - К 19 - 57,2 руб. - принята к вычету сумма НДС, указанна в счете-фактуре организации-распространителя;

Д 006 - 317,8 руб. - учтены бланки на забалансовом счете;

в ноябре 2006 г.

Д 26 "Общехозяйственные расходы" - К 10 - 63,56 руб. - учтена в составе расходов стоимость бланка, выданного инспектору отдела кадров;

К 006 - 63,56 руб. - снят с забалансового учета один бланк. НБУ

И.Э. Гущина,

доцент кафедры бухгалтерского учета

и аудита Академии труда и социальных отношений,

канд. экон. наук

"Новое в бухгалтерском учете и отчетности", N 21, ноябрь 2006 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Федеральный закон от 30 июня 2006 г. N 90-ФЗ.

*(2) Трудовое законодательство не обязывает совместителя предъявлять работодателю документы, подтверждающие факт основной работы.

*(3) Утверждена Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69.

*(4) В бухгалтерском учете затраты отражаются на счете 99 "Прибыли и убытки".

*(5) Договор купли-продажи согласно ст. 421 ГК РФ предполагает свободу заключения.

*(6) См. также Постановление ФАС Северо-Западного округа от 1 октября 2003 г. по делу N А26-5317/02-28.

*(7) Утвержден приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. N 117н.

*(8) Утверждена Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69.

*(9) Положение по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01 утверждено приказом Минфина России от 9 июня 2001 г. N 44н.

*(10) Утверждена приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. N 94н.

*(11) Утверждены приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. N 119н.