Стать частью единой команды. Формирование системы управления начальной адаптацией работников в организации (В. Иванов, "Кадровик. Кадровый менеджмент", N 10, октябрь 2006 г.)

Стать частью единой команды. Формирование системы управления
начальной адаптацией работников в организации

Интерес к начальной адаптации персонала в организациях объясняется высоким динамизмом изменений внутри компаний, происходящим в связи с проникновением во все уровни общества передовых экономических и управленческих идей, приходом к управлению компаниями новых и изменение менталитета старых руководителей. Причем в настоящее время эта тенденция охватывает все без исключения организации, даже закоренелые государственные учреждения и естественные монополии. Изменения, в свою очередь, требуют адаптации к ним не только новых работников, но и тех, кто по разным причинам был временно выключен из профессиональной сферы.

Кроме того, в любой компании, особенно нацеленной на высокий результат, стремящейся к освоению самого передового опыта, всегда существуют задачи оптимизации работы всех звеньев менеджмента, включая и управление человеческими ресурсами. Даже в самой, казалось бы, совершенной и продвинутой системе управления персоналом в организации, всегда найдутся резервы для совершенствования. Это объясняется сложностью стоящих перед ней задач, среди которых важное место занимает решение вопросов снижения не конструктивной текучести кадров, быстрейшего включения новых сотрудников в работу с полной отдачей, освоения ими корпоративной культуры компании, социализации в коллективе. С этими задачами граничат такие вечно актуальные, как постановка эффективной оценки нового работника, планирование его профессионального и должностного развития, усиление сплоченности коллектива, формирование духа команды.

Решению этих задач способствует формирование эффективной системы управления адаптацией работников в организации. Понятие "адаптация" применительно к содержанию данной статьи определяется как процесс приспособления работника к новым профессиональным, социально-психологическим, культурным, организационно-административным условиям работы. А управление адаптацией - комплексная система планирования, организации, активизации и контроля процесса адаптации работника.

Объект управления начальной адаптацией

Виды и особенности управления адаптацией зависят, в первую очередь, от объекта, на который направлено данное управленческое воздействие. Следует подчеркнуть, что таким объектом может и должен быть не только новый работник, впервые поступающий на работу в компанию, но и уже работающий сотрудник организации, который по каким-либо причинам длительное время отсутствовал на работе. Кроме того; целесообразным является выделение в общей программе адаптации отдельного направления для категории работников, продвигающихся по руководящей лестнице. Таким образом, можно выделить следующие категории работников, в отношении которых проводится управление адаптацией:

1) новые руководители - работники, вновь принимаемые или в перспективе планируемые на руководящие должности: мастер, начальник цеха (отдела), руководитель направления, директор и т.д.;

2) новые специалисты - работники, впервые принимаемые на рабочие места, замещение которых требует наличия определенной профессии, специального образования;

3) новые рабочие - работники, впервые принимаемые на рабочие места, замещение которых не требует специального образования;

4) постоянные сотрудники, назначаемые на руководящие должности;

5) постоянные сотрудники, приступающие к работе после продолжительного отсутствия в связи с болезнью, отпуском по беременности и родам и т.д.

При этом для установления величины продолжительности отсутствия работника, при котором в отношении него необходимо проведение курса адаптации, необходимо принимать во внимание следующие факторы: характер и динамизм происходящих в компании социальных, организационных, экономических и др. изменений, психологические особенности личности работника. В быстро развивающейся компании за короткое время может произойти не только освоение новых рынков, диверсификация деятельности, но коренным образом измениться направление развития корпоративной культуры, содержание идеологических установок для персонала. В этих условиях даже работник, всего полгода отсутствовавший на работе, нуждается в прохождении программы адаптации. А в организации, не меняющей ни содержания, ни стиля работы, вводить в курс дела своего работника может быть не обязательным. Но такие организации в настоящее время большая редкость и обречены на вымирание.

Особый подход к управлению адаптацией требуется для выпускников школ и выпускников учебных заведений профессионального образования. Для первых характерно, как правило, отсутствие опыта работы, небольшой опыт самостоятельной жизни, что требует особенно тщательного подхода к разработке программы адаптации, поскольку работа в организации - первый опыт трудовой деятельности, впечатление от которого сказывается на всей их дальнейшей карьере. Выпускники колледжей и вузов тоже не имеют достаточного опыта работы, но имеют опыт самостоятельной жизни, свободы выбора и самореализации, ожидают возможностей применить имеющиеся знания и энергию, требуют внимательного отношения, поддержки в выборе пути профессионального развития.

Характеристика основных элементов системы
управления адаптацией

Рассмотрим основные элементы системы управления адаптацией работников, а именно: цели, принципы, функции, структура, кадры и методы.

Цели управления начальной адаптацией.

Обобщение имеющегося теоретического опыта, а также анализ практического опыта разработки и внедрения такой системы позволяет выделить следующие основные цели, достигаемые в процессе управления адаптацией:

1. Создание благоприятных условий для эффективного освоения нового рабочего места и достижения работником уровня готовности для работы с полной отдачей.

2. Содействие работнику в более быстром освоении им принципов системы качества, корпоративной культуры компании, вхождении в коллектив.

3. Формирование у работника положительного первого впечатления о работе и предприятии, лояльности к компании и установки на последующее обучение и развитие.

4. Всесторонняя комплексная оценка работника для принятия решения о соответствии его должности, культуре компании, а также для разработки программы его дальнейшего профессионального и должностного развития.

5. Стимулирование постоянных работников компании, принимающих участие в программе управления адаптацией, к дальнейшему профессиональному развитию.

6. Усиление сплоченности коллектива, формирование духа команды.

7. Оценка эффективности деятельности компании глазами нового работника - "взгляд со стороны": постановка работы с кадрами, умение линейных руководителей уделять внимание новым работникам, имидж организации.

Среди принципов управления адаптацией можно выделить:

Тотальность распространения - управление адаптацией охватывает все категории должностей и все уровни иерархии структуры компании, от рабочего до руководителя высшего уровня.

Индивидуальный подход - учет особенностей подразделения, должности (рабочего места) и личности работника.

Коллегиальность и объективность в принятии решений по основным направлениям адаптации работника.

Партнерство - совмещение целей и возможностей компании с одной стороны и интересов и способностей работника - с другой.

Системность - всесторонний комплексный подход к управлению адаптацией.

Стратегичность - процесс не должен ограничиваться рамками конкретной должности, а должен быть направлен на перспективу дальнейшего развития работника.

Планомерность - управление должно носить программно-целевой характер.

Прозрачность процедур и технологий управления.

Экономичность и целесообразность - рациональное использование временных и кадровых ресурсов организации в процессе управления адаптацией работников.

Ответственность линейных руководителей и работников службы управления персоналом за результаты осуществления функций по управлению адаптацией.

Преемственность управленческого опыта и культуры организации.

Активное вовлечение коллег работника и других сотрудников, являющихся постоянными работниками компании, в процесс управления адаптацией.

Функции управления адаптацией работников выполняют:

непосредственный руководитель работника;

наставник, прикрепленный к работнику и назначенный руководителем подразделения, в которое поступает работник;

служба управления персоналом в лице специалиста или отдела кадров (ОК), занимающихся оформлением работников, и специалиста или отдела оценки и развития персонала (ООиРП);

коллеги работника, проходящего процесс адаптации.

Каждый работник, принадлежащий к категории, указанной выше, получает направление на прохождение курса начальной адаптации.

Направление выдается работнику в Отделе кадров должностным лицом, оформляющим факт приема на работу, перевода (в случае перевода на руководящую должность) или возвращения на работу после длительного отсутствия.

Работник с направлением регистрируется у специалиста ООиРП, который осуществляет процесс сопровождения начальной адаптации и в связи с этим:

знакомит работника с графиком и правилами прохождения основных этапов начальной адаптации;

составляет на определенную дату ведомость обучения по конкретному курсу обучения со списком работников;

за 2 дня до начала обучения передает ведомость преподавателю;

в день проведения обучения оповещает работников (руководителей и специалистов) и преподавателя;

обеспечивает доступ преподавателя и работников в помещение для прохождения обучения;

обеспечивает помощь преподавателю в проведении обучения;

осуществляет контроль посещения работниками учебных занятий;

информирует руководителя подразделения о фактах отсутствия работника на занятии и необходимости его включения в ближайший по графику курс обучения.

Руководитель подразделения, в которое поступает работник, организует процесс его ознакомления с особенностями подразделения, рабочего места, коллективом и другими аспектами, а также:

при согласовании с ООиРП назначает наставника, указав его фамилию и должность в резолюции на заявлении работника о приеме (переводе);

разрабатывает план стажировки (для руководителей и специалистов);

совместно с работником планирует посещение занятий согласно графику, выданному работнику специалистом ООиРП;

обеспечивает присутствие работника на занятиях по специальным курсам, плановых встречах с руководством и других мероприятиях;

контролирует процесс прохождения работником адаптации в подразделении;

обеспечивает при необходимости подготовку отчета по итогам проведенной адаптации.

Для повышения эффективности управления адаптацией вновь принятому работнику из числа персонала структурного подразделения по представлению руководителя этого подразделения, согласованному с ООиРП, приказом по организации назначается наставник. В функции наставника входит:

профессиональное обучение;

содействие процессу вхождения работника в коллектив;

оказание помощи по различным вопросам работы в Обществе.

С целью активизации процесса управления адаптацией наставникам, курирующим процесс адаптации работника, на период наставничества устанавливается доплата, утвержденная положением об оплате труда, действующим в организации. Эти затраты вполне оправданы, поскольку не превышают той доли заработной платы нового работника, на которую она уменьшена в связи с прохождением им испытательного срока. В то же время благодаря помощи наставника работник намного быстрее и эффективнее включается в практическую работу с полной отдачей.

Общая программа управления адаптацией может включать следующие обязательные мероприятия:

1) инструктаж по охране труда и технике безопасности;

2) инструктаж по противопожарной безопасности;

3) ознакомление с правилами внутреннего трудового распорядка организации;

4) ознакомление с положением об оплате труда.

Кроме того, в программу могут быть включены дополнительные мероприятия:

1) обучение на специальных курсах:

ознакомление с общими характеристиками компании и ее деятельности: история, основные направления работы, планы и перспективы, кадровая политика, принципы корпоративной культуры и т.д.;

ознакомление с основными положениями системы сертификации, политики в области качества, действующей в организации (что особенно важно для компаний, работающих по международным стандартам в области обеспечения качества продукции, например, серии ИСО);

ознакомление с коллективным договором, социальными гарантиями и деятельностью профсоюза организации (если такой имеется);

2) ознакомление с перечнем сведений, представляющих коммерческую тайну (для специальных категорий работников);

3) прохождение стажировки в подразделении;

4) неформальное мероприятие по введению в должность (ритуал посвящения в постоянные работники компании).

Преподаватель специального курса выбирается из числа сотрудников соответствующего подразделения компании, имеющих опыт работы и публичного выступления, педагогические способности, и выполняет следующие функции:

составляет план обучения и согласовывает его со службой персонала;

совместно со специалистом ООиРП планирует график проведения обучения в зависимости от количества работников, проходящих начальную адаптацию;

проводит обучение по своему курсу в установленные сроки;

заполняет учебную ведомость и передает ее копию после проведения занятий в ООиРП.

С целью активизации процесса управления адаптацией преподавателям, проводящим обучение по специальному курсу, также может устанавливаться доплата в соответствии с положением об оплате труда.

Все перечисленные функции при помощи следующих методов:

лекция, инструктаж - форма односторонней передачи информации большой аудитории одним человеком для освоения определенного уровня теоретически) знаний;

беседа, групповое обсуждение - обмен мнениями, диалог между членами группы по различным вопросам работы, в т.ч. по практическим примерам;

стажировка на рабочем месте и (или) смежных рабочих местах - включение работника в практическую деятельность с целью получения умений и навыков работы;

наставничество - закрепление опытного постоянного сотрудника компании за новым работником для передачи ему умений и навыков работы и создания условий его постоянной поддержки по любым вопросам, возникающим в процессе работы;

самообразование - самостоятельное изучение работником информационных раздаточных материалов и других документов.

Особенности управления адаптацией различных
категорий работников

Большая роль в успешном прохождении адаптации принадлежит самому работнику, его усилиям в деле самообразования и самопрезентации. В большинстве случаев его активность стимулируется необходимостью утвердиться в организации в условиях назначения испытательного срока. Однако организация может и способствовать этому, обучая работника основам самоменеджмента, самомаркетинга.

Это особенно важно для адаптации новых руководителей и специалистов. Для этих категорий работников составляется индивидуальный план адаптации, который включает перечень мероприятий, их продолжительность, сроки начала и окончания, ответственных за их проведение. При этом в составлении плана участвуют: руководитель структурного подразделения, специалист ООиРП. наставник и работник. План согласовывается с руководителем службы управления персоналом (СУП) и утверждается директором предприятия.

Кроме общих этапов в комплекс мероприятий по управлению адаптацией руководителей и специалистов может входить:

экскурсия по предприятию;

посещение музея компании (при его наличии);

собеседование по итогам начальной адаптации с руководителем СУП;

собеседование по итогам начальной адаптации с директором.

При необходимости для вновь принятых специалистов отделов управления, головных офисов организуется стажировка непосредственно на производстве по определяющему профилю.

Руководители и специалисты обеспечиваются письменными материалами, изучение которых способствует их эффективной адаптации.

Для вновь принятых на руководящие должности может проводиться:

обучение по курсу самоменеджмента;

ритуал посвящения в руководители (при первом назначении) в виде неформального мероприятия с участием руководителей предприятия.

С целью повышения мотивации работников и знакомства высшего руководства с кадровым пополнением состава руководителей и специалистов могут организовываться ежеквартальные личные встречи генерального директора с работниками, прошедшими испытательный срок и принятыми на постоянную работу.

Особенности управления адаптацией новых рабочих

Для вновь принятых рабочих, не имеющих специальности, необходимых знаний, умений и навыков, проводится производственное обучение на рабочем месте. С такими работниками по их согласию заключается ученический договор на профессиональное обучение. Период ученичества является частью общего периода адаптации. Обучение заканчивается квалификационным экзаменом с присвоением работнику соответствующего квалификационного разряда по определенной профессии.

Для производственного персонала, принятого на работу исходя из имеющейся квалификации по специальности (профессии), период адаптации проходит на рабочем месте под руководством наставника.

С целью повышения мотивации работников и знакомства высшего руководства с кадровым пополнением организуются ежеквартальные личные встречи директора производственного департамента с работниками рабочих профессий, прошедшими испытательный срок и принятыми на постоянную работу.

Если адаптационный период включает в себя срок испытания работника, то по его окончании руководитель подразделения готовит отчет о проведении испытательного срока и степени готовности работника выполнять требуемую работу (занимать должность). Отчет визируется у руководителя службы и предоставляется исполнительному директору.

Для выявления степени удовлетворенности работника и руководителя структурного подразделения результатами проведенной адаптации руководитель службы управления персоналом выборочно проводит собеседование и организует анкетирование. Среди вопросов анкеты должен быть вопрос по рекомендациям к проведению последующих программ управления адаптацией.

Адаптация считается успешной, если работник усвоил и закрепил базовые профессиональные знания, умения и навыки, принят коллективом, овладевает ценностями корпоративной культуры компании.

Особенности внедрения системы в практику

Определенные действия по проведению адаптации новых работников существуют в большинстве

организации и отличаются только степенью стихийности целенаправленности этого. Однако при внедрении формализованной системы управления адаптацией работников с "нуля" несмотря на глубокую убежденность топ-менеджеров компании в эффективности этой системы и необходимости ее внедрять, практика показывает, что следует учитывать существующий менталитет и инертность руководителей среднего звена - начальников структурных подразделений - на которых в связи с этим ложится большая нагрузка и ответственность. Все новое всегда встречает сопротивление со стороны устоявшегося уклада. Поэтому перед внедрением системы адаптации необходимо провести ряд мероприятий:

индивидуальные встречи со всеми руководителями с целью убеждения в эффективности осуществления процесса управления адаптацией; подвести их к осознанному принятию такого решения; завоевать среди них сторонников и с их помощью убедить противников и сомневающихся:

обучение с руководителями, наставниками, преподавателями и другими участниками процесса, включая тренинги и ролевые игры:

проинформировать всю внутреннюю общественность компании о планируемом нововведении через корпоративные средства (газета, Интранет, информационные стенды).

Главное, чтобы все сотрудники компании поняли цели и содержание, суть и эффективность формирования предлагаемой системы. Тогда появляется чувство общности, целостности коллектива и желание сделать каждого нового работника неотъемлемой частью единой команды.

В. Иванов,

к.э.н., менеджер по персоналу

Сыктывкарской мебельной фабрики

"Кадровик. Кадровый менеджмент", N 10, октябрь 2006 г.