Возмещение расходов при служебных поездках (И. Каганова, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 51, декабрь 2006 г.)

Возмещение расходов при служебных поездках

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, не считаются служебными командировками. Перечень категорий работников, чья работа носит разъездной характер, нормативно не установлен. На практике к таковым принято относить проводников пассажирских поездов, работников почтовых вагонов, стюардесс, членов экипажа морских и речных судов и т.п. Вряд ли можно отнести к данной категории водителей, так как в их служебные обязанности входят не только поездки, но и работа непосредственно в месте нахождения организации. Тем не менее работу можно считать разъездной, если это оговорено в должностной инструкции работника.

Ранее расходы таких работников в поездках возмещались в пределах норм, установленных постановлением Минтруда России от 29.06.94 г. N 51 "О нормах и порядке возмещения расходов при направлении работников предприятий, организаций и учреждений для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения квалификации, а также за подвижной и разъездной характер работы, за производство работ вахтовым методом и полевых работ, за постоянную работу в пути на территории Российской Федерации". Постановлением Минтруда России от 26.04.04 г. N 60 этот документ был отменен. Таким образом, до недавнего времени размер таких выплат не был определен, и организации могли самостоятельно устанавливать размер возмещения в локальных нормативных актах. Минфин России в письме от 19.10.04 г. N 03-05-01-04/48 сообщил, что данные выплаты, производимые организацией своим работникам в размерах, установленных приказом руководителя, подлежат обложению НДФЛ и ЕСН.

С 6 октября 2006 г. в ТК РФ появилась ст. 168.1, регулирующая порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также с работой в полевых условиях, работами экспедиционного характера.

К расходам, возникающим при служебных поездках можно отнести:

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Работодатель теперь обязан возмещать сотрудникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, расходы, связанные со служебными поездками. Нормы и порядок возмещения таких расходов по-прежнему законодательно не установлены, поэтому могут устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовыми договорами.

Поскольку перечень работ, профессий, должностей этих работников также законодательно не предусмотрен, его также определяет работодатель. Так, Минфин России в письме от 29.08.06 г. N 03-03-04/1/642 сообщил, что размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, указанные в ст. 168.1 НК РФ, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

Возмещение расходов относится к компенсационным выплатам, которые включаются в состав расходов на оплату труда, учитываемых при расчете налоговой базы по налогу на прибыль (ст. 255 НК РФ), но не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217) и ЕСН (п.п. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ).

Обратите внимание, что перечень возмещаемых расходов при служебных поездках совпадает с перечнем расходов, возмещаемых при служебных командировках.

Пример. В туристической организации "Вояж" (г. Москва) согласно штатному расписанию имеются должности гидов двух категорий. Гиды I категории работают как с группами, приезжающими в Москву, в поездках по городу и России, так и с группами, выезжающими за рубеж. Гиды II категории работают только с группами, выезжающими за рубеж. Для гидов I категории должностными инструкциями предусмотрены командировки по России и за рубеж. Суточные в организации выплачиваются в пределах норм, установленных законодательством. Для гидов II категории должностными инструкциями предусмотрен разъездной характер работы. При этом в трудовых договорах, заключаемых с этими работниками, предусмотрено, что расходы в поездках возмещаются им по тем же нормам, что и для командировок.

И. Каганова,

аудитор

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 51, декабрь 2006 г.