"Представительские" хлопоты
Приближается Новый год, и во многих фирмах будет организован корпоративный праздник. Мероприятие это весьма затратное, поэтому у многих бухгалтеров возникает соблазн оформить вечеринку как представительские расходы. Но можно ли это сделать, а главное - как? Попробуем разобраться.
Разрешенные расходы
В настоящее время к представительским относятся расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других предприятий, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества (п. 2 ст. 264 НК). Также к ним относятся расходы по приему участников, которые прибыли на заседание совета директоров (правления) компании.
В перечень издержек на официальный прием участников и их обслуживание вне зависимости от места проведения входят расходы на:
- завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие;
- транспортное обслуживание по доставке представителей других компаний к месту проведения мероприятия и обратно;
- буфетное обслуживание во время переговоров;
- оплату услуг переводчиков.
Обратите внимание, что с 2006 года уточнен круг участников по расходам на официальный прием (завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие). Теперь к ним относятся и официальные лица фирмы, которые участвуют в переговорах.
Учитывать запрещено
Перечень представительских расходов является закрытым и расширенному толкованию не подлежит. Мало того, во избежание соблазна законодатель отдельно указал, что развлечение, отдых, профилактика и лечение заболеваний не являются представительскими расходами.
Однако на практике бухгалтеры часто принимают к налоговому учету затраты, которые нельзя отнести к представительским. Например, аренду банкетных и конференц-залов. Обратите внимание, что в этом случае у фирмы возникнут разногласия с представителями налоговых органов, так как арендные платежи не поименованы в качестве расходов на официальный прием (письмо Минфина от 12 марта 2003 г. N 04-02-03/29). И в итоге судебной тяжбы компании не избежать. Правда, фирма все равно сможет учесть аренду помеще-ния, но только как прочие расходы (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК).
Расходы по оформлению помещений (банкетных залов и прочих) цветочными экспозициями компании также не удастся списать в уменьшение прибыли. Контролеры считают, что они не являются экономически оправданными (письмо УМНС по г. Москве от 22 января 2004 г. N 26-08/4777).
Нельзя учесть при расчете налога на прибыль затраты на визовую поддержку, а также оплату авиационных и железнодорожных билетов для представителей иностранных компаний (письма УМНС по г. Москве от 13 февраля 2002 г. N 26-12/6751 и от 11 ноября 2004 г. N 26-12/73173). Также не уменьшают прибыль издержки, связанные с доставкой прибывших на мероприятие от вокзала до гостиницы.
На основании "исчерпывающего перечня представительских расходов" к этой категории также не относятся затраты, связанные с передачей продукции собственного производства гостям (письмо УМНС по г. Москве от 12 мая 2003 г. N 26-12/25950).
Нельзя включать в состав представительских расходы и траты на угощение кофе, чаем и кондитерскими изделиями посетителей офиса, когда визиты происходят вне рамок официального приема (письмо Минфина от 5 апреля 2005 г. N 03-03-01-04/1/157).
Обратите внимание, что этот перечень не закрыт. Наоборот, в любой момент список может пополниться. Например, сигаретами. Поэтому будьте аккуратнее, когда квалифицируете затраты как представительские.
Пустячок, а приятно
Живой интерес у компаний вызывает вопрос о возможности признания затрат на приобретение спиртных напитков для приема делегаций. Действительно, что может способствовать лучшему взаимопониманию, как не бокал хорошего вина. Приятно, что чиновники финансового ведомства это тоже понимают (письмо Минфина от 16 августа 2006 г. N 03-03-04/4/136). Правда, затраты на алкогольную продукцию при проведении официального приема можно включить в расходы только "в размерах, предусмотренных обычаями делового оборота..." (письма Минфина от 9 июня 2004 г. N 03-02-05/1/49 и от 19 ноября 2004 г. N 03-03-01-04/2/30). С такой позицией согласны и представители налоговых органов (письмо УМНС по г. Москве от 27 сентября 2004 г. N 26-12/ 62972). А под обычаем делового оборота признается сложившееся правило поведения, которое широко применяется в области предпринимательства (п. 1 ст. 5 ГК). Но, как говорится, во всем нужна мера, ведь наше гостеприимство может не иметь границ. Кроме того, никто не отменял принцип экономической обоснованности (п. 1 ст. 252 НК). Трудно будет обосновать затраты по приобретению 10 бутылок коньяка на 3 человек.
Можно учесть и сувенирную продукцию с логотипом компании, предназначенную для гостей (письмо УМНС по г. Москве от 26 августа 2005 г. N 20-08/60490). Ведь обмениваться безделушками во время официальных приемов - это обычай делового оборота.
Есть документы - нет проблем
Представительским расходам проверяющие уделяют пристальное внимание. Ведь затраты должны быть обоснованными и документально подтвержденными (п. 1 ст. 252 НК). Для официальных приемов унифицированные формы первичных учетных документов не предусмотрены. Поэтому фирме необходимо позаботиться о "первичке".
По мнению налоговиков, для проверки расходов компания должна представить "программу проведения официального приема". Обязательными реквизитами этого документа являются дата и место проведения встречи, меню, перечень товаров и услуг, используемых для проведения приема, состав и численность официальных лиц компании и представителей других организаций. Эти требования указаны в письме УМНС по Московской области от 10 марта 2004 г. N 04-27/03000.
Арбитраж не поддерживает требование налоговиков. Судьи считают, что в налоговом законодательстве отсутствует положение о составлении программы проведения деловой встречи (постановление ФАС Уральского округа от 7 сентября 2005 г. N Ф09- 3872/05-С7).
Но в то же время фирме не стоит сразу отказываться от программы проведения официального приема. Этот документ не только сориентирует гостей во времени, месте и тематике переговоров, но и поможет спланировать "время переговоров и отдыха".
Кроме этого, нужно утвердить порядок проведения официального приема. Например, директор должен издать приказ (или иной организационно-распорядительный документ), в котором необходимо отразить цель, сроки и место проведения деловой встречи.
Также необходима смета, в которой запланирована величина представительских расходов как на весь год, так и на конкретное мероприятие. Причем в смете нужно заложить нормативы на буфетное обслуживание, в том числе и на спиртное. Тогда не надо будет гадать, какой объем выпитого понимается под "обычаем делового оборота".
Если расходы на официальный прием произведены за наличный расчет, то необходимы авансовые отчеты с приложением оправдательных документов (кассовые чеки, счета из ресторана, торгово-закупочные акты и прочее).
Компания может также заключить договоры со сторонними организациями (питание в ресторане, транспортные услуги, услуги переводчиков). В этом случае документальным подтверждением расходов будут являться акты выполненных работ (оказанных услуг), а для подтверждения вычета по НДС - счет-фактура. Такого же мнения придерживаются и налоговики (письмо УФНС по г. Москве от 23 декабря 2005 г. N 20-12/97007).
По завершении переговоров необходимо составить отчетную документацию. В отчете отражаются фактические расходы (в натуральном и денежном выражении) и результаты проведенного мероприятия (заключенные договоры с организациями-участниками или достигнутые соглашения). Отчет подписывают сотрудники, ответственные за проведенное мероприятие, и представляют для утверждения руководителю фирмы. Не забудьте, документ должен быть датирован. Затем весь пакет документов, подтверждающий фактические расходы, передается в бухгалтерию.
Нормативные расходы и налог на прибыль
Для целей бухгалтерского учета представительские расходы относятся к обычным видам деятельности и учитываются в полной сумме произведенных затрат (п. 5 ПБУ 10/99). Для отражения их в бухучете используются счета 26 или 44.
В то же время эти затраты являются строго нормируемыми - для целей налогообложения установлен норматив, который не должен превышать 4% от оплаты труда в течение отчетного (налогового) периода.
Пример 1
Фирма "Дровосек" является поставщиком древесины.
В целях расширения рынка сбыта и привлечения новых покупателей компания решила провести в сентябре официальный прием представителей мебельных фабрик.
Для обоснования представительских расходов руководитель издал приказ по организации.
Размер оплаты труда за январь - сентябрь 2006 года составил 2 250 000 руб. Годовой размер оплаты труда - 4 000 000 руб.
Представительские расходы составили 130 000 руб. (НДС - 23 400 руб.). В отчетном (налоговом) периоде иных расходов на официальные приемы фирма не производила.
В бухгалтерском учете представительские расходы учитываются в полной сумме. Операции необходимо отразить проводкой:
Дебет 26, 44 Кредит 60 (71)
- 130 000 руб. - приняты к учету представительские расходы.
Для расчета налога на прибыль необходимо рассчитать предельный размер представительских расходов не более 4 процентов от оплаты труда в течение отчетного (налогового) периода.
Эту операцию лучше всего оформить справкой бухгалтерии.
Расчет:
Оплата труда за 9 месяцев - 2 250 000 руб.
Норматив для расчета - 4 процента.
По итогам 9 месяцев для уменьшения прибыли можно принять сумму по представительским расходам не более 90 000 руб. (2 250 000 руб. х 4%).
Сумму представительских расходов в размере 40 000 руб. (130 000 - 90 000), превышающую норматив, нельзя учесть при расчете налога на прибыль по итогам 9 месяцев (п. 42 ст. 270 НК).
По правилам ПБУ 18/02 (п. 4), расходы в размере 40 000 руб. - это постоянные разницы, то есть результат превышения фактических расходов над расходами для расчета налога на прибыль, по которым предусмотрены ограничения. Так как сверхнормативные расходы не учитываются при исчислении налога на прибыль, в бухгалтерском учете это отклонение отражается следующей записью:
Дебет 99 Кредит 68-1
- 9600 руб. (40 000 руб. х 24%) - отражено постоянное налоговое обязательство.
Но нормируемые расходы рассчитываются нарастающим итогом с начала года. По окончании года компания вправе пересмотреть предельный размер представительских расходов.
По итогам года фирма должна признать неучтенную часть представительских расходов в сумме 40 000 руб. для расчета налога на прибыль. Ведь пре
