Вопрос: Подскажите, как следовало правильно представлять отчет по НДФЛ на сотрудника, которого в прошлом году дважды принимали на работу в нашу организацию? Он работал у нас с 1 марта по 19 апреля и потом с 1 июня до конца года (Е. Капкова, "ЭЖ Вопрос-Ответ", N 4, апрель 2007 г.)

Подскажите, как следовало правильно представлять отчет по НДФЛ на сотрудника, которого в прошлом году дважды принимали на работу в нашу организацию? Он работал у нас с 1 марта по 19 апреля и потом с 1 июня до конца года.

Доходы сотрудников и удержанный с них НДФЛ необходимо учитывать персонально по каждому сотруднику (п. 1 ст. 230 НК РФ). Для этого применяется форма 1-НДФЛ "Налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц" (утверждена Приказом МНС России от 31.10.2003 N БГ-3-04/583).

На основе данных из налоговой карточки по каждому работнику составляется справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ (утверждена Приказом ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706).

Ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим годом, налоговые агенты должны представлять в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц и суммах начисленных и удержанных налогов по форме 2-НДФЛ (ст. 230 НК РФ). Эти сведения представляются на магнитных носителях или с использованием средств телекоммуникаций. Видимо, именно эту годовую отчетность вы и имеете в виду.

Справка по форме 2-НДФЛ в описанном вами случае заполняется по общим правилам, изложенным в Приказе ФНС России N САЭ-3-04/706 и главе 23 НК РФ, вне зависимости от того, когда и сколько раз принимался на работу и увольнялся работник вашей организацией. Если работник в январе, феврале, апреле и мае 2006 г. работал в других организациях, то он должен принести из этих организаций справки по форме 2-НДФЛ с указанием полученных там доходов и предоставленных налоговых вычетов.

Мы можем только предположить, что трудности возникли у вас при заполнении раздела 3.

Первое, что отметим: Справка о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ) составляется за весь налоговый период. В разделе 3 Справки налоговым агентом отражаются все доходы, полученные налогоплательщиком у данного налогового агента в налоговом периоде и подлежащие учету при определении налоговой базы.

Этот сотрудник работал (и, по всей видимости, получал заработную плату) в вашей организации только в марте, апреле и с июня по декабрь 2006 г.

Согласно рекомендациям по заполнению Справки по форме 2-НДФЛ, в каждой строке раздела 3 в хронологическом порядке указываются порядковый номер месяца налогового периода, код дохода и его сумма (без налоговых вычетов). Напротив тех видов доходов, в отношении которых предусмотрены профессиональные налоговые вычеты или которые подлежат налогообложению не в полном размере (п. 28 ст. 217 НК РФ), отражаются код и сумма вычета.

В Приказе ФНС России N САЭ-3-04/706 подчеркивается, что код дохода указывается при наличии положительной суммы дохода, а код вычета - при наличии положительной суммы вычета. Поэтому те месяцы, когда работник не работал на вашем предприятии, в разделе 3 не указываются, т.е. в вашем примере будут указаны ненулевые доходы и профессиональные налоговые вычеты только за март, апрель и с июня по декабрь (если они предоставлялись). Стандартные и имущественные налоговые вычеты в разделе 3 не отражаются, они отражаются в разделе 4.

Если вашему работнику в марте и с июня по декабрь ежемесячно начислялась заработная плата (код дохода 2000) в размере 10 000 руб., а за апрель (с 1-го по 19-е) - 7000 руб. (профессиональные вычеты не предоставлялись), то начальные графы раздела 3 нужно заполнять так:

Месяц	Код дохода	Сумма дохода, руб.
1	2	3
3	2000	10 000
4	2000	7 000
6	2000	10 000
7	2000	10 000
8	2000	10 000
9	2000	10 000
11	2000	10 000
11	2000	10 000
12	2000	10 000

В настоящее время годовая отчетность по НДФЛ обычно подготавливается с помощью компьютерных программ (в том числе программ расчета заработной платы), которые автоматически формируют этот вид отчетности по правилам, установленным ФНС России.

Е. Капкова,

эксперт АКДИ "ЭЖ"

1 апреля 2007 г.

"ЭЖ Вопрос-Ответ", N 4, апрель 2007 г.