Порядок учета представительских расходов в целях налогообложения прибыли (И.А. Елизарова, "Финансовые и бухгалтерские консультации", N 12, декабрь 2003 г.)

Порядок учета представительских расходов в целях
налогообложения прибыли

Представительские расходы в целях налогообложения прибыли учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ "к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий", в том числе расходы:

на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;

транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

буфетное обслуживание во время переговоров;

оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний к представительским расходам не относятся.

Рассмотрим общий порядок учета представительских расходов в целях налогообложения прибыли.

Заметим, что в налоговую базу по налогу на прибыль представительские расходы включаются в ограниченном размере. Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ представительские расходы принимаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный (налоговый) период. Расходы в части, превышающей этот норматив, не учитываются в целях налогообложения прибыли (п. 42 ст. 270 НК РФ).

При определении суммы расходов на оплату труда необходимо учитывать все выплаты, указанные в ст. 255 НК РФ, т.е. начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

В пункте 1 ст. 252 НК РФ приведены условия признания расходов в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль: расходы должны быть связаны с деятельностью, направленной на получение дохода, обоснованы (экономически оправданы), подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Правомерность отнесения представительских расходов к расходам, учитываемым при налогообложении прибыли, по нашему мнению, подтверждают следующие документы:

приказ руководителя организации о представительских расходах (приложение 1);

подписанный руководителем организации акт (отчет) об осуществлении представительских расходов, в котором указаны суммы фактически произведенных представительских расходов (приложение 2);

первичные документы, связанные с приобретением на стороне товаров для представительских целей, оплатой услуг сторонних организаций и т.п.;

исполнительная смета представительских расходов (приложение 3);

бухгалтерская справка-расчет, определяющая порядок отражения представительских расходов в бухгалтерском и налоговом учете (приложение 4).

Во избежание споров с контролирующими органами организация должна установить порядок осуществления и оформления затрат на представительские цели, что целесообразно закрепить в распорядительном документе.

Приказ руководителя о представительских расходах может быть:

общим (содержать общие условия осуществления представительских расходов и действовать, как правило, в течение длительного срока);

разовым (касаться проведения конкретных мероприятий).

В акте (отчете), составленном после осуществления представительских расходов, необходимо указать следующее:

цель проведения мероприятия (например, переговоров);

дату и место проведения мероприятия;

программу мероприятия;

состав делегации;

состав принимающей стороны;

результаты мероприятия.

Отражение данной информации в акте (отчете) позволит подтвердить обоснованность представительских расходов (дополнительно можно составить протокол о намерениях заключить договор).

После окончания мероприятия работник, ответственный за осуществление представительских расходов, должен составить авансовый отчет (унифицированная форма N АО-1, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55).

К авансовому отчету следует приложить первичные документы, подтверждающие произведенные расходы (кассовые чеки, товарные чеки, акты и т.п.).

При заключении договора со сторонней организацией (например, на услуги общественного питания) документальным подтверждением осуществления представительских расходов будут служить указанный договор, акт выполненных работ (оказанных услуг), счет-заказ, счет-фактура.

Если привлекаются переводчики, не состоящие в штате организации, то расходы, связанные с их услугами, также необходимо подтвердить договорами, актами выполненных работ и иными документами.

На основании авансового отчета и прочих первичных документов составляется исполнительная смета. Таким образом, все расходы, перечисленные в смете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.

В силу того, что состав и размер представительских расходов в налоговом учете ограничен, бухгалтеру необходимо произвести расчет расходов, учитываемых при налогообложении. С этой целью мы рекомендуем составлять бухгалтерскую справку-расчет.

Обращаем внимание на то, что НДС, относящийся к представительским расходам, можно принять к вычету только в части таких расходов, уменьшающей налоговую базу по налогу на прибыль (п. 7 ст. 171 НК РФ). НДС по сверхнормативным представительским расходам подлежит списанию на расходы, не уменьшающие налогооблагаемую прибыль.

Приложение 1

                                           "____" ____________ 200__ г.

Приказ N_____
о представительских расходах на 200__ г.

     В целях  упорядочения  использования  средств  на  представительские

расходы приказываю:

     1.  Назначить  ответственными  за  осуществление   представительских

расходов,  правильное  и  своевременное  оформление  связанных   с   ними

первичных документов ___________________________________________________

________________________________________________________________________.

                   (ФИО, занимаемая должность)

     2. Представлять акт (отчет) и исполнительную смету по приему  каждой

делегации в течение трех рабочих дней после окончания приема.

     3.  Установить  на  200__  г.  следующие   нормы     отдельных видов

представительских расходов (на одного человека в день):

N п/п	Наименование расходов	Норматив расходов, руб.
1	На проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) делегации
2	Транспортное обеспечение доставки делегатов к месту проведе- ния переговоров и обратно
3	Буфетное обслуживание во время переговоров
4	Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации, по обеспечению перевода во время проведения переговоров: для руководителя организации для делегатов (из расчета один переводчик на ___ человек
5
6
7

                                                     (                 )

     -------------------------        -------------   -----------------

         (руководитель)

     -------------------------

     (наименование организации)

Приложение 2

                                              Утверждаю

                                              _____________(____________)

                                              "_____" ___________200__г.

Акт (отчет)
о приеме делегации ________________________

     Участники переговоров:

     1) от принимающей стороны:

     руководитель        -       ___________________

     _____________       -       ___________________

     _____________       -       ___________________

     2) делегаты:

     руководитель        -       ___________________

     _____________       -       ___________________

     _____________       -       ___________________

     Тема переговоров:___________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Программа приема делегации

                "____"_____________ 200__г.

Время	Мероприятие
10.00 - 12.00
12.00 - 13.30
и т.д.

                "____"_____________ 200__г.

Время	Мероприятие
10.00 - 12.00
12.00 - 13.30
и т.д.

     В период переговоров осуществлялось буфетное обслуживание

     Результаты переговоров:_____________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     Ответственный

     за проведение мероприятия     (_________________)    _____________

Приложение 3

                                              Утверждаю

                                              ___________ (_____________)

                                              "____" ____________ 200__г.

Исполнительная смета
по приему делегации ________________________________

     с "____"____________200__г. по "____" ___________200__г.

Наименование расходов	Количество участ- ников	Фактические рас- ходы	Нормы расходов	Приложения
Итого:

          Итого_________________________________________________________

                                  (сумма  прописью)

     Ответственный

     за проведение мероприятия      (_________________)    _____________

Приложение 4

                                              "____" ____________ 200__г.

Бухгалтерская справка-расчет

N п/п	Показатель	Расчет	Сумма
1	Сумма представительских расходов за ____________ (период), отраженных в бухгалтерском учете, в том числе НДС
2	Расходы, не подлежащие включению в состав предста- вительских расходов в целях налогообложения (п. 2 ст. 264 НК РФ)
3	Расходы на оплату труда по данным налогового учета за _______________ (период)
4	Нормы представительских расходов в целях налогообло- жения	Сумма по стр. 3 х 4%
5	Сумма представительских расходов, уменьшающая нало- говую базу по налогу на прибыль, за ___________ (период)
6	Сумма представительских расходов, не уменьшающая на- логовую базу по налогу на прибыль, за ___________ (период)
7	Сумма НДС, подлежащая вычету (приходящаяся на расхо- ды, учитываемые в целях налогообложения)
8	Сумма НДС, не подлежащая вычету (приходящаяся на рас- ходы, не учитываемые в целях налогообложения)

     Бухгалтер                _____________        (_________________)

И.А. Елизарова,

аудитор-консультант

КГ "Михайлов и партнеры"

"Финансовые и бухгалтерские консультации", N 12, декабрь 2003 г.