Трудовой договор с главным бухгалтером (Л. Малышева, "Бюджетные учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2007 г.)

Трудовой договор с главным бухгалтером

Иногда в организации по ряду причин главный бухгалтер оставляет свою должность и на его место приходит новый. Каковы особенности регулирования трудовых отношений с главным бухгалтером? За что он несет ответственность? Как правильно организовать передачу дел в случае ухода главного бухгалтера?

Главный бухгалтер организации, как и любой другой сотрудник, является наемным работником, в отношении которого действующим ТК РФ определены права и обязанности.

При заключении с работником, назначаемым на должность главного бухгалтера, трудового договора ему может быть установлен испытательный срок, который не должен превышать шести месяцев (ст. 70 ТК РФ). Если на должность главного бухгалтера принимаются беременная женщина, женщина, имеющая ребенка в возрасте до полутора лет, либо на должность главного бухгалтера приглашается лицо в порядке перевода от другого работодателя по согласованию между работодателями, согласно нормам ст. 70 ТК РФ испытательный срок не устанавливается.

В соответствии с п. 2 ст. 7 Закона о бухгалтерском учете главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю. Обязанности главного бухгалтера определены п. 2 и 3 ст. 7 Закона о бухгалтерском учете, согласно которым он несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности, обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству РФ, контроль движения имущества и выполнения обязательств. Более детально должностные обязанности главного бухгалтера определены в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37.

В соответствии со ст. 145 ТК РФ оплата труда руководителей, их заместителей и главных бухгалтеров в организациях, финансируемых из федерального бюджета, производится в порядке и размерах, которые определяются Правительством РФ, в организациях, финансируемых из бюджета субъекта РФ, - органами государственной власти соответствующего субъекта РФ, а в организациях, финансируемых из местного бюджета, - органами местного самоуправления.

Как и любой другой работник, главный бухгалтер несет материальную ответственность за прямой действенный ущерб, причиненный работодателю (ст. 238 ТК РФ). Если в процессе инвентаризации и приемки-передачи дел была обнаружена недостача денежных средств в кассе, ситуация будет регулироваться в зависимости от наличия договора о полной материальной ответственности с увольняющимся главным бухгалтером. Если такой договор был заключен, увольняющемуся сотруднику придется возместить ущерб в полном размере (ст. 238 ТК РФ). Если на момент увольнения бухгалтер не был материально ответственным лицом, но при этом нанес материальный ущерб работодателю, то возмещать его он будет в пределах своего среднемесячного заработка (ст. 241 ТК РФ). Руководитель должен распорядиться об этом в течение месяца со дня окончательного установления размера причиненного ущерба. Если сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию, превышает среднемесячный заработок бухгалтера, взыскание осуществляется в судебном порядке (если работник не согласен добровольно возместить ущерб) согласно ст. 248 ТК РФ.

Что касается административных штрафов, то в соответствии с КоАП РФ главного бухгалтера, который является должностным лицом, согласно ст. 2.4 КоАП РФ можно оштрафовать, например:

1) за нарушение порядка ведения кассовых операций - на40 - 50 МРОТ (4 000 - 5 000) руб. (ст. 15.1 КоАП РФ);

2) за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета - на 20 - 30 МРОТ (2 000- 3 000) руб. (ст. 15.11 КоАП РФ). Под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности понимается:

- искажение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10%;

- искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10%.

Если срок давности привлечения к ответственности за допущенные правонарушения истек, то главбух не понесет административной ответственности. Так, в случае нарушения валютного, финансового законодательства, законодательства о налогах и сборах срок привлечения к ответственности составляет год с момента совершения административного правонарушения, а по иным основаниям- два месяца (ст. 4.5 КоАП РФ).

"Старый" бухгалтер уходит

Причины, по которым главный бухгалтер покидает свой пост, могут быть разными. В Трудовом кодексе указаны следующие основания, по которым с работником, в частности с главбухом, прекращается трудовой договор:

1. Трудовой договор может быть в любое время расторгнут по соглашению сторон трудового договора (ст. 78 ТК РФ).

2. Истек срок трудового договора (ст. 79 ТК РФ). Причем о прекращении трудового договора работник должен быть предупрежден в письменной форме не менее чем за три календарных дня до увольнения.

3. Трудовой договор расторгается по инициативе работника (по собственному желанию) (ст. 80 ТК РФ). При этом работник должен предупредить о своем решении работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели.

4. Трудовой договор расторгается по инициативе работодателя (ст. 71 и 81 ТК РФ).

В частности, трудовой договор в отношении главного бухгалтера может быть расторгнут работодателем в случаях:

- принятия главным бухгалтером необоснованного решения, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб имуществу организации (п. 9 ст. 81 ТК РФ);

- смены собственника имущества организации (п. 4 ст. 81 ТК РФ). При этом в соответствии со ст. 181 ТК РФ новый собственник обязан выплатить главбуху компенсацию в размере не ниже трех средних месячных заработков работника.

Обратите внимание: расторжение трудового договора по данному основанию возможно лишь в случае смены собственника имущества организации в целом (п. 32 Постановление Пленума ВС РФ N 2*(1)). Главный бухгалтер организации не может быть уволен по п. 4 ст. 81 ТК РФ при изменении подведомственности (подчиненности) организации, если при этом не произошла смена собственника имущества организации. При этом под сменой собственника имущества организации следует понимать переход (передачу) права собственности на имущество организации от одного лица к другому лицу или другим лицам, в частности:

- при приватизации государственного или муниципального имущества, то есть при отчуждении имущества, находящегося в собственности РФ, субъектов РФ, муниципальных образований, в собственность физических и (или) юридических лиц;

- при обращении имущества, находящегося в собственности организации, в государственную собственность;

- при передаче государственных предприятий в муниципальную собственность и наоборот;

- при передаче федерального государственного предприятия в собственность субъекта РФ и наоборот.

Передача дел

К сожалению, ни один нормативный документ не регламентирует процедуру приемки-передачи дел. Поэтому каждая организация вправе разработать свой вариант ее осуществления, руководствуясь общими требованиями Закона о бухгалтерском учете*(2) и прочими документами, относящимися к законодательству о бухгалтерском учете. При этом руководство организации может привлечь к процессу приемки-передачи дел и других сотрудников организации, создав, например, специальную комиссию.

Передача дел при смене бухгалтера производится на основании распорядительного документа руководителя организации. Это может быть приказ о передаче дел, в котором указываются следующие данные:

- причина проведения приемки-передачи дел (увольнение главного бухгалтера);

- сроки проведения приемки-передачи дел;

- лицо, ответственное за сдачу документов (фамилия, имя, отчество увольняющегося главного бухгалтера или исполняющего обязанности главного бухгалтера);

- лицо, ответственное за прием дел (фамилия, имя, отчество нового главного бухгалтера, а при его отсутствии - руководителя организации, заместителя главного бухгалтера, иного лица, исполняющего обязанности главного бухгалтера);

- иные лица, участвующие в приемке-передаче дел (члены специальной комиссии), а также обязанности (полномочия) указанных лиц).

В определенных случаях передаче дел должна предшествовать инвентаризация имущества и обязательств. Инвентаризация имущества и обязательств (включая наличные деньги в кассе) будет обязательной (п. 2 ст. 12 Закона о бухгалтерском учете):

- если увольнение совпало с установленным учетной политикой организации сроком проведения обязательной инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

- при смене материально ответственных лиц. (Напомним, что согласно ст. 243 ТК РФ полная материальная ответственность главного бухгалтера за причиненный ущерб работодателю может быть установлена трудовым договором).

Порядок проведения инвентаризации определен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств*(3) и должен быть закреплен в Положении об инвентаризации, утверждаемом руководителем организации.

При смене материально ответственного лица (в том числе бухгалтера, с которым заключен договор о полной материальной ответственности) в обязательном порядке в трех экземплярах составляют Акт инвентаризации наличных денежных средств (ф. N ИНВ-15) и Инвентаризационную опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (ф. N ИНВ-16)*(4).

При этом один экземпляр передается увольняющемуся главному бухгалтеру, второй - в бухгалтерию, а третий должен быть отдан вступающему в должность новому главному бухгалтеру. При его отсутствии третий экземпляр акта может быть передан иному материально ответственному лицу, принявшему ценности (например, кассиру) или непосредственно руководителю организации. Инвентаризация иных активов и обязательств организации оформляется в аналогичном порядке.

Завершить инвентаризацию и оформить ее соответствующими первичными учетными документами, подписанными членами инвентаризационной комиссии, нужно до или непосредственно перед оформлением акта приемки-передачи дел. Оформленные по результатам инвентаризации имущества и обязательств документы прикладываются к акту приемки-передачи дел.

Распоряжение о проведении инвентаризации имущества и обязательств и распоряжение о проведении приемки-передачи дел можно совместить в одном приказе. Например:

Городская поликлиника N 3 МУЗ

Приказ N 5 от 15 января 2007 г.

В связи с увольнением с 01.02.07 Н.И. Синицыной с должности главного бухгалтера Городской поликлиники N 3 МУЗ

приказываю:

1. Провести инвентаризацию имущества и финансовых обязательств Городской поликлиники N 3 МУЗ с 15.01.07 по 22.01.07 с участием следующих лиц:

Я.М. Пеликанов, заместитель директора - председатель инвентаризационной комиссии;

Н.И. Синицына, главный бухгалтер - член инвентаризационной комиссии;

О.Ю. Воробьева, зам. главного бухгалтера - член инвентаризационной комиссии;

С.А. Перепелкин, зав. складом - член инвентаризационной комиссии.

2. Провести с 23.01.07 по 30.01.07 приемку-передачу бухгалтерской и налоговой документации Городской поликлиники N 3 МУЗ с участием следующих лиц:

Н.И. Синицына, главный бухгалтер - ответственная за сдачу бухгалтерской и налоговой документации;

О.Ю. Воробьева, зам. главного бухгалтера - ответственная за прием бухгалтерской и налоговой документации.

Акт приемки-передачи дел составить на основе данных проведенной инвентаризации.

3. Контроль за исполнением приказа поручить заместителю директора Я.М. Пеликанову.

Директор Городской поликлиники N 3 МУЗ

Т.В. Орлов

В процессе приемки-передачи дел целесообразно проверить наличие документации, подлежащей передаче, количество таких документов, место их хранения, соответствие данных договоров и иных документов данным бухгалтерской и налоговой отчетности, выявить основные нарушения и неточности в оформлении первичной документации, составить список отсутствующих документов и пр. Результаты приемки-передачи дел оформляются соответствующим актом.

Акт приемки-передачи дел оформляется в двух экземплярах и утверждается руководителем организации. Один экземпляр передается увольняющемуся главному бухгалтеру, а второй остается в организации. В акте приемки-передачи дел в обязательном порядке указываются:

- дата окончательной передачи дел;

- нарушения и неточности в оформлении первичной документации, бухгалтерской и налоговой документации, выявленные в ходе передачи дел;

- список отсутствующих документов.

Также к акту желательно приложить опись переданных документов, в которую следует внести все папки передаваемых документов с указанием названий, отчетных периодов и общего количества документов в каждой папке (цифрами и прописью). Указанную опись желательно подписать как минимум увольняющемуся главбуху и ответственному лицу, которому переданы документы. Один экземпляр описи остается в организации, второй - увольняющийся главбух оставляет себе.

Обратите внимание: если увольняющийся главный бухгалтер отказывается от передачи дел, то такой отказ должен быть документально зафиксирован. Однако руководитель организации все равно обязан уволить главбуха по его заявлению и выдать ему трудовую книжку (ст. 80 ТК РФ), так как ТК РФ не содержит специальных требований для процедуры увольнения работников.

"Новый" бухгалтер приходит

Когда главный бухгалтер приходит на новое место работы, то в первую очередь ему следует:

1) ознакомиться с организацией хранения документов;

2) узнать место расположения, режим работы налоговой инспекции, в которую сдается отчетность, внебюджетных фондов, органов статистики, обслуживающих банков и т.п.;

3) переоформить банковские карточки;

4) проверить отдельные статьи последнего баланса и состояние учетных документов.

В частности, следует сверить остатки по счетам бухучета, несовпадение которых может привести к искажению налоговой базы по налогу на имущество (счета учета основных средств), НДС (счета 210 01 000 "Расчеты по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам", 303 04 000 "Расчеты по НДС"), а также к неправильному исчислению финансового результата деятельности организации (аналитические счета синтетических счетов 401 01 100 "Доходы учреждения", 401 01 200 "Расходы учреждения").

Если данные регистров не совпадают (особенно если выявлено расхождение в размере, превышающем 10% от величины сальдо по счету на проверяемую дату), то этот факт нужно письменно зафиксировать и получить объяснения увольняющегося главбуха (лучше всего письменные).

К сожалению, на практике нередки случаи, когда главному бухгалтеру, вступающему в должность, приходится принимать дела в отсутствие предыдущего главбуха. Здесь есть свои особенности. Во-первых, необходимо выяснить, кому при увольнении предыдущего главбуха были переданы дела и какими документами была оформлена передача.

Во-вторых, принимать документацию следует исключительно по описи (или акту приемки-передачи дел) в строгом соответствии со списком. Если таковой отсутствует, рекомендуем составить его при приеме документов и подтвердить его подписью руководителя организации и своей.

В-третьих, принимающему дела бухгалтеру целесообразно провести предварительную проверку множества документов организации, примерный перечень которых приведен ниже.

1. Приказы об учетной и налоговой политике организации:

- проверить, изданы ли приказы об учетной и налоговой политике на текущий год и соответствуют ли положения, закрепленные в них, фактически применяемым в организации.

2. Кассовая книга:

- проверить наличие кассовых книг за предыдущие пять лет, кассовой книги на текущий год (они должны быть пронумерованы, прошнурованы, скреплены печатью организации, подписаны руководителем и главным бухгалтером);

- проверить, не превышался ли лимит расчетов наличными денежными средствами с юридическими лицами;

- сверить список лиц, которым в соответствии с кассовой книгой выдавались денежные средства под отчет, и сроки выдачи денежных средств под отчет с соответствующим списком подотчетных лиц и сроками, утвержденными приказом руководителя организации.

3. Открытые чековые книжки:

- убедиться, что номер корешка последнего использованного чека в чековой книжке и сумма, указанная в нем, совпадают с номером корешка и оприходованной в кассу денежной суммой по данным кассовой книги организации.

4. Договоры организации:

- убедиться в наличии договоров, по которым в текущем отчетном периоде ожидается возникновение кредиторской (дебиторской) задолженности;

- проверить наличие и условия договоров займов и кредитов полученных, погашенных (непогашенных) в течение отчетного года, а также договоров, по которым имеется кредиторская задолженность на конец отчетного периода.

5. Первичные документы:

- проверить наличие первичной документации (договоров, лицензий, документов об оплате, унифицированных форм первичной учетной документации и пр.) по следующим статьям: нематериальные активы, основные средства, финансовые вложения, расходы будущих периодов, дебиторская задолженность (особенно долгосрочная, на предмет выявления просроченной дебиторской задолженности).

6. Журналы учета счетов-фактур, книги покупок и продаж (если организация осуществляет приносящую доход деятельность, облагаемую НДС):

- проверить наличие и правильность оформления (они должны быть пронумерованы, прошнурованы, скреплены печатью организации).

7. Годовая и квартальная бухгалтерская отчетность:

- проверить, имеются ли в наличии бухгалтерские балансы и другие формы отчетности за отчетные периоды с отметками налогового органа (баланс, отчет о прибылях и убытках) о принятии (либо квитанции о почтовом отправлении), органа федерального казначейства (Отчет об исполнении бюджета главного распорядителя (распорядителя), получателя средств бюджета (ф. 0503127));

- проверить, совпадают ли данные статей промежуточной бухгалтерской отчетности по состоянию на начало и на конец отчетного года с данными соответствующих регистров бухучета в компьютерной бухгалтерской программе организации;

- при наличии данных на забалансовых счетах необходимо проверить наличие и условия соответствующих договоров (аренды, комиссии, договоров с дебиторами, по которым истек срок исковой давности).

8. Налоговая отчетность (особенно налоговые декларации текущего года, формируемые нарастающим итогом):

- проверить наличие налоговых деклараций по уплачиваемым налогам текущего года и предыдущих трех лет с отметками налогового органа об их принятии;

- если организация является плательщиком налога на прибыль, ознакомить с системой организации налогового учета, проверить наличие соответствующих регистров налогового учета.

9. Кадровая и иная документация, необходимая для начисления зарплаты:

- убедиться в наличии кадровых приказов и штатного расписания организации и ознакомиться с их содержанием;

- при предоставлении сотрудникам организации вычетов по НДФЛ нужно убедиться в наличии соответствующих заявлений сотрудников и в случае необходимости - подтверждающих документов к ним.

10. Журнал регистрации трудовых книжек (при отсутствии в организации кадровой службы):

- сверить список сотрудников, чьи трудовые книжки приняты на хранение, со списком сотрудников организации, принятых на постоянную работу (в соответствии с кадровыми приказами руководителя организации, трудовыми договорами);

- убедиться в фактическом наличии всех зарегистрированных в журнале трудовых книжек.

В-четвертых, целесообразно проверить наличие наиболее важных документов из указанного списка (в частности, бухгалтерской и налоговой отчетности, приказов об учетной и налоговой политике организации) не только за текущий отчетный период, но и за предыдущие годы (как минимум за три предшествующих года, по которым возможна выездная налоговая проверка) (ст. 87 НК РФ).

В случае если в процессе приемки дел выяснится, что предыдущий главбух дела не передавал, то есть нет документального оформления передачи, значительное количество документов отсутствует, последняя выездная налоговая проверка, проверки ревизионного отдела главного распорядителя, Госнадзора проводились более двух лет назад или не проводились вообще, советуем претендующему на должность главного бухгалтера подумать, нужна ли ему такая должность?

Л. Малышева,

эксперт журнала "Бюджетные учреждения здравоохранения:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Бюджетные учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2007 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Постановление Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации".

*(2) Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

*(3) Утв. Приказом МФ РФ от 13.06.1995 N 49.

*(4) Утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".