Оформление первичных учетных бухгалтерских документов при совершении различных хозяйственных операций. Документы по учету материалов (Е.В. Бехтерева, "Горячая линия бухгалтера", N 9-10, май 2007 г.)

Оформление первичных учетных бухгалтерских документов
при совершении различных хозяйственных операций.
Документы по учету материалов

Учет материалов и других материальных ценностей занимает одно из особых мест бухгалтерского учета организации. В структуру организации бухгалтерского учета включается целый раздел по учету материально-технической базы и оснащенности организации, называемый логистикой.

Для оформления покупки материалов лицу, приобретающему их, необходимо выписать доверенность на приобретение материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению (формы N М-2 и N М-2а). Доверенность оформляется в одном экземпляре и выдается под расписку получателю.

Форма N М-2а применяется организациями, получение материалов для которых носит массовый характер. Данная доверенность регистрируется в пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей.

Срок выдачи доверенностей составляет, как правило, 15 дней. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей может быть выдана на календарный месяц.

При приеме материалов, поступающих от поставщиков или из переработки, оформляется Приходный ордер (форма N М-4), который составляется в одном экземпляре материально ответственным лицом в день поступления ценностей на склад. Приходный ордер выписывается на фактически принятое количество ценностей.

Графа "Номер паспорта" содержит информацию о хозяйственных операциях по материальным ценностям, содержащим драгоценные металлы и камни.

При приемке материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение, а также расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика, оформляется Акт о приемке материалов (форма N М-7). Указанный акт также составляется при приемке материалов, поступивших без документов. При этом Акт о приемке является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.

В случае необходимости внесения дополнительных данных в акте предусмотрен раздел "Другие данные". Акт составляется в двух экземплярах членами приемной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации. После приемки ценностей акты с приложением документов (транспортных накладных и т.д.) передаются в бухгалтерию организации для учета движения материальных ценностей (первый экземпляр), и отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику (второй экземпляр).

В случаях обнаружения расхождений при оформлении хозяйственных операций по поступлению материальных ценностей, содержащих драгоценные металлы и камни, заполняется графа "Номер паспорта".

В случае наличия лимитов отпуска материалов для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды оформляется Лимитно-заборная карта (форма N М-8). Лимитно-заборная карта выписывается в двух экземплярах на одно наименование материала (номенклатурный номер). При этом один экземпляр до начала месяца передается структурному подразделению - потребителю материалов, а второй - складу. На основании лимитно-заборной карты производится отпуск материалов в производство. На складе кладовщик в обоих экземплярах отмечает дату и количество отпущенных материалов, а затем выводит остаток лимита по номенклатурному номеру материала. Лимитно-заборную карту подписывает кладовщик, а на складе в лимитно-заборной карте подписывается представитель структурного подразделения.

С целью оптимизации бухгалтерской работы и уменьшения количества первичных документов рекомендуется оформлять отпуск материалов непосредственно в карточках учета материалов (форма N М-17). При этом расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция производится на основании лимитных карт, выписываемых в одном экземпляре, и не имеющих значения бухгалтерских документов. Представитель структурного подразделения при получении материалов расписывается непосредственно в карточках учета материалов, а в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик.

По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется.

Сверхлимитный отпуск материалов и замена одних видов материалов другими допускается только по разрешению руководителя организации, главного инженера или лиц, на это уполномоченных. Изменение лимита производится теми же лицами, которым предоставлено право его установления.

Следует отметить, что отпуск материальных ценностей производится только с тех складов, которые обозначены в лимитно-заборной карте. Кладовщик в лимитно-заборной карте отмечает дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита по каждому номенклатурному номеру материалов.

Для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами оформляется требование-накладная (форма N М-11). Данная накладная оформляется в двух экземплярах материально ответственным лицом структурного подразделения, сдающего материальные ценности. При этом один экземпляр служит сдающему складу основанием для списания ценностей, а второй - принимающему складу для оприходования ценностей.

По такой же накладной оформляются операции по сдаче на склад или в кладовую остатков из производства неизрасходованных материалов, если они ранее были получены по требованию, а также сдача отходов и брака. Требование-накладная подписывается материально ответственным лицом соответственно сдатчиком и получателем и сдается в бухгалтерию для учета движения материалов.

При отпуске материальных ценностей хозяйствам внутри организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям, на основании договоров и других документов оформляется накладная на отпуск материалов на сторону (форма N М-15).

Накладная оформляется работником структурного подразделения в двух экземплярах на основании договоров (контрактов) нарядов и других соответствующих документов и предъявлении получателем доверенности на получение ценностей. Первый экземпляр накладной передается на склад как основание для отпуска материалов, второй передается получателю материалов.

Документальное оформление и учет движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру производится на основании Карточки учета материалов (форма N М-17). Карточка заполняется на каждый номенклатурный номер материала и ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом). Показатели Карточки формируются на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.

Документальное оформление и учет поступивших материальных ценностей, полученных при разработке и демонтаже зданий и сооружений, пригодных для использования при производстве работ, производится на основании Акта об оприходовании материальных ценностей, полученных при разработке и демонтаже зданий и сооружений (форма N М-35). Данный акт составляется в трех экземплярах комиссией, состоящей из представителей заказчика и подрядчика, и подписывается представителями заказчика и подрядчика. При этом первый и второй экземпляры акта остаются у заказчика, а третий - у подрядчика. В свою очередь, заказчик первый экземпляр акта прилагает к предъявленному счету для оплаты подрядчику.

Для учета наличия и движения имущества, перешедшего в соответствии с требованиями действующего бухгалтерского законодательства в состав основных средств из состава малоценных и быстроизнашивающихся предметов, могут быть использованы унифицированные формы первичной учетной документации N МБ-2, N МБ-4, N МБ-7, МБ-8.

Так, Карточка учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов (форма N МБ-2) применяется для учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов, выданных под расписку работнику для длительного пользования. Карточка оформляется в одном экземпляре кладовщиком на каждого работника, получившего эти предметы, или выдается материально ответственным лицам.

Для оформления учета выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов используется Акт выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов (форма МБ-4). Данный акт составляется в двух экземплярах. При этом один экземпляр остается в структурном подразделении, а второй направляется в бухгалтерию.

Документальное оформление и учет выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений работникам в индивидуальное пользование производится на основании данных ведомости учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений (форма N МБ-7). Указанная ведомость формируется в двух экземплярах кладовщиком структурного подразделения. Один экземпляр передается в бухгалтерию, а второй остается у кладовщика.

При списании изношенных и непригодных для дальнейшего использования малоценных и быстроизнашивающихся предметов оформляется Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов (форма N МБ-8). Данный акт составляется в одном экземпляре комиссией. На разные виды малоценных и быстроизнашивающихся предметов акты на списание составляются отдельно.

Е.В. Бехтерева

"Горячая линия бухгалтера", N 9-10, май 2007 г.