Специфика деятельности некоторых бюджетных учреждений связана с необходимостью отсылать большое количество писем, телеграмм. Вариантов отправки корреспонденции несколько. Каждая организация выбирает наиболее удобный для себя способ, в зависимости от которого отражение операций по оплате почтовых услуг в бухгалтерском учете имеет свои особенности. В статье рассмотрена специфика отправки корреспонденции разными способами, а также порядок отражения указанных операций в бухучете.
Можно выделить несколько вариантов оплаты отправки корреспонденции бюджетными учреждениями:
- использование франкировальных (маркировальных) машин при оплате почтовых услуг;
- оплата почтовых услуг с применением авансовой книжки.
Рассмотрим, как, применяя тот или иной метод отправки корреспонденции, данные операции следует отражать в бухгалтерском учете.
Оплата почтовых услуг через подотчетных лиц
Порядок оплаты почтовых отправлений через подотчетных лиц предельно прост и не отличается от обычного порядка оплаты через данных лиц приобретения хозяйственных материалов. Приказом руководителя назначается лицо, ответственное за получение денежных средств из кассы учреждения на оплату услуг почты по отправке корреспонденции. С ним заключается договор о материальной ответственности, типовая форма которого утверждена Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 31.12.2002 N 85 "Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности".
Для получения денежных средств из кассы учреждения следует написать заявление и указать в нем, что денежные средства из кассы берутся для оплаты почтовых расходов. Достаточно часто бухгалтеры бюджетных учреждений задают вопрос: на какой срок подотчетному лицу выдаются денежные средства из кассы учреждения? Как указано в п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного Письмом ЦБ РФ от 04.10.1993 N 18, учреждения вправе выдавать наличные денежные средства под отчет на оплату хозяйственно-операционных расходов (в их перечень входят и расходы на оплату услуг связи) уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности учреждения, в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Таким образом, если денежные средства в подотчет выдаются на оплату почтовых услуг филиала или подведомственного учреждения, то срок их выдачи ограничивается приказом руководителя. Как правило, такой срок составляет месяц. Подотчетное лицо в начале месяца получает из кассы учреждения денежные средства и в конце месяца отчитывается за них. Однако возможны иные варианты, например неделя. При получении денежных средств для оплаты почтовых услуг головной организацией срок их выдачи также утверждается приказом руководителя, хотя об этом в названном письме прямо не говорится. Срок выдачи денежных средств в оплату почтовых услуг может составлять три дня, неделю, месяц и др.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию Авансовый отчет (ф. 0504049)*(1). К нему прилагаются документы, подтверждающие произведенные расходы, обычно это контрольно кассовый чек, квитанции, накладные. Если почтовые отправления являются регистрируемыми (заказные, с объявленной ценностью, обыкновенные), что на практике бывает наиболее часто, то к контрольно-кассовому чеку прикрепляются квитанция, опись вложения. Согласно Правилам оказания услуг почтовой связи, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 N 221, в квитанции отражается вид и категория почтового отправления (почтового перевода), фамилия адресата (наименование юридического лица), наименование объекта почтовой связи места назначения, номер почтового отправления (почтового перевода). В описи вложения указывается перечень документов, вложенных в отправленное письмо (бандероль).
В соответствии с Приказом Минфина РФ от 08.12.2006 N 168н "Об утверждении бюджетной классификации" расходы по почтовым услугам учитываются по подстатье 221 "Услуги связи" ЭКР.
В бухгалтерском учете операции по выдаче в подотчет сумм на оплату почтовых расходов отражаются следующими бухгалтерскими записями:
- выдана из кассы в подотчет сумма денежных средств на оплату почтовых расходов:
Дебет счета 208 04 560 "Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи"
Кредит счета 201 04 610 "Выбытия из кассы"
- подотчетное лицо отчиталось за произведенные расходы:
Дебет счета 401 01 211 "Расходы на услуги связи"
Дебет счетов 201 05 510 "Поступления денежных документов" (в случае приобретения подотчетным лицом марок и конвертов для отправки корреспонденции), 208 04 660 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи"
- возвращен неизрасходованный остаток подотчетной суммы:
Дебет счета 201 04 510 "Поступления в кассу"
Кредит счета 208 04 660 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи"
Оказание почтовых услуг
с применением франкировальных машин
Почтовые услуги по отправке корреспонденции могут быть оказаны учреждениям с использованием франкировальной или маркировальной машин. По своей функциональной направленности они отличаются друг от друга незначительно. Что такое франкировальная (маркировальная) машина и каковы ее функциональные характеристики?
Франкировальная машина (маркировальная машина) - машина, предназначенная для нанесения на письменную корреспонденцию государственных знаков почтовой оплаты, подтверждающих оплату услуг почтовой связи, даты приема данной корреспонденции и другой информации. Сумма почтового сбора и дата отправления устанавливаются экспедитором на наборном механизме маркировального барабана, очередной номер отправления набирается автоматически. С помощью маркировальной машины ведется учет почтовых расходов для безналичных расчетов с организациями связи.
Для расчетов с помощью франкировальной (маркировальной) машины организация заключает с почтовым отделением договор на ее обслуживание. Однако одного договора для использования в работе франкировальной машины недостаточно. Необходимо получить разрешение на ее применение. Согласно Приказу Министерства информационных технологий и связи РФ от 29.09.2006 N 127 "Об утверждении административного регламента федеральной службы по надзору в сфере связи по исполнению государственной функции по выдаче разрешений на применение франкировальных машин" (далее - Административный регламент) государственная услуга по оформлению разрешения предоставляется на основании письменного заявления в территориальный орган Россвязьнадзора. Заявление может быть направлено по почте или доставлено заявителем непосредственно в территориальный орган Россвязьнадзора, на территории осуществления полномочий которого предполагается использовать франкировальную машину.
В заявлении указываются (п. 6.3 Административного регламента):
- полное наименование юридического лица (ФИО индивидуального предпринимателя), его место нахождения (место жительства) и почтовый адрес, ИНН (для филиала дополнительно КПП), телефон, факс;
- наименование модели (серии) франкировальной машины;
- место установки франкировальной машины;
- возможные дата и время проведения проверки.
К заявлению прилагаются:
- копия технического паспорта франкировальной машины;
- нотариально заверенная копия свидетельства о постановке владельца франкировальной машины на учет в налоговом органе;
- копия договора с организацией федеральной почтовой связи (филиалом организации) на оказание услуг почтовой связи с использованием франкировальной машины (для организаций федеральной почтовой связи (их филиалов), являющихся владельцами франкировальных машин, представлять договор на оказание услуг почтовой связи не требуется);
- копии сертификатов соответствия;
- оттиск клише франкировальной машины.
После представления всех вышеперечисленных документов в течение 30 дней со дня регистрации заявления о выдаче разрешения Россвязьнадзор выдает разрешение. Срок его действия не ограничен. Плата за рассмотрение заявлений и выдачу разрешений с заявителей не взимается. При утрате разрешения или его порче оформляется новое.
Маркировальные машины могут:
1) суммировать произведенные организацией почтовые расходы;
2) вычитать почтовые расходы из исходной суммы, установленной на счетчике кассового механизма.
Наиболее удобный для бюджетных организаций вариант (особенно при оплате почтовых расходов за счет бюджетных средств) - суммирование произведенных почтовой организацией расходов. В этом случае можно избежать уплаты авансовых платежей. Работник почтового отделения ежемесячно снимает показания счетчика франкировальной машины. По показаниям счетчика на начало и конец месяца выставляется счет (счет-фактура), к которому прилагается акт выполненных работ. В бухгалтерском учете данные операции будут отражены следующим образом:
- на сумму отправленной корреспонденции:
Дебет счета 401 01 221 "Расходы на услуги связи"
Кредит счета 302 04 730 "Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате услуг связи"
- на сумму произведенной оплаты:
Дебет счета 302 04 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате услуг связи"
Кредит счетов 304 05 221 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по оплате услуг связи", 201 01 610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов"
В случае если маркировальная машина вычитает почтовые расходы из исходной суммы, установленной на счетчике кассового механизма, организация должна перечислить на счет почтового отделения некоторую сумму денежных средств, которая является авансом. Технический работник почтового отделения "загружает" в машину показатели, эквивалентные сумме произведенной оплаты. Штампуя конверт для отправки, оператор (работник организации) указывает сумму отправки, которая вычитается из остатка той, что занесена в память машины, и проставляется на конверте или липкой наклейке. Когда показания счетчика кассового механизма достигнут нуля, маркировальная машина автоматически выключается. Иными словами, машина перестает работать, если вся внесенная на счет почтового учреждения сумма израсходована.
В этом случае в бухгалтерском учете операции по оплате почтовых расходов будут отражаться следующими записями:
- на сумму авансового платежа:
Дебет счета 206 04 560 "Увеличение дебиторской задолженности по выданным авансам за услуги связи"
Кредит счетов 201 01 610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов", 304 05 221 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по оплате услуг связи"
- зачет аванса на сумму оказанных учреждению в течение месяца почтовых услуг:
Дебет счета 302 04 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате услуг связи"
Кредит счета 206 04 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по выданным авансам за услуги связи"
Обратите внимание: Постановлением Правительства РФ от 23.02.2007 N 126 "О мерах по реализации Федерального закона "О федеральном бюджете на 2007 год" не ограничен размер авансового платежа при совершении расчетов с поставщиками и подрядчиками за счет бюджетных средств. Напомним, что в прошлом году он также составлял 100% от стоимости заключенных договоров (контрактов) (п. 37 Постановления Правительства РФ от 22.02.2006 N 101 "О мерах по реализации Федерального закона "О федеральном бюджете на 2006 год").
Пример 1.
Бюджетное учреждение осуществляет расчеты с почтовым отделением связи с помощью франкировальной машины, которая суммирует произведенные почтовые отправления. В конце месяца бюджетному учреждению выставлены счет на сумму 3 562 руб. (в том числе НДС - 543,36 руб.) и акт выполненных работ с реестром произведенных отправлений. Оплата почтовых расходов производится за счет бюджетных средств.
В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:
| Содержание операции |
Дебет |
Кредит |
Сумма, руб. |
| Начислены расходы за оказанные почтовые услуги |
1 401 01 221 |
1 302 04 730 |
3 562 |
| Произведена оплата почтовых расходов |
1 302 04 830 |
1 304 05 221 |
3 562 |
