Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку (В.В. Семенихин, "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 12, декабрь 2006 г.)

Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку

Сведения, содержащиеся в трудовой книжке, порой нуждаются в корректировке. Могут поменяться паспортные данные работника, его профессия или образование, кроме того, сами кадровые работники имеют право на ошибку. Как поступать в подобных случаях, мы постараемся рассказать в этой статье.

Итак, если в трудовой книжке выявлена неправильная или неточная запись, то ее исправление производится:

- по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо

- работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку.

Если организация, которая внесла неправильную или неточную запись, реорганизована или ликвидирована, то исправления вносит организация-правопреемник, а при ее отсутствии - организация, где теперь трудится работник, на основании выписок из соответствующих архивных документов.

Исправительная запись должна полностью соответствовать записи в документе (приказе, распоряжении), на основании которого она производится. В случае утраты приказа или распоряжения либо несоответствия их содержания фактически выполнявшейся работе исправление вносится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ.

Исправительные записи в трудовых книжках не могут производиться на основании свидетельских показаний, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев массовой утраты работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства).

Внесение дополнений

Наиболее часто встречающаяся ситуация - изменение анкетных данных. Например, при вступлении в брак, разводе, смене неблагозвучной фамилии и т.д. Все подобные изменения должны быть зафиксированы в трудовой книжке. Порядок внесения изменений данных трудовой книжки о фамилии, имени, отчестве, дате рождения работника предусмотрен пунктом 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года N 69 (далее - инструкция).

Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится на основании:

- паспорта,

- свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества

- и других документов со ссылкой на их номер и дату.

Такие изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Зачеркнутая запись при этом должна легко читаться. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы) (см. Пример 1).

Изменение записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей на первой странице (титульном листе) трудовой книжки или путем заполнения соответствующих строк, без зачеркивания ранее внесенных записей.

Надо сказать, что дополнение сведений об образовании, профессии или специальности - довольно часто встречающаяся ситуация. Например, человек поступает на работу после окончания профессионального технического училища, а впоследствии получает высшее образование. В соответствии с пунктом 2.4 инструкции старые сведения в трудовой книжке не зачеркиваются, а просто дополняются через запятую новой информацией. В случае если данные об образовании, профессии или специальности в трудовой книжке отсутствуют, заполняются пустые строки.

Пример 1

В трудовой книжке работника в графе "Образование" было указано "среднее профессиональное образование", а в строке "Профессия, специальность" стояло "электрик". Работая, он закончил университет и предъявил в отдел кадров диплом инженера электрических сетей. В таком случае дополнять сведения об образовании надо следующим образом: в той же строке через запятую нужно указать: "высшее профессиональное образование", а в строке "профессия, специальность" в соответствии с данными диплома написать через запятую "инженер электрических сетей". Причем формулировки должны полностью соответствовать используемым в документах об образовании.

/--------------------------------------------------------------------------------------------------\

|Фамилия Рюриков изменена на фамилию Грозный. |           Трудовая книжка                          |

|Основание: свидетельство о заключении брака  |                                                    |

|II-МЮ N 230258989, выданное Бутырским отделом|        ТК N 8604301                                |

|ЗАГС Управления ЗАГС города Москвы 1 декабря |              Грозный                               |

|2006 г.                                      |  Фамилия     Рюриков                             |

|Специалист по кадрам                         |          ---------------------------               |

|ЗАО "Третий Рим"               Г.А. Кузнецова|  Имя         Иван                                  |

|М.П.                                         |          ---------------------------               |

|                                             |  Отчество    Васильевич                            |

|                                             |          ---------------------------               |

|                                             |  Дата рождения   14 мая 1978 года                  |

|                                             |                ---------------------------         |

|                                             |  Образование среднее специальное образование,      |

|                                             |              --------------------------------      |

|                                             |  высшее профессиональное образование               |

|                                             |  --------------------------------------------      |

|                                             |  Профессия, специальность электрик,                |

|                                             |                           -------------------      |

|                                             |  инженер электрических сетей                       |

|                                             |  --------------------------------------------      |

|                                             |  Дата выполнения "23"       мая        2003 г.     |

|                                             |                  ---- ----------------   --        |

|                                             |  Подпись владельца книжки                          |

|                                             |                           -------------------      |

|                                             |           Подпись лица, ответственного за          |

|                                             |             ведение трудовых книжек                |

|                                             |               Кузнецова                            |

|                                             |  -------------------------------------             |

|                                             |              (разборчиво)                          |

|                                             |                                                    |

|                                             |  М.П.                                              |

\--------------------------------------------------------------------------------------------------/

Ha практике специалисты кадровой службы часто считают, что в трудовой книжке в случае дополнения ранее внесенных сведений необходимо делать ссылку на документ об образовании, и, по аналогии с записью об изменении анкетных данных, расположить ее на внутренней стороне обложки. Здесь нужно обратить внимание, что инструкция такой ссылки не предусматривает, и, соответственно, делать ее нет необходимости. Кроме того, не всегда возможно отразить все изменения образования, профессии или специальности на обложке трудовой книжки из-за ее небольшого размера.

Исправление неверных записей

В случае внесения в трудовую книжку неверной записи или обнаружения неточной записи, внесенной по прошлому месту работы, необходимо произвести их исправление.

Правовому регулированию исправления неверных или (и) неточных записей посвящен пункт 1.2 инструкции и раздел III Правил порядка заполнения, ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225 "О трудовых книжках" (далее - правила).

Ранее исправить неверную запись мог только работодатель, который ее произвел, однако на практике это вызывало множество проблем. Теперь, в соответствии с пунктами 27 и 28 правил, вносить изменения в трудовые книжки можно и по новому месту работы сотрудника на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Как правило, такими документами являются копии приказов о приеме, переводе и увольнении работника, об отмене этих приказов, а также справки и выписки из документов, в которых данные приказы упоминаются (личная карточка, лицевой счет, книга регистрации приказов и тому подобное).

В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание, замазывание, подделывание неточных или неправильных записей не допускается. Изменения производятся путем признания старых записей недействительными и внесения правильных записей.

Пример 2

Графова Н.В. 20 января 2006 года устроилась главным бухгалтером в ОАО "Стройсервис". Руководитель организации подписал приказ N 5-к о приеме на работу. Начальник отдела кадров внесла неточные записи в трудовую книжку, которые впоследствии исправила.

В июне Графова подала в ОАО "Стройсервис" заявление об увольнении по собственному желанию. Приказом N 75-к от 30 июня 2006 года она была уволена на основании пункта 3 части 1 статьи 77 ТК РФ.

В трудовую книжку были внесены следующие записи:

Сведения о работе

ТК N 8604301

N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
				Открытое акционерное общество "Стройсервис"
1	20	01	2006	Принята на работу бухгалтером	Приказ от 20.01.2006
					N 5-к
2	21	01	2006	Запись за N 1 недействительна.	Приказ от 20.01.2005
				Принята 20.01.2006 в бухгалтерию на должность	N 5-к
				главного бухгалтера
3	30	06	2005	Уволена по собственному желанию, пункт 3 части 1	Приказ от 30.06.2006
				статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации	N 75-к
				Начальник отдела кадров Л.П. Суворова

Согласно медицинскому заключению работник нуждается в предоставлении другой работы. Однако он от данной работы отказывается. Специалист кадровой службы ошибочно внес запись в трудовую книжку работника об увольнении по пункту 3 части 1 статьи 77 ТК РФ (по собственному желанию), хотя должен был внести запись о расторжении с ним трудового договора на основании пункта 8 части 1 статьи 77 ТК РФ (отказ работника от перевода на другую работу вследствие состояния здоровья в соответствии с медицинским заключением).

В данном случае запись в трудовой книжке будет выглядеть так:

Пример 3

Сведения о работе

ТК N 8604301

N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
5	25	07	2006	Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1	Приказ от 25.07.2006
				статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации	N 105-к
6	25	07	2006	Запись за N 5 недействительна.	Приказ от 25.07.2006
				Уволен в связи с отказом от перевода, пункт 8	N 105-к
				части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской
				Федерации
				Начальник отдела кадров Ю.М. Кунцева

В таком же порядке производятся изменения записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным. В данном случае нужно указать, какая запись недействительна, а затем написать: "Восстановлен на прежней работе".

Частные случаи

Несмотря на соответствующие нормы инструкции и правил, с внесением изменений в трудовые книжки связано много спорных ситуаций, вызывающих затруднение на практике. Рассмотрим некоторые из них.

Случается, что неверная запись в трудовой книжке работника бывает обнаружена спустя значительный промежуток времени, когда после нее уже появились другие записи.

В таком случае исправления вносятся в обычном порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации, а именно: после последней по хронологии записи ставится следующий порядковый номер, например, 7, под этим номером делается запись о недействительности записи под номером, скажем, 3 и воспроизводится правильная запись. В графе 4 трудовой книжки делается ссылка на соответствующий приказ, и, если изменения вносятся на основании копии приказа другого работодателя, обязательно указывается, на чей именно приказ.

Случается, что неверная запись может быть обнаружена сразу после того, как сотрудник был уволен. Поскольку увольнение уже оформлено, блок записей, произведенных в вашей организации или у индивидуального предпринимателя, закрыт печатью и подписями. Внесение записи без наименования организации влечет спорный момент, т.к. будет не понятно, кто является автором этой записи. Поэтому мы рекомендуем поступать следующим образом.

В трудовой книжке создать новый блок, т.е. в виде заголовка вновь внести наименование организации, затем поставить порядковый номер по хронологии (в данном случае - следующий за номером записи об увольнении) и дату. Затем внести необходимые изменения, и блок закрыть печатью и подписью сотрудника кадровой службы и подписью работника об ознакомлении с записью, как при увольнении.

Аналогично оформляются изменения, вносимые в трудовую книжку бывшего работника, пришедшего исправить запись в трудовой книжке за тот период, когда он работал у вас.

В.В. Семенихин,

заместитель генерального директора ЗАО "BKR-Интерком-Аудит",

Тел./факс: (495) 937-34-51 (многоканальный), сайт www.rosec.ru

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 12, декабрь 2006 г.