Срок жизни "контрольки": дни или годы (А. Игнатов, "Расчет", N 12, декабрь 2006 г.)

Срок жизни "контрольки": дни или годы

Вопрос о сроках хранения контрольно-кассовой ленты и Z-отчетов вряд ли встанет перед фирмой, где в день пробивают всего лишь несколько чеков. А вот если оборот немаленький и за смену уходит весь рулон кассовой ленты, то картина получается совсем иная. Всю эту "макулатуру" надо хранить, причем не день и не два. А сколько? Попробуем разобраться.

Пять лет...

Контрольно-кассовые ленты надо хранить не меньше пяти лет. Такой срок установлен в пункте 11 "Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением" (утвержденного постановлением Правительства от 30 июля 1993 г. N 745).

Одна из фирм розничной торговли пыталась уточнить у специалистов из Минфина: нельзя ли сократить пятилетний срок и пораньше уничтожить использованную контрольную ленту кассовых аппаратов? Дело в том, что компания включает в себя пятьдесят магазинов. Количество отработанной ленты огромное. Хранить ее в течение пяти лет просто нереально. Склады потребуются не меньшие, чем под хранение товаров. Да и с пожарной точки зрения опасно хранить столько "макулатуры". Бумага - материал легко воспламеняющийся. Выходит, фирме придется не только выделять место под хранение завалов бумажной ленты, но и продумывать вопросы пожарной безопасности.

Однако чиновники из Минфина были непреклонны. Вывод они сделали однозначный: срок хранения - не менее пяти лет (письмо от 27 декабря 2004 г. N 03-01-10/6-219).

15 дней...

Однако специалисты министерства забыли о типовых правилах эксплуатации контрольно-кассовых машин, которые они же сами и утверждали. Так вот, в этих правилах черным по белому написано, что "использованные контрольные ленты хранятся в упакованном или опечатанном виде в бухгалтерии предприятия в течение 15 дней после проведения и подписания результатов последней инвентаризации" (п. 6.4 Типовых правил, утвержденных письмом Минфина от 30 августа 1993 г. N 104). Подобное же мнение чиновники Минфина высказывали и в 2001 году (письмо Минфина от 3 апреля 2001 г. N 16-00-14/155).

Как известно, инвентаризацию имущества фирма должна проводить регулярно. Есть случаи, когда проводить инвентаризацию обязательно. Все они перечислены в статье 12 закона от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Например, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

Значит, если, к примеру, контрольная лента закончилась в декабре, а инвентаризация проходит в конце года, то хранить ленту надо лишь до середины января следующего года. Январскую же "контрольку" придется оставить в бухгалтерии примерно на один год. Конечно, срок немаленький, но все-таки не пять лет.

К тому же он может быть сокращен. Дело в том, что торговые организации, как правило, традиционно проводят плановые инвентаризации не реже одного раза в месяц (на первое число). В крайнем случае - раз в квартал. А поскольку результаты инвентаризаций утверждаются руководителем организации в течение месяца после ее проведения, то, следовательно, срок жизни использованной контрольной ленты - максимум два месяца.

Получается, что компания должна самостоятельно решать: беречь использованную кассовую ленту пять лет или же ограничить срок ее хранения ближайшей инвентаризацией - ежегодной, ежеквартальной, ежемесячной.

Но мнение фирмы ведь может и не совпасть с мнением проверяющих. Смогут ли они в этом случае "наказать" компанию?

Правовых оснований нет

Чиновники из Государственной межведомственной экспертной комиссии по ККМ (ГМЭК) пытались узаконить штраф в тридцать пять тысяч рублей за "ненадлежащее хранение информации о кассовых операциях в фискальной памяти контрольно-кассовой машины и на контрольных лентах". Однако их предложение не прошло. В законе о ККМ от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ статьи об ответственности за несохраненную "контрольку" нет.

Давайте разберемся, на что же могут сослаться налоговики, если они захотят оштрафовать фирму за отсутствие контрольной кассовой ленты или Z-отчетов. Например, будет ли это налоговым правонарушением? Нет, не будет. И вот почему.

Возьмем статью 120 Налогового кодекса. В ней указано, что "грубым нарушением правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения является отсутствие первичных учетных документов". Если отсутствие первички не привело к занижению налоговой базы, то фирма может быть оштрафована на 5000 рублей (п. 1 ст. 120 НК).

Но, по мнению судей, ни контрольно-кассовую ленту, ни Z-отчет к первичным учетным документам отнести нельзя (постановление ФАС Уральского округа от 3 января 2002 г. N Ф09-3224/01-АК). Дело в том, что документ будет первичным, если он составлен по форме из альбома унифицированных форм или содержит обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 ФЗ "О бухгалтерском учете" от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ). Перечень унифицированных форм утвержден постановлениями Госкомстата N 132 от 25 декабря 1998 г. и N 88 от 18 августа 1998 г. Никакой кассовой ленты или Z-отчета там нет и в помине. В качестве формы первичной документации для кассовых операций утвержден лишь журнал кассира-операциониста.

Есть еще статья 126 Налогового кодекса. По ней фирму могут привлечь к ответственности за "непредставление в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных Кодексом и иными актами законодательства о налогах и сборах". Штраф - пятьдесят рублей за каждый документ. Но ведь законодательством о налогах и сборах не установлена обязанность налогоплательщика представлять контрольно-кассовые ленты и Z-отчеты. А Положение по применению контрольно-кассовых машин к законодательству о налогах и сборах отношения не имеет. Следовательно, у налоговиков нет оснований штрафовать компанию по статье 126 Налогового кодекса. Аналогичной позиции придерживаются и судьи (постановление ФАС Уральского округа от 3 января 2002 г. N Ф09-3224/01-АК).

Цена вопроса

А вот к административной ответственности директора фирмы привлечь, вероятно, удастся. Ведь именно он отвечает за хранение учетных документов (п. 11 "Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением" (утвержденного постановлением Правительства от 30 июля 1993 г. N 745). И законодательством предусмотрена административная ответственность для должностных лиц за нарушение сроков и порядка хранения (ст. 15.11 Кодекса об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 г. N 195-ФЗ). Штраф - от 2000 до 3000 рублей. Так что фирма должна решить: насколько для нее существенна такая сумма.

Давайте поверим в прогресс

Как известно, современные кассовые аппараты оснащены ЭКЛЗ - электронной контрольной защищенной лентой. Она регистрирует и хранит информацию о каждом чеке, выбитом на ККМ. Причем хранение это "энергонезависимое и долговременное" (п. 1.1 приложения N 4 Методических указаний по применению ЭКЛЗ, утвержденного ГМЭК 25 июня 2002 г. N 4/69-2002).

С помощью запросов из ЭКЛЗ по номеру документа могут быть получены его данные, по номеру смены - контрольные ленты, по заданному периоду - обобщенные отчеты. Информацию из ЭКЛЗ можно распечатать на кассовом аппарате или сохранить в электронном виде на другом носителе.

Хранить такую "электронную ленту" в отличие от ее бумажного аналога безопасно и необременительно. Если бы чиновники поверили в прогресс и решились бы отказаться от хранения "макулатуры", то вопрос о сроке хранения стал бы неважным. Небольшое электронное устройство можно беречь и год, и пять лет, и больше.

А. Игнатов

"Расчет", N 12, декабрь 2006 г.