Местные правила (Е. Бабкова, "Кадровый менеджмент", N 9, декабрь-январь 2006-2007 г.)

Местные правила

Как гласит прописная истина, для эффективной работы необходимы комфортные условия труда. Современные компании с этой истиной не спорят и к созданию условий подходят ответственно. Правда, многие из них под словом "комфорт" подразумевают вовсе не наличие на рабочем месте таких типичных его атрибутов, как еда, напитки или, например, семейные фотографии, а наоборот, их полное отсутствие.

Все в порядке

Прежде всего специалисты сходятся во мнении, что слово "комфорт" в контексте рабочего места, способствующего эффективной деятельности, означает аккуратность. "Порядок на рабочем месте подразумевает, что сотрудник всегда может очень быстро найти то, что нужно. За счет чего? За счет того, что под рукой находятся только необходимые в данной работе предметы, причем у каждой вещи есть свое место. Влияет ли это на эффективность труда? По-моему, ответ очевиден", - рассуждает преподаватель Высшей школы бизнеса МГУ Вячеслав Болтрукевич, под редакцией которого вышел ряд книг по производственному менеджменту. Начальник отдела корпоративных и социальных программ компании "Комус" Ольга Гурина также считает, что культура рабочего места значительно влияет на эффективность труда и способствует оптимизации самого рабочего процесса. "Эстетичные и эргономичные условия помогают не только технически его организовать, но и создают положительный эмоциональный настрой, укрепляют желание работать, - объясняет она. - Соответственно на рабочем месте в обязательном порядке должно присутствовать все, что необходимо для оптимизации процесса: эргономичная офисная мебель, необходимые технические средства, офисные и канцелярские принадлежности. При этом категорически не должно быть беспорядка в документах, грязи, пыли". Как рассказывает Гурина, в компании "Комус" разработаны и утверждены "Требования к организации рабочих мест сотрудников". В этих правилах прописано, как должно быть оснащено рабочее место, начиная от офисной мебели, заканчивая канцелярскими принадлежностями, перечислены требования к работе с документами, объяснена необходимость соблюдения санитарно-гигиенических условий труда, а также оговорена ответственность работников и руководителей за поддержание рабочих мест в состоянии, соответствующем требованиям компании. Бонусы за идеальный порядок и штрафы за его отсутствие в компании не предусмотрены. Но на внутреннем корпоративном сайте регулярно размещаются фотографии рабочих мест различных структурных подразделений. И по этим снимкам можно проследить изменения в отношении руководителей и персонала к своим рабочим местам. Четкие правила организации рабочих мест для офисных сотрудников сформулированы и в компании "Марс". "Правила образно названы "политикой чистых столов". Это означает, что на столе могут находиться только предметы, необходимые для ежедневной работы, например компьютер, канцелярские принадлежности, документы. А по окончании дня все бумаги и документы должны быть убраны. Помимо организационной дисциплины - поутру не придется разбирать вчерашние завалы - это имеет и психологический смысл. Уборка стола - это завершение рабочего дня, похвала самому себе за то, что хорошо поработал. Кстати, многие сотрудники оценили преимущества этого требования и перенесли данную привычку домой", - рассказывает директор по корпоративным вопросам компании "Марс" Лариса Иноземцева. Строгие требования к порядку на рабочих местах предъявляют, разумеется, не только в офисах, но и на производстве. "Например, на Ярославском заводе дизельной аппаратуры каждую неделю оператор вместе с мастером, то есть его начальником, заполняют так называемую карту "5S радар" - это инструмент, с помощью которого можно наглядно оценить состояние рабочего места. При этом результаты оценки учитываются при определении размера премии сотруднику", - рассказывает Вячеслав Болтрукевич. "Рабочее место - это зеркало мыслей человека, его логических связей между целями и задачами", - резюмирует генеральный директор компании Service First Георгий Цхвиравашвили. Правда он также подчеркивает, что беспорядочный вид рабочего места может свидетельствовать о неопрятности сотрудника, но не является прямым признаком его непрофессионализма или профессионализма.

Ничего личного

Помимо содержания рабочего места в порядке, руководители компаний нередко предъявляют своим сотрудникам и другие требования к условиям труда - на столах не должно находиться ничего, способствующего созданию хаоса. "В нашей компании не приветствуется потребление пищи на рабочем месте. Для этого есть специально отведенные помещения. Мы ввели это правило, когда поняли, что крошки пачкают документы, а еда сильно отвлекает от работы", - рассказывает Георгий Цхвиравашвили.

Есть и более жесткие позиции. Так, например, Ольга Гурина считает, что на рабочем месте в принципе не должно быть личных вещей. "В том числе предметов парфюмерии и косметики, пищи, посуды, бутылок с напитками, сигарет, пепельниц", - перечисляет она. С одной стороны, запрет на личные вещи на рабочем столе - достаточно жесткое требование, вызывающее недовольство у многих работников. С другой же, для таких строгих правил существуют логичные причины: лишние вещи отвлекают от работы и порой мешают сосредоточиться, причем не только самому хозяину, но и его коллегам. Самый простой пример - маникюрный набор. Использование этого предмета во время телефонного разговора возможно и экономит время, но концентрации на беседе не способствует абсолютно. Так же как и просмотр отпускных фотографий или одновременное с разговором чаепитие. Последнее мероприятие, кстати, неоднократно становится причиной таких катастроф, как уничтожение важных документов на бумажных и электронных носителях. Впрочем, выбор между строгими правилами, их полным отсутствием и золотой серединой зависит и от стиля руководства, и от специфики работы всей компании или отдела.

Георгий Цхвиравашвили в вопросе присутствия личных вещей на рабочем пространстве придерживается компромиссной точки зрения: "Мне кажется недопустимым выставлять на общее обозрение вещи личной гигиены - те же маникюрные принадлежности. С другой стороны, человек имеет право на собственные интересы, поэтому фотографии, чашка, памятные фигурки и другие безобидные предметы вполне приемлемы для рабочих столов, которые не видны клиентам или посетителям компании".

Что же касается организации рабочего места представителя творческой профессии, то тут специалисты допускают поблажки. "Мы считаем, что беспорядок на рабочем месте мешает представителям любых профессий. Но в нашей компании, как и во многих других, к творческим работникам относятся более лояльно", - делится Ольга Гурина.

Георгий Цхвиравашвили объясняет эту лояльность тем, что работу людей, от которых зависит инновационная и креативная стратегия компании, отличает большое количество функций и поступающей информации. "Поэтому у таких специалистов иногда может быть полный беспорядок на рабочем месте. И это не будет являться для них существенным фактором, мешающим работе. Меня бы насторожила только ситуация, когда такой сотрудник не помнит, что за бумаги перед ним, и никогда их не разбирает. Тогда стоит поинтересоваться планом работы этого сотрудника: есть ли у него список задач и точки их контроля", - советует Георгий Цхвиравашвили.

Зона особого внимания

Сотрудники, чей стол клиентам компании виден, - случай особый. К организации таких рабочих мест специалисты предъявляют наиболее жесткие требования. Вячеслав Болтрукевич объясняет важность рабочего пространства "клиентского" сотрудника следующим примером: "Допустим, когда мы приходим в банк, то ожидаем, что операционист быстро сделает то, что нам нужно, например откроет счет. Однако на практике порой происходит наоборот: сотрудник начинает искать бланки, оказывается, что принтер установлен в углу зала и к нему надо подходить за каждой бумагой. Степлер он просит у коллеги, сидящего справа, а клеящий карандаш - у коллеги слева... И так до бесконечности. Словом, получается, что операционист делает очень много лишних движений, которые клиенту совершенно не нужны, но отнимают его время. И это происходит только из-за того, что рабочее место организовано не оптимальным образом, без учета происходящих процессов".

Георгий Цхвиравашвили считает, что, обустраивая рабочее место сотрудника, постоянно общающегося с клиентами, необходимо помнить, что качественный сервис - лучший двигатель развития компании, и, соответственно, исходить из потребностей посетителей: "В обслуживании клиентов нет мелочей. На наш взгляд, на передний план выходит впечатление посетителя, поэтому к рабочему месту нужно предъявлять повышенные требования. Во-первых, на столе необходим идеальный порядок. Во-вторых, для удобства посетителей на рабочем месте "клиентского" сотрудника должны располагаться информационные материалы о компании, возможно список телефонов "экстренной помощи", также клиенту должна быть предложена ручка с логотипом и бумага, где он мог бы делать заметки. Кроме того, можно подумать о заметной детали, которая привлечет внимание и останется в памяти клиента". Ольга Гурина добавляет, что идеальное рабочее место сотрудника "клиентского отдела" должно выглядеть так, чтобы поддерживать положительный имидж компании: отлично оборудованным, содержаться в идеальном порядке, а также на нем необходимо большое количество предметов с символикой компании: каталоги, прайслисты, визитки, ручки, пакеты, флажки, календари и прочее.

Е. Бабкова

"Кадровый менеджмент", N 9, декабрь 2006 г.