Новогодние поощрения и их учет в "1С:Зарплате и Управлении Персоналом 8" (С.А. Харитонов, "БУХ.1С", N 12, декабрь 2006 г.)

Новогодние поощрения и их учет
в "1С:Зарплате и Управлении Персоналом 8"

ГАРАНТ:

См. Консультации для пользователей систем автоматизации бухучета "1С"

Новогодние праздники являются самыми продолжительными и желанными. Во многих организациях в канун этого праздника принято поощрять работников в различных формах. В настоящей статье С.А. Харитонов, профессор Финансовой академии при Правительстве РФ расскажет о том, на что следует обратить внимание бухгалтерам и как учесть такие расходы в программе "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8".

Новогодние праздники традиционно считаются самыми желанными. И это не случайно. Они самые продолжительные и фактически превращаются в миниотпуск. Накануне этих праздников принято устраивать корпоративные вечеринки, поощрять работников в той или иной форме, выдавать билеты на елку и подарки детям работников и т.д.

Для бухгалтеров любые праздничные мероприятия - это решение, как минимум, двух задач: определение источника их финансирования и учет расходов для целей налогообложения. Рассмотрим в рамках решения этих задач различные варианты новогодних поощрений работников.

Корпоративный банкет

В зависимости от численности организации и сложившихся традиций коллективное празднование Нового года происходит по-разному. Это может быть празднование в "узком кругу" (в отделе, в лаборатории, на кафедре). При этом работники самостоятельно "организуют стол": на свои деньги приобретают продукты, пекут пироги, приносят домашние заготовки и т.д. С точки зрения налогообложения такая форма финансирования праздничных мероприятий самая эффективная, поскольку в учете организации никак не отражается.

Другой формой коллективного празднования может быть корпоративный банкет для всех работников организации, а также приглашенных, в том числе, членов семей работников, оплачиваемый за счет организации. В этом случае источником финансирования является чистая прибыль организации. Однако прежде чем решиться на проведение корпоративного банкета за счет организации, необходимо учитывать следующее. Во-первых, должен иметься сам источник, т.е. чистая прибыль. Во-вторых, организация не вправе самостоятельно расходовать чистую прибыль по своему усмотрению, ее использование на праздничные мероприятия должно быть утверждено решением собственников (акционеров, участников и т.д.). Если такое решение имеется, то на финансирование праздничных мероприятий может быть направлена выделенная на эти цели чистая прибыль прошлых лет или предполагаемая чистая прибыль текущего отчетного года. В первом случае "источником финансирования" будет субсчет 84.03 "Нераспределенная прибыль в обращении", во втором - субсчет 91.02 "Прочие расходы" (здесь и далее коды счетов приводятся применительно к "1С:Бухгалтерии 8").

Рассмотрим примеры отражения в учете отдельных расходов на организацию корпоративного банкета.

Пример 1

Корпоративный банкет проводится в помещении организации.

Для проведения мероприятия организация приобрела через подотчетное лицо продукты и напитки на сумму 10 000 руб. НДС в чеках не выделен.

Стол накрыт силами работников организации. Для вечеринки были взяты напрокат костюмы Деда Мороза и Снегурочки.

Стоимость услуг по прокату составила 590 руб., в том числе НДС 90 руб.

Расходы финансируются за счет "чистой прибыли" отчетного года. Организация применяет ПБУ 18/02.

В данном случае в бухгалтерском и налоговом учете производятся следующие записи:

Операция	Сумма, руб.	Бухгалтерский учет		Налоговый учет
		Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
Выданы под отчет де- нежные средства на приобретение продук- тов и напитков	10 000,00	71.01	50.01	Не отражается
Оплачены услуги по прокату костюмов	500,00	91.02	51	91.02.7, вид учета "ПР"
Оплачен НДС по услу- гам проката костюмов	90.00	19.04	51	91.02.7, вид учета "ПР"
Списан невозмещаемый НДС	90.00	91.02	19.04	91.02.7, вид учета "ПР"
Продукты и напитки оприходованы на склад	10 000.00	41.01 (10.06)	71.01	41.01 (10.06), вид учета "НУ"	ПВ
Списаны продукты и напитки для организа- ции корпоративного банкета	10 000.00	91.02	41.01 (10.06)	91.02.7, вид учета "ПР".	41.01 (10.06), вид учета "НУ"

При описанной выше форме организации корпоративного банкета существуют налоговые риски в части налогообложения НДС продуктов питания и напитков, списанных на проведение мероприятия.

Налоговые органы могут признать эту операцию безвозмездной передачей, подлежащей обложению НДС в соответствии с подпунктом 1 пункта 1 статьи 146 НК РФ.

По нашему мнению, в рассматриваемом случае нет оснований считать отпуск продуктов на корпоративный банкет безвозмездной передачей, поскольку в операции отсутствует вторая сторона, т.е. сторона, которая эти продукты "безвозмездно" принимает.

Пример 2

Корпоративный банкет проводится в ресторане. За аренду зала и питание участников организация заплатила ресторану 1 180 000 руб., в том числе НДС 180 000 руб.

На банкет приглашен профессиональный конферансье (предприниматель без образования юридического лица, применяющий упрощенную систему налогообложения), который выставил организации счет на сумму 1 500 руб., а также профессиональный музыкант, с которым заключен договор возмездного оказания услуг на сумму 2 000 руб.

Расходы финансируются за счет чистой прибыли прошлых лет.

В данном случае в бухгалтерском и налоговом учете производятся следующие записи:

Операция	Сумма, руб.	Бухгалтерский учет		Налоговый учет
		Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
Оплачен счет ресторана	1 000 000,00	84.03	51	Не отражается
Оплачен НДС по счету-фактуре ресторана	180 000,00	19.04	51	Не отражается
Списан невозме- щаемый НДС	180 000,00	84.03	19.04	Не отражается
Отражены расхо- ды на оплату услуг конферан- сье	1 500,00	84.03	76.09	Не отражается
Отражены расхо- ды на оплату услуг музыканта	2 000,00	84.03	70		70, вид учета "НУ"
Удержан НДФЛ с доходов музы- канта	260	70	68.01	70, вид учета "НУ"

Обращаем внимание, что налог на доходы физических лиц удерживается только с выплат музыканту. С вознаграждения конферансье НДФЛ не удерживается, поскольку в отношении доходов, выплачиваемых индивидуальным предпринимателям без образования юридического лица, организация в соответствии с пунктом 2 статьи 226 НК РФ не признается налоговым агентом.

Если организация применяет общую систему налогообложения, то выплаты музыканту не облагаются единым социальным налогом и взносами на обязательное пенсионное страхование на основании пункта 3 статьи 246 НК РФ - как выплаты, не уменьшающие налоговую базу по налогу на прибыль организаций.

Для организаций, применяющих специальные налоговые режимы, не все так однозначно. Единый социальный налог эти организации не уплачивают, но признаются плательщиками взносов на обязательное пенсионное страхование. Позиция Минфина России по вопросу начисления страховых взносов на выплаты из "чистой прибыли" в организациях, применяющих специальные налоговые режимы, высказывалась в ряде писем, последний раз - в письме Минфина России от 29.09.2005 N 03-11-02/11. Главный финансовый орган России придерживается позиции, что положения пункта 3 статьи 236 НК РФ не распространяются на организации, не являющиеся плательщиками налога на прибыль, в частности, на организации, применяющие УСН.

Президиум ВАС РФ в постановлении от 26.04.2005 N 14324/04 выразил свое несогласие с позицией чиновников. Суд указал, что единый налог, уплачиваемый при использовании УСН, заменяет собой уплату ряда налогов, в том числе и налога на прибыль организаций. Поэтому позиция Минфина России и ФНС России ставит организации, применяющие специальные налоговые режимы, в неравное положение с организациями, использующими общий режим налогообложения. А это, в свою очередь, нарушает принцип всеобщности и равенства налогообложения, закрепленный в пункте 1 статьи 3 НК РФ.

В своем решении суд опирался на норму, которая была закреплена в пункте 2 статьи 346.11 НК РФ на момент рассматриваемого в суде спора. Эта норма действовала до конца 2005 года. С 1 января 2006 года законодатель изменил прежнюю формулировку и заменил слова о том, что применение УСН "предусматривает замену уплаты налога на прибыль организаций" на "предусматривает их освобождение от обязанности по уплате налога на прибыль". Слегка откорректировав норму с помощью законодателей, Минфин России фактически вернул себе утраченные позиции. Найдет ли Президиум ВАС новые аргументы в защиту налогоплательщиков, покажет время, а пока, если организация, применяющая "спецрежим", хочет избежать налоговых споров, то на выплаты в пользу музыканта, производимые за счет средств после уплаты единого налога, ей необходимо начислить страховые взносы на обязательное пенсионное страхование.

Если договором с музыкантом будет предусмотрено его страхование от несчастного случая, то организации нужно будет на сумму вознаграждения начислить страховые взносы в ФСС РФ. При этом в бухгалтерском учете страховые взносы следует отнести в дебет счета 84.03, а для целей налогообложения учесть в соответствии с подпунктом 45 пункта 1 статьи 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Таким образом, чтобы в налоговом учете взносы с выплат музыканту учитывались в соответствии с нормами главы 25 НК РФ "Налог на прибыль", их следует отнести в дебет счета 26.02 "Косвенные общехозяйственные расходы" либо счета 44.01 "Издержки обращения в организациях, осуществляющих торговую деятельность" по виду учета "НУ". Одновременно следует ввести вторую запись по указанным счетам на ту же сумму с минусом по виду учета "ПР" - отразить возникновение постоянной разницы.

При включении в договор условия о страховании следует учитывать следующее. Если с музыкантом при проведении праздничного банкета, не дай бог, произойдет несчастный случай, то произвести ему страховые выплаты за счет средств ФСС РФ организация все равно не сможет, поскольку страховой случай не будет связан с производственной деятельностью.

Для приведенных выше хозяйственных операций в программе "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" подлежат отражению только расчеты с музыкантом по договору возмездного оказания услуг. Рассмотрим, как они выполняются.

Прежде всего, сведения о музыканте необходимо ввести в справочник "Физические лица". При этом заполнению подлежат те поля, которые необходимы для составления формы 1-НДФЛ (рис. 1).

"Рис. 1"

Затем следует в Плане видов расчета "Дополнительные начисления организации", например, копированием предопределенного вида расчета "Оплата по договорам подряда" ввести новый вид расчета "Оплата по договорам подряда (84.03)". При этом на закладке "Учет" указать:

- в поле "Отражение в бухучете" - способ отражения в регламентированном учете "Выплаты за счет чистой прибыли" с проводками по дебету счета 84.03 и кредиту счета 70;

- в поле "НДФЛ" - код "2010";

- в поле "ЕСН" - "Не является объектом налогообложения целиком согласно п. 3 ст. 236 НК РФ (выплаты за счет прибыли)";

- в поле "ФСС (несч. случаи) - "Не облагается" (либо "Облагается");

- в поле "Вид начисления по ст. 255 НК" - очистить.

Следующим шагом является регистрация договора возмездного оказания услуг с музыкантом с помощью документа "Договор на выполнение работ с физ. лицом" (см. рис. 2).

"Рис. 2"

В форме документа необходимо указать:

- вид договора - "Подряда (выполнение работ, оказание услуг)";

- срок оказания услуг - указать дату начала и дату окончания;

- вид расчета начисления - "Оплата по договорам подряда (84.03)";

- порядок оплаты - "Однократно в конце срока";

- сумма вознаграждения по договору - 2 000,00 руб.;

- стороны договора - организацию и физическое лицо.

В рассматриваемом примере по условиям договора физическому лицу не предоставляется профессиональный вычет, поэтому поле "Код вычета" не заполняется. Не заполняется в данном случае и поле "Подразделение".

Начисление вознаграждения регистрируется документом "Начисление зарплаты работникам организаций".

Для заполнения формы следует воспользоваться командой "Заполнить" -" "Списком сотрудников", указав в условиях отбора необходимость проведения начислений конкретному физическому лицу, а затем командой "Рассчитать" -" "Рассчитать (полный расчет)" выполнить расчет. В результате на закладке "Дополнительные начисления" будет отражено начисление вознаграждения (рис. 3), а на закладке "НДФЛ" - показана сумма налога, подлежащая удержанию из доходов физического лица (рис. 4).

"Рис. 3"

"Рис. 4"

Для выплаты вознаграждения музыканту вводится документ "Зарплата к выплате организаций". Если выплата производится из кассы организации в тот же день, то проставляется отметка "Выплачено", документ сохраняется по кнопке "ОК", после чего на его основании вводится документ "Расходный кассовый ордер". При этом в документе "Зарплата к выплате организаций" автоматически проставляются реквизиты документа, по которому произведена выплата вознаграждения.

Проводки, которыми произведенные начисления и удержания отражаются в бухгалтерском и налоговом учете, в программе формируются документом "Формирование проводок в регл. учете" (см. рис. 5).

"Рис. 5"

Если в настройках вида расчета "Вознаграждения по договорам подряда (84.03)" указано, что вознаграждение облагается взносами в ФСС РФ, то на закладке "Проводки" появится еще одна проводка по начислению взносов "на травматизм". При этом в бухгалтерском учете в качестве корреспондирующих автоматически будут подставлены счета 84.03 "Нераспределенная прибыль в обращении" и 69.11 "Расчеты по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний". Счет дебета и признаки аналитического учета налоговой проводки при этом следует проставить вручную.

Расходы на проведение корпоративного банкета зачастую весьма значительные, поэтому некоторые организации попытаться списать их как представительские, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций.

Согласно подпункту 22 пункта 1 статьи 264 НК РФ представительские расходы включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, и учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций.

При выборе такой формы финансирования праздничного мероприятия необходимо соответствующим образом оформить первичные документы: смету представительских расходов, акт о проведении мероприятия со списком приглашенных лиц.

Следует также помнить, что представительские расходы включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов на оплату труда за этот год (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Подарки

Одной из статей новогодних расходов в большинстве организаций являются подарки работникам организации, членам их семей, клиентам и партнерам по бизнесу в различных формах.

Это могут быть товары, путевки, билеты на культурно-зрелищные мероприятия и иные блага, предоставляемые организацией бесплатно.

С точки зрения налогообложения выдача новогодних подарков имеет ряд нюансов. Рассмотрим их на следующем примере.

Пример 3

Организация приобрела 100 праздничных наборов и выдала их собственным работникам (90 наборов) и представителям других организаций (10 наборов) в качестве подарков к новому году.

Стоимость одного подарка составляет 2 360 руб., в том числе НДС 360 руб.

Финансирование подарков производится за счет "чистой прибыли" отчетного года.

Страховой тариф в ФСС РФ - 0,2%.

Организация применяет ПБУ 18/02.

В данном случае в бухгалтерском и налоговом учете производятся следующие записи:

Операция	Сумма, руб.	Бухгалтерский учет		Налоговый учет
		Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
Оприходованы приобретенные праздничные на- боры	200 000,00	10.06 (41.01)	60.01	10.06 (41.01), вид учета "НУ"	ПВ, вид учета "НУ"
Отражен НДС, предъявленный к оплате постав- щиком	36 000,00	19.03	60.01	Не отражается
Подарки выданы работникам	200 000,00	91.02	10.06 (41.01)	91.02.7, вид учета "ПР"	10.06 (41.01), вид учета "НУ"
Начислен НДС по безвозмездной передаче иму- щества	36 000,00	91.02	68.02	91.02.7, вид учета "ПР"
Принят к вычету НДС по приобре- тенным праздни- чным наборам	36 000,00	68.02	19.03	Не отражается
Начислены взно- сы в ФСС РФ	424,80	91.02	69.11	91.02.7, вид учета "ПР"
				26.02, вид учета "НУ"	69.11, вид учета "НУ"
				26.02, вид учета "ПР" - с минусом

Поясним приведенные записи на счетах бухгалтерского и налогового учета.

В случае приобретения подарки изначально учитывают в составе материально-производственных запасов на счете 10.06 "Прочие материалы" или 41.01 "Товары на складах". Если подарок изготовлен самой организацией, то до момента вручения он учитывается на счете 43 "Готовая продукция".

При выдаче подарков по назначению за счет "чистой прибыли" отчетного года их стоимость списывается в дебет счета 91.02 "Прочие расходы". Для целей налогообложения налогом на прибыль следует учитывать следующее. Согласно пункту 29 статьи 270 НК РФ при расчете налогооблагаемой базы не учитываются расходы на оплату товаров, предназначенных для личного потребления работников. Кроме того, пунктом 16 статьи 270 НК РФ предусмотрено, что стоимость безвозмездно переданного имущества и расходы, связанные с такой передачей, относятся к расходам, не учитываемым при налогообложении прибыли. Исходя из этого, в налоговом учете по дебету счета 91.02.7, вид учета "ПР" отражается возникновение постоянной разницы.

Существует точка зрения, что закрепив в трудовом договоре норму о том, что по итогам года работнику предоставляется подарок, организация может стоимость такого подарка учесть при расчете налоговой базы по налогу на прибыль. Этот вывод основан на норме, изложенной в пункте 25 статьи 255 НК РФ, позволяющей включать в состав расходов на оплату труда любые суммы в пользу работника, если они предусмотрены трудовым или коллективным договором. Однако если организация воспользуется такой возможностью, то ей, скорее всего, придется отстаивать свою позицию в арбитражном суде. Следует также учитывать, что статья 255 НК РФ применима только для собственных работников. К подаркам, передаваемым представителям других организаций, ее применить нельзя.

Передача права собственности на товары на безвозмездной основе признается реализацией товаров для целей НДС (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Налоговая база определяется как стоимость этих товаров, исчисленная исходя из рыночных цен (п. 2 ст. 154 НК РФ). Для подарков, приобретенных на "свободном рынке", рыночной стоимостью можно считать стоимость приобретения.

В связи с тем, что безвозмездная передача товаров признается операцией реализации, облагаемой НДС, можно принять к вычету НДС, уплаченный поставщикам (п. 2 ст. 171 НК РФ). При этом у организации, разумеется, должен быть надлежаще оформленный счет-фактура на приобретенный товар.

На стоимость подарков, выданных работникам организации, необходимо начислить взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Особенности отражения в бухгалтерском и налоговом учете расходов на уплату страховых взносов "на травматизм" мы рассматривали выше.

Вместе с тем, если подарки предназначены для детей работников или партнеров по бизнесу, то данные страховые взносы не начисляются. Во избежание налоговых споров по этому вопросу выдачу подарков следует оформить приказом руководителя организации, содержащим список одариваемых лиц.

Единый социальный налог и взносы на обязательное пенсионное страхование на стоимость подарков не начисляются на основании пункта 3 статьи 236 НК РФ, поскольку это расходы, не уменьшающие налоговую базу по налогу на прибыль организаций.

Если подарки выдаются в организациях, применяющих специальные налоговые режимы, то на стоимость подарков, выдаваемых работникам организации, придется начислить взносы в ПФР.

Согласно пункту 1 статьи 210 НК РФ при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика (физического лица), полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, или право на распоряжение которыми у него возникло. При этом согласно пункту 28 статьи 217 НК РФ с 1 января 2006 года не подлежит налогообложению стоимость подарков, не превышающая 4 000 руб. в год. Указанная норма распространяется на всех физических лиц, которым организация выдает подарки, в том числе на лиц, представляющих организации-партнеров по бизнесу.

Независимо от того, подлежат или не подлежат налогообложению доходы собственного работника, полученные в натуральной форме, их необходимо отразить в налоговой карточке по форме 1-НДФЛ. Рассмотрим, как это производится в программе "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8".

Прежде всего, необходимо в Плане видов расчета "Дополнительные начисления организации" описать соответствующий вид расчета. В его настойках следует указать:

- в поле "Способ расчета" - "Фиксированной суммой";

- в поле "Категория" - "Первичное";

- в поле "Отражение в бухучете" - "Расходы за счет прибыли отчетного года" (шаблон с проводками по дебету счета 91.02 и кредиту счета 70, используется для отражения в учете начисления взносов в ФСС РФ);

- в поле НДФЛ - код "2720";

- в поле "ЕСН" - "Не является объектом налогообложения согласно п. 3 ст. 236 НК РФ (выплаты из чистой прибыли)";

- в поле "ФСС (несч. случаи)" - "Облагается";

- установить флажок "Является доходом в натуральной форме".

Выдача подарков работникам организации регистрируется документом "Регистрация разовых начислений работников организаций".

Сначала на закладке "Доп. начисления" формируется список работников, получивших подарки от организации. Это можно сделать, например, по кнопке "Подбор", В поле "Начисление" указывается вид расчета, предназначенный для начисления доходов в форме подарка. В поле "Размер" указывается стоимость подарка. После этого выполняется команда "Рассчитать", и документ проводится. В рассматриваемом примере сумма вычета (код "501") равна сумме полученного дохода, т.е. полученный доход не учитывается при формировании налогооблагаемой базы по НДФЛ (рис. 6).

"Рис. 6"

Если стоимость подарка превысит 4 000 руб., то разница будет учтена при определении налоговой базы, облагаемой налогом на доходы физических лиц по ставке 13%. В таком же порядке производится налогообложение нескольких подарков, полученных в течение календарного года, т.е. при исчислении налога учитывается совокупная стоимость всех полученных в текущем году подарков.

В отношении подарков лицам, не являющимся работниками организации, следует учитывать следующее. Если стоимость подарка не превышает 4 000 руб., то регистрировать доходы этих лиц в программе "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" не нужно. Проблемы возникают при выдаче подарков, стоимость которых превышает 4