Зарплатный "пластик"
Сегодня безналичная форма расчетов с персоналом приобретает все большую популярность. Использование пластиковых карт выгодно всем: предприятия оптимизируют свои расходы на обслуживание налично-денежной массы, а для сотрудников карты удобны при расчетах за товары и услуги.
Карточная терминология
Определение расчетной карты дано в Положении ЦБ РФ от 24.12.2004 N 266-П "Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт"*(1). Расчетная карта предназначена для совершения ее держателем операций в пределах установленной кредитной организацией - эмитентом суммы денежных средств (расходного лимита), расчеты по которым осуществляются за счет денежных средств клиента, находящихся на его банковском счете, или кредита, предоставляемого кредитной организацией - эмитентом клиенту в соответствии с договором банковского счета при недостаточности или отсутствии на нем денежных средств (овердрафт).
Овердрафт по карте - превышение держателем банковской карты расходного лимита при совершении операций с использованием банковской карты.
Таким образом, расчетная карта позволяет владельцу оплачивать товары и услуги, а также получать наличные денежные средства в пределах имеющейся суммы и лимита, установленного банком.
Выдача заработной платы сотрудникам предприятия с помощью пластиковых карт имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с традиционным способом. Использование пластиковых карт позволяет предприятию:
- сократить объем кассовых операций бухгалтерии, так как банк берет на себя организацию кассового обслуживания сотрудников предприятия;
- избавиться от очередей за зарплатой;
- избежать процедуры депонирования не востребованных сотрудниками денег;
- максимально упростить процедуру выдачи заработной платы, сохраняя полную конфиденциальность и высокую дифференциацию выплат в зависимости от профессиональной квалификации сотрудников;
- избавиться от проблем получения, хранения и транспортировки наличных денежных средств, а также сократить накладные расходы, связанные с их доставкой;
- переводить заработную плату сотрудников на персональные счета в течение одного банковского дня;
- использовать безналичные формы расчетов (например, в столовой);
- пользоваться кредитованием в форме овердрафта по карточному счету работников предприятий (организаций).
В свою очередь, сотрудники получают возможность:
- в любое время получать необходимую сумму наличных денежных средств в любом банкомате города;
- безналичной оплаты товаров и услуг;
- обеспечить сохранность денежных средств, находящихся на счете в банке;
- сохранить в случае утери или кражи карты денежные средства на карточном счете, поскольку только держателю карты известен код доступа к нему;
- кредитования по овердрафтной схеме на льготных условиях.
Особенности внедрения "зарплатного" проекта
Прежде всего следует получить письменное согласие сотрудника - заявление на имя работодателя с указанием расчетного счета, на который будет перечисляться зарплата. Сотрудник самостоятельно делает выбор в пользу безналичной формы и вправе написать заявление об отказе от получения заработной платы в безналичном порядке.
Статьей 136 ТК РФ определено, что заработная плата выплачивается работнику, как правило, в месте выполнения им работы либо перечисляется на указанный им счет в банке на условиях, определенных коллективным или трудовым договором. В договоре целесообразно указать условия перечисления зарплаты на карт-счет сотрудника, предусмотрев порядок распределения расходов между сторонами договора и определить обязанности сторон по заключению договора с банком и обслуживанию пластиковой карточки. Кроме того, поскольку именно сотрудник организации является держателем банковской карты, в договоре необходимо установить, что в случае утраты пластиковая карта восстанавливается банком за счет средств сотрудника. Об увольнении сотрудника организация должна сообщить банку. После увольнения он может продолжать пользоваться пластиковой картой, поэтому в договоре следует также закрепить пункт, что с момента увольнения сотрудник самостоятельно несет все расходы, связанные с обслуживанием карт-счета.
По общему правилу, определенному ст. 136 ТК РФ, работодатель должен выплачивать зарплату каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным, трудовым договором. Кроме того, он обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
Федеральным законом от 09.05.2005 N 45-ФЗ "О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях и другие законодательные акты Российской Федерации, а также о признании утратившими силу некоторых положений законодательных актов Российской Федерации" РФ в список лиц, которые могут быть подвергнуты административному наказанию за несоблюдение ст. 136 ТК РФ, установленный в ст. 5.27 КоАП, были включены предприниматели и юридические лица. Административные штрафы налагаются:
- на должностных лиц в размере от 5 до 50 МРОТ. При этом должностные лица, повторно совершившие аналогичное административное правонарушение, дисквалифицируются на срок от 1 до 3 лет;
- на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица,- от 5 до 50 МРОТ;
- на юридических лиц - от 300 до 500 МРОТ.
Административная ответственность может быть не только в виде штрафов, но и приостановления деятельности и для юридических лиц, и для лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, на срок до 90 суток.
Открытие карточного счета
Следующий шаг после получения письменного согласия сотрудника на перечисление зарплаты на пластиковую карту - выбор банка и заключение договора с кредитным учреждением.
Для открытия карт-счетов необходимо представить в банк:
1) список доверенных лиц, которым поручено передавать в банк сведения и дискеты для зачисления заработной платы сотрудников на специальных карточках счета;
2) список должностных лиц, уполномоченных подписывать списки на зачисление средств на счета сотрудников с образцами их подписей и оттисков печатей;
3) анкету компании, подписанную руководителем, главным бухгалтером и заверенную печатью организации;
4) договоры на каждого сотрудника фирмы о предоставлении в пользование и обслуживании личной банковской карты, заключаемые банком с каждым держателем карточки;
5) заявление-обязательство от имени каждого работника компании на открытие карт-счета и получение "зарплатной карты";
6) копию паспорта каждого сотрудника фирмы, на имя которого оформляется карта, подписанная руководителем и скрепленная печатью;
7) график выдачи заработной платы, заверенный руководителем компании.
При отсутствии у предприятия расчетного счета в обслуживающем банке необходимо представить дополнительные документы:
- копию учредительного документа в зависимости оторганизационно-правовой формы организации;
- копию свидетельства о регистрации;
- копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
- заверенную печатью организации копию протокола (решения) учредителей о назначении руководителя;
- выписку из ЕГРЮЛ.
Помимо копий на обозрение банку представляются оригиналы документов.
Перечисление зарплаты на банковские карты
Существуют три способа перечисления зарплаты на карточные счета сотрудников, которые выбираются в зависимости от того, открыт ли расчетный счет в банке-эмитенте.
Если счета открыты в одном банке. В этом случае деньги перечисляются с расчетного счета организации на счета сотрудников.
В соответствии с пп. 1.1.15 Положения ЦБР от 01.04.2003 N 222-П "О порядке осуществления безналичных расчетов физическими лицами в Российской Федерации"*(2) перечисление денежных средств со счета организации в пользу нескольких сотрудников, являющихся клиентами одного банка, осуществляется общей суммой платежным поручением юридического лица с использованием реестра, который передается банку с платежным поручением на перечисление денежных средств. Форма реестра согласовывается банком и содержит такую информацию:
- реквизиты банка;
- ФИО сотрудников, суммы заработной платы по каждому сотруднику и реквизиты карт-счетов;
- подписи уполномоченных лиц организации, имеющих право подписывать расчетные документы;
- оттиск печати организации на электронных документах - аналог собственноручной подписи.
Платежное поручение должно содержать следующие реквизиты:
- в поле "Получатель" указывается наименование и местонахождение банка, в котором открыты счета сотрудников;
- в поле "Сумма" поставляется общая сумма, подлежащая перечислению на счета физических лиц;
- в поле "Назначение платежа" указывается цель платежа, а также дается ссылка на перечисление денежных средств по реестру, его номер, дату (например, перечисление заработной платы за декабрь 2006 г., реестр N и дата).
Реестр передается банку в бумажном виде, либо юридическим лицом самостоятельно, либо в электронном виде с использованием средств связи. Если реестр не получен в установленный срок (на следующий день после поступления платежного поручения), то денежные средства отражаются банком по счету учета сумм, поступивших на корреспондентские счета до выяснения и принятия мер к зачислению средств по назначению. По истечении пятидневного срока, установленного для выяснения, суммы невыясненного назначения подлежат возврату в банк организации (Положение ЦБ РФ от 05.12.2002 N 205-П "О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации").
Документальным подтверждением списания средств с расчетного счета организации является выписка банка и один экземпляр реестра с отметкой. Дата поступления денежных средств на счет работника фактически является днем погашения задолженности организации перед сотрудником за соответствующий период.
Если счета открыты в разных банках. Карт-счета сотрудников могут быть открыты и в других банках, не обслуживающих расчетный счет организации. В этом случае организация также оформляет одно платежное поручение на несколько сотрудников, указав общую сумму, перечисляемую на счет другого банка, и приложив реестр.
Сотрудники имеют право самостоятельно выбрать банк для открытия банковского счета. В отличие от первых двух вариантов, когда организация в интересах сотрудника заключает банковский договор, сотрудник от своего имени заключает договор с банком - эмитентом и, следовательно, несет расходы, связанные с изготовлением пластиковой карты и обслуживанием счета. Сотрудник в письменном виде извещает руководство организации об открытии счета и перечислении на него зарплаты. Организация на каждого сотрудника составляет отдельное платежное поручение с указанием назначения платежа, ФИО сотрудника и номера его лицевого счета, при этом реестр заполнять не требуется.
Налоговый учет расходов
В налоговом учете расходов существует следующая особенность: необходимо разделять разные виды расходов организации, связанные с осуществлением "зарплатного" проекта, на затраты, уменьшающие налоговую базу по прибыли и не влияющие на налогооблагаемую прибыль. Выделим следующие расходы:
1) на изготовление банковских карт;
2) на оплату услуг банка по годовому обслуживанию карточек;
3) на оплату услуг банка по перечислению заработной платы на карт-счета работников.
Что касается первых двух пунктов, и Минфин, и налоговики в своих письмах неоднократно запрещал уменьшать издержки за счет прибыли. В Письме ФНС РФ от 26.04.2005 N 02-1-08/80@, письмах Минфина РФ 22.03.2005 N 03-03-01-04/1/131, от 07.02.2005 N 03-05-01-04/19, от 13.07.2005 N 03-03-04/1/74 контролирующие органы не позволяют учитывать расходы на изготовление и обслуживание банковских карточек при определении налогооблагаемой прибыли организации. В этом случае чиновники классифицируют подобные расходы как произведенные в пользу работников на оплату товаров для их личного потребления (п. 29 ст. 270 НК РФ).
По поводу третьего вида расходов Минфин Письмом от 02.03.2006 N 03-03-04/1/167 информирует налогоплательщиков, что расходы по уплате комиссии эмитенту за перечисление заработной платы на пластиковые карты работников организации уменьшают налогооблагаемую прибыль. По мнению чиновников, они являются экономически обоснованными и относятся к внереализационным (пп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ).
В Письме от 22.03.2005 N 03-03-01-04/1/131 Минфин предлагает включать комиссионное вознаграждение банку за перечисление зарплаты на карт-счета в состав прочих расходов организаций на основании пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Налог на доходы физических лиц
Чаще всего возникает вопрос: нужно ли удерживать НДФЛ со стоимости изготовления и обслуживания банковских карт сотрудников? Налоговики нередко усматривают в оплате банку комиссии за выпуск и годовое обслуживание банковских карт признаки дохода, полученного сотрудником в натуральной форме и подлежащего налогообложению в соответствии с пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ. Но это не так, ведь организация лишь выполняет свою обязанность выплачивать в полном размере причитающуюся работникам заработную плату (ст. 22 ТК РФ). Следовательно, работодатель должен обеспечить своевременное получение сотрудниками зарплаты через кассу организации или любым другим образом (включая ее перечисление на карточные счета работников в банках) в с
