Оформление первичных учетных бухгалтерских документов при
совершении различных хозяйственных операций. Кассовые документы
Перечень первичных учетных бухгалтерских документов при совершении кассовых операций и учету результатов инвентаризации денежных средств, ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности регламентирован Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 г. N 88.
В состав первичных документов по учету кассовых операций относятся:
1) Приходный кассовый ордер (форма N КО-1);
2) Расходный кассовый ордер (форма N КО-2);
3) Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма N КО-3);
4) Кассовая книга (форма N КО-4);
5) Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5).
В состав бухгалтерских документов по учету инвентаризации денежных средств, ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности относятся:
1) Инвентаризационная опись основных средств (форма N ИНВ-1);
2) Инвентаризационная опись нематериальных активов (форма N ИНВ-1а);
3) Инвентаризационный ярлык (форма N ИНВ-2);
4) Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3);
5) Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма N ИНВ-4);
6) Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (форма N ИНВ-5);
7) Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути (форма N ИНВ-6);
8) Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них (форма N ИНВ-8);
9) Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях (форма N ИНВ-8а);
10) Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них (форма N ИНВ-9);
11) Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств (форма N ИНВ-10);
12) Акт инвентаризации расходов будущих периодов (форма N ИНВ-11);
13) Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма N ИНВ-15);
14) Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма N ИНВ-16);
15) Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма N ИНВ-17);
16) Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (Приложение к форме N ИНВ-17);
17) Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств (форма N ИНВ-18);
18) Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-19);
19) Приказ (Постановление, Распоряжение) о проведении инвентаризации (форма N ИНВ-22);
20) Журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (Форма N ИНВ-23);
21) Акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей (форма N ИНВ-24);
22) Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации (форма N ИНВ-25);
23) Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма N ИНВ-26).
Приходный кассовый ордер (форма N КО-1) предназначен для оформления поступления наличных денег в кассу организации, как методом ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Указанный первичный документ составляется в одном экземпляре работником бухгалтерии, и подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.
При этом квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром. Кроме того, квитанция к приходному кассовому ордеру заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3). После ее оформления квитанция выдается на руки лицу, сдавшему денежные средства в кассу организации, а приходный кассовый ордер остается в кассе.
По строке "Основание" приходного кассового ордера отражается содержание хозяйственной операции. При этом строка "в том числе" отражает сумму НДС, которая должна быть записана. В случае если продукция, работы, услуги не облагаются НДС, то по этой строке необходимо сделать отметку "без налога (НДС)".
Строка "Приложение" приходного кассового ордера отражает наименование всех прилагаемых первичных и других документов с указанием их номеров и дат составления.
В графе "Кредит, код структурного подразделения" отражается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства.
Расходный кассовый ордер (форма N КО-2) составляется при оформлении выдачи наличных денег из кассы организации. Ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3).
В случае если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) присутствует разрешительная надпись руководителя организации, то его подпись на расходных кассовых ордерах необязательна.
По строке "Основание" расходного кассового ордера отражается содержание хозяйственной операции. Строка "Приложение" отражает наименование всех прилагаемых первичных и других документов с указанием их номеров и дат составления.
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма N КО-3) предназначен для отражения информации о регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и других документов до их передачи в кассу организации. При этом расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.
Графы 1 и 2 "Приходный документ" отражают соответственно дату и номер приходного документа, регистрируемого в журнале. Графы 5 и 6 "Расходный кассовый документ" отражают соответственно дату и номер расходного кассового документа, подлежащего отражению в указанном журнале.
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров ведется в течение года, а затем передается в архив и подлежит хранению в течение пяти лет.
Кассовая книга (форма N КО-4) предназначена для учета поступлений и выдачи наличных денежных средств, находящихся в кассе организации. В соответствии с требованиями ведения кассовых операций кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и "скреплена" печатью на последней странице, на которой производится запись "В этой книге пронумеровано и прошнуровано __ листов". При этом общее количество прошнурованных листов кассовой книги должно быть заверено подписями руководителя и главного бухгалтера организации.
Каждый лист кассовой книги состоит из двух частей, разделенных линией отреза.
Первый лист (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр. Второй лист (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной под копирку. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.
В графе 1 "Номер документа" отражается номер приходного или расходного кассового ордера, в соответствии с которыми осуществлялся прием или выдача денежных средств. В графе 3 "Номер корреспондирующего счета, субсчета" отражается номер счета, по которому отражено поступление или выдача наличных денежных средств в корреспонденции со счетом 50 "Касса".
Графа 4 "Приход, руб. коп." отражает сумму денежных средств, полученную в кассу по одному приходному кассовому ордеру. Графа 5 "Расход, руб. коп." отражает сумму денежных средств, выданную из кассы по одному расходному кассовому ордеру.
Строка "Итого за день" отражает общую сумму денежных средств, поступивших в кассу за день (столбец 4) и выданную из кассы в течение дня (столбец 5).
Графа "Остаток на конец дня" отражает остаток денежных средств на конец дня, определяемый как сумма остатка денежных средств на начало дня и суммой денежных средств, поступивших за день, за вычетом суммы выданных за день денежных средств.
В конце дня заполненный лист кассовой книги подписывается кассиром и бухгалтером. При этом второй (отрывной) лист, заполненный под копирку, отрезается, и служат Отчетом кассира.
Первичные документы, являющиеся основанием для получения или выдачи денежных средств (приходные и расходные кассовые ордера, платежные ведомости и др.), подшиваются по порядку вместе с отрывным листом кассовой книги.
Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5) предназначена для учета денежных средств, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денежных средств и кассовых документов по произведенным операциям. Книга ведется один год, страшим кассиром.
Инвентаризационная опись основных средств (N ИНВ-1) предназначена для оформления данных инвентаризации основных средств (зданий, сооружений, передаточных устройств машин и оборудования, транспортных средств, инструмента, вычислительной техники, производственного и хозяйственного инвентаря и т.п.). Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии отдельно по каждому месту хранения ценностей и лицом, ответственным за сохранность основных средств. Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а второй - остается у материально ответственного лица (лиц).
До начала инвентаризации от каждого лица или группы лиц, отвечающих за сохранность ценностей, берется расписка. Расписка включена в заголовочную часть формы.
Инвентаризационная опись (форма N ИНВ-1) печатается с вкладными листами по образцу 2-й страницы формы, количество которых определяет заказчик бланков.
При автоматизированной обработке данных по учету результатов инвентаризации форма N ИНВ-1 выдается комиссии на бумажных или машинных накопителях информации с заполненными графами 1-9.
В описи ответственное лицо комиссии заполняет графу 10 о фактическом наличии объектов. При выявлении объектов, которые не отражены в учете, а также объектов, по которым отсутствуют данные, характеризующие их, ответственные лица комиссии должны включить в инвентаризационную опись недостающие сведения и технические показатели по этим объектам. По решению инвентаризационной комиссии эти объекты должны быть оприходованы. В этом случае их первоначальную стоимость определяют с учетом рыночных цен, а сумму износа определяют по техническому состоянию объектов с обязательным оформлением соответствующих актов.
Описи составляются отдельно по группам основных средств (производственного и непроизводственного назначения).
Графа 9 "Номер паспорта" заполняется на основные средства, содержащие драгоценные металлы и камни.
На основные средства, принятые в аренду, опись составляется в трех экземплярах отдельно по каждому арендодателю с указанием срока аренды. Один экземпляр инвентаризационной описи высылают в адрес арендодателя.
Инвентаризационная опись нематериальных активов (форма N ИНВ-1а) оформляется для отражения данных инвентаризации нематериальных активов, поступивших для применения в организацию.
При инвентаризации нематериальных активов необходимо установить:
1) наличие документов, подтверждающих права организации на его применение;
2) правильность и своевременность отражения нематериальных активов в балансе.
Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии и лицом, ответственным за сохранность документов, удостоверяющих право организации на нематериальные активы. Один экземпляр передается в бухгалтерию, а второй - остается у ответственного за сохранность документов лица (лиц).
До начала инвентаризации от каждого лица или группы лиц, отвечающих за сохранность документов, удостоверяющих право организации на нематериальные активы, берется расписка. Расписка включена в заголовочную часть формы.
При выявлении нематериальных активов, не отраженных в бухгалтерском учете, комиссия должна включать их в инвентаризационную опись.
Инвентаризационный ярлык (форма N ИНВ-2) используется для учета фактического наличия сырья, готовой продукции, товаров и прочих материальных ценностей на складах в период проведения инвентаризации в тех случаях, когда по условиям организации деятельности (производства) инвентаризационная комиссия не имеет возможности в течение одного дня произвести подсчет материальных ценностей и записать их в инвентаризационную опись. Ярлык заполняется в одном экземпляре ответственными лицами инвентаризационной комиссии и хранится вместе с пересчитанными товарно-материальными ценностями по месту их нахождения.
Данные ярлыка используются для заполнения инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3).
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3) предназначена для отражения данных фактического наличия товарно-материальных ценностей (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы и др.) в местах хранения и на всех этапах их движения в организации. Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии на основании пересчета, взвешивания, перемеривания товарно-материальных ценностей отдельно по каждому месту нахождения и материально ответственному лицу или группе лиц, на ответственном хранении которых находятся ценности.
Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, второй - остается у материально ответственного лица (лиц).
До начала инвентаризации от каждого материально ответственного лица или группы лиц берется расписка, которая включена в заголовочную часть формы.
На выявленные при инвентаризации негодные или испорченные материалы и готовые изделия составляются соответствующие акты.
При автоматизированной обработке данных по учету результатов инвентаризации форма N ИНВ-3 выдается комиссии на бумажных или машинных носителях информации с заполненными графами 1-9. В описи ответственные лица комиссии заполняют графу 10 о фактическом наличии товарно-материальных ценностей в количественном выражении. Графа 9 "Номер паспорта" заполняется на материальные ценности, содержащие драгоценные металлы и камни.
При выявлении материальных ценностей, не отраженных в учете, комиссия должна включить их в инвентаризационную опись.
Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма N ИНВ-4) предназначена для отражения информации об инвентаризации стоимости отгруженных товарно-материальных ценностей.
Следует отметить, что на товарно-материальные ценности отгруженные, срок оплаты которых не наступил и на товарно-материальные ценности отгруженные, но не оплаченные покупателями в срок, составляются отдельные акты. В графе "Примечание" на товарно-материальные ценности отгруженные, но не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводится наименование покупателя.
Акт составляется в двух экземплярах ответственными лицами инвентаризационной комиссии, подписывается ими, и один экземпляр передается в бухгалтерию.
Второй экземпляр остается у материально ответственного лица.
В случае перехода права собственности на отгруженные товарно-материальные ценности в особом порядке (при использовании балансового счета 45 "Товары отгруженные"), данные для заполнения графы 13 пересчитываются в договорные, контрактные цены.
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (форма N ИНВ-5) предназначена для отражения результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение. Указанная опись составляется в двух экземплярах ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании фактических данных, подписывается ответственными лицами комиссии и материально ответственным лицом. При этом один экземпляр описи передается в бухгалтерию, второй - остается у материально ответственного лица.
До начала инвентаризации от каждого материально ответственного лица или группы лиц, отвечающих за сохранность товарно-материальных ценностей, принятых на хранение, берется расписка. Расписка включена в заголовочную часть инвентаризационной описи.
При инвентаризации товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение, записи в опись производятся ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании проверки и пересчета в натуре.
Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути (форма N ИНВ-6) предназначена для оформления результатов инвентаризации по количеству и стоимости товарно-материальных ценностей, которые в момент инвентаризации находятся в пути. Акт составляется в двух экземплярах ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании документов, подтверждающих нахождение товарно-материальных ценностей в пути, подписывается, и один экземпляр передается в бухгалтерию, а второй - остается в комиссии.
При автоматизированной обработке данных по учету результатов инвентаризации материальных ценностей отгруженных, принятых на ответственное хранение и находящихся в пути, формы N ИНВ-4, ИНВ-5, ИНВ-6 формируются средствами вычислительной техники на бумажных и машинных носителях информации.
Акты инвентаризации драгоценных металлов, драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них (формы N ИНВ-8, ИНВ-9) оформляются при проведении инвентаризации драгоценных металлов, драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них во всех местах хранения и непосредственно в производстве. Указанные акты составляются в двух экземплярах ответственными лицами инвентаризационной комиссии, подписываются ответственными лицами комиссии и материально ответственным лицом. При этом один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а второй - остается у материально ответственного лица.
До начала инвентаризации от каждого материально ответственного лица берется расписка, которая включается в заголовочную часть указанных форм.
Следует отметить, что при смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах (материально ответственному лицу, сдавшему ценности, материально ответственному лицу, принявшему ценности, и бухгалтерии).
Номенклатура изделий и полуфабрикатов из драгоценных металлов, драгоценных камней и природных алмазов и последовательность расположения их в графе 2 устанавливаются в зависимости от наличия ассортимента изделий и полуфабрикатов в организациях.
При инвентаризации изделий, состоящих из драгоценных металлов и камней, данные по драгоценным металлам записываются в форму N ИНВ-8, а данные по драгоценным камням - в форму N ИНВ-9.
Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях (форма N ИНВ-8а) оформляется при инвентаризации драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях. При этом все данные приводятся в пересчете на чистую массу.
Опись составляется в двух экземплярах ответственными лицами инвентаризационной комиссии по каждой единице объекта в целом по организации, подписывается ответственными лицами комиссии и материально ответственным лицом. Один экземпляр описи передается в бухгалтерию, а второй - остается у материально ответственного лица. Данные описи могут применяться при составлении статистического отчета.
При автоматизированной обработке данных по учету инвентаризации формы N ИНВ-8, ИНВ-8а, ИНВ-9 выдаются комиссии на бумажных и машинных носителях информации с заполненными графами 1-5 формы N ИНВ-8, 1-9 формы N ИНВ-8а, 1-8 формы N ИНВ-9.
Ответственные лица комиссии путем обязательного взвешивания и подсчета драгоценных металлов, камней, природных алмазов и изделий из них, определяют фактическое наличие и заполняют графы 6-11 формы N 8, графы 9-12 формы N ИНВ-9, графы 10-17 формы N ИНВ-8а.
Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств (форма N ИНВ-10) оформляется при инвентаризации незаконченных ремонтов зданий, сооружений, машин, оборудования, энергетических установок и других объектов основных средств. Акт составляется в двух экземплярах ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании проверки состояния работ в натуре, подписывается и один экземпляр передается в бухгалтерию, второй - материально ответственному лицу. Данные граф 10, 11 применяются для выявления внутренних резервов и в системном бухгалтерском учете не отражаются. В случае выявления необоснованного перерасхода (графа 11) выявляются его причины и про
