Вопрос: Очень часто сотрудники организации выезжают в служебные командировки за границу. При оформлении авансовых отчетов по командировкам в качестве оправдательных документов они предъявляют служебное задание, билет, счет из гостиницы (если проживание не оплачивает принимающая сторона). Обязательно ли прилагать к авансовому отчету копию паспорта сотрудника с отметками о прибытии на территорию иностранного государства и выбытии из него? ("Новое в бухгалтерском учете и отчетности", N 5, март 2007 г.)

Очень часто сотрудники организации выезжают в служебные командировки за границу. При оформлении авансовых отчетов по командировкам в качестве оправдательных документов они предъявляют служебное задание, билет, счет из гостиницы (если проживание не оплачивает принимающая сторона).

Обязательно ли прилагать к авансовому отчету копию паспорта сотрудника с отметками о прибытии на территорию иностранного государства и выбытии из него?

Согласно п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Федеральной службой государственной статистики.

Авансовый отчет является унифицированной формой первичной учетной документации*(1), применяемой для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные цели.

Согласно Указаниям по применению и заполнению унифицированной формы N АО-1 "Авансовый отчет"*(1) на оборотной стороне формы подотчетное лицо вписывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Таким образом, оправдательные документы должны подтверждать произведенные во время командировки расходы, но их обязательный перечень законодательством не предусмотрен.

В авансовый отчет помимо транспортных расходов, расходов на проживание и т.п. включаются и суммы суточных. Для расчета размера суточных необходимо установить время пребывания сотрудника организации в командировке.

Как следует из п. 5 Постановления Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. N 812, при направлении работников в командировку на территорию иностранного государства даты пересечения государственной границы РФ определяются по отметкам пограничных служб в паспорте работника.

Правда, указанные требования распространяются только на организации, финансируемые из федерального бюджета. Кроме того, в настоящее время отсутствуют нормативно-правовые акты, устанавливающие обязательный порядок определения фактического времени нахождения сотрудников в командировках за границей.

По мнению налоговых органов, к авансовому отчету могут прилагаться ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы (см. письмо УФНС России по г. Москве от 19 мая 2006 г. N 20-12/43886@), т.е. такая позиция носит рекомендательный, а не обязывающий характер.

Кроме того, как указано в письмах Минфина России от 8 сентября 2006 г. N 03-03-04/1/660 и от 22 марта 2006 г. N 03-03-04/1/271, при отсутствии командировочного удостоверения с отметками о дате прибытия и выбытия и отметок в загранпаспорте о датах пересечения границ каждого иностранного государства для расчета размера суточных можно использовать приказ руководителя организации о командировании работника, проездные документы, на основании которых можно установить время убытия из места работы командированного работника и время его прибытия к указанному месту (авиабилеты, посадочные талоны и др.), а также счета за проживание в гостинице.

На основании вышеизложенного делаем вывод, что отсутствие копий страниц загранпаспорта при наличии документов, позволяющих установить время пребывания сотрудника в командировке (билеты, иные проездные документы, счета из гостиницы и др.), не является нарушением порядка оформления учетной формы авансового отчета.

И.А. Андреева,

юрист компании "ФБК"

1 марта 2007 г.

"Новое в бухгалтерском учете и отчетности", N 5, март 2007 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Утверждены Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55.