Оформление первичных учетных бухгалтерских документов при совершении различных хозяйственных операций. Документы по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах их хранения (Е.В. Бехтерева, "Горячая линия бухгалтера", N 9-10, май 2007 г.)

Оформление первичных учетных бухгалтерских документов
при совершении различных хозяйственных операций. Документы по учету
продукции, товарно-материальных ценностей в местах их хранения

Документальное оформление операций по учету товарно-материальных ценностей в местах хранения осуществляется в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации, утвержденными Постановлением Российского статистического агентства от 09.08.1999 г. N 66.

Учет приема-передачи товарно-материальных ценностей, переданных от поклажедателей (организаций, индивидуальных предпринимателей) на хранение организации-хранителю осуществляется на основании Акта о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение (форма N МХ-1). Акт составляется представителями организаций хранителя и поклажедателя на основании и в соответствии с договором хранения (на определенный срок или "до востребования").

Стоимость товарно-материальных ценностей, сданных на хранение, регистрируется в Журнале учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение (форма N МХ-2). Учет товарно-материальных ценностей, сданных на хранение, в указанном журнале ведется материально ответственным лицом организации-хранителя на основании данных документов о приеме товарно-материальных ценностей. Прием товарно-материальных ценностей на хранение и их возврат поклажедателю по истечении срока хранения оформляются подписями материально ответственных лиц.

При получении товарно-материальных ценностей из места хранения поклажедатель расписывается, подтверждая своей подписью отсутствие у него претензий по количеству и качеству товарно-материальных ценностей, полученных от организации-хранителя.

Учет возврата поклажедателю товарно-материальных ценностей, принятых организацией-хранителем на хранение ведется на основании акта о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение (форма N МХ-3). Акт составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом организации-хранителя по истечении срока хранения товарно-материальных ценностей при возврате их поклажедателю. При этом один экземпляр остается в организации-хранителе, а второй - передается поклажедателю.

Учет и регистрация грузов (товарно-материальных ценностей), поступающих в места хранения (на плодоовощные базы, склады, холодильники) различными видами транспортных средств (автотранспортом, железнодорожным, водным, воздушным транспортом и т.д.) за отчетный период (ежемесячно) производится в Журнале учета поступающих грузов (форма N МХ-4). Данный журнал ведется уполномоченными работниками по мере поступления товарно-материальных ценностей на основании сопроводительных товарно-транспортных документов, приходных ордеров, актов о приеме. В случае доставки товаров, грузов по железной дороге, водным транспортом по графе "Примечание" отражается время подачи, разгрузки, уборки вагонов (барж), время простоя. Кроме того, по этой строке отражаются данные о коммерческом акте в случаях выявления повреждения или порчи груза, несоответствия наименования и массы груза или количества мест данным, указанным в транспортном документе.

Количественный учет движения и остатков продукции и товарно-материальных ценностей в местах хранения ведется в соответствующих журналах:

1) Журнал учета поступления продукции, товарно-материальных ценностей в места хранения (форма N МХ-5);

2) Журнал учета расхода продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (форма N МХ-6);

3) Журнал учета поступления плодоовощной продукции в места хранения (форма N МХ-7);

4) Журнал учета расхода плодоовощной продукции в местах хранения (форма N МХ-8).

При этом учет ведется по отдельным культурам и товарно-материальным ценностям на основании приходно-расходных документов. С учетом особенностей хозяйственной деятельности организации учет может вестись в соответствующих ведомостях или в общем (едином) журнале учета движения продукции и товарно-материальных ценностей.

С целью учета контроля за вывозом товарно-материальных ценностей из мест хранения (баз, складов и т.д.) оформляется Весовая ведомость (форма N МХ-9). Данная ведомость ведется весовщиком организации (базы, склада и др.). По графам ведомости "Масса порожнего транспорта" и "Масса груженого транспорта" отражаются данные взвешивания груза (товаров) на автомобильных (возовых) весах.

В случае партионного способа хранения товарно-материальных ценностей на каждую партию товаров для контроля за поступлением и отгрузкой по количеству, массе, сортам, стоимости товаров, поступивших различными видами транспортных средств (автотранспортом, железнодорожным, водным, воздушным транспортом и др.) оформляется партионная карта (форма N МХ-10). В этом случае партией признается однородный товар, поступивший по одному транспортному документу. При этом к одной партии могут относиться следующие товары:

1) товары, поступившие одним видом транспорта (в одной автоколонне, железнодорожном вагоне, судне, барже), независимо от количества транспортных документов (железнодорожных, водных накладных, коносаментов и т.д.);

2) товары одного наименования, поступившие одновременно по нескольким транспортным документам одного поставщика без расхождений по количеству и качеству.

Партионная карта оформляется в двух экземплярах на каждую партию товаров материально ответственным лицом. При этом в ней должны быть отражены все необходимые реквизиты отправителя, получателя, станции отправителя, номер и дата акта о приеме товара, а также наименование, артикул, сорт, цена, количество, масса товара. Первый экземпляр партионной карты остается на складе и служит регистром складского учета товаров, второй экземпляр передается в бухгалтерию. По мере отпуска товаров материально ответственным лицом в партионной карте должна быть отражена дата отпуска, номер расходного документа и количество (масса) отпущенного товара. После полного выбытия партии товаров партионная карта склада передается в бухгалтерию для проверки и принятия соответствующего решения.

В случае полного израсходования партии товаров (при учете по партиям) оформляются Акт о расходе товаров по партии (форма N МХ-11) и Акт о расходе товаров по партиям (форма N МХ-12). Данные акты составляются в двух экземплярах членами комиссии. При этом один экземпляр передается в бухгалтерию не позднее следующего дня, а второй - остается у материально ответственного (ых) лица (лиц).

Следует отметить, что акт формы N МХ-11 оформляется в случае выявления расхождений данных по приходу и расходу товаров по отдельной партии. В прочих случаях при полном расходе товаров по партиям оформляется акт формы N MX-12.

В случае выявления расхождений в ассортименте, количестве мест или массе вывозимой продукции, товарно-материальных ценностей из мест хранения оформляется Акт о контрольной проверке продукции, товарно-материальных ценностей, вывозимых из мест хранения (форма N МХ-13). Данный акт составляется на основании данных проверки вывоза грузов (товаров) с обязательным участием кладовщика, отпустившего товар, получателя товара, представителя администрации и охраны, и передается в бухгалтерию.

При выборочной (контрольной) проверке фактического наличия товарно-материальных ценностей в местах хранения оформляется Акт о выборочной проверке наличия товарно-материальных ценностей в местах хранения (форма N МХ-14). Количество и частота проведения выборочных проверок устанавливается руководителем организации или уполномоченным лицом. Акт формы N МХ-14 составляется и подписывается ответственными лицами комиссии на основании пересчета, взвешивания, перемеривания товарно-материальных ценностей отдельно по каждому месту нахождения и материально ответственному лицу или группе лиц, на ответственном хранении которых находятся ценности.

В случае выявления негодных или испорченных товарно-материальных ценностей на их стоимость составляются соответствующие акты. При выявлении излишков товарно-материальных ценностей, не отраженных в учете, комиссия включает их в опись товарно-материальных ценностей для оприходования.

В случае проведения уценки товарно-материальных ценностей при моральном устаревании, снижения покупательского спроса, обнаружения признаков снижения качества и прочим причинам по данным материальным ценностям оформляется Акт об уценке товарно-материальных ценностей (форма N МХ-15). Данный акт составляется и подписывается в двух экземплярах ответственными лицами комиссии. При этом один экземпляр направляется в бухгалтерию, а второй передается материально ответственному (ым) лицу (ам) для хранения или прикладывается к товарной накладной для передачи в организации торговли для перепродаж товарно-материальных ценностей по более низким ценам или для возврата их поставщику (производителю).

Учет закладки продукции (овощей и картофеля) по каждому месту хранения осуществляется в карточках учета овощей и картофеля в буртах (траншеях, овощехранилищах) (форма N МХ-16). Данная карточка заполняется ежедневно в одном экземпляре работником овощехранилища, базы.

Учет операций, произведенных по окончании реализации, отпуска продукции, заложенной на хранение в бурты (траншеи, овощехранилища) осуществляется на основании Акта о зачистке бурта (траншее, овощехранилища) (форма N МХ-17). Данный акт составляется членами комиссии.

Учет передачи готовой продукции из производства на места хранения осуществляется на основании накладной на передачу готовой продукции в места хранения (форма N МХ-18). Данная накладная составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом структурного подразделения, сдающего готовую продукцию. При этом один экземпляр является основанием для сдающего структурного подразделения (цеха, участка, бригады) на списание продукции (ценностей), а второй экземпляр является основанием для принимающего склада (цеха, участка, бригады) на оприходование продукции (ценностей). Накладная подписывается материально ответственным лицом сдатчика и получателя и сдается в бухгалтерию для учета движения продукции (ценностей).

Для учета наличия товарно-материальных ценностей в организациях, применяющих сальдовый метод учета, применяется ведомость учета остатков товарно-материальных ценностей в местах хранения (форма N МХ-19). Показатели ведомости учета остатков формируются на основании данных карточек учета товарно-материальных ценностей, проверенных бухгалтерией. При этом правильность перенесения остатков в ведомость подтверждается подписью проверяющего.

Учет движения товарно-материальных ценностей в местах хранения за отчетный период осуществляется на основании Отчета о движении товарно-материальных ценностей в местах хранения (форма N МХ-20, N МХ-20а).

При этом форма N МХ-20 составляется при ведении учета товарно-материальных ценностей по наименованиям, ассортименту и количеству, а форма N МХ-20а составляется и при ведении учета по отдельным партиям (внутри ассортимента) товарно-материальных ценностей.

Показатели товарного отчета (форма N МХ-20) формируются на основании каждого приходного и расходного документа и остатков товаров по ассортименту. Товарный отчет (форма N МХ-20а) составляется по наименованию (ассортименту) товарно-материальных ценностей с отражением общего количества товаров по приходу и расходу по итогам прилагаемых к отчету накопительных ведомостей за день или другой установленный период (приход, расход и остаток на начало и конец отчетного периода).

Учет товарно-материальных ценностей, доставленных грузополучателям через экспедицию организации-производителя (поставщика), осуществляется на основании Отчета экспедитора (форма N МХ-21). Данный отчет составляется экспедитором по каждому рейсу автотранспорта на основании результатов доставки товарно-материальных ценностей грузополучателям.

Е.В. Бехтерева

"Горячая линия бухгалтера", N 9-10, май 2007 г.