Особенности оформления отдельных кадровых документов ("Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 1, январь 2007 г.)

Особенности оформления отдельных кадровых документов

Резюме

Оформление резюме не регламентировано никакими нормативно-правовыми актами. Однако существуют некоторые, не закрепленные в российском законодательстве правила составления этого документа, которые, в первую очередь, продиктованы интересами потенциального работодателя, а также разработчиками программного продукта Windows компании Microsoft.

При составлении резюме необходимо следовать нескольким основным принципам.

Во-первых, оно должно быть кратким.

Во-вторых, оно должно быть аккуратно написано.

Третий принцип касается содержания резюме.

Оно должно отражать профессиональные достижения соискателя.

Образец стандартного резюме, составленного в хронологическом порядке, (рис. 1.)

/-----------------------------------------------------------------------\   /--------------------\

|                                          Отдел кадров ООО "Сириус"  --+---|В какую  организацию|

|                                      Для Воропаевой Алины Петровны    |   |и кому  направляется|

|                                                                       |   |документ            |

|Левинова Кира Юрьевна                                                  |   \--------------------/

|7 августа 1984 года                                                    |   /--------------------\

|Проживание: Московская обл., город Софрино  ---------------------------+---|Личные данные и кон-|

|Контактный телефон: моб. 80051234567                                   |   |тактные координаты  |

|e-mail: levinova@mail.ru                                               |   \--------------------/

|                                                                       |

|Опыт работы                                                            |

|с 10.2004 по настоящее время ООО "Закат" www.zakat.ru                  |

|Профиль организации: оптовые поставки туристического снаряжения        |

|Должность: секретарь                                                   |

|Обязанности:                                                           |

|- подготовка проектов приказов по основной, хозяйственной  деятельности|

|и по личному составу;                                                  |

|- ведение кадровой документации: оформление  приема на работу,         |   /--------------------\

|увольнения, ведение трудовых книжек;                            -------+---|Опыт работы кандида-|

|- регистрация входящей и исходящей корреспонденции;                    |   |та,  его должностные|

|- работа с оргтехникой;                                                |   |обязанности и дости-|

|- ведение  документооборота  на  предприятии, с 05.2003 по 09.2004  ОАО|   |жения  на этих долж-|

|"Транс-сервис"                                                         |   |ностях              |

|Профиль организации: услуги по перевозке грузов                        |   \--------------------/

|Должность: секретарь-диспетчер                                         |

|Обязанности:                                                           |

|- прием и распределение заказов;                                       |

|- заполнение и учет путевых листов.                                    |

|                                                                       |   /--------------------\

|Образование:          -------------------------------------------------+---|Сведения об  образо-|

|с 09.1996 по 06.2004                                                   |   |вании               |

|Российский гуманитарный университет                                    |   \--------------------/

|Специальность: документированное обеспечение управления                |

|Специализация: документовед.                                           |

|                                                                       |

|Дополнительные сведения:                                               |   /--------------------\

|Знание иностранных языков: английский язык - разговорный уровень.  ----+---|Дополнительные  све-|

|Дополнительные навыки и умения:                                        |   |дения и умения      |

|Владение ПК: уверенный пользователь,                                   |   \--------------------/

|знание программ: MS Office, Internet Explorer, Outlook Express.        |

|Высокая скорость печати.                                               |

|Личные качества:   коммуникабельность,  ответственность,   обучаемость,|

|пунктуальность, умение работать в стрессовой ситуации.                 |

\-----------------------------------------------------------------------/

Рис. 1

Как видно из рис. 1, условно всю информацию, содержащуюся в резюме, можно разделить на несколько блоков:

Личные данные соискателя и контактная информация

В резюме должны быть указаны фамилия, имя и отчество кандидата. Их необходимо выделить крупным или жирным шрифтом. Семейное положение и возрасту указываются по желанию. Обязательно надо указать домашний и мобильный телефоны (пейджер), а также адрес электронной почты. Рабочий телефон все-таки лучше сохранить в тайне.

Опыт работы, как правило, указывают, начиная с последнего места работы. Кроме временного периода, занимаемой должности, желательно написать еще о должностных обязанностях, успехах и достижениях, которых добился соискатель. Также позитивно воспринимаются работодателем сведения о наградах и грамотах.

Образование

Лучше всего указывать сведения не только о полученном высшем образовании, но и об окончании курсов повышения квалификации, посещении семинаров, тренингов и др. Хорошо также, если дополнительное образование имеет отношение к той должности, на которую вы претендуете. Если вы находитесь в процессе получения образования, необходимо уточнить форму обучения и курс.

Дополнительные сведения

Сюда относятся сведения о владении иностранными языками, компьютером, о личных качествах кандидата и пр.

Резюме желательно уместить на одном листе формата А4.

К нему может прилагаться сопроводительное письмо. Как правило, в объявлении о вакансии обычно указывается контактное лицо, его имя, телефон и адрес электронной почты. Название компании иногда не пишется, но, позвонив по указанному в рекламе телефону, его можно узнать. Именно тому человеку который осуществляет работу с резюме, и следует его адресовать вместе с сопроводительным письмом (Пример N 1).

Пример N 1

Менеджеру по персоналу

ООО "Санрайз Кроссворд"

Людмиле Павловне Георгиевой

от Сергея Климовича Игнатьева

Уважаемая Людмила Павловна!

Меня заинтересовала вакансия администратора локальных компьютерных сетей, предлагаемая вашей компанией.

Прошу вас изучить мои документы и решить, могу ли я быть вам полезен.

Имея богатый опыт работы в этой области, я регулярно повышаю свою квалификацию и могу представить положительные характеристики с предыдущих мест работы.

С уважением,

С.К. Игнатьева

12 ноября 2006 года

Заявление о приеме на работу

Не смотря на то, что четких регламентов составления этого вида документа не существует, тем не менее, есть сложившиеся правила его оформления.

Образец заявления рис. 2.

Обычно заявление пишется на листе формата А4 от руки.

Правила оформления резолюции на документе требуют указания фамилии и инициалов исполнителя, содержания поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату. Но на практике часто этот реквизит лишается большинства своих элементов - на рис. 2 представлен сокращенный вариант резолюции.

/------------\     /-----------------------------------------------------\     /-------------------\

| Резолюция  |-----+---                                                  |     |Наименование  долж-|

|руководителя|     |                    Генеральному директору  ---------+-----|ности руководителя;|

\------------/     |                    ООО "Вектор"                     |     |ФИО    оставляющего|

                   |                    Игорю Николаевичу Ключевскому    |     |заявление          |

                   |                    Николая Львовича Марева          |     \-------------------/

/------------\     |                                                     |

|    Вид     |-----+---------------------  Заявление                     |

| документа  |     |                                                     |     /-------------------\

\------------/     |       Прошу принять меня  в  отдел маркетинга на  --+-----|  Текст заявления  |

                   |       должность маркетолога  с  10 мая 2005 года    |     \-------------------/

/------------\     |                                                     |     /-------------------\

|    Дата    |-----+-----  29 апреля 2005 года                -----------+-----|      Подпись      |

\------------/     |                                                     |     \-------------------/

                   |       Начальник                                     |

                   |       отдела маркетинга             А.Н. Петрова    |

                   |       Начальник                                     |

                   |       отдела кадров                 И.И. Иванова    |

                   |       Начальник                                     |

                   |       службы безопасности          А.Н. Трубачев    |     /-------------------\

                   |                                                  ---+-----|   Место для виз   |

                   \-----------------------------------------------------/     \-------------------/

Рис. 2

Автобиография

Составление автобиографии также не регламентировано никакими нормативно-правовыми актами.

Автобиография не является обязательным документом, который должен храниться в отделе кадров. Если она пишется, то в единственном экземпляре, который подшивается в личное дело. (Пример N 2).

Пример N 2

Автобиография

Я, Нина Михайловна Гольцбат, родилась 24 ноября 1952 года в селе Мокрое Сатанинского района Вологодской области. В 1970 году закончила среднюю школу N 2 и поступила в Волгоградский технологический техникум по специальности "химик-аналитик". В 1976 году получила распределение в Геологическую экспедицию N 25 в город Малый Туринск Калужской области, откуда в 1980 году была переведена в геологическую экспедицию N 10 города Александров Владимирской области на должность заведующей лабораторией. В 1989 году была отправлена в зарубежную командировку в Монголию сроком на 2,5 года. В 1995 году в связи реорганизацией предприятия была уволена "по сокращению штатов" и поступила на курсы переквалификации при бирже труда. Получив специальность "бухгалтер-кассир", устроилась на работу в ООО "Александровлес", где и работала до конца 2004 года. После ликвидации предприятия находилась на учете на бирже труда.

     15 октября 2005 года       Гольцбат       Н.М. Гольцбат

                              ------------

Протокол

Протокол - самый сложный из всех рассматриваемых в статье документов. Его традиционно относят к системе организационно-распорядительной документации (ОРД). В ОРД обычно выделяют три основные группы документов:

распорядительные (приказ, распоряжение, указание, постановление, решение);

организационные (устав, положение, инструкция, правила и др.);

справочно-информационные (письмо, справка, акт, докладная и объяснительная записки и др.).

Протокол часто относят к группе справочно-информационных документов, т.к. в нем фиксируется информация, необходимая для справочных целей. в первую очередь, при принятии управленческих решений. Однако в протоколе указывается и само принятое решение, в связи с чем он приобретает черты распорядительного документа. Именно это качество протокола не позволяет однозначно отнести его к определенной группе ОРД - он сочетает в себе черты и справочно-информационного, и распорядительного документа.

Еще одной особенностью протокола является то. что он используется для документирования деятельности коллегиальных органов:

временных (собрания, конференции, совещания, комиссии и т.п.) или

постоянных (коллегии министерств и комитета, ученых советов научных учреждений, президиумов и т.п.).

Составление и оформление протоколов возлагается на секретарей соответствующих коллегиальных органов (штатных или избранных в ходе их работы). Секретарь, наряду с председателем коллегиального органа, несет ответственность за достоверность содержащейся в протоколе информации. Протокол составляется на основании рукописных, в том числе стенографических, или магнитофонных записей хода заседания, а также документов, подготовленных к заседанию: повестки дня, текстов или тезисов докладов и выступлений, проектов решений и др.

Есть три основных вида протокола:

Краткий протокол - фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Его рекомендуется вести в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер.

Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробно - содержание докладов и выступлений участников заседания.

Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Объясним правила оформления протокола на образце протокола заседания экспертной комиссии. Он относится к числу полных протоколов (протоколов, содержащих все реквизиты), а следовательно, на его примере можно продемонстрировать правила оформления наиболее полно.

Все виды протоколов оформляются на общем бланке, который включает следующие реквизиты:

наименование учреждения (организации, предприятия);

вид документа (протокол);

дату;

индекс документа;

место составления протокола;

заголовок к тексту.

Наименование вида документа (Протокол) размещают:

при угловом расположении реквизитов - через 2 межстрочных интервала от границы левого поля ниже наименования организации, а

при продольном расположении реквизитов и в общем бланке - в центре.

Датой протокола является дата заседания (протокол оформляется, как правило, после его проведения). Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания. Образец оформления протокола на рис. 3.

/---------------------\      /----------------------------------------------\

|    Наименование     |      |                                              |

|    организации      |------+- ООО "Совэкко"                               |

\---------------------/      |                                              |      /------------\

                             |  Протокол  ----------------------------------+------|Наименование|

/---------------------\      |                                              |      | документа  |

|Дата, номер  и  место|------+- 19 декабря 2005 года N 46                   |      \------------/

|составления документа|      |  город Москва                                |

\---------------------/      |                                              |

/-------------------\        |                                              |

| Предмет протокола |--------+- Заседания экспертной комиссии ООО "Совэкко" |

\-------------------/        |                                              |

                             \----------------------------------------------/

Рис. 3

Текст протокола

Он включает вводную и основную части. Вводная часть текста строго формализована. В ней фиксируются сведения:

о составе присутствующих на заседании и

повестке дня (дается список вопросов, вынесенных на обсуждение).

Перечень присутствующих пишется ниже заголовка через 2 межстрочных интервала от границы левого поля и начинается с указания:

председателя и

секретаря заседания.

Фамилии председателя и секретаря пишутся после наименований должностей (рис. 4). Затем через 2 межстрочных интервала от границы левого поля пишется слово "Присутствовали" (на конце ставится двоеточие), после чего инициалы и фамилии присутствующих на заседании постоянных членов коллегиальных органов перечисляются по алфавиту без наименования должности.

Если членов коллегиального органа более 15, то состав присутствующих указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу о чем в нем делается отметка.

Пример N 3

Присутствовали: 20 человек (список прилагается). Повестка дня заседания, как правило, составляется заранее и должна включать оптимальное количество вопросов, которые можно рассмотреть и обсудить на нем. Каждый из них формулируется с предлога "о". Вопросы нумеруются арабскими цифрами и располагаются в повестке дня по:

степени их значимости или

в соответствии с предполагаемым временем обсуждения.

Слово "разное" в повестку дня включать не рекомендуется, а в повестке дня общего собрания акционеров оно вообще не допускается. Образец оформления вводной части текста протокола на рис. 4.

Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня по разделам. Каждый из них, отражая ход заседания, состоит из трех частей: слушали - выступили - постановили (решили).

Слово "слушали" нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня, оформляется у границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием.

С красной строки в родительном падеже пишутся фамилия и инициалы докладчика, ставится тире и после него фиксируется содержание доклада. При этом повествование может идти от третьего лица. В некоторых случаях после кратко сформулированной темы доклада делается пометка: "Текст доклада прилагается".

Слово "выступили" пишется у границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Фамилия вместе с инициалами каждого из выступающих оформляется с красной строки и пишется в именительном падеже. Затем в форме косвенной речи записывается содержание выступления. В случае необходимости после фамилии выступающего указывается его должность. Все вопросы к докладчику и выступившим, а также ответы на них фиксируются в порядке поступления и оформляются с красной строки. Фамилию лица, задавшего вопрос, допускается не указывать.

                     /------------------------------------------------------------------\

/------------\       |                                                                  |

|Сведения   о|       |    Председатель - И.В. Кузнецов                                  |

|составе при-|-------+--  Секретарь - И.Л. Кравцова                                     |

|сутствующих |       |    Присутствовали: О.В. Горлова,  И.А. Коновалова,  С.А. Мочалов,|

|на заседании|       |    М.Е. Чепко, И.В. Федосеева, Е.С. Чижов                        |

\------------/       |                                                                  |

/------------\       |    Повестка дня:                                                 |

| Сведения о |-------+--  1. О работе экспертной комиссии.                              |

|повестке дня|       |    2. О графике подготовки и передачи дел в архив 2005 г.        |

\------------/       |    3. О переданных в архив делах.                                |

                     |    4. Об уничтожении документов.                                 |

                     \------------------------------------------------------------------/

Рис.4

Пример N 4

Вопрос: Возможно ли составление номенклатуры дел с привлечением посторонних лиц?

Ответ: Нет, прибыль сократилась, в связи с чем, на привлечение посторонних лиц средства выделены не будут.

Решения, принятые коллегиально по каждому из обсуждаемых вопросов, записываются после слова "постановили/решили".

В случае необходимости указываются результаты голосования по каждому пункту решения.

Пример N 5

Результаты голосования: "за" - 10, "против" - 0, "воздержались" - 0.

Пример N 6

Результаты голосования: единогласно.

В протоколах общих собраний акционеров или учредителей указываются также количество и процент голосующих акций.

Пример N 7

Результаты голосования:

"за" - 70% (1400 шт.) голосующих акций.

"против" - 30% акций (600 шт.).

"воздержались" - нет.

Решение принято большинством голосов.

Образец оформления основной части протокола

Пример N 8

1. Слушали:

И.Л. Кравцову - о Положении об экспертной комиссии, об основных проблемах в работе комиссии, обусловленных рядом причин.

Выступили:

И.А. Коновалова - обратила внимание на то. что отсутствие номенклатуры дел приводит к утере документов, поэтому выразила пожелание, чтобы к составлению номенклатуры дел привлеклись сторонние лица - специалисты архива.

И.Л. Кравцова - пояснила, что для разработки единых регламентирующих документов по делопроизводству необходимо создание в структуре компании подразделения, отвечающего за делопроизводство. Архив, куда поступают законченные делопроизводством документы, не может брать на себя не свойственные ему функции.

И.В. Федосова - предложила обратиться к заместителю генерального директора Д.В. Петрову за помощью в решении этого вопроса.

М.Е. Чепко - обратила внимание на отсутствие в структуре компании подразделения, отвечающего за делопроизводство в целом и за составление номенклатуры в частности.

Решили:

Принять к сведению информацию выступивших. Проинформировать руководство о прозвучавших проблемах, обсудив возможности их решения. Ответственный - И.А. Коновалова.

2. Слушали:

И.Л. Кравцову - о традиционно составляемом графике передачи дел в архив. Предложила членам ЭК ознакомиться с проектом графика. Пояснила, что передача дел в архив будет производиться по описям, составленным в двух экземплярах. Форма описи будет разослана по электронной почте.

Выступили:

О.В. Горлова - попросила перенести для бухгалтерии срок передачи дел с мая на июль.

Решили:

Одобрить предлагаемый график подготовки и передачи дел в архив в 2006 г. с учетом высказанного пожелания.

3. Слушали:

И.Л. Кравцову - об условиях хранения документов в архиве и о переданных в 2005 г. делах ООО "Совэкко":

Секретариат - 5 ед. хр.

Юридический отдел - 34 ед. хр.

Отдел аренды - 50 ед. хр.

Бухгалтерия - 48 ед. хр.

Решили:

Описи на переданные в архив дела утвердить.

4. Слушали:

И.В.Федосееву - о ежегодном отборе документов с истекшими сроками хранения на уничтожение.

И.Л. Кравцову - о проекте акта на уничтожение документов с истекшими сроками хранения.

Выступили:

О.В. Горлова - попросила уточнить состав и содержание некоторых дел, с целью принятия окончательного решения о включении их в акт на уничтожение.

Решили:

Согласовать акт об уничтожении документов с учетом предложенного уточнения.

Подписи председателя и секретаря заседания оформляются на окончательном варианте проекта протокола. Они располагаются через 2-3 межстрочных интервала ниже текста у границы левого поля (слева) и разделяются двумя интервалами. Расшифровки подписей печатаются без скобок строчными буквами (кроме заглавных).

Инициалы располагаются перед фамилией, пробелы между инициалами и фамилией не делаются.

Пример N 9

Председатель И.В. Кузнецов

Секретарь И.Л. Кравцова

Некоторые разновидности протоколов подлежат утверждению руководителем предприятия или организации. Оно оформляется при помощи грифа, который располагается в верхнем правом углу документа и состоит из - слова "утверждаю", сокращенного наименования должности руководителя, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 1, январь 2007 г.