Порядок регистрации застрахованных лиц в Пенсионном фонде РФ (Б. Неврозов, "Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 4, апрель 2007 г.)

Порядок регистрации застрахованных лиц в Пенсионном фонде РФ

В соответствии с Федеральным законом "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования" Правительство РФ постановлением от 15 марта 1997 г. N 318 утвердило Инструкцию о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей государственного пенсионного страхования и ввело ее в действие с 1 января 1997 г. (далее - Инструкция).

Инструкция определяет:

- порядок регистрации застрахованных лиц в системе государственного пенсионного страхования;

- порядок представления в Пенсионный фонд РФ сведений о застрахованных лицах, в том числе сведений о трудовом стаже, заработке (доходе), начисленных страховых взносах;

- порядок использования этих сведений для контроля за правильным начислением страховых взносов на государственное пенсионное страхование.

Индивидуальный (персонифицированный) учет (далее - персонифицированный учет) - организация и ведение учета сведений о каждом застрахованном лице для целей государственного пенсионного страхования.

Застрахованные лица, в том числе самостоятельно уплачивающие страховые взносы, - лица, на которые распространяется государственное пенсионное страхование. Застрахованными лицами являются граждане РФ, иностранные граждане и лица без гражданства. К застрахованным лицам, самостоятельно уплачивающим страховые взносы, относятся индивидуальные предприниматели, в том числе иностранные граждане, а также частные детективы, занимающиеся частной практикой нотариусы, частные аудиторы, главы крестьянских (фермерских) хозяйств, родовых, семеиных общин коренных малочисленных народов Севера, занимающихся традиционными отраслями хозяйствования.

Работодатели - юридические лица, в том числе иностранные, и их обособленные подразделения; международные организации, осуществляющие свою деятельность на территории Российской Федерации; родовые, семейные общины малочисленных народов Севера, занимающиеся традиционными отраслями хозяйствования; крестьянские (фермерские) хозяйства; граждане, в том числе иностранные, лица без гражданства, проживающие в Российской Федерации, и индивидуальные предприниматели, осуществляющие прием на работупотрудовому договору (контракту), а также уплачивающие вознаграждение по договорам гражданско-правового характера, предметом которых являются выполнение работ и оказание услуг, в том числе по договорам, заключенным с индивидуальными предпринимателями, и по авторским договорам.

Индивидуальный лицевой счет застрахованного лица (далее - лицевой счет) - документ, хранящийся в виде электронной формы в органах Пенсионного фонда РФ, содержащий предусмотренные Инструкцией сведения о застрахованных лицах, включенные в информационные ресурсы Пенсионного фонда РФ.

Страховой номер - постоянный персональный номер, присваиваемый Пенсионным фондом РФ лицевому счету застрахованного лица.

Регистрация застрахованного лица (далее - регистрация) - открытие лицевого счета на застрахованное лицо и выдача ему страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. При внедрении персонифицированного учета в субъекте РФ проводится начальная (массовая) регистрация застрахованных лиц.

Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (далее - страховое свидетельство) - документ, выдаваемый застрахованному лицу, подтверждающий регистрацию этого лица в системе государственного пенсионного страхования.

Органом, осуществляющим персонифицированный учет, является Пенсионный фонд РФ.

Организацию персонифицированного учета в субъектах РФ осуществляют территориальные органы Пенсионного фонда РФ (далее - территориальные органы).

Персонифицированный учет в субъекте РФ включает:

- регистрацию застрахованных лиц;

- сбор сведений о трудовом стаже, заработке (доходе) и начисленных страховых взносах застрахованных лиц за период работы после начальной регистрации;

- поэтапное внесение в лицевые счета сведений о стаже застрахованных лиц за период, предшествующий начальной регистрации.

Регистрация застрахованных лиц осуществляется следующим образом.

Каждое лицо, на которое распространяется государственное пенсионное страхование, должно быть зарегистрировано в системе государственного пенсионного страхования.

Каждое застрахованное лицо, не зарегистрированное в системе государственного пенсионного страхования, работающее по трудовому договору (контракту), договору гражданско-правового характера, предметом которого является выполнение работ и оказание услуг, или авторскому договору должно быть зарегистрировано работодателем в территориальном органе, в котором этот работодатель зарегистрирован как плательщик страховых взносов.

При проведении начальной регистрации сведения о застрахованных лицах, предусмотренные Инструкцией, представляются работодателями и лицами, самостоятельно уплачивающими страховые взносы в Пенсионный фонд РФ, в сроки, определяемые органами Пенсионного фонда РФ.

При проведении начальной регистрации в сроки, определенные территориальным органом, работодатель представляет в этот орган на каждое застрахованное лицо, работающее у него по трудовому договору (контракту), договору гражданско-правового характера, предметом которого является выполнение работ и оказание услуг, или авторскому договору, анкету застрахованного лица, форма которой утверждается Пенсионным фондом РФ.

Анкета застрахованного лица содержит следующие сведения о застрахованном лице: фамилию, имя. отчество; пол; дату и место рождения; адрес регистрации по месту жительства и по месту пребывания; номер телефона; серию, номер, дату и паспортные данные или реквизиты иного документа, удостоверяющего личность.

При приеме на работу по трудовому договору (контракту) застрахованного лица, не зарегистрированного в системе государственного пенсионного страхования, а также при заключении с таким лицом договора гражданско-правового характера, предметом которого является выполнение работ и оказание услуг, или авторского договора работодатель представляет на это лицо анкету застрахованного лица в территориальный орган в течение 2 недель с момента приема на работу или заключения договора.

Правильность указанных в анкете застрахованного лица сведений заверяется личной подписью застрахованного лица.

Если застрахованное лицо не имеет возможности лично заверить анкету застрахованного лица по причине длительного (свыше 1 месяца) нахождения в командировке, длительной болезни или иной причине, работодатель указывает эту причину в анкете, которую заверяет.

Анкеты застрахованных лиц с содержащимися в них сведениями передаются работодателем в территориальный орган с заверенным сопроводительным документом.

На основании представленной анкеты застрахованного лица территориальный орган в течение 3 недель принимает решение:

- открыть лицевой счет и оформить соответствующее страховое свидетельство;

- оформить запрос об уточнении сведений, необходимых для регистрации застрахованного лица (далее - запрос об уточнении сведений), форма которого утверждается Пенсионным фондом РФ.

Территориальный орган выдает работодателю оформленные страховые свидетельства и в необходимых случаях запросы об уточнении сведений вместе с сопроводительной ведомостью, форма которой утверждается Пенсионным фондом РФ.

Работодатель в течение недели после получения от территориального органа страховых свидетельств выдает их работающим у него застрахованным лицам. Застрахованные лица расписываются в получении страховых свидетельств в сопроводительной ведомости.

Если в страховом свидетельстве неверно записаны фамилия, имя, отчество, дата, место рождения или пол застрахованного лица, застрахованное лицо указывает правильное значение соответствующего реквизита в листке исправлений, форма которого утверждается Пенсионным фондом РФ.

Если работодатель не имеет возможности выдать страховое свидетельство в связи с увольнением застрахованного лица, длительным (свыше 1 месяца) нахождением в командировке, длительной болезнью или по иной причине, работодатель проверяет правильность содержащихся в этом документе сведений, а при наличии в нем ошибок указывает правильные значения реквизитов в листке исправлений.

Работодатель требует от застрахованного лица, которому территориальный орган оформил запрос об уточнении сведений, заполнить в нем необходимые реквизиты с представлением в необходимых случаях подтверждающих документов, а при отсутствии этого лица указывает причину отсутствия в запросе об уточнении сведений и заверяет его.

Работодатель в месячный срок после получения в территориальном органе страховых свидетельств и запросов об уточнении сведений возвращает в этот орган заполненную и заверенную сопроводительную ведомость и при необходимости - листки исправлений и заполненные запросы об уточнении сведений, а также страховые свидетельства, которые не были выданы застрахованным лицам по причине невостребования.

Территориальный орган отмечает в лицевых счетах факт выдачи страхового свидетельства, а в случае представления работодателем листков исправлений и заполненных запросов об уточнении сведений переоформляет в течение 3 недель страховые свидетельства с учетом исправленных и уточненных сведений и передает их работодателю для выдачи застрахованным лицам в порядке, предусмотренном п. 11-14 Инструкции.

Территориальный орган оформляет на каждое застрахованное лицо страховое свидетельство, содержащее страховой номер, фамилию, имя, отчество, дату рождения, место рождения и пол застрахованного лица.

Форма страхового свидетельства (его дубликат) утверждается Пенсионным фондом РФ.

Страховое свидетельство хранится у застрахованного лица.

Страховое свидетельство действительно только при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

Работодатель требует от застрахованного лица предъявления страхового свидетельства, а застрахованное лицо в свою очередь предъявляет страховое свидетельство при приеме на работу по трудовому договору (контракту), при заключении договора гражданско-правового характера, предметом которого является выполнение работ и оказание услуг, или авторского договора. Работодатель обязан проверить соответствие предъявленного страхового свидетельства документу, удостоверяющему личность застрахованного лица.

Работодатель указывает страховой номер, содержащийся в страховом свидетельстве зарегистрированного застрахованного лица, при представлении в территориальный орган сведений о его стаже и заработке.

Страховое свидетельство подлежит обмену в случае:

- изменения фамилии, имени, отчества, даты рождения, места рождения или пола застрахованного лица;

- установления неточности или ошибочности содержащихся в нем сведений; непригодности для использования.

В соответствии с Инструкцией о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах застрахованное лицо имеет право:

- получать бесплатно один раз в год в территориальном органе по месту жительства или работы копию лицевого счета;

- получать бесплатно у работодателя копию индивидуальных сведений, представленных работодателем в территориальный орган;

- при несогласии со сведениями, внесенными в его лицевой счет, обратиться с заявлением об исправлении указанных сведений в органы Пенсионного фонда РФ либо в суд.

Застрахованное лицо получает копию лицевого счета в территориальном органе по месту жительства или работы по личному заявлению. При этом застрахованное лицо предъявляет страховое свидетельство и паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.

Территориальный орган в 2-недельный срок со дня подачи заявления представляет застрахованному лицу выписку из лицевого счета застрахованного лица, форма которой утверждается Пенсионным фондом РФ.

Застрахованное лицо обязано:

- пройти регистрацию в территориальном органе;

- получить страховое свидетельство, хранить его и предъявлять по требованию работодателя, работников органов Пенсионного фонда РФ и органов социальной защиты населения;

- сообщать в территориальный орган в порядке, установленном Инструкцией, об изменении сведений, содержащихся в его индивидуальном счете, а также об утрате страхового свидетельства;

- представлять по требованию территориальных органов документы, подтверждающие сведения, подлежащие включению в лицевой счет.

В Инструкции закреплены следующие права и обязанности работодателя. Работодатель имеет право:

- потребовать от застрахованного лица при приеме на работу по трудовому договору, при заключении договора гражданско-правового характера, предметом которого является выполнение работ и оказание услуг, или по авторскому договору предъявить страховое свидетельство, а в случае его отсутствия заполнить анкету застрахованного лица;

- дополнять и уточнять сведения о застрахованных лицах, представленные им в территориальный орган, в соответствии с Инструкцией.

Работодатель обязан:

- представлять в территориальный орган сведения о застрахованных лицах в соответствии с Инструкцией;

- получать в территориальном органе страховые свидетельства, их дубликаты и выдавать их под расписку работающим у него застрахованным лицам в соответствии с Инструкцией;

- передавать бесплатно каждому застрахованному лицу копию индивидуальных сведений об этом лице, представленных в территориальный орган;

- контролировать соответствие реквизитов предъявляемого застрахованным лицом страхового свидетельства реквизитам паспорта или иного документа, удостоверяющего личность этого лица.

Частой много вопросов возникает и к тем, кто использует труд т.н. "домашних работников", и у тех, кто пытается официально встать на учет в Пенсионном фонде и планирует в конце концов получить заработанную пенсию.

На указанных лиц - "домашних работников" распространяется действие трудового законодательства с особенностями, установленными ТК РФ. Особенностью является то, что представляет весьма непростые трудовые отношения, лавинообразно увеличивающиеся в последние годы и получающие специфическое регулирование де-факто в силу отсутствия долгие годы в трудовом законодательстве адекватного регулирования, а порой и откровенного игнорирования их существования де-юре со стороны государства.

Так, статья 303 ТК РФ "Заключение трудового договора с работодателем - физическим лицом" говорит:

"При заключении трудового договора с работодателем - физическим лицом работник обязуется выполнять не запрещенную настоящим Кодексом или иным федеральным законом работу, определенную этим договором.

В письменный трудовой договор в обязательном порядке включаются все условия, существенные для работника и для работодателя.

Работодатель - физическое лицо обязан:

- оформить трудовой договор с работником в письменной форме;

- уплачивать страховые взносы и другие обязательные платежи в порядке и размерах, которые определяются федеральными законами;

- оформлять страховые свидетельства государственного пенсионного страхования для лиц, поступающих на работу впервые.

Работодатель - физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, также обязан в уведомительном порядке зарегистрировать трудовой договор с работником в органе местного самоуправления*(1) по месту своего жительства (в соответствии с регистрацией)."

Также в ТК РФ в статье 309 "Документы, подтверждающие период работы у работодателей - физических лиц" говорится о том, что "Работодатель - физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. Документом, подтверждающим период работы у такого работодателя, является трудовой договор, заключенный в письменной форме."

С одной стороны, Работодатель - физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого работника в порядке, установленном ТК РФ и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, с другой - не имеет права этого делать, если он - не является индивидуальным предпринимателем. Как же тогда работнику (конкретно - "домашнему работнику") доказать-подтвердить свой стаж для пенсии? Стаж работника у работодателя - физического лица определяется по его трудовому договору (если таковой был оформлен и не просто оформлен, а зарегистрирован работодателем в соответствующем органе местного самоуправления). Работник может получить у работодателя справку о работе (если работодатель знает, что это такое, как оформлять справки и что придает простой бумаге юридическую силу).

Запись в трудовую книжку работника должны производить (по крайней мере по мнению Главного государственного инспектора труда) органы местного самоуправления, которые зарегистрировали трудовой договор. Но это положение противоречит статье 309, которая говорит о том, что документом, подтверждающим работу у работодателя - физического лица, является письменный трудовой договор, но не трудовая книжка.

В общем - ясности в отношении юридического статуса лиц, работающих у работодателей - физических лиц, не являющихся предпринимателями, нет. Как нет и четко сформулированной позиции государства в отношении миллионов своих граждан, которых оно (государство) заранее обрекло на "хождение по мукам" при достижении возраста выхода на пенсию.

Б. Неврозов,

юрист

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 4, апрель 2007 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Если такой порядок прописан в соответствующем документе соответствующего органа местного самоуправления. А если нет? Что тогда? Т.е. данная норма в большинстве случаев не действует в силу того, что законодательство о местных органах самоуправления не обязывает их выполнять данную функцию регистратора трудовых отношений.