Документы в бухгалтерском учете, их значение и классификация. Понятие документа. Документооборот в бухгалтерском учете (Е.В. Бехтерева, "Горячая линия бухгалтера", N 9-10, май 2007 г.)

Документы в бухгалтерском учете, их значение и классификация.
Понятие документа. Документооборот в бухгалтерском учете

Для бухгалтерского учета понятие документа имеет особое значение, так как ни одна операция не может быть принята к бухгалтерскому, а тем более, налоговому учету без соответствующих подтверждающих документов.

Такое требование установлено Федеральным законом "О бухгалтерском учете" от 21.11.1996 г. N 129-ФЗ (п. 1 ст. 9). В соответствии с указанным законом все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

При этом движение документов осуществляется в определенном порядке, который может быть установлен на законодательном уровне или внутренним распорядительным документом, графиком документооборота.

Правила документооборота и требования, предъявляемые к его движению, должны быть закреплены в учетной политике организации (п. 5 ПБУ 1/98).

Схема документооборота может быть представлена следующим образом:

1) первичные документы;

2) учетные регистры;

3) бухгалтерская и налоговая отчетность;

4) график документооборота;

5) хранение документов.

Рассмотрим их подробнее.

Как уже отмечалось, все хозяйственные операции, осуществленные организацией, должны быть подтверждены оправдательными первичными документами. При этом для принятия к бухгалтерскому учету указанных документов они должны быть составлены по определенной унифицированной форме первичной учетной документации.

При формировании документооборота организации в учетной политике следует указать финансово-хозяйственные операции, для которых унифицированные формы не утверждены, и для которых применяются самостоятельно разработанные формы документов.

При разработке форм документов для операций, по которым отсутствуют унифицированные формы, следует соблюдать требования законодательства в части принятия к учету первичных документов. Указанные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Закона "О бухгалтерском учете"):

1) наименование документа;

2) дату составления документа;

3) наименование организации, от имени которой составлен документ;

4) содержание хозяйственной операции;

5) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

6) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

7) личные подписи указанных лиц.

Внутренние формы первичных документов, разработанных организацией, в обязательном порядке должны быть закреплены в учетной политике по бухгалтерскому учету. С этой целью разрабатывается альбом неунифицированных форм, утверждаемый учетной политикой в виде приложения.

Кроме того, Законом "О бухгалтерском учете" N 129-ФЗ закреплена обязанность организаций вести бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций путем двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов бухгалтерского учета (п. 4 ст. 8). С целью систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к бухгалтерскому учету первичных документах, и отражения ее на счетах бухгалтерского учета и отчетности, необходимо вести регистры бухгалтерского учета. Для этого предназначены специальные книги (журналы, журналы-ордера, ведомости), отдельные листы и карточки, а также магнитные диски, дискеты и иные носители.

Все хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета. При этом правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивается лицами, составившими и подписавшими их.

При хранении регистров бухгалтерского учета необходимо обеспечить их защиту от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Организации кроме бухгалтерского учета должны вести и налоговый учет. При этом данные налогового учета должны отражать порядок формирования суммы доходов и расходов, определения доли расходов, учитываемых для целей налогообложения в текущем налоговом (отчетном) периоде, сумму остатка расходов (убытков), подлежащую отнесению на расходы в следующих налоговых периодах, порядок формирования сумм создаваемых резервов, а также сумму задолженности по расчетам с бюджетом по налогу. В целях налогового учета все операции также должны быть подтверждены соответствующими документами. К документам, подтверждающим осуществление тех или иных операций, относятся:

1) первичные учетные документы (включая справки бухгалтера);

2) аналитические регистры налогового учета;

3) расчет налоговой базы.

При этом первичные учетные документы в налоговом учете применяются те же, что и в бухгалтерском учете, расчет налоговой базы производится в налоговых декларациях. Аналитические регистры налогового учета разрабатываются организацией самостоятельно, исходя из требований налогового законодательства и необходимости ведения налогового учета. Формы аналитических регистров закрепляются учетной политикой для целей налогообложения.

В целях налогового учета под аналитическими регистрами налогового учета понимаются сводные учетные формы, предназначенные для систематизации данных налогового учета за отчетный (налоговый) период, сгруппированных в соответствии с требованиями налогового законодательства, без распределения (отражения) по счетам бухгалтерского учета.

В соответствии с налоговым законодательством аналитические регистры налогового учета организации в обязательном порядке должны содержать следующие реквизиты (ст. 314 гл. 25 Налогового кодекса РФ):

1) наименование регистра;

2) период (дату) составления;

3) измерители операции в натуральном (если это возможно) и в денежном выражении;

4) наименование хозяйственных операций;

5) подпись (расшифровку подписи) лица, ответственного за составление указанных регистров.

Документооборот должен быть четко спланирован, и подвергать контролю. С этой целью правила документооборота должны быть утверждены учетной политикой по бухгалтерскому учету.

Под документооборотом понимается создание или получение от других организаций, принятие к учету, обработка и передача в архив первичных документов. При этом движение первичных документов в бухгалтерском и налоговом учете регламентируется графиком документооборота, закрепленным в учетной политике предприятия в целях бухгалтерского и налогового учета в виде ее приложения.

График документооборота устанавливает оптимальное число подразделений и исполнителей движения каждого первичного документа, минимальный срок его нахождения в подразделении и другие позиции. Кроме того, график документооборота может включать в себя перечень работ по созданию, проверке и обработке первичной документации в каждом подразделении организации, конкретных исполнителей, а также сроков выполнения работ.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также своевременное и доброкачественное оформление и обработку документации, передачу документов для отражения их в бухгалтерском учете и отчетности, а также достоверность информации, содержащейся в документах, несут лица, создавшие и подписавшие указанные документы. Контроль за соблюдением графика документооборота, как правило, осуществляется главным бухгалтером организации.

В соответствии с организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет (ст. 17 Закона "О бухгалтерском учете").

Кроме того, рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

В соответствии с требованиями к хранению документов первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.

При этом первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив организации должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и переплетены.

При этом отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер организации.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов организаций может производиться только органами дознания, предварительного следствия прокуратуры и судами на основании постановления, предварительного следствия прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством. При этом изъятие указанных документов оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу организации. Следует отметить, что с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации. При этом копия акта направляется вышестоящей организации.

Следует отметить, что перед передачей в архив первичных документов, относящихся к определенному учетному регистру, они должны быть укомплектованы в хронологическом порядке. Кроме того, к ним должна быть приложена справка для архива, включающая в себя следующие сведения:

1) наименование учетного регистра, к которому относятся данные первичные документы;

2) период, за который укомплектованы документы;

3) перечень укомплектованных первичных документов;

4) дату комплектации и передачи документов в архив;

5) подпись ответственного лица.

Кроме того, кассовые документы, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. При этом отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты и др.) могут храниться непереплетенными, но должны быть подшиты в папки с целью избежания их утери или злоупотреблений.

Е.В. Бехтерева

"Горячая линия бухгалтера", N 9-10, май 2007 г.