Порядок оформления, учета и хранения трудовых книжек в силовых министерствах и ведомствах (М. Волчкова, "Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 3, 4, март, апрель, 2007 г.)

Порядок оформления, учета и хранения трудовых книжек
в силовых министерствах и ведомствах

Документом, подтверждающим трудовую деятельность работника и его трудовой стаж, является трудовая книжка. В силу специфики своей деятельности учреждения силовых министерств и ведомств не оформляют трудовые книжки военнослужащим и приравненным к ним лицам. Однако обязанность по их оформлению, учету и хранению в данных учреждениях возникает в отношении федеральных государственных гражданских служащих и иных работников.

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей в РФ устанавливаются Правительством РФ. Рассмотрим, как осуществляются данные операции в учреждениях силовых министерств и ведомств, а также их отражение.

Статьей 66 ТК РФ на работодателя (за исключением работодателей - физических лиц) возложена обязанность по ведению трудовых книжек на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае если работа в этой организации является для работника основной. Трудовым кодексом также определено, что поступающие на работу предъявляют трудовую книжку при заключении трудового договора, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства (ст. 65 ТК РФ).

На работника, принятого на работу впервые, работодатель обязан оформить трудовую книжку в его присутствии не позднее недели со дня приема на работу. Когда работодателем является физическое лицо, оно не вправе вносить записи в трудовые книжки, а также оформлять их в случаях, если работник впервые устраивается на работу (п. 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек и вкладышей в них, утвержденных Постановлением Правительства РФ N 225*(1) (далее - Правила)). С учетом того, что учреждения силовых министерств и ведомств являются только юридическими лицами, они обязаны вести трудовые книжки, а также обеспечить их хранение и учет в соответствии с действующим законодательством РФ.

Обратите внимание: несмотря на то, что форма трудовой книжки, установленная Постановлением Правительства РФ N 225, введена в действие с 01.01.2004, ранее выданные трудовые книжки действительны и обмену на новые не подлежат.

Порядок изготовления бланков трудовых книжек и вкладышей в них и обеспечения ими работодателей установлен Приказом Минфина РФ N 117н*(2) (далее - Порядок). Так, в соответствии с п. 3 данного порядка обеспечение работодателей бланками трудовых книжек и вкладышей в них может осуществляться как юридическими лицами, так и индивидуальными предпринимателями посредством договора. Особенности его заключения определены в ст. 161 ГК РФ, согласно которой договор между юридическими лицами должен заключаться в письменной форме. Поскольку законодательством РФ в области осуществления закупок для государственных нужд проведение котировок (конкурсов, аукционов и т.д.) и заключение государственного контракта обязательно для закупок на сумму свыше 60 000 руб. (предельного размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке - ст. 2 Федерального закона от 21.07.2005 N 94-ФЗ), а стоимость трудовых книжек и вкладышей в них незначительная, достаточно заключить договор в письменной форме.

Стоит отметить, что помимо обеспечения трудовыми книжками и вкладышами в них Приказом Минфина РФ N 117н также утверждены их образцы.

Оформление трудовых книжек и порядок их ведения

С учетом того, что согласно трудовому законодательству РФ трудовая книжка является основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, ее оформление федеральным государственным гражданским служащим и иным работникам учреждений силовых министерств и ведомств должно производиться в соответствии с требованиями законодательства РФ о труде.

Трудовая книжка заполняется в порядке, утверждаемом Минтруда. На данный момент трудовая книжка оформляется на основании Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ N 69*(3) (далее - Инструкция). Согласно п. 2.1 данной инструкции обязательным условием оформления трудовой книжки является внесение в нее следующих сведений о работнике:

- фамилия, имя, отчество;

- дата рождения (число, месяц, год);

- образование;

- профессия;

- специальность.

Подтверждают сведения паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (военный билет, загранпаспорт, водительские права), и документы об образовании, квалификации и специальных знаниях принимаемого на работу (диплом, аттестат, свидетельство, сертификат).

Записи о должности, специальности, профессии вносятся сотрудником, который оформляет трудовую книжку, в соответствии со штатным расписанием учреждения. Об этом свидетельствует его подпись на титульном листе трудовой книжки. Там же ставится печать учреждения и подпись работника - владельца трудовой книжки (п. 2.1 Инструкции)

В трудовую книжку в обязательном порядке вносятся все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем. Кроме того, в нее вносится также запись о принятии или назначении в структурное подразделение учреждения с указанием его конкретного наименования в случае, если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного.

Все сведения о работе (присвоении работнику нового разряда (класса, категории) либо получении работником второй и последующей профессии, специальности или квалификации) отражаются в разделе трудовой книжки "Сведения о работе".

Не допускается внесение в трудовую книжку сведений о взысканиях, за исключением случаев, когда мерой взыскания предусмотрено увольнение.

Все произведенные в трудовой книжке записи должны иметь свой порядковый номер. Какие-либо сокращения в ней не допускаются.

С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке формы Т-2 (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты").

По желанию работника в трудовую книжку могут быть внесены сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

На основании п. 21 Правил в трудовую книжку по месту работы также вносятся с указанием соответствующих документов записи:

- о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом от 28.03.1998 N 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе", а также о времени службы в органах внутренних дел, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах;

- о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Кроме того, в трудовую книжку должны быть внесены сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги, в частности:

- о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

- о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимыми организациями;

- о других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

При этом данные записи производятся в разделе "Сведения о награждении", в котором в обязательном порядке указываются: кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой и основание внесения записи.

Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

Поскольку некоторые категории работников учреждений силовых министерств и ведомств, в соответствии с пп. 3, 7, 8, 9 п. 1 ст. 28 Федерального закона N 173-ФЗ*(4), имеют право на назначение трудовой пенсии досрочно, в трудовых книжках наименования их должностей, профессий должны отражаться в строгом соответствии с законодательством РФ, в частности:

- инвалиды вследствие военной травмы: мужчины по достижении возраста 55 лет и женщины по достижении возраста 50 лет, если они имеют страховой стаж соответственно не менее 25 и 20 лет;

- лица, проработавшие не менее 15 лет в качестве спасателей в профессиональных аварийно-спасательных службах и формированиях МЧС РФ при ликвидации последствий стихийных бедствий и участвовавшие в ликвидации чрезвычайных ситуаций, по достижении возраста 40 лет либо независимо от возраста;

- мужчины по достижении возраста 55 лет, женщины по достижении возраста 50 лет, если они были заняты на работах с осужденными в качестве рабочих и служащих учреждений, исполняющих уголовные наказания в виде лишения свободы, соответственно не менее 15 и 10 лет и имеют страховой стаж соответственно не менее 25 и 20 лет:

- мужчины и женщины по достижении возраста 50 лет, если они проработали не менее 25 лет на должностях ГПС МЧС РФ.

Значение трудовой книжки заключается в том, что сведения, которые она содержит (место работы, занимаемые должности и выполняемые работы), учитываются при проведении аттестации работника.

Также п. 4 ст. 15 Федерального закона N 125-ФЗ*(5) трудовая книжка определена в качестве документа, заверенная копия которого должна быть представлена для назначения пособий по социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку

Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку регулируется разд. III Правил. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

Наиболее часто изменения вносятся в связи со сменой фамилии (как правило, у женщин при вступлении в брак), получением соответстующего образования. Все указанные исправления производятся работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельств о рождении, браке, расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.

Вновь внесенные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были произведены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке. Показания свидетелей, которые могут подтвердить выполнение работником функций, неточно указанных в трудовой книжке и подлежащих изменению, не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением тех, в отношении которых имеется судебное решение, а также в случае массовой утраты трудовых книжек (п. 34 Правил).

Возможно внесение изменений в связи с выявлением неправильной или неточной записи. В таком случае она исправляется по месту работы, где была внесена, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку (п. 28 Правил). Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, то исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации - работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

С учетом того, что записи в трудовой книжке нельзя зачеркивать, допущенные ошибки исправляются следующим образом: под неправильной записью ставят порядковый номер и дату, затем пишут, что "Запись за предыдущим номером недействительна". И только после этого вносят правильную запись, указывая при этом дату и номер приказа, на основании которого она делается. Таким образом, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или награждении.

Изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу), в случае признания увольнения (перевода) незаконным, производится так же, как и при внесении изменений, описанных ранее.

Стоит отметить, что трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение двух лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

Вкладыш в трудовую книжку

Как определено п. 38 Порядка, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем (уполномоченным лицом учреждения) в том же порядке, как и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

При выдаче вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указывается серия и номер вкладыша. При выдаче каждого последующего вкладыша ставится следующий штамп и указываются его серия и номер.

Дубликат трудовой книжки

Выдача дубликата трудовой книжки также регулируется разд. III Правил.

Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. При этом работодатель в обязательном порядке выдает работнику ее дубликат в срок не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

В соответствии с п. 32 Порядка при оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся:

- сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;

- сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

В общий стаж суммарно включается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника. После этого общий или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы. Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в том же учреждении, то об этом также делается соответствующая запись. Затем указывается дата увольнения (расторжения трудового договора) и его причина (основание), если в представленном работником документе имеются такие данные. Также отражаются наименование, дата и номер документа, по которому производятся записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу.

Обратите внимание: если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

Как определено п. 34 Порядка, при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Установление факта работы, сведений о должности и периодах работы в данной ситуации осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника, а при их отсутствии - на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности в одной организации или одной системе. Если работник до поступления в данное учреждение уже работал, то комиссия принимает меры для получения документов, подтверждающих этот факт.

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

Дубликат трудовой книжки или вкладыш к ней заполняется по общим правилам.

Прекращение трудового договора и выдача увольняемым работникам
трудовых книжек

Записи в трудовую книжку о прекращении трудового договора вносятся в соответствии с ТК РФ или иными законодательными актами РФ. В зависимости от оснований расторжения трудового договора в трудовой книжке работника делается соответствующая запись со ссылкой на статью трудового законодательства РФ, а именно:

- при прекращении трудового договора по общим основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пп. 4, 10 ст. 77 ТК РФ), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи;

- прекращение трудового договора по инициативе работодателя отражается записью об увольнении со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 ТК РФ;

- в случае прекращения трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт ст. 83 ТК РФ.

Прекращение трудового договора по другим основаниям, предусмотренным ТК РФ или иными нормативными правовыми актами РФ, оформляется внесением записи в трудовую книжку об увольнении со ссылкой на соответствующие статью, пункт документа, являющегося основанием для увольнения.

Обратите внимание: все записи, внесенные в трудовую книжку работника, заверяются не только подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, но и подписью самого работника. Подпись работника не требуется, если он отсутствует на работе в день увольнения или отказывается получить трудовую книжку на руки.

Федеральным законом от 30.06.2006 N 90-ФЗ "О внесении изменений в трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации" в ТК РФ введена ст. 84.1, которая определяет общий порядок оформления прекращения трудового договора. В соответствии с данной статьей днем увольнения считается последний день работы. В то же время данное правило не относится к случаям, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством РФ или иным федеральным законом сохранялось место работы (должность). В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку. Оформление записи в трудовую книжку об основании и причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ (или иного федерального закона) с обязательной ссылкой на соответствующие законодательные акты.

По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.

Согласно ст. 234 ТК РФ период времени со дня прекращения трудового договора до дня отправления уведомления рассматривается как период задержки выдачи трудовой книжки, подлежащий оплате. Поэтому в случае неполучения уволенным работником трудовой книжки в день увольнения работодателю желательно на следующий день отправить уведомление бывшему работнику, тем самым ограждая себя от материальной ответственности, которая заключается в выплате работнику денежной компенсации в виде процентов в размере не ниже 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования ЦБР. Размер компенсации может быть повышен коллективным или трудовым договором.

Пример 1.

Федеральный государственный гражданский служащий учреждения силового ведомства на основании заявления увольняется с 12.03.2007. Трудовая книжка была получена им 21.03.2007. По состоянию на 12.03.2007 ежемесячное денежное содержание государственного служащего составляет 12 000 руб.

Рассчитаем размер денежной компенсации.

В соответствии с Телеграммой ЦБР от 26.01.2007 N 1788-У процентная ставка рефинансирования с 29 января 2007 года установлена в размере 10,5%. Задержка выдачи трудовой книжки - 6 дней (с 16.03.2007 по 21.03.2007). Денежная компенсация составит 25,1 руб. (1/300 х 10,5% х 12 000 руб. х 6 дн.).

В то же время работодатель может быть виновен не во всех случаях задержки трудовой книжки. В этой ситуации в соответствии со ст. 84.1 ТК РФ, если в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно, работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку трудовой книжки (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

Кроме того, работодатель также не несет ответственности за ее задержку в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по следующим основаниям:

- однократное грубое нарушение работником трудовых обязанностей в случае прогула, то есть отсутствия на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня независимо от его продолжительности, а также отсутствия на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (п. 6 ст. 81 ТК РФ);

- осуждение работника к наказанию, исключающему продолжение прежней работы, в соответствии с приговором суда, вступившим в законную силу (п. 4 ст. 83 ТК РФ);

- увольнение женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в соответствии со ст. 261 ТК РФ.

Учет и хранение трудовых книжек

Пунктом 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила), установлено, что учет бланков трудовой книжки и вкладышей в нее ведется в Приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В целях сохранности данные книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

По состоянию на 01.04.2007 формы Приходно-расходной книги и Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них утверждены Постановлением Минтрудсоцразвития РФ от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек".

В чем особенность данных книг? В Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая должна вестись финансовой службой учреждения силового ведомства, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением учреждения силового ведомства, оформляющими прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при их поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

Согласно п. 42 Правил бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности (в сейфе, металлических шкафах в специально оборудованных помещениях) и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, по окончании каждого месяца обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них с приложением приходного ордера кассы организации. Отчет составляется по форме, разработанной и утвержденной внутри учреждения (например, в качестве приложения в учетной политике учреждения или отдельным приказом).

Списание испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них оформляется Актом о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816).

Как правило, материально ответственными работниками по поступлению, хранению и выдаче бланков трудовых книжек и вкладышей в них являются работники кадровых служб учреждений силовых министерств и ведомств.

Приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей в них производится по подстатье 226 "Прочие услуги" ЭКР по фактической стоимости на их изготовление или приобретение за счет средств, выделенных на содержание данного учреждения. Учет находящихся на хранении и выдаваемых под отчет бланков трудовых книжек и вкладышей в них ведется на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности" по учетной цене 1 руб. за бланк. Так как бланки трудовых книжек и вкладыши в них учитываются на забалансовом счете, правомерно взимать плату при их выдаче. Поскольку на счете 03 учитываются находящиеся на хранении и выдаваемые под отчет бланки строгой отчетности, учреждение приобретает их не для собственных нужд, а для нужд работников.

В то же время не взимается плата с работника:

- при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологических и техногенных катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и других чрезвычайных обстоятельств). При этом работнику выдается дубликат трудовой книжки;

- при неправильном первичном заполнении трудовой книжки или вкладыша в нее, а также их порчи не по вине работника. В таких случаях стоимость испорченных бланков возмещается работодателем.

Для того чтобы обеспечить правильный учет стоимости трудовых книжек и вкладышей в них, поскольку они могут приобретаться в разное время и иметь различную цену, финансовой службе учреждения силового ведомства необходимо кроме требуемых книг по ведению учета бланков строгой отчетности с условной единицей 1 руб. за бланк вести книгу произвольной формы, в которой нужно учитывать движение трудовых книжек по реальной цене или ввести дополнительную графу в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Отметим, что в обязательном порядке все изменения должны быть отражены в учетной политике.

По мнению автора статьи, выдачу трудовой книжки нельзя рассматривать как ее реализацию, так как в таком случае нарушается условие п. 47 Правил, в котором говорится о том, что работник, приобретая трудовую книжку или вкладыш в нее, вносит плату в размере расходов, понесенных работодателем при их приобретении. В данном случае не возникает обязанности учреждения начислять НДС.

Бухгалтерский учет трудовых книжек

При отражении операций с трудовыми книжками в бюджетном учете возникает ряд сложных моментов. Основные из них связаны с учетом поступивших за трудовые книжки денежных средств.

В конце 2006 года Минфин дал разъяснения по отражению в бюджетном учете денежных средств, полученных при выдаче трудовых книжек и вкладышей в них работникам учреждения. Хотя они адресованы учреждениям ФНС, проводки, приведенные в данном письме, по мнению автора статьи, можно применить и учреждениям силовых министерств и ведомств. Однако необходимо учесть, что при использовании кодов ведомственной классификации должны быть учтены особенности каждого ведомства, то же относится и к использованию кодов доходов бюджетной классификации доходов.

Рассмотрим на примере приведенные в Письме Минфина РФ от 29.12.2006 N 02-14-10а/4060 проводки.

Пример 2.

В декабре 2006 г. учреждение МЧС субъекта РФ приобрело 30 трудовых книжек по цене 120 руб. за штуку на общую сумму 3 600 руб. В марте 2007 г. вновь принятому работнику, нигде ранее не работавшему, выдана трудовая книжка. Денежные средства за нее внесены работником в кассу учреждения, а затем сданы на лицевой счет по учету бюджетных средств и перечислены в доход бюджета.

В бухгалтерском учете учреждения МЧС субъекта РФ будут отражены следующие проводки:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Приобретены вкладыши в трудовые книжки бюджетным учреждением	1 401 01 226	1 302 09 730	3 600
Оплачены поставщику трудовые книжки	1 302 09 830	1 304 05 226	3 600
Начислена задолженность перед бюджетом за реализацию трудовой книжки	1 205 03 560	1 303 05 730	120
Денежные средства поступили в кассу учреждения	1 201 04 510	1 205 03 660	120
Указанные денежные средства выбыли из кассы	1 210 03 560	1 201 04 610	120
Денежные средства отражены на лицевом счете учреждения	1 304 05 226	1 210 03 660	120
Денежные средства учреждения перечислены в доход федерального бюджета	1 303 05 830	1 304 05 226	120

Обратите внимание: если трудовые книжки приобретены в том же финансовом году, то они поступают на лицевой счет на восстановление кассовых расходов, то есть последнюю проводку, предложенную в нашем примере, делать не нужно.

В рассмотренном примере поступление средств за трудовые книжки не учитывается на счете учете доходов 401 01 100 "Доходы учреждения", а отражается путем начисления задолженности перед бюджетом, отраженной на счете 303 05 000 "Расчеты по прочим платежам в бюджет".

Данный порядок отражения поступления средств от реализации трудовых книжек и вкладышей в них, по нашему мнению, наиболее приближен к реальному бюджетному учету и позволяет избежать двойного учета.

Учитывая, что работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, финансовым службам необходимо вести их количественный учет для того, чтобы обеспечить своевременное поступление трудовых книжек и не допускать нарушения действующего законодательства РФ по выдаче и оформлению трудовых книжек.

Ответственность за нарушение порядка ведения, учета, хранения и
выдачи трудовых книжек

Законодательство РФ предусматривает ответственность за нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек. Согласно п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Приказом работодателя назначается уполномоченное лицо, которое несет ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. За допущенные нарушения должностные лица несут ответственность, установленную ст. 5.27 КоАП РФ, а именно наложение административного штрафа в размере от 5 до 50 МРОТ; на учреждения - от 300 до 500 МРОТ (или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток).

Повторное нарушение влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.

Неправильные или несоответствующие законодательству формулировки причины увольнения работника могут привести к судебным разбирательствам. Работник может предъявить иск о материальной ответственности работодателя, если возможно доказать, что неправильная формулировка причин увольнения лишала его возможности поступить на работу к другому работодателю.

М. Волчкова,

эксперт журнала "Силовые министерства и ведомства:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 3, 4, март, апрель, 2007 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках".

*(2) Приказ Минфина РФ от 22.12.2003 N 117н "О трудовых книжках".

*(3) Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек".

*(4) Федеральный закон от 17.12.2001 N 173-ФЗ "О трудовых пенсиях в Российской Федерации".

*(5) Федеральный закон от 24.06.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний".