Положение об отделе технической документации ("Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 4, апрель 2007 г.)

Положение об отделе технической документации

I. Общие положения

Отдел технической документации (центральный технический архив) является самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется непосредственно главному инженеру или его заместителю.

II. Задачи

1. Обеспечение цехов, отделов и служб предприятия технической документацией.

2. Обеспечение хранения чертежей и других технических документов.

3. Рационализация работы службы технической документации.

III. Структура

1. Структуру и штаты отдела утверждает директор предприятия в соответствии с типовыми структурами аппарата управления и нормативами численности руководителей, специалистов и служащих с учетом объемов работы и особенностей производства.

2. В состав отдела могут входить подразделения (бюро, группы) изменения и учета технической документации, размножения технической документации.

IV. Функции

1. Осуществление приема, регистрации, выдачи и учета состояния и движения подлинников, дубликатов и копий конструкторских, технологических и других технических документов, учет применяемости конструкторских документов, учет изменений применяемости конструкторских документов, а также изменений состояния конструкторских и других документов по извещениям об их изменении, оформление приказов на размножение документов.

2. Комплектование, оформление и рассылка технической документации другим предприятиям и организациям по их запросам с разрешения главного инженера или его заместителей.

3. Отбор, подготовка и передача документации в региональные государственные архивы.

4. Внесение в установленном порядке изменений в техническую документацию, хранящуюся в центральном архиве, в архивах конструкторских и технологических отделов, а также во все рабочие экземпляры документации, находящиеся в пользовании цехов, участков и служб предприятия.

5. Размножение, оформление и комплектование конструкторской, технологической и другой технической документации.

6. Составление ежедневных и месячных отчетов (справок) о движении документации.

7. Составление заявок на оборудование, потребные материалы для нужд отдела.

8. Выполнение переплетно-брошюровочных и оформительских работ.

9. Обеспечение экономного расходования материалов и качественное выполнение работ.

10. Обеспечение наладки и ремонта всего технологического оборудования и контроль за техническим состоянием производственных помещений и оборудования.

11. Изготовление подлинников технической документации на кальке.

12. Централизованное хранение подлинников и дубликатов конструкторской, технологической и другой документации.

13. Хранение копий всей технической документации и обеспечение технической документацией рабочих архивов предприятия.

14. Выполнение фото-съемочных работ по заявкам отделов и служб предприятия.

15. Разработка и внедрение организационно-технических мероприятий, повышающих эффективность работы отдела.

V. Взаимоотношения отдела технической документации (центрального
технического архива) с другими подразделениями предприятия

1. С техническими отделами

Получает: техническую документацию (подлинники и копии) для регистрации, учета и хранения; заявки на выполнение работ по размножению, оформлению, комплектованию и рассылке документации; заявки на выполнение копировальных и фоторабот; извещение об изменениях в технических документах; акты-приказы о списании технических документов.

Представляет: техническую документацию, разработанную соответствующими службами; светокопии полных комплектов чертежей и другой технической документации.

2. С отделами главного механика и главного энергетика

Получает: техническую документацию на регистрацию, учет и хранение; заявки на выполнение копировальных и фоторабот, а также работ по размножению технической документации; приобретает и ремонтирует техническое и энергетическое оборудование по заявкам отдела технической документации.

Представляет: заявки на приобретение и ремонт технического и энергетического оборудования.

3. С производственно-диспетчерским отделом

Получает: график выполнения работ по размножению, оформлению, комплектованию и рассылке технической документации по адресам; график выполнения фоторабот.

Представляет: сведения о выполнении графика работ по размножению, оформлению, комплектованию и рассылке технической документации по адресам, а также фоторабот.

4. С отделами материально-технического снабжения, внешней кооперации.

Получает: материалы, запчасти и хозяйственный инвентарь согласно заявкам отдела технической документации.

Представляет: заявки на материалы, запчасти и хозяйственный инвентарь.

5. С отделом организации труда и заработной платы

Получает: задание по снижению трудоемкости; консультации по трудовым вопросам; положение о порядке премирования работников отдела из фонда материального поощрения; утвержденные штатные расписания и план по труду.

Представляет: проекты штатных расписаний; проект задания по снижению трудоемкости изделий (каждый квартал по месяцам); предложения о наиболее рациональной расстановке рабочих на основных и вспомогательных операциях.

6. С цехами основного и вспомогательного производств

Получает: заявки на техническую документацию; заявки на фотоработы.

Представляет: чертежи деталей, узлов, систем, изделий и другую техническую документацию по разнарядкам соответствующих технических служб; фотоработы.

VI. Права

1. Требовать от служб отделов - разработчиков технической документации качественного выполнения оригиналов.

2. Требовать от руководителей подразделений и сотрудников отдела своевременного и качественного выполнения работ.

3. Не принимать на хранение в архив некомплектную и не оформленную должным образом техническую документацию.

VII. Ответственность

1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на отдел задач и функций несет начальник отдела.

2. Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями.

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 4, апрель 2007 г.