"Спорные" расходы: все дело в бумагах!" (интервью с В.А. Буланцевой, начальником отдела налогообложения прибыли (дохода) организаций департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России) ("Нормативные акты для бухгалтера", N 1, январь 2007 г.)

"Спорные" расходы: все дело в бумагах!"
(интервью с В.А. Буланцевой, начальником отдела налогообложения
прибыли (дохода) организаций департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики Минфина России)

"Налоговые" расходы фирмы - камень преткновения почти при любой проверке. Поэтому большинство вопросов наших читателей посвящено именно "налоговым" затратам. Наиболее интересные из них комментирует Валентина Александровна Буланцева, начальник отдела налогообложения прибыли (дохода) организаций департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России.

- Валентина Александровна, с Вашего позволения наш диалог мы начнем с так называемых "спорных" расходов. Допустим, фирма провела переговоры с предполагаемыми партнерами. Но договор с ними так и не был заключен. Можно ли затраты на проведение такой встречи учесть в налоговой себестоимости как представительские расходы. Разумеется, в пределах норматива?

Если в пределах норматива, то, на мой взгляд, можно.

Ко всем "налоговым" расходам кодекс предъявляет два требования: они должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены.

Однако определения экономической оправданности в кодексе нет. Значит, толковать этот термин придется произвольно. Можно сказать, что экономическая обоснованность расхода - это его общая направленность на получение дохода. Ведь, проводя переговоры, фирмы стремятся расширить рынок сбыта своих товаров, приобрести современное оборудование, провести масштабную рекламную кампанию и т.п. То есть в конечном счете извлечь больший доход. И если дело доходит до суда, то арбитры в подобных спорах считают перечисленные аргументы убедительными. Кстати, в бераторе "Налог на прибыль от А до Я" рассмотрено несколько дел по этому вопросу. По мнению судей, требования, которым должны удовлетворять представительские расходы, - это то, что они в принципе были (т.е. встреча состоялась) и подтверждены документально*(1). А привели переговоры к заключению договора или нет, значения не имеет.

Кроме того, переговоры, как правило, ведутся с несколькими потенциальными партнерами, а договор заключают только с одним из них - тем, который больше подошел фирме. Однако это не означает, что переговоры были проведены напрасно. Ведь в результате компания выбрала оптимальный вариант по цене, качеству, срокам поставки и т.д. Чтобы избежать претензий налоговых контролеров, следует составить с каждым из предполагаемых партнеров договор (протокол) о намерениях сотрудничать, и, конечно, должна быть вся необходимая "первичка", подтверждающая расходы на проведение встречи.

- Продолжая тему представительских расходов, хотелось бы задать такие вопросы. Если компания покупает сувениры для иностранной делегации, можно ли такие затраты считать представительскими? Или, например, фирма арендует помещение для проведения переговоров. Можно ли арендную плату включить в состав представительских расходов?

На оба вопроса отвечу отрицательно. В Налоговом кодексе дан исчерпывающий перечень представительских расходов. Ни покупка сувениров иностранцам, ни аренда помещения для переговоров в нем не названы. Значит, учесть подобные затраты по статье "представительские" нельзя. Правда, арендные платежи можно включить в состав "налоговых" затрат. Но только в том случае, если фирма сможет доказать, что арендует помещение не только для проведения встреч, но и для других производственных целей. И, разумеется, если у нее на руках будут все необходимые бумаги: договор с арендодателем, счета-фактуры и т.д.

- А как обстоят дела с кадровыми агентствами? Например, фирма оплатила услуги такого агентства. Но ни один из предложенных кандидатов ей не подошел. Можно ли учесть такие расходы при налогообложении прибыли?

Нет, нельзя.

Не так давно на эту тему были даны разъяснения нашего ведомства*(2).

Вообще расходы на подбор персонала уменьшают облагаемую прибыль фирмы в полном объеме. Однако если соискатели на ту или иную должность не подошли, то затраты на их поиск нецелесообразны и экономически необоснованны. Ведь существуют и другие способы подбора кадров - через объявления в СМИ, через Интернет (причем на многих известных "кадровых" сайтах размещать объявления можно бесплатно). И если уж компания обратилась в кадровое агентство, то оно должно "оправдать" вложенные средства - найти подходящего сотрудника. Иначе получится, что деньги были потрачены впустую.

Поэтому налоговые контролеры при проверке исключат эти затраты из состава "налоговых" расходов.

Кстати, кадровое агентство может не только искать сотрудников, но и оказывать какие-либо сопутствующие услуги. Информационные, консультационные и т.п. Такие расходы можно учесть в налоговой себестоимости полностью. Конечно, если они связаны с производственной деятельностью компании.

- Еще один "спорный" расход - оплата мобильной связи работникам. Ведь в каждой компании существует ряд сотрудников, которым мобильные телефоны просто необходимы для работы. Какими первичными документами можно обосновать расходы на сотовую связь?

Во-первых, нужно составить список должностей работников, которым в служебных целях положены мобильные телефоны. Заметьте, здесь должны быть указаны именно должности (например, коммерческий директор, руководитель отдела продаж и т. п.), а не просто фамилии сотрудников. Этот список утверждает руководитель фирмы. В должностных инструкциях каждого человека из этого списка нужно прописать конкретные цели, в которых он пользуется сотовой связью - это очень важно. Ведь критерий экономической обоснованности таких расходов - это как раз и есть производственная необходимость мобильной связи для данной должности.

Во-вторых, должен быть договор на оказание услуг связи и счета оператора. Кроме того, можно потребовать от оператора распечатки разговоров по каждому номеру. Однако это необязательно делать "пожизненно". Достаточно взять распечатки за первые 3-5 месяцев пользования сотовой связью.

В-третьих, лимит расходов на сотовую связь должен утвердить руководитель своим приказом. Если работник превысит этот лимит, он должен будет возместить затраты фирмы. Причем очень важно, чтобы расходы на сотовую связь не "зашкаливали" за разумные пределы.

- Некоторые компании не только мобильную связь оплачивают, но и покупают квартиры в других городах, чтобы сотрудники останавливались там во время командировок. Можно ли ежемесячную квартплату учесть в "налоговых" расходах?

Можно, но не полностью и при условии, что выполняются определенные требования. Тот факт, что работник находился в командировке, нужно подтвердить приказом о ней, билетами на проезд, отчетом о выполненной работе и т.д. Все эти бумаги косвенно подтверждают необходимость затрат на содержание служебной квартиры. Вместе с тем командированные сотрудники живут в ней не постоянно, а лишь время от времени, когда приезжают по служебным делам. Остально