Матрица Эйзенхауэра, или тайм-менеджмент на службе у кадровика ("Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 1, январь 2007 г.)

Матрица Эйзенхауэра, или тайм-менеджмент на службе у кадровика

Представим идиллическую картину рабочего дня: в офисе царит напряженная рабочая атмосфера - маркетолог разговаривает по телефону, одновременно делая пометки в ежедневнике, руководитель проекта уткнулся в огромную папку с документацией, менеджер по продажам сосредоточенно глядит в монитор. Но, если все-таки вглядеться, становится ясно, что по телефону обсуждается... новый бутик, руководитель проекта поглощен бульварным детективом, спрятанным в папке с логотипом компании, а менеджер по продажам смотрит порно-сайт в Интернете. И, как не горько, это - не страшный сон директора компании, а реальность офисной жизни. Чтобы понять, как и почему люди тратят рабочее время впустую, нужно рассмотреть т.н. офисную лень в динамике.

Большинство офисных работников действительно любят свою работу, но при этом около половины все-таки занимаются посторонними делами, чтобы просто убить время. Абсолютный рекордсмен среди способов побездельничать на работе - просмотр новостей в Интернете.

Далее следует - написание длинных электронных писем друзьям, разговоры по телефону и посещение развлекательных сайтов. Только потом идут менее "интеллектуальные" занятия, такие как перекладывание бумаг на столе, хождение по офису и болтовня с коллегами, просмотр телевизора или заточка карандашей. Курильщики весьма активно используют свою пагубную страсть, чтобы увильнуть от работы. Многие просто витают в облаках, не выдумывая себе оправданий. Или натурально спят за компьютером, притворяясь, что напряженно о чем-то думают.

Даже если сама работа нравится, вынужденное безделье делает ее не столь привлекательной. Подавляющее большинство работников чувствует, что начальство ценит их не за результаты, которые они выдают, а за то время, которое они просиживают на рабочем месте. И даже готовы оставаться сверх установленного распорядка работы, если начальник будет уверен (а это, к сожалению, встречается очень часто), что сотрудник проявляет рвение. Хотя на самом деле - задержки после работы, скорее, свидетельство неумения или нежелания правильно организовать свое рабочее время.

В этом случае неприкрытая лень может даже сослужить неплохую службу. Известны случаи, когда работники получили повышение из-за того, что не стеснялись показать, что им скучно и нечего делать в нынешней должности, вместо того, чтобы быть уволенными по сокращению штата. Итак, если человеку нечем заняться на работе, лучше прямо сказать об этом, не растрачивая попусту свое драгоценное время!

Различные исследования, проводимые т.н. скрытыми кадровыми аудиторами,*(1) показывают, что очень много времени уходит на "наблюдение" за коллегами. Каждый сотрудник всегда может сказать, чем заняты его сослуживцы и как именно они отлынивают от работы. Так, те, кто достиг высот в деле имитации бурной деятельности ("ибд") всегда, когда им хоть что-то поручается, с важным видом дают всем понять, насколько они загружены.

Некоторым возможность полениться на работе кажется приятным довеском к должностным обязанностям, но чужая лень раздражает всех. Но самый страшный и распространенный вид офисного безделья - курение. Абсолютное большинство курильщиков курят, чтобы не работать. Традиционно считается, что они могут на совершенно законных (на самом деле это одно из распространенных заблуждений и свидетельство неграмотного менеджмента в отношении персонала) основаниях устраивать себе массу коротких перекуров, которые, если сложить вместе, превращаются в довольно длинные. И надо ли говорить о том, что те, кто не курит - более здоров, реже берет больничные и вообще больше работает, нежели курильщик. Но при этом получает такую же зарплату.

Встречается и особо редкий вид лени - "трудолюбие"! Кто-то читает аналитические статьи в Интернете, думая о том, как сделать свой труд более эффективным, кто-то просто "повышает свою квалификацию" в перерывах между выполнением тех или иных заданий. Но, как и во всем, в работе главное - эмоциональная вовлеченность. Тот, кто по-настоящему любит свою работу, никогда не станет отлынивать от нее. Это - сродни естественному поведению тех. кому не нравится то, чем они занимаются. Ведь точно также ведут себя с женами и друзьями, когда больше их не любят. Просто их избегая.

Изобретательность, как выяснилось, нужна не только в работе, но и в отлынивании от нее. Что "делать", чтобы не работать? Самые неожиданные способы безделья на рабочем месте: "изучать рабочую документацию с закрытыми глазами". Человек, который не хочет работать, всегда придумает, как убить время. Можно возвращаться с обеда куда более длинным, обходным путем. Очень хороший способ расслабиться - проведение маркетингового исследования (по Интернету, телефону, через посещение конкурентов), можно также съездить куда-нибудь "по делам", отсутствуя по 4-5 часов и оправдываясь стоянием в пробке на дороге.

Способы побороть безделье известны давно. Можно ставить "счетчики" посещения Интернета, блокировать отдельные сайты, требовать от подчиненных ежедневного предоставления "тайм-листа" и отчета о работе, вплоть до указания того, сколько времени потрачено на разговоры по телефону. Это, конечно, дает эффект, но, весьма незначительный и кратковременный. Однако, как ни странно, повышать мотивацию персонала и бороться с ленью можно, даже отпуская сотрудников по домам. Ведь лень подчиненных - это проблема менеджмента. И, прежде всего, кадрового и, непосредственно - самого кадровика. Нет ничего скучнее, чем ничего не делать. Руководитель должен разумно определить объем работы для своих подчиненных, это вполне может исключить "ничегонеделание", а отпустить домой незанятого работника пораньше - значит поощрить его и свободным временем, и деньгами, которые он получит за отсутствие на рабочем месте. Иногда это приносит свои плоды.

Чаще, работодатель заинтересован в результатах работы, а не в том, насколько хорошо работники заняты. Отдыхать нужно всем - и начальникам, и подчиненным, а лень - это один из видов отдыха. Ведь и начальник - не дурак. Он всегда видит - кто работает, а кто нет. Главное - результаты работы. Ленивые люди не могут выдавать отличные результаты. А по-настоящему ленивые люди на работу не ходят вообще, потому что им лень...

Из практики известно, что наилучшим инструментом для определения тех дел, которые нужно выполнить в первую очередь, служит так называемая матрица Эйзенхауэра*(2), согласно которой все текущие дела можно разбить на четыре категории:

"срочно-важно".

"не срочно-важно".

"не важно-срочно".

"не важно-не срочно".

Но каким образом применить приведенную матрицу к повседневной работе кадровой службы?

Любой менеджер по персоналу время от времени (а кто и регулярно) сталкивается с необходимостью выполнять несколько дел одновременно. Между тем каждое из них можно отнести к одному из квадратов нашей матрицы. Так, например, рутинная работа: обработка анкет или тестов, подготовка отчетов - может относиться к категории В или С. В категорию А войдут такие задачи, как например, урегулирование конфликта или закрытие срочной вакансии. Частые перекуры попадают в категорию D (их наличие в рабочем графике указывает на проблему перегруженности делами или высокой ответственности или, скорее всего, - безответственного отношения к своему организму и рабочему времени).

Если следовать правилам тайм-менеджмента, то делам, занесенным в категорию А, всегда принадлежит приоритет на рассмотрение и решение по сравнению с задачами, которые включены в категории В и С. При этом необходимо понять, в какое время дня ваша деловая активность и способность сосредоточены работать максимально (для одних это утро, для других - середина дня или вечер).

Выполнение наиболее важных и срочных задач из категории А следует относить на свои "звездные" часы, когда человек наиболее активен.

Поэтому применение матрицы Эйзенхауэра на практике сводится к следующему: уделять основное внимание делам из квадратов А и В. Дела из квадрата С перепоручать, а большую часть дел категории D - игнорировать, т.к. работа от этого не страдает.

После определения стратегических целей и приоритетов необходимо перейти к тактике, которая позволит наилучшим образом достичь запланированных результатов. Поделив рабочее время на небольшие целевые отрезки, можно лучше им распорядиться. Самый удобный для планирования целевой отрезок - один рабочий день.

Рабочий день сотрудника кадровой службы, можно условно разделить на две части: кадровое делопроизводство (работу с документами) и работу с людьми.

Работа с документами. К сфере кадрового делопроизводства обычно относят подготовку, оформление и ведение документов, устанавливающих правовые отношения сотрудника с компанией (приказов, трудовых книжек, договоров, личных карточек). Кроме того, это и учет рабочего времени, и разработка должностных инструкций и других внутрикорпоративных документов. Эта работа не требует тесного контакта с людьми, но отнимает много времени. Каким образом менеджер по персоналу может сэкономить время, необходимое для обработки документации?

Жизнь кадровика существенно облегчает использование готовых форм - типовых договоров, трудовых книжек, заявок, анкет. Но это не главное.

Казалось бы, не подлежит сомнению, что в XXI веке все кадровое делопроизводство должно вестись с помощью компьютера. Преимущества такого подхода очевидны: все трудоемкие и монотонные операции совершает машина, документы всегда в приличном и удобном для работы виде: их можно распечатать, когда они нужны, но кипы папок не занимают места на полках, при помощи Интернета и системы электронной рассылки можно обмениваться данными с другими отделами.

Современные программные продукты позволяют также создавать внутренние базы данных с возможностью делать различные выборки по заданным параметрам. К примеру, менеджер, использующий специализированную базу данных, может за минуту-другую получить сведения о том, сколько сотрудников празднуют свой день рождения в этом месяце, или обработать данные о лицах, проходящих испытание. Можно установить кадровую систему, интегрированную с бухгалтерией, и тогда менеджер по кадрам сможет получать оперативную информацию по бюджету своего отдела или расчетам премиальных. В наши дни использование автоматизированных систем учета и баз данных считается хорошим тоном не только в крупных, но и в небольших компаниях.

Вывод: делопроизводство в кадровой службе должно быть максимально автоматизировано, чтобы сократить время на поиск, обработку и оформление нужной информации.

Работа с людьми занимает у сотрудников кадровых служб не меньше времени, чем делопроизводство. Прием сотрудников по личным вопросам, телефонные звонки, собеседование с соискателями на имеющиеся вакансии и их тестирование, введение в должность, совещания с руководством и т.д. и т.п. В последние годы работодатели часто предъявляют к HR-менеджеру повышенные требования, рекомендуя взять на себя организацию (а иногда и проведение) аттестации и обучение сотрудников, а также корпоративных мероприятий и праздников.

Сточки зрения тайм-менеджмента гораздо важнее научиться делегированию полномочий и переадресации второстепенных дел. Эффективное планирование времени при работе с людьми подразумевает, что вы умеете делегировать полномочия подчиненным и правильно переадресовывать задания более подходящим для их выполнения сотрудникам или службам.

Хорошо, когда внутренняя жизнь компании подобна отлаженному работающему, как часы, механизму. Но если вам приходится каждый раз дожидаться удобного момента, чтобы побеседовать, например, с руководителем смежного отдела, а телефон на столе "дымится" от звонков, в то время как полтора-два часа ушло на бесполезное совещание, значит что-то не так в организации работы. Избегайте любых совещаний, которые не имеют отношения непосредственно к набору персонала, разрешению конфликтов и вопросам, связанным с развитием человеческих ресурсов компании. В тоже время в обязанности кадровой службы может входить подготовка совещаний, и тогда именно в ваших руках оказывается контроль за выполнением установленного регламента.

Выход из контакта. Вежливый и терпеливый HR-менеджер, владеющий навыком активного слушания, но не умеющий в нужный момент выходить из контакта (будь то затянувшийся телефонный разговор или беседа), часто понапрасну теряет время. Чтобы взять ситуацию под контроль, необходимо в начале беседы установить ее временные рамки, (например, "у меня есть пять минут для беседы с вами".) Если собеседник сообщает, что не сможет уложиться в регламент, решение за вами: вы можете назначить другое удобное для вас время для беседы, или переадресовать вопрос другому отделу.

Планируя конкретный рабочий день кадровой службы, согласно принципам тайм-менеджмента, рекомендуется чередовать "бумажную" работу с "живой". Например, поработав полтора-два часа за компьютером, можно отправиться на совещание, заняться приемом сотрудников по различным вопросам, или провести собеседование. Практика показывает, что регулярная смена деятельности в течение рабочего дня позволяет не только более эффективно использовать время, но и снижает психологическое напряжение, помогает обходиться без литров кофе и бесконечных перекуров.

Хроническая усталость и раздражительность кадровиков в конце рабочего дня или недели является одним из признаков неэффективного использования времени. Истощение внутренних психологических ресурсов вызывает и ситуация острой нехватки времени для решения срочных задач, и большие нагрузки, с которыми в одиночку не справиться. В этом случае на помощь менеджеру по персоналу приходит умение анализировать свою деятельность, структурировать ее по целям и выделять явные приоритеты.

Приложение N 1

Матрица Эйзенхауэра

Срочные дела
Важные	A (l)	В (II)
	Разрешение конфликтов	Планирование новых проектов
	Неотложные задачи (закрытие срочных вакан- сий, деловые встречи, оформление приказов, дисциплинарные мероприятия и т.д.)	Оценка полученных результатов (отчеты, ат- тестации)
		Превентивные мероприятия (опросы, тесты, планерки)
	Проекты, у которых подходят сроки сдачи	Налаживание отношений в коллективе
		Определение новых перспектив, альтернативных проектов
Неважные	С (III)	D(IV)
	Прерывания, перерывы	Рутинная работа
	Некоторые телефонные звонки	Некоторые письма
	Некоторые совещания	Некоторые телефонные звонки
	Рассмотрение неотложных материалов (заявле- ний, писем, резюме)	"Пожиратели времени"
		Развлечения
	Общественная деятельность

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 1, январь 2007 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Есть такая форма проведения кадрового аудита, когда работодатель с целью узнать потенциал своих работников не проводит бесконечные анкетирования и не приглашает психологов-шарлатанов, а просто "внедряет" аудитора на то или иное рабочее место и в течение месяца-двух получает куда более объективную картину о напряженности работы и загруженности своих работников. И, самое главное, об их способности решать поставленные задачи и возникающие проблемы. Такой "кадровый аудит" куда более эффективен и с точки зрения дешевизны (аудитор получает зарплату как сотрудник и премию за работу как аудитор), при этом еще участвует в процессе производства, и с точки зрения последствий - еще долго работники будут жить под впечатлением того, что находятся "под колпаком" и контролировать себя сами. А это, в конечном итоге - все равно дешевле, чем контроль со стороны.

*(2) Приводится в Приложении N 1.