Определение покупной стоимости товаров. Порядок приемки товаров и ее документальное оформление (Н.С. Кулаева, "Консультант бухгалтера", N 4, апрель 2007 г.)

Определение покупной стоимости товаров. Порядок приемки товаров и ее
документальное оформление

Поступившие товары принимаются к учету в день окончания их приемки по фактическому количеству и сумме.

Организация торговли, получив товары от поставщика, должна обеспечить их синтетических и аналитический учет.

Для учета товаров, предназначенных для перепродажи, Планом счетов, утвержденным Приказом Минфина Российской Федерации от 31 октября 2000 г. N 94н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкции по его применению" (далее Приказ N 94н) предусмотрен счет 41 "Товары". Именно этот счет предназначен для обобщения информации о наличии и движении товарно-материальных ценностей, приобретенных в качестве товаров для продажи. Инструкцией к счету 41 "Товары" указано, что к данному счету могут быть открыты следующие субсчета:

41-1 "Товары на складах";

41-2 "Товары в розничной торговле";

41-3 "Тара под товаром и порожняя";

41-4 "Покупные изделия" и другое.

То есть, как видим, учет товаров на этом счете ведется независимо от того, каким видом торговли занимается организация: оптовым или розничным. Кроме того, организации торговли, кроме непосредственно самих товаров, предназначенных для перепродажи, на счете 41 "Товары" учитывают также покупную тару и тару собственного производства (за исключением инвентарной, служащей для хозяйственных нужд и учитываемой по счету 01 "Основные средства" или 10 "Материалы").

Обратите внимание!

Инструкцией к счету 41 "Товары" предусматривается два возможных варианта учета поступления товаров:

с использованием счета 41 "Товары";

с использованием счета 41 "Товары" и счета 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей". Этот вариант позволяет торговой организации отразить в учете товары, которые находятся в пути (то есть еще не поступили в организацию торговли), хотя право собственности на них уже перешло к торговой организации.

Избранный вариант учета поступления товаров торговая организация должна закрепить в учетной политике.

Нужно сказать, что товары в организацию торговли могут поступать различными способами, а именно путем:

приобретения по договорам купли-продажи;

внесения товаров в качестве вклада учредителей в уставный капитал организации;

безвозмездной передачи товаров другими организациями и физическими лицами;

выявления неучтенных товаров, которые могут быть обнаружены в ходе проведения инвентаризации товаров;

возмещения работниками причиненного организации материального ущерба;

поступления товаров от выбытия прочих активов (например, при ликвидации основных средств).

При этом независимо от способа поступления товаров, организация учитывает их на счете 41 "Товары".

Кроме непосредственно счета 41 "Товары" Планом счетом для обобщения информации о наличии и движении товаров предусмотрены следующие счета:

45 "Товары отгруженные";

002 "Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение";

004 "Товары, принятые на комиссию".

Обратите внимание!

Торговые организации, осуществляющие оптовые продажи, ведут учет товаров на счете 41 "Товар" в покупных ценах.

Порядок отражения в бухгалтерском учете операций по поступлению товаров зависит от способа их оценки.

В соответствии с нормами бухгалтерского законодательства активы, предназначенные для перепродажи, учитываются в бухгалтерском учете в качестве материально-производственных запасов. Следовательно, оценка товаров в бухгалтерском учете производится аналогично правилам оценки материально-производственных запасов, установленным указанным бухгалтерским стандартом.

Согласно пункту 5 ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов", утвержденного Приказом Минфина Российской Федерации от 9 июня 2001 г. N 44н "Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01" (далее ПБУ 5/01) товары принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости.

В соответствии с пунктом 6 ПБУ 5/01 фактической себестоимостью товаров, приобретенных за плату (по договору купли-продажи), признается сумма фактических затрат организации на приобретение за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации).

К фактическим затратам на приобретение товаров относятся:

суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу);

суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением товаров;

таможенные пошлины, в случае приобретения импортных товаров;

невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением товаров;

суммы вознаграждения, уплачиваемые посредническим организациям, с помощью которых приобретаются товары;

суммы процентов по заемным средствам, начисленные до момента принятия товаров к учету (в том случае, если заемные средства привлечены для приобретения товаров);

затраты по доведению товаров до состояния, в котором они пригодны к продаже.

иные затраты, непосредственно связанные с приобретением товаров.

Обратите внимание!

Если стоимость доставки товаров не включается в их цену, а оплачивается покупателем отдельно, то расходы по доставке будут также относиться в состав фактических затрат на приобретение товаров.

Работники торговых организаций такие расходы называют транспортно-заготовительными расходами, которые, как правило, представляют собой:

оплату услуг перевозчиков за доставку товаров, в том числе за подачу вагонов, взвешивание, погрузку в транспортные средства и выгрузку из них, расходы на страхование грузов, оплату услуг экспедиторов и так далее;

плату за временное хранение товаров на железнодорожных станциях, пристанях, в портах, аэропортах в пределах нормативных сроков, установленных для вывоза грузов в соответствии с заключенными договорами;

плату за обслуживание подъездных путей и складов необщего пользования, включая плату железным дорогам согласно заключенным с ними договорам.

В данном случае речь идет о транспортных расходах по услугам сторонних организаций. Расходы, связанные с доставкой товаров (включая погрузочно-разгрузочные работы) транспортом и персоналом торговой организации, подлежат включению в соответствующие статьи расходов на продажу (расходы на оплату труда, амортизация основных средств и так далее). Соответственно, такие расходы не следует включать в покупную стоимость товаров.

Не включаются в фактические затраты на приобретение товаров и общехозяйственные или иные аналогичные им расходы, кроме случаев, когда они непосредственно связаны с приобретением товаров.

Обратите внимание!

Пункт 13 ПБУ 5/01 устанавливает специальное правило для организаций торговли, разрешающее им расходы по доставке товаров учитывать не в фактической себестоимости последних, а включать в расходы на продажу.

Обратите внимание!

Так как бухгалтерское законодательство в отношении транспортных расходов, связанных с доставкой товаров, для организаций торговли предполагает два возможных варианта их учета: либо в составе фактической себестоимости товаров, либо в составе издержек обращения, то торговая организация должна выбрать используемый ею вариант и свое решение зафиксировать в учетной политике организации.

Рассматривая вопросы формирования фактической себестоимости, нельзя обойти стороной и порядок ее формирования в случаях получения товаров по договорам поставки, в которых цена товара "привязана" к валютному эквиваленту или условным денежным единицам. Заключение таких договоров с поставщиками, практически всегда, приводит к возникновению курсовых разниц. Если по таким сделкам возникают курсовые, то в фактических затратах на приобретение товаров они не учитываются, так как отражаются в прочих расходах.

Таким образом, на основании анализа бухгалтерского стандарта ПБУ 5/01 и всего вышеизложенного, можно сделать вывод, позволяющий сформулировать основной принцип формирования фактической себестоимости товаров: отражению на счете 41 "Товары" подлежат любые расходы организации торговли, непосредственно связанные с приобретением конкретной партии товаров.

Покажем на примере, как формируется фактическая себестоимость товаров.

Пример 1

Организация торговли ООО "Сатурн" приобрела партию товаров, предназначенных для перепродажи.

Затраты, связанные с приобретением данной партии товаров у ООО "Сатурн" составили:

Стоимость товаров, согласно договору купли-продажи - 177 000 руб. (в том числе НДС - 27 000 руб.).

Стоимость услуг перевозчика - 5 900 руб. (в том числе НДС - 900 руб.).

Стоимость услуг посредника, через которого ООО "Сатурн" приобрело данные товары - 5 310 руб. (в том числе НДС - 810 руб.).

Учетной политикой ООО "Сатурн" предусмотрено, что транспортные расходы на доставку товаров, включаются в их стоимость.

Тогда в учете ООО "Сатурн" операции, связанные с приобретением товаров, отражаются в бухгалтерском учете следующими записями:

Корреспонденция счетов		Сумма, руб.	Содержание операции
Дебет счета	Кредит счета
41	60	150 000	Получены товары от поставщика
19	60	27 000	Отражена сумма НДС по приобретенным то- товарам
41	76	5 000	Сумма транспортных расходов учтена в в себестоимости товаров
19	76	900	Учтен НДС по транспортным расходам
41	76	4 500	Стоимость услуг посредника учтена в с- тоимости товаров
19	76	810	Учтен НДС по комиссионному вознагражде- дению
68	19	28 710	Принят к вычету НДС по принятым на учет товарам и услугам
60, 76	51	188 210	Погашена задолженность перед поставщи- щиком, перевозчиком и посредником

В результате на счете 41 "Товары" ООО "Сатурн" сформировало фактическую себестоимость данной партии товаров, которая составила 159 500 руб.

Теперь предположим, что учетной политикой ООО "Сатурн" предусмотрено, что транспортные расходы на доставку товаров организация учитывает в составе расходов на продажу.

В этом случае фактическая себестоимость данной партии товаров составила 154 500 руб.

Корреспонденция счетов		Сумма, руб.	Содержание операции
Дебет счета	Кредит счета
41	60	150 000	Получены товары от поставщика
19	60	27 000	Отражена сумма НДС по приобретенным товарам
44	76	5 000	Сумма транспортных расходов учтена в себестоимости товаров
19	76	900	Учтен НДС по транспортным расходам
41	76	4 500	Стоимость услуг посредника учтена в стоимости товаров
19	76	810	Учтен НДС по комиссионному вознагра- ждению
60,76	51	188 210	Погашена задолженность перед поставщи- ком, перевозчиком и посредником
60,76	51	188 210	Погашена задолженность перед поставщи- ком, перевозчиком и посредником

Любой бухгалтер знает золотое правило бухгалтерского учета, установленное пунктом 12 ПБУ 5/01: фактическая себестоимость товаров, по которой они приняты к учету, не подлежит изменению в дальнейшем, кроме случаев, установленных законодательством Российской Федерации и предусмотренных в ПБУ 5/01.

Однако, не исключена ситуация, когда некоторые виды расходов, формирующих себестоимость товаров, не могут быть определены в момент принятия товаров на учет. Например, счет транспортной организации поступил в торговую организацию позже, чем были приняты к учету товары. В этом случае, транспортные расходы не могут быть включены в фактическую себестоимость товаров сразу. Аналогичная ситуация может возникнуть и со счетами посредников, через которые товары приобретались.

Естественно, что в этом случае перед бухгалтером встает вопрос, на каком счете отражать указанные виды расходов и как производить их списание в дальнейшем при реализации товаров. Если вести учет таких расходов, связанных с приобретением товаров, в составе издержек обращения, то данный метод неизбежно приведет к искажению финансового результата за отчетный период (за исключением случаев, когда товар полностью реализован в этом отчетном периоде).

Чтобы этого не случилось, можно воспользоваться вторым вариантом, предусмотренным Инструкцией по применению плана счетов к счету 41 "Товары", то есть отражать процесс приобретения товаров с помощью синтетических счетов 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" и 16 "Отклонения в стоимости материальных ценностей".

Если торговая организация решает использовать этот вариант, то она должна утвердить в установленном порядке учетные цены, которые рассчитываются экономистами и устанавливаются на достаточно длительный срок. Использование счетов 15 и 16, освободит бухгалтерскую службу организации торговли от дополнительных расчетов стоимости реализованных товаров. При использовании указанных счетов, списание товара на реализацию будет производиться с кредита 41 "Товары" в дебет 90 "Продажи" субсчет "Себестоимость продаж" по учетным ценам, а сумма отклонений учетных цен от фактической стоимости товаров - со счета 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей" на счет 44 "Расходы на продажу".

Если учетные цены в организации торговли меняются часто, то наиболее целесообразно в качестве учетной цены принимать либо цену поставщика, указанную в сопроводительных документах, либо сумму затрат на приобретение товара, сформированную до момента его постановки на учет. В этом случае, при списании товаров на реализацию, их стоимость будет определяться установленным учетной политикой методом (ЛИФО, ФИФО, по средней себестоимости, по себестоимости единицы), на основании усредненных значений применяемых учетных цен.

Рассмотрим на конкретном примере порядок отражения в бухгалтерском учете поступления товаров с использованием счетов 15 и 16. Механизм использования данных счетов следующий:

По дебету счета 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" отражается покупная стоимость товаров и другие расходы, связанные с их приобретением.

С кредита счета 15 в дебет счета 41 "Товары" списывается стоимость принятых к учету товаров по учетным ценам, установленным в торговой организации. Разница между фактическими затратами и учетными ценами списывается на счет 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей". В дальнейшем при реализации товаров, эта разница со счета 16 относится на счет 44 "Расходы на продажу".

Следует иметь в виду, что при использовании счетов 15 и 16 возможны два варианта: когда учетные цены, используемые организацией торговли, выше или ниже фактически осуществленных расходов на приобретение товаров.

Пример 2

ООО "Сатурн", реализующее оптом строительные материалы, в январе 2005 г. получило по договору поставки партию краски - 200 банок, предназначенной для продажи. Учетной политикой ООО "Сатурн" предусмотрено, что учет товаров в организации ведется по учетным ценам. Учетная цена 1 банки краски составляет 120 руб.

Затраты, связанные с приобретением данной партии краски у ООО "Сатурн" составили:

Стоимость краски, согласно договору купли-продажи - 33 040 руб. (в том числе НДС - 5 040 руб.).

Стоимость услуг посредника -1 652 руб. (в том числе НДС - 252 руб.).

Тогда в бухгалтерском учете ООО "Сатурн" порядок отражения процесса приобретения товаров будет отражен следующим образом:

Корреспонденция счетов		Сумма, руб.	Содержание операции
Дебет счета	Кредит счета
15	60	28 000	Получена краска от поставщика
19	60	5 040	Отражена сумма НДС по приобретенной краске
15	76	1 400	Отражена сумма транспортных расходов, свя- занных с доставкой краски
19	76	252	Учтен НДС по транспортным расходам
41	15	24 000	Приняты товары на учет по учетным ценам (200 банок х 120 руб.)
16	15	5 400	Списано отклонение стоимости краски за от- четный период.
60,76	51	34 692	Погашена задолженность перед поставщиком и перевозчиком
68	19	5 292	Принят к вычету НДС по принятой на учет к- раске

По данным нашего примера видно, что учетные цены, используемые ООО "Сатурн", меньше чем фактическая себестоимость краски.

Пример 3

Используя данные того же примера, рассмотрим случай, когда учетные цены в организации торговли установлены выше, чем фактические. Например, учетная цена 1 банки краски составляет 170 руб.

Тогда в учете организации ООО "Сатурн":

Корреспонденция счетов		Сумма, руб.	Содержание операции
Дебет счета	Кредит счета
15	60	28 000	Получена краска от поставщика
19	60	5 040	Отражена сумма НДС по приобретенной к- раске
15	76	1 400	Отражена сумма транспортных расходов, связанных с доставкой краски
19	76	252	Учтен НДС по транспортным расходам
41	15	34 000	Приняты к учету товары по учетным ценам (200 банок х 170 руб.)
15	16	960	Списано отклонение стоимости краски за отчетный период.
60,76	51	34 692	Погашена задолженность перед поставщи- ком и перевозчиком
68	19	5 292	Принят к вычету НДС по принятой на учет краске

Использование счетов 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" и 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей" позволяет торговой организации отражать в учете операции с товарами, находящимися в пути. Случается, что право собственности на приобретенный товар уже перешло к торговой организации, и документы на товары находятся у нее, а сами товары в организацию еще не поступили. То есть остаток по счету 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" свидетельствует о наличии именно товаров, находящихся в пути.

Пример 4

Право собственности на товары к торговой организации перешло 20 ноября. На склад организации данный товар поступил 5 декабря. Стоимость приобретенного товара составляет 118 000 руб., в том числе НДС - 18 000 руб. Транспортные расходы по доставке товара составили 9 440 руб., в том числе НДС - 1 440 руб. Учетной политикой торговой организации предусмотрено, что транспортные расходы включаются в стоимость товаров.

В бухгалтерском учете организации данные операции отразятся следующим образом:

Корреспонденция счетов		Сумма, руб.	Содержание операции
Дебет счета	Кредит счета
20 ноября
15	60	100 000	Признано право собственности на прио- бретенный товар
19	60	18 000	Учтен НДС по товару
5 декабря
15	60	8 000	Транспортные расходы учтены в стоимос- ти товара
19	60	1 440	Отражен НДС по транспортным расходам
41	15	108 000	Принят к учету товар по фактической себестоимости
68	19	26 000	Принят к вычету НДС
60	51	127 440	Оплачена задолженность поставщику и перевозчику

Документальное оформление поступления товаров осуществляется в соответствии с требованиями Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных Письмом Роскомторга от 10 июля 1996 г. N 1-794/32-5. Основанием для отражения операций по поступлению товаров являются унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 г. N 132 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций".

Порядок и сроки приема товаров по количеству, качеству и комплектности и его документального оформления регулируются действующими техническими условиями, условиями поставки, договорами купли - продажи и инструкциями о порядке приемки товаров народного потребления по количеству, качеству и комплектности.

Передача товара от поставщика к покупателю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки и перевозки товара. Это могут быть накладные, товарно-транспортные накладные, железнодорожные накладные, счета, счета-фактуры.

Товары, приобретаемые организацией торговли для перепродажи, могут поступать непосредственно к ней на склад, а могут приниматься торговой организацией вне собственного склада.

Осуществляя приемку на своем складе, организация торговли может заверить сопроводительный документ своим штампом, в этом случае не требуется доверенность. Проставление штампа на сопроводительном документе означает, что торговая организация приняла товары.

Если же приемка осуществляется вне склада покупателя (на складе поставщика, на железнодорожной станции, пристани, в аэропорту), то получение товара осуществляется материально ответственным лицом организации торговли по доверенности, обязательно с предъявлением паспорта. Доверенность является необходимым документом, она подтверждает право материально ответственного лица торговой организации на получение товара.

Статьей 185 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее ГК РФ) установлено, что доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

Порядок приемки товаров и ее документальное оформление зависят от места приемки, характера приемки (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам (наличие или отсутствие) и так далее.

Приемка товаров по количеству в торговой организации предусматривает проверку соответствия фактического наличия товара данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных и (или) расчетных документах.

Порядок приемки товаров в торговле регулируется:

положениями главы 30 "Купля-продажа" ГК РФ;

Инструкцией о порядке приемки продукции производственно - технического назначения и товаров народного потребления по количеству, утвержденной Постановлением Госарбитража СССР от 15 июня 1965 г. N П-6;

Инструкцией о порядке приемки продукции производственно - технического назначения и товаров народного потребления по качеству, утвержденной Постановлением Госарбитража СССР от 25 апреля 1966 г. N П-7;

Инструкцией о порядке и сроках приемки импортных товаров по количеству и качеству, составления и направления рекламационных актов, утвержденной Госарбитражем СССР 15 октября 1990 г.;

Методическими рекомендациями по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных Письмом Комитета Российской Федерации по торговле от 10 июля 1996 г. N 1-794/32-5;

Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 г. N 132 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций".

Обратите внимание!

Порядок приемки товаров по количеству и качеству, установленный Инструкцией о порядке приемки продукции производственно - технического назначения и товаров народного потребления по количеству, утвержденной Постановлением Госарбитража СССР от 15 июня 1965 г. N П-6, и Инструкцией о порядке приемки продукции производственно - технического назначения и товаров народного потребления по качеству, утвержденной Постановлением Госарбитража СССР от 25 апреля 1966 г. N П-7, применяется покупателем, в том случае, если такой порядок предусмотрен договором поставки.

Однако, если порядок приемки товаров по количеству и качеству не определен договором, то это обстоятельство не является основанием для освобождения поставщика от ответственности за нарушение соответствующих условий договора.

Получение товара оформляется по-разному в зависимости от близости офиса к месту нахождения склада. Если склад фирмы-поставщика и офис находятся в одном месте, то оформление документов и выдача товаров происходит одновременно. Документом на отпуск товаров в данном случае является накладная.

Если склад фирмы-поставщика удален от офиса, то представителю торговой организации (материально ответственному лицу) выдается документ на получение товара, по которому ему на складе будут отпущены материальные ценности. В случае отсутствия на складе товара в необходимом количестве, получателю выписывается новый документ - расходная накладная, в которой указывается фактически отпущенное количество товара. В накладной указывается:

номер и дата выписки;

наименование поставщика и покупателя;

наименование и краткое описание товара;

количество товара;

цена и общая стоимость товара (с учетом НДС), налог на добавленную стоимость должен быть указан отдельной строкой;

Накладная должна быть выписана в 4-х экземплярах, первые два остаются у поставщика (на складе и в бухгалтерии), оставшиеся два передаются покупателю (в бухгалтерию и материально ответственному лицу). Накладная должна быть заверена печатями поставщика и получателя и подписями материально ответственных лиц (один отпустил товар, другой - принял)

Если товар находится в ненарушенной таре, то приемка может проводиться по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если не проводится проверка фактического наличия товара в таре, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе.

Если количество и качество товара соответствуют данным, указанным в товаросопроводительных документах, то на сопроводительные документы (накладная, товарно-транспортная накладная и другие документы, удостоверяющие количество или качество поступивших товаров) накладывается штамп организации-покупателя, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах. Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью торговой организации.

Товар от организаций железной дороги, водного или воздушного транспорта должно получать специально подготовленное материально ответственное лицо. Этот представитель торговой организации обязан также предъявить доверенность и паспорт работникам транспортной организации, после чего, получив на руки товаросопроводительные документы (железнодорожная накладная, счет-фактура и тому подобное) представитель организации покупателя проверяет исправность вагона, контейнера или упаковки, в которой был доставлен товар. Затем в присутствии представителей станции (пристани, аэропорта) он должен принять товар по количеству мест, а в необходимых случаях - по массе. Представитель транспортной организации станции назначения делает отметку об исправности вагона (контейнера, упаковочной тары) в соответствующей накладной.

Если обнаружена неисправность вагона, контейнера или упаковочной тары, отсутствие или повреждение пломбы, недостача груза по количеству или по массе, материально ответственное лицо обязано потребовать от транспортной организации составления коммерческого акта и получить его копию. Коммерческий акт при этом является юридическим основанием для предъявления претензий либо к транспортной организации, либо к поставщику товара.

При отказе станции назначения составить коммерческий акт покупатель должен принять груз с участием представителя отдела торговли органа местной исполнительной власти или отдела транспортной милиции и составить акт о результатах приемки.

Обратите внимание!

При нарушении правил приема и сроков торговые организации лишаются возможности предъявления претензий поставщикам или транспортным организациям при недостаче или снижении качества товаров.

Акты о приемке товаров по количеству составляются в соответствии с фактическим наличием товаров данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных или расчетных документах. При приемке товаров по качеству и комплектности должны выполняться требования к качеству товаров, предусмотренные договором или контрактом.

В случае несоответствия фактического наличия товаров или отклонения по качеству, установленному в договоре, или данным, указанным в сопроводительных документах, должен составляться акт (формы N ТОРГ-2 и N ТОРГ-3), который является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику. В сопроводительном документе следует сделать отметку об актировании.

Обратите внимание!

Если в момент приемки товара выявлено несоответствие веса брутто весу, указанному в сопроводительных документах, покупатель не должен вскрывать тару и упаковку. Если при правильности веса брутто недостача товара установлена в ходе проверки веса нетто или количества товарных единиц в отдельных местах, то покупатель вправе приостановить приемку остального груза. Тару, упаковку вскрытых мест и товары, находившиеся в них, необходимо сохранить, а затем передать представителю организации отправителя.

То есть, при обнаружении отклонений по количеству, качеству представитель торговой организации обязан:

приостановить приемку;

обеспечить сохранность товара и принять все необходимые меры к предотвращению его смешения с другим однородным товаром;

вызвать представителя поставщика для составления двустороннего акта.

Уведомление о вызове представителя отправителя (поставщика) должно быть направлено ему не позднее 24-х часов, а в случае скоропортящихся товаров - немедленно.

В случае, когда поставщик и покупатель находятся в одном городе, представитель поставщика должен явиться не позднее следующего дня после получения вызова, если в уведомлении не указан иной срок, а в случае приемки скоропортящихся товаров - в течение 4-х часов после извещения о вызове. В том случае, если поставщик иногородний, его представитель должен прибыть на приемку не позднее трех дней после получения вызова, не считая времени, необходимого для проезда. Представитель организации отправителя (поставщика) должен иметь при себе удостоверение на право участия в приемке товара у покупателя.

Какой акт необходимо составить определяется в зависимости от вида получаемого товара:

Акт по форме N ТОРГ-2 применяется при приемке отечественных товаров и составляется в четырех экземплярах.

Акт по форме N ТОРГ-3 применяется в случае получения импортных товаров и составляется в пяти экземплярах.

Обратите внимание!

Акты составляются по результатам приемки членами комиссии и экспертом организации, на которую возложено проведение экспертизы. Акты составляются с участием представителей организаций поставщика и получателя или представителем организации-получателя с участием компетентного представителя незаинтересованной организации.

Акты составляются отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу.

Товарно-материальные ценности, по которым не установлены расхождения по количеству и по качеству, в актах не перечисляются, о чем делается отметка в конце акта следующего содержания: "По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет".

В акте отражается состав комиссии с обязательным указанием должности, фамилий и инициалов ее членов. В состав комиссии входят материально ответственные лица торговой организации, представитель поставщика (возможно составление акта в одностороннем порядке при согласии поставщика или его отсутствии), а также представитель третьей незаинтересованной стороны.

Акт подписывается всеми членами комиссии, а утверждается руководителем организации-получателя.

К акту должны быть приложены:

документы изготовителя (отправителя, поставщика), подтверждающие количество и комплектность товаров;

упаковочные ярлыки из тарных мест, в которых установлены ненадлежащее качество и комплектность товара;

пломбы от тарных мест, в которых обнаружена недостача;

подлинный транспортный документ;

документ, удостоверяющий полномочия представителя, участвовавшего в приемке;

акт отбора образцов (проб) и заключение по результатам их анализа;

акт о несоответствии фактического качества и комплектности товаров данным, содержащимся в документе, удостоверяющем их качество и комплектность;

другие документы, подтверждающие причины плохого качества товаров или их некомплектность.

При приемке товарно-материальных ценностей акты о приемке с приложением документов (счета-фактуры, накладные и так далее) передаются в бухгалтерию под расписку и для направления претензионного письма поставщику или транспортной организации, доставившей груз.

Акты приемки товаров по количеству и качеству регистрируются и хранятся в порядке, установленном организацией получателя - торговой организацией.

Обратите внимание!

Если при приемке товара одновременно с недостачей выявились излишки по сравнению с количеством товара, указанным в товаросопроводительных документах поставщика, данные о них также указываются в акте.

При закупке товара или его приемке руководителям торговых организаций необходимо следить за наличием сертификата соответствия на закупаемый товар. Торговые организации по законодательству несут ответственность за качество реализуемых товаров и при отсутствии необходимых сертификатов, указанные организации могут быть подвергнуты штрафам.

Возврат товара поставщику при обнаружении брака в процессе реализации товара, при несоответствии товара стандарту или согласованному образцу по качеству, некомплектности товаров осуществляется путем оформления расходной накладной (форма N ТОРГ-12). Условия возврата товара поставщику могут быть различны и оговариваются в договоре поставки.

Если торговая организация приобретает товар у импортера, то, как правило, условия приемки товаров по количеству и качеству устанавливаются в договорах с иностранными поставщиками. Если же порядок и сроки приемки товаров не были специально оговорены в договоре, то необходимо руководствоваться Инструкцией о порядке и сроках приемки импортных товаров по количеству и качеству, составления и направления рекламационных актов, утвержденной Госарбитражем СССР 15 октября 1990 г.

Приемка товаров, поступивших в ненарушенной таре от иностранного поставщика, осуществляется в обычном порядке, как и приемка товаров от отечественного поставщика. Если установлено несоответствие количества и (или) качества товара договору, составляется рекламационный акт (форма N ТОРГ-3). Акт должен составляться в присутствии материально ответственного лица покупателя, представителя иностранного поставщика (при согласии поставщика возможно составление акта в его отсутствие) и экспертов Торгово-промышленной палаты. Если невозможно присутствие представителей Торгово-промышленной палаты, то товар принимается с участием представителей других незаинтересованных организаций. Рекламационный акт составляется отдельно по каждому иностранному поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу.

Обратите внимание!

Оформленные документы на приемку товаров являются основанием для расчетов с поставщиками и их данные не могут быть пересмотрены после приемки товаров в организации (за исключением потерь товаров от естественной убыли и боя при транспортировке).

Н.С. Кулаева,

консультант по налогам

ЗАО "BKR-Интерком-Аудит"

"Консультант бухгалтера", N 4, апрель 2007 г.