Электронная отчетность станет обязательной (О.В. Морозенко, "Налоговый учет для бухгалтера", N 12, декабрь 2006 г.)

Электронная отчетность станет обязательной

С 1 января 2007 года в силу вступают изменения, касающиеся способа предоставления бухгалтерской и налоговой отчетности. Чтобы для многих компаний не были неожиданностью новые требования, хотелось бы рассказать об этом заранее.

Еще совсем недавно для любого бухгалтера было бы страшной трагедией в день сдачи годового отчета не найти заветную бумагу на своем письменном столе или, скажем, случайно пролить чай на отчетность, ведь она являлась результатом мучительного труда целой бухгалтерии. Теперь же нет ничего проще, чем распечатать тот же самый отчет из бухгалтерской программы. Вся процедура займет не больше пары минут. А ведь и к этому счетные специалисты привыкли не сразу, несмотря на то, что компьютеры осваивать оказалось довольно просто.

Первым этапом отчетной революции стала возможность сдавать бухгалтерскую документацию в двух формах одновременно: на обычных бумажных листах и на дискетах. Бухгалтерам эта идея поначалу не приглянулась, ведь, как им казалось, это требовало двойных усилий. Спрашивается, для чего? Ответ прост: за этими нововведениями стояли сотрудники налоговых инспекций, на столах которых во время сдачи отчетности скапливались огромные стопки бумаг, подлежащих вводу в компьютер. Для того чтобы облегчить себе жизнь, сотрудники налоговых стали пропагандировать новый способ сдачи отчетов, всячески поощряя тех бухгалтеров, которые на это пошли. Поначалу отчетность на дискетах в налоговых инспекциях принимали без очереди, оборудовав для этого отдельные кабинеты или окошки. Для того чтобы перейти на этот метод, компания должна была установить в бухгалтерии программу, причем появился выбор: сделать это бесплатно, получив программу прямо в налоговой инспекции, либо за символическую плату купить более совершенную, в которой имелась возможность анализировать документацию на предмет сопоставимости цифр в различных строках и отчетах, а также на наличие арифметических ошибок.

Однако переход к сдаче отчетности на дискетах не решил еще одну очень важную проблему любого бухгалтера. Всем знакома фраза "время - деньги", так вот именно она как нельзя точно определяет сущность работы бухгалтера во время сдачи документации. Ведь на подготовку отчетов уходит далеко не один час рабочего времени, а уж на сдачу их в налоговую инспекцию - тем более. А несданная в срок отчетность подразумевает штрафные санкции, да и нервы бухгалтеров стоят не дешевле. Вот такая бухгалтерия:

Но прогресс на месте не стоит, и решение этой проблемы нашлось - это предоставление отчетности в электронном виде через Интернет. Способ предоставления отчетности по телекоммуникационным каналам связи для многих налогоплательщиков является нормой уже с 2003 года, с того самого момента, когда они этот прогрессивный вариант предпочли заполнению бумаг и простаиванию очередей в инспекциях. Однако, хотим заметить, все эти налогоплательщики сделали добровольный выбор. Теперь же в связи с принятием закона от 27.07.2006 г. N 137-ФЗ, который внес значительные изменения в часть первую Налогового кодекса и статью 80 "Налоговая декларация", для многих сдача отчетности в электронном виде станет обязательной процедурой. С 2007 года это коснется тех налогоплательщиков, среднесписочная численность работников которых на 1 января 2007 года превысит 250 человек, а с 2008 года - среднесписочная численность работников которых на 1 января 2008 года превысит 100 человек. Таким образом, в скором времени эти компании лишатся права выбора и будут обязаны предоставлять бухгалтерскую и налоговую отчетность в электронном виде.

Преимущества новой системы

Для начала хотелось бы отметить преимущества предоставления налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. А они действительно очевидны:

- возможность отправки отчетности с рабочего места налогоплательщика в течение нескольких минут без последующего дублирования на бумажном носителе;

- возможность предоставления отчетности до 24 часов последнего дня отчетности (ведь иногда не хватает нескольких часов, а несвоевременная сдача - это штрафы);

- подтверждение доставки отчетности (налоговый орган высылает протокол о приеме налоговых деклараций, бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи);

- оперативность обработки информации, избежание технических ошибок при вводе данных;

- актуальность форм отчетности (в случае изменения форм налоговой отчетности информацию о нововведениях налогоплательщик получает автоматически по электронной почте);

- налогоплательщик может получать по запросу через электронную почту сведения об исполнении налоговых обязательств перед бюджетом (информационные выписки);

- получение по электронной почте открытых документов: инструктивных писем, объявлений, информации об изменении налогового законодательства:

- конфиденциальность (документы передаются через Интернет в зашифрованном виде).

Что для этого нужно

Для того чтобы начать использовать столь прогрессивную технологию, бухгалтерия должна иметь компьютер и доступ к Интернету. Также, чтобы передавать отчетность по каналам связи, компании придется потратиться на приобретение и установку специальной программы. Купить ее можно только у специализированного оператора связи, который осуществит и подключение к системе предоставления электронной отчетности по телекоммуникационным каналам связи. В настоящее время таких операторов несколько, что позволяет налогоплательщикам самостоятельно сделать выбор, чьими услугами воспользоваться. Координаты компаний-операторов узнать довольно просто: их можно найти на информационных листках в налоговых инспекциях или воспользоваться всеми любимыми поисковыми системами. Помимо специальной программы оператор связи, которого выберет налогоплательщик, обеспечит его средствами криптографической защиты информации и ключами электронной цифровой подписи. Применение этих специальных средств необходимо для того, чтобы сохранить конфиденциальность при передаче информации, идентифицировать налогоплательщика и защитить файлы отчетности от несанкционированных исправлений.

Чтобы принять решение в вопросе о переходе на сдачу отчетности по каналам связи, необходимо ознакомиться с суммой затрат. Сделать это можно в налоговой инспекции по месту постановки на налоговый учет. Однако надо сказать, что стоимость программного комплекса для электронной сдачи отчетности, а также абонентской платы за его обслуживание невысока и соизмерима с расходами на бумажную отчетность; плату за подключение и абонентскую плату можно списать на затраты, а НДС принять к вычету. Единовременно за покупку программы необходимо заплатить около трех тысяч рублей, а затем нужно вносить абонентскую плату, которая зависит от количества пользователей и колеблется в интервале от 300 до 1 000 рублей.

Когда руководством принято решение о переходе на электронный способ сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности, необходимо перенести данные в новую программу. После составления отчетов их можно отправлять по e-mail. При этом запускается почтовая программа, которая шифрует, подписывает и отправляет декларации. Если возникнет какая-либо ошибка, программа не позволит осуществить отправку, а заставит бухгалтера исправить все недочеты и повторить процедуру.

Как это работает

Методическими рекомендациями об организации и функционировании системы представления налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (утвержденными приказом МНС России от 10.12.2002 г. N БГ-3-32/705) установлен определенный порядок электронного документооборота. После подготовки налоговой декларации (бухгалтерской отчетности) налогоплательщик заверяет ее электронной цифровой подписью (ЭЦП) и отправляет в адрес налоговой. В течение суток (без учета выходных и праздничных дней) после этого он получает по электронной почте от налоговой следующие документы: квитанцию о приеме налоговой декларации (бухгалтерской отчетности) в электронном виде; протокол входного контроля налоговой декларации; подтверждение оператора. Затем нужно подтвердить подлинность ЭЦП налогового органа на квитанции о приеме налоговой декларации и протоколе входного контроля. Кроме того, протокол заверяется ЭЦП налогоплательщика и в течение суток (без учета выходных и праздничных дней) высылается в адрес налогового органа. Второй экземпляр протокола и квитанция сохраняются у налогоплательщика.

Если в протоколе содержится информация о том, что отчетность не прошла входной контроль, то налогоплательщик устраняет указанные ошибки и повторяет всю процедуру сдачи форм документов, по которым зафиксированы ошибки.

В случае неполучения в указанные сроки квитанции о приеме декларации и/или протокола входного контроля он заявляет налоговому органу и/или оператору о данном факте и при необходимости повторяет процедуру.

Вместо заключения

Однако несмотря на все преимущества предоставления отчетности через Интернет бухгалтеры не спешат переходить на столь прогрессивный метод. Причин тому несколько. Во-первых, этот переход связан с определенными денежными затратами, а ведь решение принимает не сам бухгалтер, а руководитель, который и в очередях не стоит да и не задерживается на работе в период сдачи деклараций. Во-вторых, техническое оснащение многих бухгалтерий оставляет желать лучшего, не говоря о таких кошмарах, как отсутствие компьютера у современного бухгалтера, что, к слову, редко, но все же случается. Далеко не каждый бухгалтер имеет доступ в международную информационную паутину, а без этого важного условия не может быть и речи о сдаче отчетности без посещения налоговой инспекции. Еще одним немаловажным фактором является психология людей: многие бухгалтеры уверены, что прогресс прогрессом, а "с инспектором нужно дружить", да и недоверие к самой технике присутствует - некоторые боятся, что программа может дать сбой в самый неподходящий момент.

Налоговые инспекции всеми возможными способам стараются наставить нерадивых налогоплательщиков на путь истинный. Однако методы не всегда укладываются в моральные нормы. Хотелось бы рассказать реальный пример, показывающий, насколько неэтично могут себя вести налоговые органы. В одной инспекции не ставили отметку о приеме отчетности до тех пор, пока бухгалтер не расписывался в получении письма на имя руководителя компании. Письмо было представлено не в виде дружеского совета воспользоваться новыми технологиями, а в виде уведомления, сообщавшего, что налоговая инспекция переходит на безбумажную форму приема отчетности. Это звучало практически как угроза: если компания не хочет иметь проблемы со сдачей документов, то она просто обязана начать применять новейшие технологии. На самом деле более эффективным был бы метод проведения всеобщей информационно-разъяснительной работы, ведь тогда гораздо с большей охотой компании начали бы сдавать отчетность через Интернет, поняв, насколько это выгодно и удобно для них самих.

О.В. Морозенко,

консультант по бухгалтерским и налоговым вопросам

"Налоговый учет для бухгалтера", N 12, декабрь 2006 г.