Предположим, что директор внес предоплату за услуги поставщика собственными наличными средствами (1700 руб.). Поставщик выдал все документы для учета данной операции: акт, счет-фактуру, приходный кассовый ордер (на юридическое лицо), кассовый чек. Возможности оформить "задним" числом выдачу денежных средств директору подотчет не имеется. Как отразить данную операцию в бухгалтерском учете, чтобы минимизировать риски? Целесообразно ли оформить договор займа на уплаченную сумму или нецелесообразно?
Полагаем, что оформлять договор займа на уплаченную сумму нецелесообразно. Достаточно будет приложить к расходному кассовому ордеру заявление директора на выдачу денежных средств в возмещение расходов, понесенных при оплате услуги поставщикам. Дело в том, что ни в одном действующем законодательном акте не имеется прямого запрета на приобретение сотрудниками организации товаров (работ, услуг), предназначенных для использования организацией в производственных целях, с последующим возмещением организацией понесенных расходов сотрудникам. Пунктом 14 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением совета директоров Банка России от 22.09.93 г. N 40, предусмотрена выдача наличных денег из кассы организации по заявлениям. Кроме того, поскольку допускается перерасход денежных средств по авансовому отчету, почему не может быть 100%-ного перерасхода?
Однако не все так просто. Налоговые органы нередко рассматривают такие ситуации, как приобретение ТМЦ (услуг) для использования в личных целях приобретателя и доначисляют НДФЛ и ЕСН. Поэтому в таких ситуациях следует особенно внимательно отнестись к документам, которыми оформляется использование приобретаемых услуг для производственных целей. Помимо перечисленных документов целесообразно иметь и договор об оказании услуг, заключенный с организацией, аудитор которой внес предоплату за услуги, с условием о предоплате. В данной ситуации налоговые органы не смогут применить свой главный аргумент в споре - отсутствие распоряжения руководителя на приобретение услуги. Руководитель приобрел услугу самостоятельно (на что имеет право, записанное в уставе).
Кроме того, даже если бы услугу приобрел работник организации, то гражданское законодательство все равно бы не было нарушено. Статьей 183 ГК РФ определено, что при отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, только если другое лицо (представляемый) впоследствии прямо не одобрит данную сделку. Последующее одобрение сделки представляемым создает для него гражданские права и обязанности по данной сделке с момента ее совершения. Пунктом 5 информационного письма Президиума ВАС РФ от 23.10.2000 г. N 57 определено, что под прямым последующим одобрением сделки представляемым могут пониматься письменное или устное одобрение, конкретные действия представляемого, если они свидетельствуют об одобрении сделки (например, полная или частичная оплата товаров, работ, услуг, их приемка для использования, реализация других прав и обязанностей по сделке). Действия работников представляемого по исполнению обязательства исходя из конкретных обстоятельств дела могут свидетельствовать об одобрении при условии, что эти действия входили в круг их служебных (трудовых) обязанностей или основывались на доверенности либо полномочие работников на совершение таких действий явствовало из обстановки, в которой они действовали (сказанное относится к директору).
На тему оплаты ТМЦ из личных средств работника имеется решение Арбитражного суда г. Москвы от 17.11.05 г. N А40-53403/05-141-442 и постановление девятого Арбитражно-апелляционного суда (по тому же делу) от 25.01.06 г. N 09АП-15823/05-АК, в котором налоговые органы проиграли это дело окончательно. В этих документах сказано: "Вывод о приобретении товара (услуг) сотрудниками заявителя для собственных нужд налоговым органом был сделан исходя из более ранних дат приобретения товаров (услуг) по сравнению с датами оформления отчетных документов. Без наличия доказательств неиспользования приобретенных товаров (услуг) заявителем в своей деятельности суд признает довод налогового органа, сделанный им в оспариваемом решении, формальным и неправомерным". К сожалению, это единственная арбитражная практика, которую нам удалось найти по данной теме. Вероятно, большинство налогоплательщиков не хотят выяснять отношения с налоговыми органами из-за незначительности сумм и поэтому не обращаются в арбитраж.
В бухгалтерском учете необходимо в первую очередь отразить получение услуг на основании акта об их оказании, подписанного организацией, директор которой внес предоплату за услуги, и счета с его резолюцией об оплате:
Дебет 20 (26, 44), Кредит 60
