НДС при расчетах наличными денежными средствами (О.А. Курбангалеева, "Новое в бухгалтерском учете и отчетности", N 24, декабрь 2003 г.)

НДС при расчетах наличными денежными средствами

На каждую операцию, признаваемую объектом обложения НДС, организация-продавец должна выписывать счет-фактуру (п. 3 ст. 169 НК РФ). Данный документ оформляется не позднее пяти дней с даты отгрузки товаров покупателю в двух экземплярах: первый экземпляр передается покупателю, второй остается в бухгалтерии организации. Требования к составлению счетов-фактур изложены в п. 5 ст. 169 НК РФ.

Выписанный счет-фактура регистрируется в книге продаж. Правила ведения книг продаж при расчетах по НДС утверждены Постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. N 914, где сказано, что регистрировать счета-фактуры в книге продаж нужно в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство (п. 17 Правил).

Значит, если организация рассчитывает сумму НДС "по отгрузке", то счета-фактуры следует регистрировать в книге продаж в день отгрузки товаров. Если же организация определяет выручку "по оплате", то в книге продаж счета-фактуры нужно регистрировать в день оплаты отгруженных товаров.

При оплате отгруженного товара частями один и тот же счет-фактура может быть зарегистрирован в книге продаж несколько раз.

Все изложенное относится только к организациям, являющимся плательщиками НДС. Организации, перешедшие на упрощенную систему налогообложения, учета и отчетности, на уплату единого налога на вмененный доход или освобожденные от уплаты НДС на основании ст. 145 НК РФ, счета-фактуры не выставляют. Кроме того, организации, занимающиеся розничной торговлей, вместо счетов-фактур выдают покупателям кассовые чеки. Но это относится к ситуациям, когда покупателем является физическое лицо.

При расчетах с населением организации, занимающиеся розничной торговлей, регистрируют в книге продаж ленты контрольно-кассовых машин (п. 16 Правил). Как правило, в конце каждого рабочего дня кассир-операционист распечатывает Z-отчет. В нем отражается выручка, поступившая в кассу за день, и общий итог сумм, пробитых на данной ККТ с начала ее функционирования. При формировании Z-отчета накопленная выручка фиксируется в памяти ККТ, а счетчик дневной выручки обнуляется. На основании Z-отчета, который был напечатан в конце рабочего дня, данные о выручке от реализации товаров в тот же день вписываются в книгу продаж: в графе 1 указывается дата и номер Z-отчета, графы 2, 3 и 3а не заполняются, в графе 4 приводится сумма выручки за день без учета налога с продаж, в графе 5а или 6а - сумма выручки без НДС, в графе 5б или 6б - сумма НДС.

С момента вступления в силу Федерального закона от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (далее - Закон о ККТ), т.е. с 28 июня 2003 г., организации, занимающиеся торговлей, должны пробивать кассовые чеки при любых наличных денежных расчетах или при расчетах с использованием платежных карт. Исключение сделано для организаций и индивидуальных предпринимателей:

оказывающих населению бытовые услуги и оформляющих при приеме наличных денег бланки строгой отчетности (п. 2 ст. 2 Закона о ККТ);

занимающихся видами деятельности, перечисленными в п. 3 ст. 2 Закона о ККТ, или работающих в отдаленных и труднодоступных местностях.

Таким образом, организации и индивидуальные предприниматели обязаны выдавать кассовый чек любому покупателю, который рассчитался наличными деньгами или платежной картой, в том числе и юридическому лицу, а затем регистрировать итоговые значения Z-отчетов в книге продаж.

Складывается следующая ситуация. Организация, занимающаяся торговлей, отгрузила юридическому лицу товары и должна выставить счет-фактуру. Получив от юридического лица наличные деньги или оплату с помощью платежной карты, организация обязана выдать ему кассовый чек. Затем бухгалтер торговой организации регистрирует в книге продаж выданный юридическому лицу счет-фактуру и контрольную ленту.

Сумма НДС, которую организация получила в ходе продажи товаров, отражается в книге продаж дважды: первый раз - при регистрации счета-фактуры, второй раз - при регистрации контрольной ленты. В результате НДС, подлежащий уплате в бюджет, будет завышен.

Многие специалисты-бухгалтеры уже давно решили, что в этой ситуации отражать в книге продаж нужно что-то одно: либо счета-фактуры, либо выручку согласно Z-отчету, только сомневались в том, что лучше выбрать.

Ответ на этот вопрос был дан в письме департамента налоговой политики Минфина России от 6 августа 2003 г. N 04-03-11/63, где содержатся разъяснения о порядке заполнения книги продаж в том случае, когда за реализованные товары юридические лица получают наличную оплату или же оплата производится с помощью платежных карт.

По мнению Минфина России в такой ситуации в книге продаж необходимо регистрировать только счета-фактуры, а общий итог выручки по контрольной ленте нужно уменьшить на суммы выручки по уже зарегистрированным счетам-фактурам.

Чтобы упростить эту процедуру, можно настроить ККТ таким образом, чтобы по одной секции пробивались чеки физическим лицам, а по другой - юридическим лицам.

В конце дня сумму выручки, поступившей от граждан и зафиксированной на контрольной ленте как выручка первой секции, нужно отразить в книге продаж, а сумму выручки, полученной от организаций и зафиксированной на контрольной ленте как выручка второй секции, указывать в книге продаж не нужно.

Если у организации нет возможности пробивать выручку, полученную от юридических и физических лиц, по разным секциям, то при заполнении книги продаж можно поступить так, как описано в примере.

Пример. ООО "Перспектива" продает товары только за наличный расчет и имеет только один контрольно-кассовый аппарат. Товары отпускаются покупателям сразу же после их оплаты, облагаются НДС по ставке 20% и налогом с продаж по ставке 5%. Покупателями ООО "Перспектива" являются как физические, так и юридические лица.

13 октября 2003 г. был выставлен счет-фактура на сумму 12 000 руб., в том числе НДС - 2000 руб. Со штампом "оплачено" он поступил в бухгалтерию ООО "Перспектива". Бухгалтер ООО "Перспектива" зарегистрировал этот счет-фактуру в книге продаж, указав в графе 4 выручку с учетом НДС - 12 000 руб., в графе 5а - выручку без учета НДС - 10 000 руб., а в графе 5б - сумму НДС - 2000 руб.

В конце дня в кассу организации кассир-операционист сдал выручку вместе с Z-отчетом. Общая сумма выручки по Z-отчету составила 67 410 руб. Бухгалтер рассчитал сумму налога с продаж:

67 410 руб. : 105 х 5 = 3 210 руб.

Затем он уменьшил общую сумму выручки по Z-отчету на сумму налога с продаж:

67 410 руб. - 3 210 руб. = 64 200 руб.

Полученную сумму бухгалтер уменьшил на выручку, указанную в счете-фактуре:

64 200 руб. - 12 000 руб. = 52 200 руб.

В графе 4 книги продаж бухгалтер указал сумму выручки за день без учета налога с продаж и за минусом суммы выручки, указанной в счете-фактуре, т.е. 52 200 руб.

В графе 5а была отражена сумма выручки без НДС - 43500 руб. (52 200 руб. : 120 х 100), а в графе 5б - сумма НДС - 8700 руб. (52 200 руб. - 43 500 руб.).

Таким образом, за день сумма показателей по графам составила:

графа 4 - 64 200 руб. (52 200 руб. + 12 000 руб.);

графа 5а - 53 500 руб. (43 500 руб. + 10 000 руб.);

графа 5б - 10 700 руб. (8700 руб. + 2000 руб.).

В большинстве случаев организация, занимающаяся торговлей, может принять к вычету НДС, который она заплатила своим поставщикам за купленные у них товары. НДС принимается к вычету в том налоговом периоде, в котором он уплачен поставщику.

Чтобы принять НДС к вычету, нужно выполнить определенные условия, установленные ст. 172 НК РФ. Товары должны быть приобретены для перепродажи, оприходованы и оплачены. От поставщика товаров следует получить счет-фактуру, подтверждающий право на вычет. В расчетных и первичных документах на приобретение товаров (накладных и платежных поручениях) сумма НДС должны быть выделена отдельной строкой (п. 4 ст. 168 НК РФ).

Если юридическое лицо приобретает товары за наличные деньги или рассчитывается по платежной карте, то продавец товара обязан выдать ему счет-фактуру и кассовый чек, который в данном случае является документом, подтверждающим факт оплаты приобретенных товаров.

В кассовом чеке отдельной строкой должна быть выделена сумма уплаченного НДС. До вступления в силу Закона о ККТ при расчетах с населением это не требовалось, поэтому у такой техники эта функция бывает просто не налажена. "Заставить" ККТ указывать в чеке сумму НДС отдельной строкой совсем не сложно - нужно обратиться в центр технического обслуживания ККТ, где ее перепрограммируют соответствующим образом.

Предположим, организация получила от продавца кассовый чек, в котором сумма НДС отдельной строкой не выделена. А продавец товара уверяет, что настроить его машину соответствующим образом не удается. Специалисты департамента косвенных налогов МНС России считают, что подтвердить факт уплаты НДС в такой ситуации будет трудно. По их мнению, сумма налога должны быть указана в платежных документах отдельной строкой. Только в этом случае можно предъявить НДС к налоговому вычету.

В такой ситуации нужно потребовать у организации-продавца квитанцию к приходному кассовому ордеру.

Напомним, что до вступления в силу Закона о ККТ наличные денежные средства, полученные при расчетах от юридического лица, сразу же приходовались в кассу организации. В этот момент бухгалтер оформлял только приходный кассовый ордер, а покупателю выдавалась квитанция к нему. В квитанции к приходному кассовому ордеру организация-продавец отдельной строкой выделяла сумму НДС.

Такие правила расчетов наличными денежными средствами предусмотрены п. 13 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета Директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40. Данный порядок не отменен и в него не вносились изменения, поэтому организации, занимающиеся торговлей, по-прежнему могут выписывать приходный кассовый ордер и пробивать к нему кассовый чек.

Точка зрения МНС России по данному вопросу неизвестна. В письме Управления МНС России по г. Москве от 23 июля 2003 г. N 29-08/41041 "О разъяснении законодательства о применении ККТ" указано, что при расчетах между организациями на сумму полученных наличных денег следует обязательно пробивать кассовый чек и выписывать приходный кассовый ордер.

Организация-продавец может ссылаться на то, что после вступления в силу Закона о ККТ наличные денежные средства от юридических лиц принимает кассир-операционист. Одновременно он пробивает кассовый чек. Деньги в кассу организации он сдает только в конце рабочего дня вместе с Z-отчетом. На всю сумму наличности, полученную за день, бухгалтер оформляет только один приходно-кассовый ордер.

Поэтому выдать юридическому лицу привычную квитанцию к приходно-кассовому ордеру при покупке товаров за наличные деньги он не сможет. Но даже из такой ситуации есть выход. Попросите у организации-продавца помимо кассового чека товарный чек, в котором отдельной строкой будет указана сумма НДС, уплаченного при покупке товара. Товарный чек может выглядеть следующим образом.

Расшифровка к чеку ККТ N 2142

 ООО "Перспектива"                                20 октября 2003 г.

Товарный чек N 100

Наименование товара	количество, шт	Цена, руб.	Сумма, руб.
Вентилятор бытовой	2	1 800=	3 600=

  Всего:  Принято от ЗАО "Метелица" три тысячи шестьсот рублей,

          в том числе НДС - 600 рублей.

         М.П.                             Подпись продавца ______________

Итак, если точно следовать нашим советам, то проблем с вычетом НДС, уплаченного при покупке товаров за наличный расчет или с помощью платежной карты, не возникнет.

О.А. Курбангалеева,

главный бухгалтер ООО "Экоскан"

"Новое в бухгалтерском учете и отчетности", N 24, декабрь 2003 г.