Должностная инструкция Личного помощника ("Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 1, январь 2007 г.)

"Утверждено"

Приказом по ЗАО "Шанс"

N 38 от 27.06.2006 г.

Должностная инструкция Личного помощника

I. Общие положения

1.1. Личный помощник генерального директора ЗАО "Шанс" отвечает за полное, своевременное и качественное осуществление контроля за надлежащим исполнением приказов, поручений и распоряжений руководителя предприятия, связанных с подготовкой документов, а также за сохранность используемых в работе документов (сведений), содержащих коммерческую тайну.

1.2. Квалификационные требования: среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование, специальная подготовка по установленной программе и стаж работы по профилю не менее 3 лет, в том числе на данном предприятии не менее 1 года.

1.3. В практической деятельности должен руководствоваться:

1.3.1. Инструкцией по документационному обеспечению управления (ДОУ) предприятием;

1.3.2. Положением о службе ДОУ предприятия;

1.3.3. Правилами внутреннего трудового распорядка;

1.3.4. Правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;

1.3.5. Настоящей должностной инструкцией.

1.4. Должен знать:

1.4.1. Нормативно-правовые акты, другие документы и материалы по организации контроля за исполнением поручений, документов и резолюций.

1.4.2. Формы и методы контроля исполнения поручений, документов и резолюций.

1.4.3. Организационную структуру предприятия.

1.4.4. Схему организационного взаимодействия службы ДОУ со структурными подразделениями предприятия.

1.4.5. Отраслевые стандарты унифицированной системы делопроизводства (УСД).

1.4.6. Основы трудового законодательства РФ.

1.4.7. Основы экономики, организации труда и управления предприятием.

1.4.8. Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, используемые в процессе выполнения должностных обязанностей.

II. Должностные обязанности

2.1. Личный помощник обязан:

2.1.1. Проверять соответствие подготавливаемых на предприятии проектов приказов и распоряжений документам вышестоящих организаций, на основе которых они издаются.

2.1.2. Заполнять контрольные карточки, вести картотеки учета приказов, распоряжений и других документов, а также поручений, требующих контроля за их исполнением.

2.1.3. Вести оперативный учет прохождения документов.

2.1.4. Анализировать причины несвоевременного выполнения поручений, документов и резолюций.

2.1.5. Информировать руководителя предприятия о состоянии исполнения документов.

2.1.6. Принимать участие в подготовке предложений по совершенствованию системы контроля за исполнением поручений, документов и резолюций на предприятии, а также в разработке мероприятий по рационализации документооборота предприятия.

2.2. Личный помощник должен своевременно и в полном объеме отрабатывать и представлять начальнику службы ДОУ отчетную и иную служебную документацию.

2.3. Регламент рабочего времени личного помощника соответствует режиму рабочего времени руководителя предприятия. Время труда и отдыха в течение рабочего дня регламентируется Правилами внутреннего трудового распорядка предприятия.

В случае служебной необходимости личный помощник может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном Трудовым кодексом РФ.

III. Права работника

3.1. Личный помощник имеет право:

3.1.1. Принимать решения в целях обеспечения повседневной деятельности - по всем вопросам, относящимся к его компетенции.

3.1.2. Запрашивать у ответственных исполнителей структурных подразделений информацию о поручениях, документах и резолюциях, подлежащих контролю.

3.1.3. Готовить и представлять начальнику службы ДОУ предложения по совершенствованию организации работы по контролю за исполнением поручений, документов и резолюций.

IV. Ответственность. Порядок оценки труда работника

4.1. Личный помощник несет дисциплинарную и материальную ответственность за:

4.1.1. Нарушение положений нормативно-правовых актов, других документов и материалов по контролю за исполнением поручений, документов и резолюций (в части касающейся его функций).

4.1.2. Невыполнение служебных указаний начальника службы ДОУ.

4.1.3. Нарушение режима обеспечения сохранности коммерческой тайны.

4.1.4. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.2. Основным критерием оценки труда личного помощника является полнота, своевременность и качество исполнения им должностных обязанностей в соответствии с настоящей Инструкцией.

Оценку труда личного помощника уполномочен осуществлять начальник службы ДОУ. Полномочия начальника службы ДОУ по применению мер поощрения и взыскания в отношении личного помощника генерального директора определены соответствующей должностной инструкцией и Положением о материальном стимулировании работников предприятия.

С инструкцией ознакомлен:

                         ----------------     --------------------------

                               (Роспись)            (Фамилия, И.О.)

 "_______"__________20_____ г.

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 1, январь 2007 г.