Нормирование бухгалтерской работы: быть или не быть? ("Расчет", N 12, декабрь 2006 г.)

Нормирование бухгалтерской работы: быть или не быть?

Как грамотно обосновать перед начальством необходимость расширения штата бухгалтерии? Как отстоять своих сотрудников при угрозе сокращения? Можно ли рассчитать, сколько сотрудников потребуется для работы бухгалтерии именно вашего предприятия или "производственные нормы" для бухгалтерии неприменимы?

Раньше все было по плану

Многих финансистов интересует, существуют ли нормативные акты, где были бы четко прописаны механизмы решения возможных проблем с численностью штата. Универсальных правил по распределению нагрузки на сотрудников нет. Многое определяется спецификой конкретного предприятия, которую ни один составитель нормативов просто не в состоянии предусмотреть и учесть.

При этом общие правила, регламентирующие организацию труда бухгалтерии, существуют. Они отражены в Межотраслевых укрупненных нормативах времени на работы по бухгалтерскому учету и финансовой деятельности в бюджетных организациях (утвержден постановлением Минтруда от 26 сентября 1995 г. N 56).

Нормативы были рекомендованы для определения и обоснования необходимой численности работников, установления должностных обязанностей и распределения работы между исполнителями. Их составители опирались на анализ практической работы бухгалтеров, экспертные оценки, а также данные оперативного учета и отчетности. Иными словами, информация, приведенная в нормативах, была получена не только теоретическим, но и опытным путем.

Но не все так радужно. Нормативы составлялись более десяти лет назад и, разумеется, успели порядком устареть. Сегодня весь бухгалтерский учет автоматизирован, и цифры, приведенные в нормативах, уже не соответствуют действительности - что прежде делалось вручную около получаса, теперь выполняется на компьютере за пять минут. Поэтому принимать решения на основе информации, почерпнутой из нормативов, сегодня не имеет смысла.

По своей мерке

Выход напрашивается один - составить нормативы для своих сотрудников самостоятельно. Предположим, что главному бухгалтеру нужно подсчитать, сколько сотрудников следует выделить для работы на складском участке бухгалтерии. Суть работы: ведение учета продукции, приходящей на склад.

Для того, чтобы выполнить расчеты, бухгалтеру необходимо знать, сколько времени тратит один сотрудник на выполнение полного цикла операций, связанного с оформлением одной учетной единицы продукции. Выяснить это легко - достаточно просто замерить среднее время, которое тратится на заполнение строки учета.

Необходимо иметь представление и о средних объемах работы, выполняемой за день. Эту цифру также легко узнать самостоятельно. Достаточно ознакомиться со статистикой работы отдела учета за небольшой временной промежуток и, опять же, вывести среднее время.

Начнем подсчет. Допустим, что в день необходимо заполнять 1100 позиций в программе для складского учета. Бухгалтер заполняет одну позицию в среднем 50 секунд. В рабочем дне восемь часов, или 480 минут, или 28 800 секунд. Следовательно, 28 800 / 50 = 576. Значит, один бухгалтер за день должен справляться с заполнением 576 позиций.

Теперь можно ответить на ключевой вопрос, а именно: сколько бухгалтеров потребуется для работы на участке. Для этого разделим необходимое к ежедневному заполнению число позиций на норму работы одного бухгалтера. 1200 / 576 = 1,9. То есть для того, чтобы выполнить заданный объем работы нужно 2 бухгалтера.

Конечно, цифра была получена ориентировочная. При подсчете не учитывался целый ряд факторов. Например, время официально разрешенных пауз во время работы. В тех же нормативах для бухгалтеров в качестве обязательной к применению меры называются две десятиминутные физкультурные паузы в течение рабочего дня. Согласно Гигиеническим требованиям к ПЭВМ и организации работы с ними (утверждены постановлением Минздрава от 3 июня 2003 г. N 118), у людей, работающих за компьютером, должны быть законные перерывы общей длительностью до 90 минут в день, в счет рабочего времени. А сегодня редкий бухгалтер не проводит практически все свое рабочее время за монитором.

Впрочем, на практике, каждый работодатель решает этот вопрос по-своему. При необходимости эти нюансы можно учесть и включить в расчетную формулу - вычесть все фактически нерабочее время из общего. Очевиден плюс самостоятельного составления нормативов: финансист может учесть все детали работы, какие только пожелает.

Выяснив количество человек, необходимых для работы, главный бухгалтер получает отличный инструмент для аргументированного обоснования своей точки зрения руководству. Теперь он может предостеречь директора от необоснованного сокращения штата, попросить нанять дополнительных сотрудников или, напротив, посоветовать уволить нерадивых коллег.

"Бухгалтер - профессия творческая"

Считает Мария Кашина, главный бухгалтер с двадцатилетним стажем: "Я с трудом представляю, как можно секундомером замерять работу бухгалтера. Может быть, допустимо устанавливать какие-то нормы на изготовление деталей на станке, но в бухгалтерии такой подход применить сложно. Даже время, которое бухгалтер тратит на проводки, и то разное - если операция знакомая, ее можно оформить быстро. А если это какая-нибудь новая, нехарактерная для фирмы сделка? Например, ваше руководство вдруг решило вложить временно свободные средства в ценные бумаги. Тут не то, что проводку в отведенные две минуты не сделаешь, здесь вообще сначала придется столько нормативки перерыть?. А если мой бухгалтер, который должен выполнять по нормам "40 проводок ежедневно", пойдет на целый день на семинар? Как это учесть в нормах? А когда вводят новые законы или инструкции, тоже приходиться откладывать текучку и разбираться в новшествах.

Даже те сотрудники, которые, казалось бы, занимаются однообразными операциями, могут быть загружены в разные дни совершено по-разному. Например, сегодня к нам приехали только трое покупателей, и бухгалтер полдня "в окно смотрела", а на следующий день явилось девять клиентов, и сотруднице пришлось работать в ускоренном темпе и без обеда. Понятно, что количество операций, которые она сделала в эти дни, будет совершенно разным".

Позитивная обстановка

Очень важно, чтобы у бухгалтерии был свой изолированный рабочий кабинет, максимально приспособленный для комфортной трудовой деятельности.

Цветовая гамма помещения должна способствовать плодотворной работе бухгалтера. Не стоит окрашивать стены в агрессивные или мрачные тона.

Большая часть работы бухгалтера связана с разнообразными документами, поэтому рядом с рабочим местом имеет смысл повесить вместительные полки для бумаг и папок. Неплохо навесить на стены специальные пластиковые короба, в которые можно убрать всю проводку. Это поможет лучше организовать пространство.

Из за большого количества документов воздух в бухгалтерии перенасыщен бумажной пылью. Это может привести к развитию аллергии. Согласно статистике, сегодня от нее страдает каждый пятый житель планеты. Если руководство дорожит своими работниками, то можно установить очиститель воздуха. А еще лучше - увлажнитель-очиститель с функцией ионизатора. Большое значение играет звукоизоляция рабочего места. Никакие посторонние шумы не должны отвлекать от работы. Эту задачу можно решить с помощью обыкновенных компьютерных наушников. Через них можно слушать классическую музыку или запись шумов природы. Есть и более тривиальный способ "отгородиться от мира" - установить офисные перегородки.

"В сравнении со стеной в полкирпича, перегородка имеет сопоставимые показатели по степени звукоизоляции, - поясняет Игорь Кондратьев, руководитель строительного отдела компании "Астарта престиж". - При этом она тоньше и значительно легче. Материал, из которого изготовлены перегородки, позволяет прикрепить к ним листок бумаги на кнопку или булавку без малейших усилий. На мобильные и стационарные офисные перегородки можно привесить различные полки, а также встраивать шкафы. Кроме того, к ним можно прикрепить специальный навесной лоток, в который убирают электропроводку и линии коммуникаций, или встроить специальный электрокороб в саму перегородку. Можно прикрепить даже столешницы, которые смогут выдержать большое количество папок с документами, монитор компьютера, а также горшки с цветами".

Больше, еще больше

Сергей Ломаков, специалист по созданию и реорганизации бизнеса, считает, что убедить директора увеличить штат бухгалтерии несложно, если это действительно объективная необходимость:

"В принципе, обосновать необходимость увеличения штата в бухгалтерии проще, чем во множестве других подразделений. Главному бухгалтеру не нужно ничего объяснять на пальцах, он всегда может привести количественные показатели, свидетельствующие о том, что бухгалтерия в нынешнем составе не справляется со своей работой, так, как ему бы хотелось. Более того, в руках у главного бухгалтера есть инструмент прогнозирования - зная временной норматив на единицу трудовой деятельности, он всегда может подсчитать необходимое число работников.

Но есть два момента, существенно влияющих на восприятие подобных обоснований. Первый - эффективность организации деятельности, которую измерить непросто. И второй - статус бухгалтерии внутри самой организации".

"Расчет", N 12, декабрь 2006 г.