Оформление трудовой книжки (Е.А. Новиков, "Право и экономика", N 11, ноябрь 2006 г.)

Оформление трудовой книжки

В статье рассмотрены уточнения и дополнения по организации работы и ведению трудовых книжек, установленные Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. и введенные в действие с 1 января 2004 г.

Одним из нововведений является то, что при увольнении работника все записи, внесенные в трудовую книжку, заверяются не только подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, но и подписью самого работника, или работодатель обязан по письменному заявлению работника выдать копию его трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки не позднее 3 дней со дня подачи заявления. Но сама трудовая книжка на руки не выдается.

Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках" введен новый образец трудовой книжки. Трудовая книжка уменьшилась в размерах, а количество листов раздела "Сведения о работе" и "Сведения о награждении" стало равным - по 10 листов.

Имеющиеся у работников трудовые книжки старого образца действительны и обмену на новые не подлежат. Министерство труда и социального развития России разработало и утвердило "Инструкцию по заполнению трудовых книжек". Данный документ - нормативный правовой акт, носящий межведомственный характер, являющийся обязательным для исполнения всеми организациями и должностными лицами. Если прежняя Инструкция регулировала все вопросы, включая правила ведения, учета, заполнения, хранения трудовых книжек, то новая Инструкция устанавливает лишь порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей к ним и дубликатов. Прочие вопросы регулируются Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

Работодатель - физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках, а также оформлять их людям, принимаемым на работу впервые.

Разъяснения по данному вопросу давались в ряде официальных актов Министерства труда РФ, например в письме Минтруда России от 4 февраля 1997 г. N 28-6. В настоящее время данный вопрос урегулирован ст. 309 ТК РФ, согласно которой документом, подтверждающим время работы у работодателя - физического лица, является письменный трудовой договор. Работодатель - физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

Трудовой стаж таких лиц может подтверждаться справками, расчетными книжками, лицевыми счетами и ведомостями на выдачу заработной платы, а также справками об уплате страховых взносов в Пенсионный фонд РФ, выданными соответствующими отделениями Пенсионного фонда. С момента введения в действие Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования" время работы у физических лиц - работодателей может быть также подтверждено документами персонифицированного учета.

Ответственность за ведение трудовых книжек

Согласно п. 45 Правил ведения трудовых книжек работодатель обязан организовать работу по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек. Ответственность внутри предприятия перед руководителем за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, за их учет, хранение и выдачу несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) руководителя предприятия.

Издавая такой приказ, руководитель предприятия не должен ограничиться только указанием должности - "возложить ответственность за ведение, хранение и учет трудовых книжек на инспектора по кадрам". Необходимо указать еще и фамилию, имя, отчество, поскольку речь идет о наделении специальными полномочиями конкретного лица.

В приказе (распоряжении) необходимо также отметить, что в случае направления ответственного работника в командировку, предоставления ему отпуска или отсутствия на работе по уважительным причинам его обязанности передаются начальнику отдела.

В данном приказе крайне нежелательно распределять функции, связанные с ведением, учетом и хранением трудовых книжек между несколькими работниками (например, за одним инспектором по кадрам закреплять функции по заполнению трудовых книжек, а за вторым - функции по учету и хранению). С одной стороны, это противоречит Правилам ведения трудовых книжек, согласно которым работодатель должен назначить одно специально уполномоченное лицо, с другой - ослабляет контроль за выполнением приказа.

В случае увольнения работника, ответственного за ведение трудовых книжек, его полномочия передаются другому работнику или переходят к руководителю предприятия на время, пока не будет найдена замена. Кстати, работник, отвечающий за ведение трудовых книжек, не вносит в свою книжку записи и не заверяет их - записи заверяются или руководителем предприятия, или специально выделенным на эту разовую кадровую операцию работником.

Передача полномочий по ведению, учету и хранению трудовых книжек увольняющегося работника, оформляется соответствующими приказами:

при переводе на вакантную должность другого работника ответственность по ведению, учету и хранению трудовых книжек отражается в приказе о переводе;

если на работника, чья трудовая функция не связана с трудовыми книжками (например, офис - менеджер), на условиях совмещения возлагается обязанность увольняемого работника по ведению, учету и хранению трудовых книжек, то передача полномочий закрепляется в приказе о совмещении должностей;

если эти полномочия возложены на второго инспектора по кадрам, то при этом издается специальный приказ.

Оформление трудовой книжки

1. Разрешено делать записи гелевой ручкой или ручкой-роллером. Причем чернила обязательно должны удовлетворять основному требованию - быть световодостойкими, черного, синего или фиолетового цвета.

2. Согласно п. 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69, изменение (дополнение) записей о полученном новом образовании, профессии, специальности производится путем дополнения имеющихся записей без зачеркивания ранее внесенных записей.

Например, если у работника было начальное профессиональное образование, а он закончил колледж, то, соответственно, его образование стало среднее профессиональное. В графе "Образование" через запятую указывается "среднее профессиональное".

3. Изменилась классификация видов образования:

основное общее образование - работник окончил среднюю школу, школу с углубленным изучением какого-либо предмета, лицей, гимназию;

среднее (полное) общее образование - работники, обучающиеся в средних специальных учебных заведениях (техникумах, колледжах), но не окончившие их;

начальное профессиональное образование - работник окончил профессионально-техническое училище или приравненные к ним учебные заведения;

среднее профессиональное образование - работник окончил среднее специальное учебное заведение (техникум, колледж)

неполное высшее образование - работник, окончивший три курса высшего учебного заведения;

высшее образование;

послевузовское образование.

Заполнение раздела "Сведения о работе"

Нововведением является то, что при внесении записи о наименовании предприятия сначала указывается в виде заголовка полное наименование предприятия, а затем, если имеется, сокращенное наименование. Например, если у организации ОАО "Фирменные колбасы" есть сокращенное наименование, т.е. в уставе организации записано, что ее сокращенное наименование - ОАО "ФК", то в соответствии с п. 3.1 Инструкции после полного приводится это сокращенное наименование.

Сокращения в трудовой книжке не допускаются. Записи должны вестись подробно. Например, нельзя писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение", "пер." вместо "переведен" и т.д.

Кроме того, изменены требования к порядку внесения в трудовую книжку записей о предшествующей работе. Так, согласно п. 21 Правил в трудовую книжку по основному месту работы вносятся:

1) записи о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом от 28 марта 1998 г. N 53-ФЗ "О военной обязанности и военной службе", службе в органах внутренних дел и таможенных органах. Время службы в Вооруженных Силах РФ определяется по записи в военном билете (дата и номер приказа Министра обороны РФ о призыве на военную службу и увольнении с нее);

2) запись о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров с указанием соответствующих документов.

Вносить в трудовую книжку сведения о профессиональном обучении, предшествовавшем началу работы, не требуется.

Внесение изменений в трудовую книжку

В случае выявления в трудовой книжке неправильной или неточной записи сведений о работе ее исправление производится администрацией того предприятия, где была внесена ошибочная запись, или работодателем по новому месту работы на основании документа, выданного работодателем, допустившим ошибку. Администрация по новому месту работы обязана оказать работнику в этом необходимую помощь.

Однако в случае если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации - работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

Исправленные сведения о работе должны полностью соответствовать подлиннику приказа (распоряжения), а при их утрате - другому документу, подтверждающему соответствующие сведения о работе (архивные документы, относящиеся к трудовой деятельности работников, личные карточки, расчетные ведомости, лицевые счета по заработной плате и др.).

Согласно п. 29 Правил ведения трудовых книжек свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением:

записей, в отношении которых имеется судебное решение;

случаев массовой утраты трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства).

Трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы в данной организации осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия - на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности в одной организации или в одной системе.

Если работник до поступления в данную организацию уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

Исправление и зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей в разделах трудовой книжки (вкладыша) "Сведения о работе" и "Сведения о награждениях (поощрениях)" не допускается.

Внесение изменений в трудовую книжку производят в следующем порядке. После последней в данном разделе записи указывается следующий порядковый номер, дата внесения записи, а в графе 3 делается запись: "Запись за номером ... недействительна". После этого производится правильная запись, а в графе 4 указывается:

1) дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку;

2) дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

Заполнение сведений об увольнении (прекращении трудового договора)

Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками, указанными в приказе (распоряжении) о расторжении трудового договора, и со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ или иного федерального закона.

Вместе с работником необходимо проверить, правильно ли внесены записи о приеме на работу, о переводах, о присвоении квалификации, о поощрениях (награждениях) и об увольнении. В случае обнаружения ошибки необходимо внести соответствующие исправления.

После этого согласно п. 35 Правил ведения трудовых книжек, все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы на данном предприятии, в том числе в разделе "Сведения о награждениях (поощрениях)", заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью предприятия или службы персонала, а также подписью самого работника. Своей подписью работник выражает свое согласие с внесенными в трудовую книжку записями, подтверждающими его трудовую деятельность на данном предприятии.

В случае отказа увольняющегося работника от проставления своей подписи в трудовой книжке ему необходимо разъяснить, что согласно п. 35 Положения о ведении трудовых книжек он обязан поставить свою подпись в трудовой книжке после ознакомления с имеющимися там записями. Если и после этого работник откажется ставить свою подпись в трудовой книжку, то составляется соответствующий акт об отказе от подписи.

Трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (последний день работы) с внесенной в нее записью об увольнении (прекращении трудового договора). Согласно п. 6.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек датой увольнения (прекращения трудового договора) считается последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником.

Необходимо также отметить, что в отдельный раздел выделены случаи, связанные с увольнением и приемом на работу в связи с переводом сотрудника к другому работодателю. Инструкция устанавливает, что при увольнении в связи с таким переводом в трудовой книжке указывается, как осуществляется перевод - по просьбе работника или с его согласия.

Если работник уволен в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию), в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки указывается, в каком порядке осуществляется перевод - по просьбе работника или с его согласия.

Формулировка "Увольнение в связи с переводом на другую постоянную работу к другому работодателю по просьбе работника" применяется, когда работник по собственному желанию переходит на работу в другую организацию.

Формулировка "Увольнение в связи с переводом на другую постоянную работу к другому работодателю с его согласия" применяется, когда работника переводят в другую организацию.

При приеме на новое место работы в трудовой книжке работника в графе 3 раздела "Сведения о работе" в виде заголовка указывается полное наименование предприятия, а также, при его наличии, сокращенное наименование организации. Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение предприятия с указанием его конкретного наименования, наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации. При этом необходимо указать, что работник принят (назначен) в порядке перевода и из какой организации.

В случае если работник увольняется в связи с переходом на выборную работу (должность) к другому работодателю (в другую организацию) в трудовой книжке делается запись: "Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".

При оформлении трудовой книжки на новом месте работы после указания полного наименования выборного органа, а также сокращенного наименования выборного органа (при его наличии) в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись о том, на какую работу (должность) избран работник, а в графе 4 указывается решение выборного органа, дата и номер его принятия.

Особенности заполнения трудовых книжек осужденных лиц

Согласно п. 19 Правил при прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать или какой деятельностью лишен права заниматься.

В случае вынесения оправдательного приговора или постановления о прекращении уголовного дела в отношении работника, ранее освобожденного от должности в связи с осуждением, согласно п. 22 Правил, запись в трудовой книжке признается недействительной. При этом работодателем по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без той записи, которая признана недействительной.

Новым является внесение в трудовую книжку работника, отбывшего исправительные работы без лишения свободы, записи о том, что согласно п. 22 Правил время работы за этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Указанная запись вносится в трудовую книжку по окончании фактического срока отбытия наказания, который устанавливается по справкам органов внутренних дел. При увольнении осужденного с работы в установленном порядке и поступлении его на новое место работы соответствующая запись вносится в трудовую книжку на том предприятии, куда он был принят или направлен. Запись производится в следующей последовательности.

В графе 1 раздела "Сведения о работе" указывается порядковый номер записи, в графе 2 - дата внесения записи, в графе 3 делается запись: "Время работы с даты (число, месяц, год) по дату (число, месяц, год) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж". В графе 4 указывается основание для внесения записи в трудовую книжку - приказ (распоряжение) руководителя предприятия, дата его издания и номер.

В соответствии со ст. 104 Уголовно-исполнительного кодекса РФ время привлечения осужденных к оплачиваемому труду засчитывается им в общий трудовой стаж. Документом, подтверждающим время работы осужденного в местах лишения свободы, является трудовая книжка, а при ее отсутствии - справка, выдаваемая администрацией исправительно-трудового учреждения. Форма такой справки закреплена в приложении к Инструкции о порядке учета времени работы осужденных в период отбывания ими наказания в виде лишения свободы, засчитываемого в общий трудовой стаж, утв. приказом МВД России от 14 декабря 1992 г. N 453*(1).

Порядок выдачи копии трудовой книжки

Согласно п. 7 Правил работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника не позднее трех дней со дня его подачи выдать ему копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки. Данные копии документов должны быть заверены надлежащим образом и предоставляются работнику безвозмездно.

Правила ведения трудовых книжек и Инструкция по заполнению трудовых книжек предусматривают возможность выдачи работнику трудовой книжки только при увольнении. Если сотрудник службы персонала выдаст работающему работнику трудовую книжку, то он тем самым нарушит Правила ведения трудовых книжек, а поскольку данный документ относится к актам трудового законодательства, то работник службы персонала может быть привлечен к ответственности в установленном порядке.

В заключение необходимо отметить, что новыми Правилами внесены изменения в порядок взимания работодателем с работника платы за бланк трудовой книжки. На основании п. 47 Правил при выдаче впервые принимаемому на работу работнику трудовой книжки работодатель взимает с него плату в размере своих затрат на приобретение бланка трудовой книжки.

Е.А. Новиков,

начальник кадрового отдела акционерного общества

"Право и экономика", N 11, ноябрь 2006 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) В настоящее время утратил силу. Инструкция применяется с некоторыми исключениями.