Как минимизировать риски проекта (Н.Ю. Смирнова, "Предприниматель без образования юридического лица. ПБОЮЛ", N 1, январь 2007 г.)

Как минимизировать риски проекта

Почему даже идеально спланированный и расписанный по дням и часам проект часто идет совсем не так, как задумывалось? Виной всему - какие-то непредвиденные обстоятельства, неожиданно произошедшие события, которые в итоге либо приводят к затягиванию сроков реализации проекта, росту его стоимости, либо сводят на нет весь проект. Такие события именуются рисками проекта, и их все невозможно предугадать. Тем не менее, выявив наиболее вероятные и значимые из них, можно значительно повысить вероятность успешного выполнения задуманного проекта. Данная статья посвящена выявлению и управлению рисками абсолютно любого проекта.

Подготовка

Любой проект связан с рисками - этот факт был известен Ларисе Емельяновой, которая занималась пошивом вечерних платьев. Не так давно она стала замечать, что к ней в офис стали поступать звонки не только по заказу вечерних туалетов, но и для пошива свадебных платьев, чем она раньше не занималась. Когда по этому вопросу ей за месяц позвонили около 6 клиенток, то она поняла, что это, скорее всего, не случайность, а закономерность. А потому она решила начать шить и свадебные платья. Это занятие было для нее абсолютно новым, поэтому г-жа Емельянова подошла к изготовлению первого свадебного платья как к отдельному проекту. За пошив свадебного платья клиентка предложила Ларисе 10 000 руб.

Поскольку изготовление свадебного платья имело для нее большое значение, она не хотела, чтобы какие-либо неприятности помешали его успешной реализации. Именно поэтому подготовку к проекту, помимо планирования работ, составления плана-графика проекта и его бюджета, Лариса начала с выявления возможных рисков.

Надо сказать, что на этом этапе учитываются абсолютно все возможные риски, которые только могут прийти в голову (в пределах разумного), так как оценка вероятности рисковых ситуаций будет производиться на следующем этапе.

Для выявления рисков удобно использовать диаграмму Исикавы. Эта диаграмма относится к типу причинно-следственных диаграмм, с помощью которых выявляются факторы, воздействующие на результат проекта. Так, справа указывается возможный результат, а слева, на каждой ветке диаграммы, - воздействующие на него факторы, причем каждая ветка представляет собой отдельный тип влияющих факторов. В нашем примере в качестве результата Лариса указала "срыв проекта", а факторы риска она разделила на несколько категорий, в зависимости от источника риска (см. Рисунок 1):

1. Поставщик.

2. Исполнитель.

3. Клиент.

4. Внешняя среда.

Далее в каждой категории Лариса выделила возможные, с ее точки зрения, риски. Например, к рискам поставщика она отнесла возможный брак и задержки поставки товара.

Расставляем приоритеты

После проделанной работы все риски необходимо ранжировать по степени вероятности: чем выше возможность того, что риск реализуется, тем выше будет его оценка. Ранжирование рисков удобно выполнять в таблице (см. Таблицу 1). Для оценки рисков можно использовать как 5-балльную, так и 10-балльную шкалы. Однако при применении 10-балльной шкалы результат будет точнее.

Рисунок 1.

Диаграмма Исикавы для выявления рисков проекта пошива свадебного
платья

Внешняя среда

  Запрет на       Повышение      Экономический

 импорт в РФ       пошлин           кризис

      |               |                |

      \--------------------------------|

                                       |                                  /----------------\

 --------------------------------------+---------------------------------|  Срыв проекта  |

            |                          |                            |     \----------------/

            |                          |                            |

 Задержка --|                   Брак --|                     Брак --|

  оплаты    |                          |                            |

            |                          |                            |

 Отказ от --/              Задержка  --/                 Задержка --/

  заказа                  выполнения                     поставки

/------------\          /---------------\             /--------------\

|   Клиент   |          |  Исполнители  |             |  Поставщики  |

\------------/          \---------------/             \--------------/

Лариса оценивала риски следующим образом. Она знала, что будет вынуждена работать с новым поставщиком тканей, так как у имеющихся поставщиков в ассортименте не было специальных тканей для свадебных платьев и фаты. Это означало, что риски от привлечения поставщика будут велики - ведь она никогда с ним не работала. Тем не менее поставщик был иностранной компанией, довольно долго работающей на рынке, поэтому Лариса оценила его риск в 7 баллов из 10.

Что касается рисков по исполнителю, то она знала, что платье будет шить сама, а учитывая свой 15-летний опыт в этой сфере, г-жа Емельянова оценила свои риски по минимуму.

Невесту Лариса знала уже 4 года - это была одна из ее постоянных клиенток. Она всегда вовремя оплачивала заказ, никогда от него не отказываясь, поэтому и риски по клиенту были оценены как низкие.

Что касается рисков, связанных с изменениями внешней среды, то прогнозировать в этой области было сложно: экономическая ситуация в РФ относительно стабильна, но, как считала Лариса, все может случиться, поэтому риски в этой сфере она оценила немного выше.

Таблица 1

Оценка рисков проекта пошива свадебного платья

N п/п	Риск	Оценка (по 10-балльной шкале)
1.	Задержка поставки	7
2.	Брак поставщика	7
3.	Задержка выполнения	1
4.	Брак исполнителя	1
5.	Отказ клиента от заказа	1
6.	Задержка оплаты клиентом	1
7.	Экономический кризис в РФ	3
8.	Повышение пошлин на ввоз тканей из страны поставщика	3
9.	Запрет на импорт тканей из страны	3

Проанализировав риски, Лариса выявила самые важные из них - риски, связанные с новым поставщиком. Теперь необходимо было разработать антирисковые мероприятия.

Подготовка к неприятным сюрпризам

Оценить риски - еще не значит быть к ним готовым. На каждый риск нужно разработать антирисковые мероприятия, причем в первую очередь - именно для тех рисков, наступление которых наиболее вероятно. Надо отметить, что одним из важнейших критериев разработки антирисковых мероприятий является то, что:

- стоимость этих мероприятий не должна превышать эффект от них;

- антирисковые мероприятия не должны вызвать новые, еще большие риски;

- разработка антирисковых мероприятий не должна стать самоцелью: новые действия порождают новые риски, и разработать стратегию реагирования абсолютно на все риски невозможно;

- антирисковые мероприятия не должны сорвать сроки проекта.

Существует несколько вариантов антирисковых мероприятий:

1. нацеленные на недопущение риска;

2. нацеленные на минимизацию негативных последствий риска Обычно для каждого риска разрабатываются мероприятия обоих видов.

Итак, выявив самые значимые риски своего нового проекта, Лариса приступила к разработке антирисковых мероприятий. На этом этапе она также записывала все приходящие ей на ум способы избежать рисков, связанных с новым поставщиком (см. Таблицу 2).

Таблица 2

Разработка антирисковых мероприятий для наиболее вероятных рисков
по проекту

N п/п	Риск	Антирисковые мероприятия
1.	Задержка поставки	а) Ускорение изготовления платья, работа свыше 8 часов в день б) Договоренность с другим поставщиком
2.	Брак поставщика	а) Договоренность с другим поставщиком б) Исправление брака вручную в) Прописание условий быстрой замены брака в договоре

После того, как мероприятия были придуманы, их надо было оценить с точки зрения приемлемости. Так, для оценки антирисковых мероприятий Лариса разработала несколько факторов для сравнения их между собой. Такими факторами стали:

1. Срок проведения мероприятия.

2. Стоимость мероприятия.

3. Сложность проведения мероприятия.

4. Возможные негативные последствия.

5. Степень влияния на снижение риска.

Каждое антирисковое мероприятие оценивалось Ларисой по 10-балльной шкале: чем выше оценка, тем более предпочтительно то или иное мероприятие по сравнению с остальными (см. Таблицу 3).

Таблица 3

Оценка антирисковых мероприятий по проекту

Антирисковое мероприятие	Срок проведения мероприятия	Стоимость меро- приятия	Сложность меро- приятия	Возможные не- гативные пос- ледствия	Степень влияния на снижение риска	Сум- марный балл
Ускорение изготовления платья, ра- бота свыше 8 часов в день	10 (срок изготов- ления платья в часах не изме- нится, просто придется рабо- тать в день больше часов)	9 (Ларисе это ни- чего не будет стоить, кроме уменьшения лич- ного времени)	5 (работать сверхурочно сложнее)	6 (из-за уста- лости Лариса может допус- тить ошибки в работе)	7 (если поставщик сильно задержит поставку, это мероприятие не спасет)	37
Договорен- ность с дру- гим постав- щиком	9 (найти запасно- го поставщика в этой области нетрудно)	9 (Ларисе это ни- чего не будет стоить, кроме уменьшения лич- ного времени)	9 (найти запасно- го поставщика в этой области нетрудно)	5 (запасной пос- тавщик может выдвинуть бо- лее высокие цены или также не поставить товар вовремя)	7 (если запасной поставщик тоже задержит поста- вку, это не ре- шит проблемы)	39
Исправление брака вруч- ную	5 (в зависимости от брака его исправление мо- жет занять до- вольно длитель- ное время)	6 (в зависимости от брака его исправление мо- жет потребовать дорогостоящего материала и оборудования)	5 (в зависимости от брака его исправление мо- жет быть доста- точно сложным)	5 (возможно, брак будет слишком слож- ным и его не удастся испра- вить)	5 (последствия риска могут быть не до кон- ца устранены или не устране- ны вообще)	26
Добавление в договор ус- ловий быст- рой замены брака	9 (согласование условий - дос- таточно быстрая процедура, по опыту Ларисы)	9 (прописание ус- ловий в догово- ре не несет до- полнительных затрат)	5 (согласование условий - дос- таточно быстрая процедура, по опыту Ларисы)	8 (поставщик мо- жет не соблюс- ти условия до- говора)	7 (поставщик мо- жет задержать замену брака)	42

Таким образом, Лариса выбрала лучшие способы реагирования на 2 риска: брак поставщика и задержка поставки. Этими мероприятиями стали:

- ускорение изготовления платья, работа свыше 8 часов в день;

- договоренность с другим поставщиком;

- добавление в договор условий быстрой замены брака.

Включение антирисковых мероприятий в план по проекту

Теперь, когда антирисковые мероприятия были выбраны, оставалось включить их в план работ по проекту как с точки зрения их продолжительности, так и стоимости. Теперь последовательность работ по проекту будет выглядеть иначе (см. Таблицу 4).

Поскольку введение разработанных антикризисных мероприятий не увеличивает стоимость проекта, оно скажется лишь на сроках реализации проекта. Так, в Таблице 4 в скобках показано количество дней, на которое, по прогнозам Ларисы, проект может затянуться в связи с выполнением антирисковых мероприятий.

Таблица 4

Изменение работ по проекту с введением антирисковых мероприятий

Первичный план работ по проекту

План работ с учетом антирисковых мероприятий

1. Выбрать модель платья 2. Снять мерки с клиентки 3. Подобрать и согласовать с кли- енткой материал платья 4. Выбрать поставщика 5. Заключить контракт с поставщи- ком 6. Заказать материал у поставщика 7. Проверить полученный материал 8. Сшить платье 9. Произвести примерку 10. Подкорректировать платье 11. Произвести окончательную при- мерку

1. Выбрать модель платья 2. Снять мерки с клиентки 3. Подобрать и согласовать с клиенткой материал платья 4. Выбрать основного поставщика и запасного поставщика (+2 дня) 5. Обговорить условие быстрой замены брака в договоре и зак- лючить контракт с основным поставщиком (+1 день) 6. Заключить условную сделку с запасным поставщиком (+1 день) 7. Заказать материал у поставщика 8. Заказать материал у запасного поставщика (если поставщик затягивает сроки) (+1 день) 9. Проверить полученный материал 10. Уведомить поставщика о браке (+1 день) 11. Принять новый материал и передать бракованный обратно пос- тавщику (+1 день) 12. Сшить платье (-2 дня, если работать по 10 часов в день) 13. Произвести примерку 14. Подкорректировать платье 15. Произвести окончательную примерку

Итак, в случае реализации обоих рисков проект затянется всего на 5 дней (с учетом ускорения процесса пошива платья). Если такие сроки устраивают клиентку, проект принимается к исполнению. Если же 5 дней критичны для клиентки, тогда Ларисе придется искать способы ускорения выполнения работ по проекту, например:

- шить платье в случае задержки поставщика, работая не по 10, а по 12 часов. Тогда Лариса сэкономит 1 день;

- выбрать модель платья и снять мерки с клиентки в один день, тогда Лариса сэкономит еще 1 день;

- заранее подобрать нескольких возможных поставщиков, до начала проекта, тогда можно будет сократить его длительность еще на 2 дня.

В результате таких действий проект затянется в худшем случае на 1 день. Если же возможно начать проект раньше, то желательно начинать его с запасом в 2-3 дня, тогда с высокой вероятностью проект будет выполнен качественно и в срок, несмотря на риски.

Что касается финансового результата внедрения антирисковых мероприятий, то Лариса легко посчитала эффект от их введения. Если проект выполнялся бы без них и риски, связанные с поставщиком, реализовались бы, то г-жа Емельянова могла бы потерять заказ в 10 000 руб. А кроме того, ей, возможно, пришлось бы выплатить клиентке неустойку. Если учесть, что в среднем Лариса выполняла в месяц 3-4 аналогичных по цене заказа, то провал проекта привел бы к потере, равной 1/4 месячной выручки. Поскольку на внедрение антирисковых мероприятий Лариса практически ничего не тратила, то выгода от введения этих мероприятий была очевидна. А также довольная клиентка могла рассказать о новом платье знакомым, что привело бы их к Ларисе, значит, она получила бы дополнительное количество заказов. Поэтому эффект от антирисковых мероприятий может быть гораздо более значительным, чем сокращение вероятности потери 10 000 руб.

Краткие рекомендации

Не стоит разрабатывать множество антирисковых мероприятий на каждый возможный и невозможный риск по проекту. В противном случае вы получите огромный перечень работ по проекту, увеличивающий срок его выполнения раза в два минимум. Это отвлекает внимание от основной цели проекта, сосредотачивая ресурсы на предотвращении возможных негативных последствий.

Поэтому принцип Парето 80/20 как нельзя более уместен при оценке рисков и разработке мероприятий по их предотвращению. Так, при разработке антирисковых мероприятий следует выбрать те 20 процентов рисков, которые оказывают 80 процентов влияния на успех или провал проекта, а на эти риски разработать антирисковые мероприятия. При этом из всего перечня мероприятий следует опять же выбрать только 20 процентов, которые предотвращают 80 процентов рисков.

Н.Ю. Смирнова,

консультант компании B-evolution, ГК "Про-Инвест"

"Предприниматель без образования юридического лица. ПБОЮЛ", N 1, январь 2007 г.