Вопрос: Возможна ли следующая система формирования личного дела. Каждый кадровый приказ создавать в 2 подлинных экземплярах, один из которых подшивать в папку с кадровыми приказами, а второй - в папку с личным делом сотрудника. Возможно ли вкладывать в личное дело ксерокопии документов (например, приказов или заявлений) ? ("Кадровик. Трудовое право для кадровика", N 1, январь 2007 г.)

Скажите, пожалуйста, возможна ли следующая система формирования личного дела. Каждый кадровый приказ создавать в 2 подлинных экземплярах, один из которых подшивать в папку с кадровыми приказами, а второй - в папку с личным делом сотрудника. Возможно ли вкладывать в личное дело ксерокопии документов (например, приказов или заявлений)?

Порядок работы с личными делами на законодательном уровне регламентирован только в отношении некоторых категорий работников (например, государственных гражданских служащих). Поэтому такие вопросы решаются внутренними документами организации. К ним относятся инструкции по делопроизводству, положения о защите персональных данных и пр. Таким образом, многое зависит от того, что написано в локальных нормативных актах вашей организации. Если эти вопросы вообще не урегулированы, то тогда вы можете самостоятельно определить порядок работы с личными делами и согласовать его с руководством. Однако в любом случае один экземпляр приказа должен храниться вне личного дела в отдельной папке. Думается, что ксерокопии документов вкладывать в личные дела можно. Например, это разрешается делать при ведении личных дел тех же государственных гражданских служащих (указ Президента РФ "Об утверждении положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела" от 30 мая 2005 г. N 609). Этот указ вы можете взять за основу разработки правил работы с личными делами в вашей организации.

Л. Французова,

юрист

1 января 2007 г.

"Кадровик. Трудовое право для кадровика", N 1, январь 2007 г.